Guía del Estudiante CURBG010 Edition 1.0 Diciembre 2007 PATSI Tabla de Contenidos 1
Tabla de Contenidos Acceder Oracle Acceder Oracle...1-2 Hacer un Shortcut...1-6 Acceder la Página de PATSI Directamente...1-8 Olvidó la Contraseña o Password...1-10 Cambiar la Contraseña o Password PATSI Web Page...1-13 Salir del Sistema...1-19 Flujograma Acceder Oracle...1-20 PATSI Quick Reference Guide...1-23 Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico...2-2 Conversión Cuentas FRS...2-3 Fondo...2-5 Departamento...2-9 Sub-Departamento...2-11 Object Codes...2-13 Función de Gasto...2-14 Project...2-16 Año Fiscal...2-17 Ejemplos de Conversión...2-18...3-2 Guía Corta:Config. Exc. Aplic. Oracle Web ADI...3-3 Proceso para Configurar las características del Buscador de la Internet Internet Browser...3-5 Flujograma Guía Corta:Config. Exc. Aplic. Oracle Web ADI...3-10 Crear y Contabilizar Entradas de...3-11 Flujograma Crear y Contabilizar Entradas de...3-30 Crear y Registrar Entradas Jornal con Excel y ADI...3-34 Entrada del Número de la Cuenta...3-42 Proceso para añadir líneas adicionales...3-45 Proceso para alimentar Oracle con las entradas de jornal desde la plantilla (ADI) en Excel...3-46 Proceso para localizar la transacción de jornal (ADI) en Oracle....3-48 Proceso para registrar las transacciones en el mayor general...3-50 Flujograma Crear y Registrar Entradas Jornal con Excel y ADI...3-55 Modificar el "Layout" de la Plantilla de Excel en ADI...3-57 Flujograma Modificar el "Layout" de la Plantilla de Excel en ADI...3-63 Revisar Fondos Disponibles...3-64 Flujograma Revisar Fondos Disponibles...3-69 Transferencias de...3-71 Flujograma Transferencias de...3-81 Tabla de Contenidos i
Tabla de Contenidos ii
Acceder Oracle Capítulo 1 Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 1
Acceder Oracle 1. Acceda a la página de la Administración Central de la Universidad de Puerto Rico en Internet. http://www.upr.edu/home1200.html 2. Seleccione el área de Investigación y Tecnología. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 2
3. Oprima el mouse en cualquier lugar de la pantalla. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 3
Si desea evitar que el futuro aparezca esta ventana de diálogo, ir a tarea #4. Si no, ir a tarea #5. 4. Marque en el encasillado correspondiente ( In the future, do not show this warning ). 5. Oprima Ok en la ventana de diálogo de Security Alert. 6. Oprima el botón Yes en la siguiente ventanilla de diálogo, Security Alert. Se despliega la página PATSI Project Home Page: Main En este punto puede crear un Shortcut para esta página. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 4
Si desea hacer un Shortcut, ir a tarea #7. Si no, ir a tarea #17. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 5
Hacer un Shortcut 7. Oprima el botón derecho de mouse y seleccione la opción Create a Shortcut. 8. Oprima el botón Ok. En futuras ocasiones podrá acceder la página a través del icono en el Desktop de su computadora. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 6
Otra forma de crear el shortcut Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 7
Acceder la Página de PATSI Directamente Si desea acceder la página de PATSI directamente, ir a tarea #9. Si no, ir a tarea #13. 9. Acceda el icono de Internet Explorer. En la pantalla principal ( desktop ), seleccione con un clic el botón: Se despliega el menú de opciones (lado izquierdo de la pantalla) y marque con otro clic el siguiente icono que aparece en la pantalla de Windows de su computadora. Si va a acceder la página Web directamente, escriba la siguiente dirección: https://patsi.upr.edu Si va a acceder la instancia de producción, ir a tarea #10. Si no, ir a tarea #11. 10. Escriba la línea de Address la siguiente dirección: https://patsiprod.upr.edu Ir a tarea #12 11. Escriba la dirección de la instancia de prueba: http://devapp1.upr.edu:8001 12. Complete los datos username y password Se le asignará una contraseña para comenzar en la instancia. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 8
Inicialmente, la misma será temporera por lo que va a requerir que la cambie al momento. Dicha clave tendrá seis (6) o más caracteres y, al menos, uno de éstos debe ser numérico. No puede repetir caracteres. El sistema solicitará la verificación de la nueva contraseña. Cada noventa (90) días la contraseña expirará, por lo que el sistema le enviará un recordatorio al acercarse su vencimiento. Los Niveles de Responsabilidad están basados en las funciones que se le otorgan al usuario para el uso del módulo. Dichos niveles son asignados por el Director de la Oficina de cada unidad. 13. Escriba la contraseña. Guarde la contraseña en un lugar seguro y no comparta con nadie. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 9
Olvidó la Contraseña o Password Si olvidó la contraseña, ir a tarea #1. Si no, ir a tarea #4. Si olvidó la contraseña, el sistema le proveerá una forma rápida de obtener la misma. Para ello, deberá oprimir el icono que aparece en la pantalla de PATSI. El sistema presentará la pantalla Reset Password, donde anotará el Username y oprimirá el botón de Submit. Deberá esperar varios minutos para que el sistema le envíe la nueva contraseña a través del correo electrónico. 14. Oprima la opción Olvido la contraseña? 15. Escriba el User Name y oprima el botón de Submit. Al completar esta pantalla el sistema le genera un e-mail con un nuevo password. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 10
La siguiente pantalla confirma el envío de la solicitud del nuevo password. 16. Oprima el botón OK 17. Otra manera de hacer Login al área de prueba o cualquier otra instancia a la que tenga acceso complete el encasillado Login Name y Password con la dirección electrónica oficial de la Universidad y la contraseña asignada. Oprima el botón Login u oprima Enter en el teclado. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 11
Se despliega la pantalla principal con las responsabilidades que usted tiene asignadas. 18. Una vez seleccione la responsabilidad que estará trabajando, seleccione cualquiera de las funciones asignadas. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 12
Cambiar la Contraseña o Password PATSI Web Page Si desea cambiar la contraseña, ir a tarea #19. Si no, ir a tarea #24. 19. Seleccione Change Password (localizado a su mano izquierda en la pantalla). 20. Escriba su contraseña actual. 21. Escriba la nueva contraseña. 22. Escriba nuevamente la nueva contraseña. 23. Oprima el botón Cambiar. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 13
24. Amplié las instancias. Las instancias pueden cambiar de acuerdo a como sea necesario. 25. Seleccione la instancia a trabajar. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 14
Otra forma de seleccionar la instancia es utilizando la siguiente tabla. La misma provee información sobre el status de la instancia. Se localiza al mover la barra de deslizamiento (scroll bar) ubicada a la derecha de la pantalla. Si desea salir del sistema, ir a tarea #32. Si no, ir a tarea #26. 26. Seleccione la responsabilidad a trabajar en la forma Navigator. En este ejemplo de UPR Purchasing aparece la lista de las responsabilidades. Cada usuario tiene asignada una o varias responsabilidades. Después de seleccionar la responsabilidad, al lado izquierdo de la pantalla, se despliega un menú con las funciones autorizadas. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 15
De no tener instalado Java Initiator o ActiveX, se activan en la pantalla varios componentes para la instalación del mismo. Una vez instalado, se activará JInitiator Security Warning. Si usted no tiene privilegios para instalar, ir a tarea #27. Si no, ir a tarea #28. 27. Comuníquese con apoyo técnico para las instalaciones necesarias. Fin de la actividad. 28. Presione el botón Grant Always. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 16
Se desplegará la pantalla de la aplicación Oracle. Las siguientes pantallas nos indicarán que se está accediendo a Oracle. Luego de que el Sistema Oracle haya cargado, BAJO NINGÚN CONCEPTO SE PODRÁN CERRAR las siguientes pantallas: Oracle Applications Home Page Oracle Applications 11i Oracle Applications PATSI Producción ú Oracle Applications PATSI VIS Nota: Obviar esta instrucción podría ocasionar que se pierda toda la información del récord que está trabajando. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 17
29. Maximice la pantalla. Es bien importante maximizar la pantalla, ya que esto te permitirá ver en la parte inferior la siguiente información: Como por ejemplo, si hubo errores o algún warning o si se guardó la información del solicitante. En el documento titulado PATSI Quick Reference, que se incluye al final de este capítulo, podrá aprender algunos comandos que le facilitarán el uso de la aplicación. 30. Continúe trabajando en su aplicación. Se desplegarán las formas que correspondan a su aplicación. Aparece Windows Security Alert. 31. Oprima botón de OK Si desea finalizar, ir a tarea #32. Si no, ir a tarea #30. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 18
Salir del Sistema 32. Seleccione Logout. Fin de la actividad. Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 19
Acceder Oracle Instalar Componentes Especiales Inicio Usuario de PATSI Acceda a la página de la Administración Central de la Universidad de Puerto Rico en Internet. (1) > Suppliers Options > Requisitions Options > Purchasing Options > Payable Options > Financial Aid Options Desea evitar que el futuro aparezca esta ventana de diálogo? S Usuario de PATSI Marque en el encasillado correspondiente ( In future, do not show this warning ). (4) N Desea hacer un Shortcut? S Usuario de PATSI Oprima el botón derecho de mouse y seleccione la opción Create a Shortcut. (7) Oprima el botón Ok. (8) N A Usuario de PATSI Seleccione el área de Investigación y Tecnología. (2) Oprima el mouse en cualquier lugar de la pantalla. (3) Usuario de PATSI Oprima Ok en la ventana de diálogo de Security Alert. (5) Oprima el botón Yes en la siguiente ventanilla de diálogo, Security Alert. (6) Desea acceder la página de PATSI directamente? S B N C Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 20
Acceder Oracle B A Usuario de PATSI Usuario de PATSI Usuario de PATSI Acceda el icono de Internet Explorer. (9) Va a acceder la instancia de producción? S Usuario de PATSI Escriba la línea de Address la siguiente dirección: https:// patsiprod.upr.edu (10) N Complete los datos username y password (12) Usuario de PATSI Escriba la contraseña. (13) Olvidó la contraseña? S C N B Oprima el botón OK (16) B Usuario de PATSI A Complete el encasillado Login Name y Password con la dirección electrónica oficial de la Universidad y la contraseña asignada. Oprima el botón Login u oprima Enter en el teclado. (17) A Usuario de PATSI Escriba la dirección de la instancia de prueba (11) Usuario de PATSI Oprima la opción Olvido la contraseña? (14) Escriba el User Name y oprima el botón de Submit. (15) Desea cambiar la contraseña? S D N E Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 21
Acceder Oracle D Usuario de PATSI Usuario de PATSI Usuario de PATSI Seleccione Change Password (localizado a su mano izquierda en la pantalla). (18) Escriba su contraseña actual. (19) Escriba la nueva contraseña. (20) Escriba nuevamente la nueva contraseña. (21) Oprima el botón Cambiar. (22) E Usuario de PATSI Seleccione la responsabilidad a trabajar en la forma Navigator. (25) Usted no tiene privilegios para instalar? S N Presione el botón Grant Always. (27) Maximice la pantalla. (28) Usuario de PATSI Continúe trabajando en su aplicación. (29) Oprima botón de OK (30) Amplié las instancias. (23) Seleccione la instancia a trabajar. (24) Usuario de PATSI Comuníquese con apoyo técnico para las instalaciones necesarias. (26) N Desea finalizar? Desea salir del sistema? N Fin S A Usuario de PATSI Seleccione Logout. (31) S A Fin Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 22
PATSI Quick Reference Guide Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 23
Acceder Oracle Capítulo 1 - Página 24
Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico Capítulo 2 Estructura del Plan de Cuentas (COA) Capítulo 2 - Página 1
Estructura del Plan de Cuentas (COA) Universidad de Puerto Rico Estructura del Plan de Cuentas (COA) Capítulo 2 - Página 2
Conversión Cuentas FRS Estructura del Plan de Cuentas (COA) Capítulo 2 - Página 3
Estructura del Plan de Cuentas (COA) Capítulo 2 - Página 4
Fondo Estructura del Plan de Cuentas (COA) Capítulo 2 - Página 5
Estructura del Plan de Cuentas (COA) Capítulo 2 - Página 6
Estructura del Plan de Cuentas (COA) Capítulo 2 - Página 7
Estructura del Plan de Cuentas (COA) Capítulo 2 - Página 8
Departamento Estructura del Plan de Cuentas (COA) Capítulo 2 - Página 9
Estructura del Plan de Cuentas (COA) Capítulo 2 - Página 10
Sub-Departamento Estructura del Plan de Cuentas (COA) Capítulo 2 - Página 11
Estructura del Plan de Cuentas (COA) Capítulo 2 - Página 12
Object Codes Estructura del Plan de Cuentas (COA) Capítulo 2 - Página 13
Función de Gasto Estructura del Plan de Cuentas (COA) Capítulo 2 - Página 14
Estructura del Plan de Cuentas (COA) Capítulo 2 - Página 15
Project Estructura del Plan de Cuentas (COA) Capítulo 2 - Página 16
Año Fiscal Estructura del Plan de Cuentas (COA) Capítulo 2 - Página 17
Ejemplos de Conversión Estructura del Plan de Cuentas (COA) Capítulo 2 - Página 18
Ejemplos de Conversión Estructura del Plan de Cuentas (COA) Capítulo 2 - Página 19
Estructura del Plan de Cuentas (COA) Capítulo 2 - Página 20
Capítulo 3 Capítulo 3 - Página 1
Objetivos de la Sección Al final de esta sección, usted podrá: Configurar Excel para utilizar aplicaciones en Oracle Web ADI Crear y Contabilizar Entradas de Crear y Registrar Entradas Jornal con Excel y ADI Modificar el "Layout" de la Plantilla de Excel en ADI Revisar Fondos Disponibles Transferencias de Capítulo 3 - Página 2
Guía Corta:Config. Exc. Aplic. Oracle Web ADI Proceso para Configurar Microsoft Excel 1. Acceda el programa Microsoft Excel. Se despliega una hoja de trabajo en blanco de Excel. 2. Navegue por la barra de herramientas a la pantalla Security. Tools>Macro> Security Se despliega la pantalla Security.. Capítulo 3 - Página 3
3. Verifique que el Security level está en Medium. 4. Seleccione la pestaña Trusted Publishers. 5. Seleccione el encasillado Trust access to Visual Basic Project. 6. Haga clic en el botón OK. Con esta instrucción la pantalla de Seguridad se cierra y regresa a la plantilla en blanco en Excel. Capítulo 3 - Página 4
Proceso para Configurar las características del Buscador de la Internet Internet Browser 7. Acceda Internet Explorer. Se despliega la página de Internet. 8. Navegue en la barra de herramientas a la forma Internet Options. Tools > Internet Options Se despliega la pantalla Internet Options. Capítulo 3 - Página 5
9. Seleccione la pestaña Security 10. Seleccione Local Intranet. Capítulo 3 - Página 6
11. Haga clic en Custom Level. Se despliega la forma Security Settings. 12. Localice Initialize and script Active X controls not marked as safe. 13. Escoja la opción de Prompt. 14. Haga clic en el botón OK. Esta instrucción cierra la pantalla de Security Settings. Se despliega la forma Internet Options. 15. Seleccione Trusted Sites y haga clic en el botón Sites. Capítulo 3 - Página 7
Se despliega la pantalla Trusted Sites 16. Registre las direcciones en Internet. Verifique que las direcciones en Internet de las instancias que va a utilizar estén registradas. De no estar las necesarias para la aplicación Oracle Web ADI regístrelas. En la ilustración arriba están indicadas las mismas. Capítulo 3 - Página 8
17. Verifique que el encasillado Require server verification (https:) for all sites in this zone no esté marcado. Fin de la actividad. Capítulo 3 - Página 9
Guía Corta:Config. Exc. Aplic. Oracle Web ADI Inicio Dir de, Analistas de y Contadores Acceda el programa Microsoft Excel. (1) Navegue por la barra de herramientas a la pantalla Security. (2) Verifique que el Security level está en Medium. (3) Seleccione la pestaña Trusted Publishers. (4) Seleccione el encasillado Trust access to Visual Basic Project. (5) Haga clic en el botón OK. (6) Acceda Internet Explorer. (7) Navegue en la barra de herramientas a la forma Internet Options. (8) Seleccione la pestaña Security (9) Dir de, Analistas de y Contadores Seleccione Local Intranet. (10) Haga clic en Custom Level. (11) Localice Initialize & script Active X controls not marked as safe. (12) Escoja la opción de Prompt. (13) Haga clic en el botón OK. (14) Seleccione Trusted Sites y haga clic en el botón Sites. (15) Registre las direcciones en Internet. (16) Verifique que el encasillado Require server verification (https:) for all sites in this zone no esté marcado. (17) Fin Capítulo 3 - Página 10
Crear y Contabilizar Entradas de 1. Acceda Oracle e-business suite. 2. Seleccione la responsabilidad autorizada. Por Ejemplo: AC Budget Super User. 3. Navegue a través de Budgets > Enter > Journals Se despliega la forma Enter Budget Journals. Capítulo 3 - Página 11
El valor predeterminado para el campo Budget es el definido con el estatus Current, el cual se utiliza para el control presupuestario. Expanda la aplicación Oracle. Entrada de detalles del presupuesto. 4. Seleccione la organización presupuestaria correspondiente en el campo Budget Organizations. 5. Muévase al campo Budget. El valor predeterminado es el nombre asignado al Current Budget, en el cual se registrarán las transacciones del presupuesto vigente. Se puede cambiar a un valor diferente al predeterminado para realizar tareas específicas en otro presupuesto creado con estatus Open. 6. Seleccione los periodos del presupuesto escogido, en el campo Accounting Period From. El sistema le traerá automáticamente el último periodo del año presupuestario. 7. El sistema escogerá automáticamente la moneda USD en el campo Currency. 8. Registre la transacción de presupuesto. El sistema provee tres opciones para registrar las transacciones de presupuesto: Journal Mode Single Row Mode Worksheet Mode Una vez reservados los fondos para la transacción de presupuesto bajo estas opciones, los fondos estarán disponibles en las cuentas aunque el proceso de Post no se haya completado. Si desea utilizar la opción de Journal Mode, ir a tarea # 9. Si no, ir a tarea #19. 9. Registrar el presupuesto original y el presupuesto revisado utilizando la opción Journal Mode. Mediante esta opción se registra la cantidad exacta del débito para registrar el presupuesto original y el presupuesto revisado para modificar el balance. Caso 1: Registrar un presupuesto original de $6,000.00 Se registra una cantidad exacta de $6,000.00 en débito. Caso 2: Registrar un presupuesto revisado de $6,000.00 a $8,000.00 - Registre un débito de $2,000.00. Las transacciones de presupuesto que se registren como crédito son para corregir transacciones previas de presupuesto original o revisado. Capítulo 3 - Página 12
Caso 3: Registrar una corrección al presupuesto original de $6,000.00 a $5,000.00 Registre un crédito de $1,000.00. Caso 4: Registrar una corrección al presupuesto revisado de $8,000.00 a $7,000.00 Registre un crédito de $1,000.00. 10. Muévase al tabulador Journal Mode. Se despliega la sección Journal Mode. 11. Muévase al campo Account. Se despliega la forma Find Accounts. 12. Indique la cuenta contable. Complete los campos con los valores mínimos y máximos para cada segmento. Para una cuenta en específico, deberá completar los valores mínimos y máximos de los segmentos con un mismo valor. En este caso, el campo account de la sección Journal Mode reflejará exactamente la cuenta solicitada. Capítulo 3 - Página 13
Para afectar varias cuentas en una misma transacción, deberá completar los campos de los segmentos, con los valores mínimos y máximos que delimiten los extremos entre los que se encuentran las cuentas a utilizar. El sistema traerá todas las combinaciones de cuentas válidas que se encuentren dentro del intervalo de cuentas escogido y que estén asignadas a la organización de presupuesto seleccionada previamente. Cuando regrese a la sección Journal Mode posicione el cursor en el campo Account, para utilizar las teclas con flecha hacia arriba y hacia abajo y escoger las cuentas dentro del intervalo indicado. 13. Presione el botón OK. Capítulo 3 - Página 14
Se despliega la sección Journal Mode. 14. Seleccione la cuenta a utilizar. Si completó los segmentos mínimos y máximos de la cuenta en la forma Find Account con los mismos valores, proceda a entrar el monto de la transacción en el campo Debit o Credit. Si completó los segmentos mínimos y máximos de la cuenta en la forma Find Account con valores diferentes, posicione el cursor en el campo Account y utilice las teclas con flecha hacia arriba y hacia abajo para escoger una cuenta dentro del intervalo indicado. 15. Complete el campo Debit. Registre una cantidad de débito si su intención es aumentar el balance del presupuesto. 16. Complete el campo Credit. Registre una cantidad de crédito si su intención es disminuir el balance del presupuesto o corregir una transacción anterior. 17. Complete el campo Description. Si va a afectar cuentas adicionales, ir a tarea #14. Si no, ir a tarea #18. Capítulo 3 - Página 15
Nota: De ser necesario, el sistema permite que el usuario continúe registrando transacciones de presupuesto con su correspondiente descripción en cualquier otro periodo contable que desee. Esta no es la norma para el registro de transacciones de presupuesto en la UPR, por lo que el usuario deberá obtener autorización de un supervisor previo a realizar las mismas. 18. Guarde su trabajo Save. Ir a tarea #35. 19. Registrar el presupuesto original y el presupuesto revisado utilizando la opción Single Row Mode. Nota: Para propósito de esta opción, es importante indicar que UFIS Oracle divide el año en trece (13) periodos (los doce meses del año más un periodo para ajustes de cierre de año fiscal). La suma del balance de sus transacciones mensuales totaliza el presupuesto revisado del año. Cada periodo o mes tiene un balance inicial de cero ($0.00) para efecto de las transacciones de presupuesto. En Single Row Mode se registra la cantidad del balance de presupuesto en el espacio identificado de cada mes. Para registrar varias transacciones de presupuesto en un mismo mes o periodo, el sistema calcula la diferencia entre el presupuesto asignado inicialmente en el mes y la cantidad de presupuesto de la segunda transacción, generando una entrada de jornal por la diferencia calculada. Caso 1: Asignación de presupuesto original (en este caso asumimos que al mes no se le han registrado transacciones previamente) - Se registra el balance exacto del presupuesto asignado a la cuenta. El sistema calcula la diferencia entre el balance previo del periodo ($0.00) y el nuevo balance y genera la transacción. Ejemplo: Para registrar un presupuesto original de $6,000.00 en el mes de julio 2008, registre una cantidad exacta de $6,000.00 Caso 2: Revisar el presupuesto asignado durante el mes de julio 2008 de $6,000.00 a $8,000.00 Si el mes de julio no ha finalizado, se registra el balance deseado de $8,000.00 en el encasillado correspondiente al mes de julio. El sistema calcula la diferencia entre el balance previo del periodo, $6,000.00 y el nuevo balance de $8,000.00 y genera automáticamente una transacción débito por $2,000.00. Caso 3: Revisar el presupuesto asignado durante el mes de julio 2008 de $6,000.00 a $5,000.00 Si el mes de julio no ha finalizado, se registra el balance deseado de $5,000.00 en el encasillado correspondiente al mes de julio. El sistema calcula la diferencia entre el balance previo del periodo de $6,000.00 y el nuevo balance de $5,000.00 y genera una transacción crédito por $1,000.00. Caso 4: Revisar el presupuesto asignado en un periodo posterior al cierre del mes de julio 2008 de $6,000.00 a $8,000.00 Si el mes de julio ha finalizado, se registra la cantidad exacta por la cual deseamos aumentar el presupuesto, $2,000.00, en el encasillado correspondiente al mes en curso, ej. septiembre, en la forma Single Row Mode. El sistema calcula la diferencia entre el balance del Capítulo 3 - Página 16
periodo, ($0.00) y el nuevo balance de $2,000.00 y genera una transacción débito por $2,000.00. El efecto será el de aumentar el balance del presupuesto total a $8,000.00. De haberse registrado la cantidad de $8,000.00 en el mes en curso, ej. septiembre, el efecto hubiera sido aumentar el balance del presupuesto total a $14,000.00 ($6,000.00 + $8,000.00). Caso 5: Revisar el presupuesto asignado en un periodo posterior al cierre del mes de julio, 2008 de $6,000.00 a $5,000.00 Si el mes de julio ha finalizado, se registra la cantidad exacta por la cual deseamos disminuir el presupuesto por $1,000.00 como un crédito en el encasillado correspondiente al mes en curso, ej. septiembre, en la forma Single Row Mode. El sistema calcula la diferencia entre el balance del periodo ($0.00) y el nuevo balance de -$1,000.00 y genera una transacción crédito por $1,000.00. El efecto será el de disminuir el balance del presupuesto total a $5,000.00. De haberse registrado la cantidad de $5,000.00 en el mes en curso, ej. septiembre, el efecto hubiera sido aumentar el balance del presupuesto total a $11,000.00 ($6,000.00 + $5,000.00). Si desea utilizar la opción Single Row Mode, ir a tarea #20. Si no, ir a tarea #27. 20. Muévase al tabulador Single Row Mode. Se despliega la sección Single Row Mode. 21. Haga clic en el campo Account. Capítulo 3 - Página 17
Se despliega la forma Find Accounts. 22. Indique la cuenta contable. Para una cuenta en específico deberá completar los valores mínimos y máximos de los segmentos con un mismo valor. En este caso, el campo account de la sección Single Row Mode reflejará exactamente la cuenta solicitada. Capítulo 3 - Página 18
Para afectar varias cuentas en una misma transacción, deberá completar los campos de los segmentos, con los valores mínimos y máximos que delimiten los extremos entre los que se encuentran las cuentas a utilizar. El sistema traerá todas las combinaciones de cuentas válidas que se encuentren dentro del intervalo de cuentas escogido y que estén asignadas a la organización de presupuesto seleccionada previamente. Cuando regrese a la sección Single Row Mode posicione el cursor en el campo Account, para utilizar las teclas con flecha hacia arriba y hacia abajo y escoger las cuentas dentro del intervalo indicado. 23. Presione el botón OK. Se despliega la sección Single Row Mode 24. Seleccione la cuenta a utilizar. Si completó los segmentos mínimos y máximos de la cuenta en la forma Find Account con los mismos valores, proceda a entrar el monto de la transacción en el campo Debit o Credit. Si completó los segmentos mínimos y máximos de la cuenta en la forma Find Account con valores diferentes, posicione el cursor en el campo Account y utilice las teclas con flecha hacia arriba y hacia abajo para escoger una cuenta dentro del intervalo indicado. Capítulo 3 - Página 19
25. Asigne o revise el presupuesto de la cuenta. Posicione el cursor en el campo del periodo correspondiente. Registre la cantidad exacta que desea tenga el balance del presupuesto (Refiérase a instrucciones en tarea #19). Si va a afectar cuentas adicionales ir a tarea #24. Si no, ir a tarea #26. Nota: De ser necesario, el sistema permite que el usuario continúe registrando transacciones de presupuesto con su correspondiente descripción en cualquier otro periodo contable que desee. Esta no es la norma para el registro de transacciones de presupuesto en la UPR, por lo que el usuario deberá obtener autorización de un supervisor previo a realizar las mismas. 26. Guarde su trabajo Save. Ir a tarea #35 27. Registrar el presupuesto original y el presupuesto revisado utilizando la opción Worksheet Mode. Nota: Para propósito de esta opción, es importante indicar que Oracle divide el año en trece (13) periodos (los doce meses del año más un periodo para ajustes de cierre de año fiscal). La suma del balance de sus transacciones mensuales totaliza el presupuesto revisado del año. Cada mes o periodo tiene un balance inicial de cero ($0.00) para efecto de las transacciones de presupuesto. Capítulo 3 - Página 20
En Worksheet Mode se registra la cantidad del balance de presupuesto en el espacio identificado de cada mes. Para registrar varias transacciones de presupuesto en un mismo mes o periodo, el sistema calcula la diferencia entre el presupuesto asignado inicialmente en el mes y la cantidad de presupuesto de la segunda transacción, generando una entrada de jornal por la diferencia calculada. Caso 1: Asignación de presupuesto original (en este caso asumimos que en el mes no se le han registrado transacciones previamente) - Se registra la cantidad del presupuesto asignado a la cuenta. El sistema calcula la diferencia entre el balance previo del periodo ($0.00) y el nuevo balance y genera la transacción. Ejemplo: para registrar un presupuesto original de $6,000.00 en el mes de julio 2008, registre una cantidad exacta de $6,000.00 en débito. Caso 2: Revisar el presupuesto asignado durante el mes de julio 2008 de $6,000.00 a $8,000.00 Si el mes de julio no ha finalizado, se registra el balance deseado de $8,000.00 en el encasillado correspondiente al mes de julio. El sistema calcula la diferencia entre el balance previo del periodo de $6,000.00 y el nuevo balance de $8,000.00 y genera automáticamente una transacción débito por $2,000.00. Caso 3: Revisar el presupuesto asignado durante el mes de julio, 2008 de $6,000.00 a $5,000.00 Si el mes de julio no ha finalizado, se registra el balance deseado de $5,000.00 en el encasillado correspondiente al mes de julio. El sistema calcula la diferencia entre el balance previo del periodo de $6,000.00 y el nuevo balance de $5,000.00 y genera una transacción crédito por $1,000.00. Caso 4: Revisar el presupuesto asignado, en un periodo posterior al cierre del mes de julio 2008 de $6,000.00 a $8,000.00 Si el mes de julio ha finalizado, se registra la cantidad de $2,000 para aumentar el presupuesto, en el encasillado correspondiente al mes en curso; ej. septiembre. El sistema calcula la diferencia entre el balance del periodo ($0.00) y el nuevo balance de $2,000.00 y genera una transacción débito por $2,000.00. El efecto será el de aumentar el balance del presupuesto total a $8,000.00. De haberse registrado la cantidad de $8,000.00 en el mes en curso, ej. septiembre, el efecto hubiera sido aumentar el balance del presupuesto total a $14,000.00 ($6,000.00 + $8.000.00). Caso 5: Revisar el presupuesto asignado, en un periodo posterior al cierre del mes de julio 2008 de $6,000.00 a $5,000.00 Si el mes de julio ha finalizado, se registra la cantidad exacta de $1,000 en crédito para disminuir el presupuesto, en el encasillado correspondiente al mes en curso; ej. septiembre. El sistema calcula la diferencia entre el balance del periodo ($0.00) y el nuevo balance de -$1,000.00 y genera una transacción crédito por $1,000.00. El efecto será el de disminuir el balance del presupuesto total a $5,000.00. Capítulo 3 - Página 21