Página 1 de 5 1. OBJETIVO Establecer lineamientos claros para identificar e implementar mecanismos necesarios para proporcionar evidencia de la conformidad de los dispositivos de seguimiento y medición que afecten la prestación del servicio. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la identificación de los dispositivos y termina con calibración o ajuste de los mismos. Este procedimiento aplica para los procesos que utilicen equipos de seguimiento y medición en una de las etapas de la prestación del servicio. 3. RESPONSABLES El Gerente de Calidad, el Representante de Calidad y los funcionarios de cada dependencia que utilice un equipo de seguimiento y medición, son responsables de velar por la aplicación y actualización de este documento. 4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES AJUSTE: Operación para ubicar un instrumento de medición en un estado de funcionamiento adecuado para su uso. CALIBRACIÓN: Conjunto de operaciones que establecen la relación entre valores indicados mediante un instrumento o un material de referencia y un patrón con trazabilidad. CONFIRMACIÓN METROLOGICA: Conjunto de operaciones necesarias para asegurar que el equipo de medición cumple con los requisitos para su uso previsto. Nota 1: La confirmación Metrologica incluye, generalmente, calibración y/o verificación, cualquier ajuste necesario o reparación y posterior recalibración, Elaboró: Equipo Técnico Revisó: Representante de Calidad Firma: Firma: Firma: Aprobó: Comité de Calidad Fecha: 07-09-2009 Fecha: 07-09-2009 Fecha: 07-09-2009
Página 2 de 5 comparación con los requisitos metrologicos para el uso previsto del equipo de medición, así como cualquier sellado o etiquetado requeridos. Nota 2. La confirmación metrologica no se consigue hasta que se demuestre y documente la adecuación de los equipos de medición para la utilización prevista. Nota 3. Los requisitos relativos a la utilización prevista pueden incluir consideraciones tales como el rango, la resolución, y los errores máximos permisibles. Nota 4. Los requisitos de confirmación metrologica son, normalmente, distintos de los requisitos del producto y/o servicio y no se encuentran especificados en los mismos. EQUIPO DE MEDICION: Instrumento de medición, software, patrón de medición, material de referencia o equipos auxiliares, o combinación de ellos, para llevar a cabo un proceso de medición. ESCALA: Diferentes intervalos de medición en los que es posible medir con un equipo. PATRÓN DE MEDICIÓN: Medida materializada, instrumento de medición, material de referencia o sistema de medidas destinado a definir, realizar, conservar o reproducir una unidad o uno o más valores de una magnitud que sirva como referencia. PRECISIÓN: Cercanía del acuerdo entre los resultados independientes obtenidos bajo condiciones estipuladas. PROCESO DE MEDICIÓN: Conjunto de operaciones que permiten determinar el valor de una magnitud. RECHAZO: Desechar el equipo definitivamente RECLASIFICACIÓN: Buscar un nuevo uso para el equipo donde cumpla el requisito metrológico TRAZABILIDAD: Propiedad del resultado de medición o del valor de un patrón, en virtud de la cual este resultado se puede relacionar con patrones nacionales ó internacionales, a través de una cadena in-interrumpida de comparaciones que tengan todas las incertidumbres determinadas.
Página 3 de 5 VERIFICACIÓN: Confirmación mediante aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados. 5. POLITICAS DE OPERACIÓN Es responsabilidad del realizar los trámites necesarios para el envío a calibrar de los equipos según la frecuencia definida para cada equipo. Las dependencias que utilicen estos equipos debe contar con espacios adecuados para guárdalos, garantizando que no se descalibren y se deterioren. Es responsabilidad del que manipule estos equipos de conservarlos en el estuche original o si es necesario un empaque similar que proteja este de daños o descalibraciones. El funcionario que manipule estos equipos de seguimiento y medición, debe tener un documento que acredite el conocimiento en manejo del equipo. En caso de que el equipo sufra golpes, mala manipulación o caídas se debe enviar a revisión, para verificar la conformidad del mismo. El funcionario debe respetar las fechas de calibración y verificación establecidas en los registros del equipo. Antes de utilizar el equipo debe realizarle las actividades de limpieza requeridas para garantizar una toma de medida adecuada. 6. CONTENIDO N o. ACTIVIDAD (Descripción) RESPONSABLE TIEMPO 1 2 3 Identificar los equipos que requiere de calibración y metrología, y los registra en el formato MG-F-035 control de dispositivos de medición. Establecer periodicidad de calibración y verificación según el equipo y frecuencia de uso, y actualiza el formato MG-F-035. Nota: Si se requiere contratar el proceso de calibración, se comienzan los trámites necesarios - ver manual de contratación (CC- M-001). Se envían los equipos a calibrar según la frecuencia definida en el formato MG-F-035, al proveedor seleccionado. Una vez calibrado el equipo se le solicita al proveedor la entrega de los informes correspondientes al proceso
Página 4 de 5 Nota: Se debe tener en cuenta para la prestación del servicio el registro de los resultados de las mediciones (formato según el servicio) para comparar el resultado con la planilla de MG-F-035 o tomar medidas de nueva calibración o ajuste. 7. PUNTOS DE CONTROL Antes de realizar las mediciones requeridas se debe verificar el buen estado del equipo y en caso contrario enviarlo para revisión y/o calibración. Se debe verificar en el presupuesto de cada área, la inclusión de un rubro presupuestal para realizar la calibración. Revisar periódica los registros de los equipos que incluyan las fechas de las próximas calibraciones, estado y margen de error. En el momento de recibir los equipos por parte del laboratorio se debe verificar el estado y los registros necesarios que acrediten el proceso realizado. En el momento de contratar el laboratorio, se debe verificar la acreditación por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio o en su defecto la acreditación de la trazabilidad con patrones nacionales o internacionales. 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 Manual de Contratación CC-M-001. Manual del Equipo Protocolo de Monitoreo de calidad de Aire y Emisiones (Medio Ambiente) 9. REGISTROS Control de Dispositivos de Medición MG-F-035 10. NOTAS DE CAMBIO No. VERSIÓN INICIAL BREVE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN FINAL FECHA
11. ANEXOS PROCEDIMIENTO PARA Página 5 de 5 Control de Dispositivos de Medición MG-F-035