CONTROL DE DOCUMENTOS

HOJA 1 CONTROL DE DOCUMENTOS ENERO 2016 TIEMPO PROMEDIO DEL PROCEDIMIENTO 1 AÑO FECHA DE ELABORACIÓN 21 DE ENERO DE 2016 FECHA DE REVISIÓN 25 DE ENERO DE 2016. DEPARTAMENTO DE CALIDAD ELABORÓ SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN REVISÓ

CONTROL DE DOCUMENTOS HOJA 2 1.- OBJETIVO a) Asegurar que los documentos internos del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) y del Sistema de Gestión Ambiental (SGA) sean adecuados para el Instituto Tecnológico Superior de Atlixco. b) Que el personal conozca las disposiciones de los documentos externos que debe cumplir. c) Evitar el uso de documentos obsoletos. 2.- NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN a) Normas 1. ISO 9001:2008 2. ISO 14001:2004 3. Ley de transparencia de acceso a la información del gobierno del estado vigente.. b) Políticas 1. Un documento interno se considera adecuado si al poner en práctica su contenido logra su objetivo y agrega valor al proceso al que pertenece, al Instituto Tecnológico Superior de Atlixco o al producto al que se dirige. 2. Deben participar en la preparación, revisión, mejora o aprobación de los documentos al menos el/la dueño/a del proceso, el/la jefe/a inmediato/a del/la dueño/a del proceso y un/a usuario/a. 3. Debe usarse un lenguaje incluyente y no rebuscado en los documentos internos, de tal manera que resulten de fácil comprensión y aplicación. 4. Un documento se vuelve obsoleto cuando se ha emitido una nueva edición o porque ha desaparecido la actividad a la que estaba destinado. 5. Todos los procedimientos deberán de estar elaborados de acuerdo a la Guía para la Elaboración de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Finanzas y Administración vigente.

CONTROL DE DOCUMENTOS HOJA 3 6. Todos los formatos que están dentro del Sistema de Gestión de Calidad deben tener como pie de página un número de revisión, para la primera edición corresponde a 00. Los documentos externos, informes, cartas y formatos del Sistema de Integración Escolar (acta de calificaciones, la pre lista, la pre lista con parciales, boleta de exámenes especiales, la solicitud de exámenes especiales), así como la papeleta de préstamo en biblioteca prescindirán de un número de revisión. 7. Los documentos que norman los procedimientos deberán identificarse únicamente con su nombre y finalizando con la palabra vigente, omitiendo año o versiones. 8. La revisión de la actualización de los documentos y reporte de bajas o la inclusión de nuevos en el Sistema de Gestión de la Calidad y del Sistema de Gestión Ambiental, deberá llevarse por los responsables de procesos a cabo al inicio de cada año salvo en algunas excepciones que se indican en la siguiente política. 9. Cuando cambie la estructura orgánica, los objetivos de la institución, la infraestructura o tecnología, o cualquier otro elemento que pudiera afectar el contenido de cualquiera de los documentos internos del sistema, los responsables de procesos llevarán a cabo los ajustes necesarios de acuerdo al presente procedimiento. 10. Cuando se reciba un documento externo que contenga directrices que deba cumplir el Instituto Tecnológico Superior de Atlixco, quién lo recibe lo notifica a la Dirección General, Direcciones de área, Subdirectores y al responsable de proceso que le competa.

CONTROL DE DOCUMENTOS HOJA 4 3.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE PASO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMATOS Y/O PROCESO/USUARIO 1 Incorpora o actualiza un documento en el Sistema de Gestión de la Calidad o del Sistema de Gestión Ambiental y envía un ejemplar a los usuarios reales o potenciales de éste. Documento interno: Continúa el procedimiento Documento externo: Continúa con el paso 4 DOCUMENTOS PROCESO/USUARIO PROCESO/USUARIO DEPARTAMENTO DE CALIDAD PROCESO DEPARTAMENTO DE CALIDAD PROCESO/USUARIO 2 Revisa y evalúa considerando una simulación, prueba o análisis. Si aprueba el documento: Continúa el procedimiento No aprueba el documento: Lleva a cabo los ajustes necesarios y regresa al paso 1. 3 Entrega al Departamento de Calidad el documento en word, la emisión de comentarios impresa y además en digital el Control de cambios si se trata una actualización de un documento. 4 Registra o actualiza la Lista maestra de control de documentos, así como en el Control de cambios para el caso de documentos internos. Documento interno: Continúa el procedimiento. Documento externo: Continúa con el paso 7 5 Actualiza la Lista Maestra de Control de Registros y la entrega al Departamento de Calidad. 6 Distribuye los documentos internos del Sistema de Gestión de la Calidad y del Sistema de Gestión Ambiental, a través de la página institucional (www.itsatlixco.edu.mx) en la sección Departamentos - Gestión de Calidad/Gestión Ambiental, excepto los documentos de laboratorios u otros que no pertenezcan a un procedimiento. 7 Consultan y usan el documento Fin del procedimiento Emisión de comentarios Emisión de comentarios Control de cambios Lista maestra de control de documentos Control de cambios Procedimiento de Control de registros

CONTROL DE DOCUMENTOS HOJA 5 4.- DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO / USUARIO DEPARTAMENTO DE CALIDAD Inicio 4 1 Incorpora o actualiza un documento en el Sistema de Gestión de la Calidad o del Sistema de Gestión Ambiental y envía un ejemplar a los usuarios reales o potenciales de éste. 1 Registra o actualiza la Lista maestra de control de documentos, así como en el Control de cambios para el caso de documentos internos. Emisión de comentarios. Interno Documento Revisa y evalúa considerando una simulación, prueba o análisis. Externo 2 4 Interno Documento Control de cambios. Externo No Aprueba Si 7 1 Entrega al Departamento de Calidad el documento en Word, la emisión de comentarios, y además en digital el Control de cambios si se trata una actualización de un documento. Emisión de comentarios. 3 Control de cambios Actualiza la Lista Maestra de Control de Registros el responsable del proceso y la entrega al Departamento de Calidad. 7. 5 Distribuye los documentos internos en el Sistema de Gestión de la Calidad y del Sistema de Gestión Ambiental, a través de la página institucional. 6 Consultan y usan el documento Fin

CONTROL DE DOCUMENTOS HOJA 6 5.- ANEXOS EMISIÓN DE COMENTARIOS PARA APROBACIÓN Nombre del documento a aprobar: (1) Número de revisión: (2) Indique a través de qué mecanismos evaluó el documento: (Coloque una marca en la opción que corresponda, puede ser más de una) (3) Simulación.- Se usa el documento imaginando diversas situaciones Prueba.- Se usa el documento en una situación real Analisis.- Se revisa la secuencia logica, el lenguaje y las posibles complicaciones Aprueba el documento: (4) [ ] Si (5) [ ] No Porqué: (6) Nombre y firma de quien evaluó: (7) Fecha de envío de comentarios: (8) Instructivo de llenado Emisión de comentarios para aprobación (SGC o SGA). NÚMERO INFORMACIÓN QUE SE DEBE ESCRIBIR 1 Nombre del documento a aprobar. Nombre completo de lo que se desee aprobar. 2 Número de revisión. Número de revisión que le corresponde al documento. 3 Indique a través de que mecanismo Marque con una X, en una o más de una opción evaluó el documento. (Simulación y/o prueba y/o análisis). 4 Aprueba el documento (Si). Marque con una X. 5 Aprueba el documento (No). Marque con una X. 6 Porqué. Describa sus motivos. 7 Nombre y firma de quien evaluó. Nombre completo y firma. 8 Fecha de emisión de comentarios. Fecha en la que fue aprobado el documento. R07/16

FORMATOS E INSTRUCCIONES HOJA 7 R07/16 R 06 / 14 Instructivo de llenado Control de cambios (SGC o SGA). NÚMERO INFORMACIÓN QUE SE DEBE ESCRIBIR 1 Documento: Nombre completo del documento aprobado. 2 No. de Revisión. Número de revisión correspondiente. 3 Fecha. Fecha en que se aprobó el documento. 4 Número de pagina Número de página en que se realiza el cambio. 5 Sección. Sección correspondiente al cambio. 6 Descripción del cambio. Descripción concreta del cambio.

FORMATOS E INSTRUCCIONES HOJA 8 R07/16 Instructivo de llenado Lista maestra de control de documentos (SGC o SGA). NÚMERO INFORMACIÓN QUE SE DEBE ESCRIBIR 1 Título del documento. Título completo del documento. 2 No. De revisión. Numero de revisión correspondiente. 3 Aplicable en. En donde se aplica. 4 Fecha revisión. Fecha en que se realizó la revisión 5 Título del documento. Título completo del documento. 6 Ubicación. Donde se ubica el documento. 7 Aplicable en. En donde se aplica el documento.

FORMATOS E INSTRUCCIONES P 5 HOJA 9 DEFINICIONES Responsable de Proceso: Persona que define las acciones a seguir por los resultados del proceso. Documento: Información y su medio de soporte, que proporciona directrices para llevar a cabo actividades o que determina conductas a seguir. Documento Interno: Son todos aquellos documentos del Sistema de Gestión de Calidad o del Sistema de Gestión Ambiental elaborados por personal del Instituto Tecnológico Superior de Atlixco y que sirven de guía para la implantación y funcionamiento del Sistema. Documento Externo: Son documentos elaborados por instituciones externas y que tienen relación con el Instituto Tecnológico Superior de Atlixco.