Resumen Funcional #SUPLATAFORMA DEPROCESOS versión 4.0 www.controltower.com.br
1. Introducción ControlTower es una plataforma innovadora, ágil y de alta productividad para el desarrollo de sistemas orientados a procesos de negocio, con funcionalidades de BPM, ECM, firma digital, interoperabilidad entre procesos, portal de negocios con acceso a otras aplicaciones, cluster de alta disponibilidad, accesibilidad a través de dispositivos móviles y diversos recursos descritos en este resumen funcional. El so ware ha sido desarrollado por el equipo de Ingeniería de CPA, Empresa Brasileña, fundada en 1989, especializada en desarrollo de so ware y servicios de consultoría en procesos de negocio. ControlTower es uno de los principales so ware de Business Process Management en Brasil, bajo la notación BPMN 2.0. Con su arquitectura de desarrollo sin codificación, el so ware posee todas las herramientas necesarias para dibujar, construir, implementar, controlar y administrar los procesos de negocio de punta a punta de manera simple y ágil, reduciendo los riesgos operacionales y permitiendo gestionar la eficiencia operacional en tiempo real. 01
2. Módulo BPM Simplicidad de utilización en todos los niveles: diseño del proceso, construcción de los componentes (campos de pantalla) y formularios electrónicos con arrastra y suelta sin programación. Fortaleza técnica: Alto desempeño, escalabilidad y bajo consumo de hardware. Permite crear ambientes de alta disponibilidad en cluster. Independiente de la plataforma de hardware y sistema operativo (Windows, Linux, Mainframe). Instalación, configuración, y mantenimiento fácil y rápido totalmente a través de so ware. Actualización de las versiones y hotfixes administrada vía so ware. Control de acceso propio o con integración a servicios LDAP, por ejemplo: Microso Active Directory. Integración con soluciones de Single Sign On, por ejemplo: OpenAM, CA Single Sign On (Siteminder). Homologado para los principales servidores de aplicación (Oracle Weblogic, IBM WebSphere, JBoss). Integración con Bancos de Datos, Web Services y SAP (vía conexión nativa). API para exposición de las funciones de BPM para aplicaciones heredadas, permitiendo que las mismas implementen la gestión por procesos utilizando ControlTower como engine de BPM en background. Orquestación de servicios y coreografía entre sistemas totalmente integrados al flujo del proceso y con tratamiento fuerte de excepciones. Interoperabilidad entre procesos publicados en una misma instalación de Control Tower y entre procesos publicados en instalaciones diferentes, permitiendo una gestión diferenciada de los ambientes productivos. 02
3. Diseñador BPMN 2.0 Mapeo y Modelado de Procesos Mapeo de los procesos siguiendo la BPMN (Business Process Management Notation) 2.0. El Diseñador de ControlTower orienta al Administrador de Procesos durante el mapeo de los procesos, apuntando posibles mejoras y ayudando en la corrección de inconsistencias. Biblioteca de procesos para reutilizar los dibujos. Creación de Pool y Lanes/Roles (Papeles/Funciones) dinámicamente. Facilidad en la creación de nuevos procesos haciendo viable la implementación de procesos de alta, media y baja complejidad. Definición de sub-funciones (funciones paramétricas) de acuerdo a la información del proceso. Posibilita Múltiples Starts (Inicios de nuevas transacciones de proceso). Humano: el usuario crea una nueva transacción manualmente. Automático: a través de llamadas de otros sistemas o procesos sin programación y creación en lote a partir de planillas en el formato XLS. Programado: inicio programado para determinada fecha, día de la semana y/u horario. Mapeo de las actividades humanas, sistemáticas y servicios de forma explícita en el dibujo. Actividades sistémicas en los procesos para integración con sistemas heredados vía Web Services. Definición de las reglas de flujo (gateways) con desvío condicional y paralelismo. Definición de actividades clave para la cancelación de transacciones e identificación de errores. Generación automática de la orquestación a partir de la finalización y validación del diseño del flujo. Segregación de los perfiles, competencias y responsabilidades de usuarios de acuerdo a las necesidades. Configuración de los SLA de las actividades considerando el calendario con definición de diferentes husos horarios. Internacionalización de los procesos en 3 idiomas: Portugués, Inglés y Español. Look&Feel con HTML Responsivo: personalización / branding / colores / fuentes. BPMN Intermediate Timer Event para la ejecución automática de actividades humanas luego de un determinado período de tiempo y objeto BPMN Intermediate Escalation Event para la ejecución automática de actividades cuando estas alcanzan su deadline. BPMN Intermediate Error Event para el tratamiento de fallas que puedan ocurrir en los servicios ejecutados a partir de los flujos. 03
4. Plataforma de Procesos Administración, Construcción e Implementación de los Procesos Implementación rápida de los procesos, campos y pantallas sin depender de la programación/codificación. Conjunto completo de componentes para la construcción de formularios de manera dinámica: Número, Texto, Fecha, Tabla, Listas, Búsqueda, Cálculos con Números y Fechas, Radio Button, Checkbox, Comentarios, Ejecución de Funciones Externas, Hyperlink. Componentes con acceso a Bases de Datos, Web Service y SAP definidos sin programación. Designer de formularios electrónicos con definición del layout de los componentes en el formulario, optimizando el uso del espacio y brindando mayor facilidad al momento de completar los campos. Simplicidad en la configuración de las actividades del workflow del proceso: Definición dinámica de la visibilidad de todos los campos de pantalla (ej.: obligatorios, opcional, sólo lectura, condicional, etc.) para cada actividad. Creación de reglas de negocio simples o complejas con arrastra y suelta sin programación y basado en cualquier información de pantalla. Definición de deadlines para cada actividad. 04
Tratamiento de fallas en la ejecución de servicios externos dentro de los procesos con flujo y reglas para la toma de acciones inmediatas. Integraciones nativas, sin depender de la personalización o conocimiento específico: Componentes (campos) de pantalla con acceso a base de datos, Web Services y SAP Actividades automáticas con ejecución de Web Services a lo largo del proceso para cambiar (enviar y recibir) informaciones con otros sistemas de la empresa. Interoperabilidad entre procesos y sistemas Posibilidad de desarrollo de pantallas externas. Historial de versiones y modificación de los procesos, sin eliminar las versiones anteriores. Documentación con la descripción completa de los procesos. Calendarios de trabajo con huso horario permitiendo procesos distribuidos en cualquier región (continentes, países, provincias). Internacionalización de procesos. Persistencia de Datos: Exportación de datos de las transacciones para bases de datos externas. 5. Portal de Negocios Workspace Ejecución de las Transacciones de los Procesos e el día a día Simplicidad y facilidad para la utilización del usuario final en el día a día. Creación, ejecución y aprobación de las transacciones con sólo un clic. Maker and Checker. Firma Digital en la ejecución de actividades de las transacciones. Transacciones pendientes por función en una bandeja de entrada única por usuario. Portal de negocios con Workspace dinámica. Motor de Búsquedas (editor de búsqueda personalizada en el Workspace). Llamada de otras aplicaciones a través del portal. Integración con correo electrónico corporativo para notificaciones. Envío de correos electrónicos automáticos de notificación, deadline y escalonamiento. Envío de correos electrónicos personalizados con datos de las transacciones y anexos sin programación. 05
Llamada de otras aplicaciones y personalización del Workspace. Controles de deadline por actividad o transacción (horario límite o duración máxima) con opción de escalonamiento. Definición de la prioridad de las actividades de los procesos. Programación para el inicio automático de procesos determinados por el usuario. Creación de transacciones en lote a partir de una planilla en Excel. Digitalización de los documentos cono anexos de las transacciones de los procesos, con segregación por tipos/carpetas e identificación de las informaciones. Control de accesibilidad de los anexos de las transacciones. Calendarios de trabajo con GMT y definición para cada función (área de la empresa), permitiendo procesos distribuidos en cualquier región (continentes, países, provincias). Internacionalización de procesos. Auditoría d inclusión de los anexos (usuario, fecha y comentarios) e historial de las versiones del documento. 06
6. Gestión y Performance Tracking, Workload y Panel de Control Tracking en tiempo real de las transacciones. Simulación y gestión de la carga de trabajo de las actividades de procesos en base a indicadores de performance (tiempos, personas, costos, etc.) para identificar los obstáculos/restricciones y buscar la eficiencia operacional. Panel de Control completo: Consolidación de la visión gerencial, utilizando tanto datos del proceso como de bases de otros sistemas. Filtro de los datos por número de protocolo, períodos/fechas, área de negocios, función, etc. Segregación de la visualización de los informes de acuerdo con el perfil del usuario. 07
Puntos de control y automatización de las reglas de flujos con niveles de alzadas, escalonamientos y deadlines por actividad del proceso. Seguimiento de auditoría completa y detallada, inclusive de los campos de la pantalla; registro electrónico del historial de Movilidad - Layout responsivo utilizando HTML5 accesible a partir de dispositivos móviles, adaptándose a los diferentes tamaños de pantalla. 7. BI - Módulo Indicadores Operacionales El Suite ControlTower, a través de su módulo de BI (BIRT), permite crear versiones de los indicadores operacionales utilizando información de los procesos en conjunto con otras informaciones contenidas en la base de datos de otros sistemas. La creación de estos indicadores se realiza de forma simple y dinámica. 08
8. Integraciones, Orquestación y Coreografía entre Sistemas Los procesos de negocio se ejecutan de forma horizontal dentro de la organización y, por lo tanto, atravesando diferentes áreas y funciones. Por eso, para adaptarse a los ambientes tecnológicos ya existentes en las empresas, ControlTower se desarrolló, por definición, como un so ware de integración para servicios y sistemas corporativos. En base a nuestra experiencia, desarrollamos el so ware para que del lado de ControlTower cualquier integración se implemente sin codificación y, por lo tanto, no sean necesarias las personalizaciones en el so ware. El objetivo es siempre VIABILIZAR la orquestación de los procesos y servicios y la coreografía entre sistemas en el menor tiempo y costo de implementación posibles. 09
Las integraciones se pueden dar en diferentes niveles en la construcción de los procesos utilizando ControlTower: Start de transacciones a partir de sistemas y de otros procesos (interoperabilidad) Envío y recepción de datos, con orquestación de las llamadas entre Web Services y entre procesos (interoperabilidad) a través de actividades sistémicas definidas a lo largo del flujo de los procesos. Envío y recepción de datos, con coreografía entre las llamadas a los sistemas involucrados, a través de actividades sistémicas definidas a lo largo del flujo de los procesos. Campos de pantalla con acceso a bases de datos (JDBC), Web Services y SAP para completar automáticamente formularios electrónicos. Utilizar informaciones de otros sistemas para toma de decisiones automáticas en las reglas de negocio definidas durante el proceso. 10
9. Interoperabilidad entre Procesos La interoperabilidad permite la integración dentro procesos, la creación de subprocesos y principalmente la interacción entre procesos de diferentes áreas de la empresa. Con la interoperabilidad es posible, a partir de una actividad de un proceso, crear una transacción de otro proceso de forma automática. Las transacciones pueden compartir datos y acciones, bastando para ello configuraciones simples sin codificación. Entre las principales funciones que ofrece ControlTower para interoperabilidad entre procesos se encuentran: Soporte completo de interoperabilidad entre procesos. Start de transacciones a partir de una transacción en curso. Recepción de datos de forma sincrónica o asincrónica de las transacciones creadas. Cierre de transacciones, notificando o no, la transacción creadora y, si se requiere, devolviendo datos. Una transacción puede crear la cantidad de transacciones de otros procesos que sean necesarias, aguardando o no por los datos y acciones para dar continuar con su flujo. Estamos desarrollando la funcionalidad para apoyar la creación de un número variable de transacciones a partir de registros de una tabla de una transacción. Con esto, se podrá crear una transacción para cada registro de una tabla de un eform dinámico (formulario electrónico) de una transacción, permitiendo crear una paralelismo dinámico entre transacciones Todas las funcionalidades descritas anteriormente para la interoperabilidad entre procesos se extienden para la interoperabilidad entre procesos y sistemas. Transacciones de diferentes procesos pueden interactuar entre sí. En una instalación de ControlTower dentro de la empresa. Entre instalaciones distintas de ControlTower dentro de la empresa. Entre instalaciones distintas de ControlTower en empresas diferentes, creando así el concepto de interoperabilidad entre empresas. 11
10. Módulo ECM Captura de imágenes y documentos a partir de scanner, web, red y archivos locales. Edición de imágenes con adición de textos, marcaciones, crop, resize, rotate, etc. Tratamiento y ajustes de color, brillo, contraste. Soporte (Open/Save) a los principales formatos de imágenes (PNG, JPEG, TIFF, BMP, etc). usuarios, relacionadas a la gestión de los documentos. Control del tamaño máximo permitido para los archivos de cada ContentType. Control de la validez de documentos. Módulo de gestión de los repositorios con búsqueda de documentos por Content Type e Indexación, Visualización, Modificación de Status, Delete. Captura de documentos a partir de checklists con control de documentos obligatorios. Start de transacciones y ejecución de actividades con captura y asociación de documentos. Indexación automática con captura de datos vía OCR. Control de acceso a los documentos por usuario y procesos. Creación de múltiples Depósitos para un almacenamiento segregado de documentos. Depósito con soporte a sistemas de archivos jerárquicos y distribuidos (Hadoop). Depósitos con almacenamiento seguro / criptografiado. Control de revisiones por archivo permitiendo rastrear las modificaciones en los documentos. Reaprovechamiento de documentos en transacciones y procesos diferentes. Historial / Seguimiento de Auditoría de todas las acciones realizadas por los 12
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