Página:1 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN Definir las actividades del servicio registral de la propiedad inmobiliaria en Colombia, en lo pertinente al Consultas de la propiedad inmobiliaria relacionado con las actividades de planear, atender al ciudadano, resolver la consulta, orientar al ciudadano, entregar la información solicitada y gestionar los recursos de valor agregado requeridos para la Consulta, garantizando la guarda de la fe pública en nombre del Estado y de la Superintendencia de Notariado y Registro; para beneficio del Estado y la Sociedad en General. La consulta sobre la información de la propiedad inmobiliaria, se realiza en la oficina de registro de instrumentos públicos, donde al ciudadano se le brinda el acceso al servicio público registral con oportunidad, efectividad, transparencia, seguridad y cobertura. ALCANCE: Inicia: Solicitud de información sobre la propiedad inmobiliaria. Qué hace?: atender al ciudadano, recaudar los derechos, consultar la base de datos y entregar la información. Termina: entrega de la información solicitada. 2. RESPONSABLES: Responsable estratégico: Registrador de instrumentos públicos Responsable operativo: Funcionario asignado. 3. DEFINICIONES: Oficina de registro de instrumentos públicos: Dependencia de la Superintendencia de Notariado y Registro, encargada del registro de la tradición jurídica de los bienes inmuebles en Colombia (folio de matrícula inmobiliaria). Folio de matrícula inmobiliaria: Número único de identificación registral del bien inmueble. Consulta: La información solicitada por el cliente, usuario del servicio, quien requiere información sobre el registro de la propiedad inmobiliaria registrada en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.
Página:2 Pago de derechos de consulta: Valor conforme a la ley, que se debe cancelar para obtener la información requerida sobre propiedad inmobiliaria, destinado a la Superintendencia de Notariado y Registro. Antiguo sistema: Son las matrículas que se encuentran contenidas en los tomos y folios anteriores a 1970. Anotación: Orden numérico de registros contenidos en cada folio. Sistema Folio: Sistema de información centralizado que contiene la base de datos de todos los folios de matrícula de la propiedad inmobiliaria registrada en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. La consulta sobre la propiedad inmobiliaria, tiene como clientes a los ciudadanos-usuarios del servicio, a los servidores públicos que prestan el servicio y a todas las personas naturales o jurídicas públicas o privadas que accedan al servicio público registral. Control estadístico del procedimiento. Definir las herramientas estadísticas básicas para el control del procedimiento Consultas de la propiedad inmobiliaria. 1. Histogramas: para mostrar comportamientos de ingresos, egresos y hacer comparaciones de datos de las consultas. 2. Hojas de cálculo: Manejadas desde el sistema para generar informes de recaudos y egresos mes a mes. Para registrar todas las consultas del mes. 3. PHVA Planeación: Planear los recursos logísticos, financieros y humanos del procedimiento. Planear la consulta, la operación del sistema de consultas y la respuesta al ciudadano en el procedimiento Consultas de propiedad inmobiliaria. Planear el tiempo de respuesta y la satisfacción del ciudadano. Hacer: Atender al ciudadano, consultar el sistema y entregar la respuesta sobre la propiedad inmobiliaria requerida. Verificación: Verificar el sistema, verificar recaudos y respuesta oportuna al ciudadano. Verificar veracidad de la información.
Página:3 Actuar: Definir estrategias de respuesta oportuna al ciudadano. Definir estrategias para mejorar el índice de satisfacción del ciudadano. 4. CONTENIDO: se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas, actas. ACTIVIDAD ESENCIAL Consultar índice propietarios direcciones Solicitar información registral de y DESCRIPCIÓN. CÓMO? 1. Espera en la ventanilla de atención personalizada de consultas a ser llamado por el número de turno asignado. 2. Solicitud verbal sobre consulta de la matricula inmobiliaria por dirección del inmueble, o por nombre del propietario, o por cédula de ciudadanía y personas jurídicas. 3. Pagar tarifa de cada consulta, ver decreto de tarifas. 4. Entrega de información al ciudadano cliente. Responsable: Secretario Ejecutivo y/o Auxiliar Administrativo Conocimiento: Operar sistema de Información, Manejo Recaudo de tarifa. Recursos esenciales: Aplicativo de consulta, Terminal de computador, Impresoras, recibos, Cinta para impresoras, caja recaudos dinero. Valor agregado: oportunidad en la Impresión de información solicitada, seguridad y confianza. Normatividad: Resolución 3807 de agosto 10 de 2000. Herramientas de control: Verificar Recibo de caja de Consulta. Frecuencia: Diaria Tecnología (M. A. S): Sistematizada. 1. Espera en la ventanilla de atención personalizada de consultas. 2. Solicitud verbal de información Registral 3. Pagar tarifa de consulta de folio inmobiliario. Ver decreto de tarifas 4. Consultar Base datos del aplicativo, Cédula, nombre, dirección y Cédula Catastral. 5. De no aparecer información alguna se envía al antiguo sistema. Ver datos de antiguo sistema Iniciar búsqueda en Antiguo Sistema y producir resultado de información solicitada (Puede o no encontrar la información solicitada). 6. Entregar Información al cliente ciudadano
Página:4 Consultar la base de datos y dar respuesta (cuando la consulta es superior a cuatro solicitudes). Consultar la base de datos y dar respuesta Consultas Exentas Responsable: Secretario Ejecutivo y/o Auxiliar Administrativo y funcionario asignado al antiguo sistema. Conocimiento: Operar base de datos, conocimiento de los índices del Antiguo Sistema Recursos Esenciales: Aplicativo de consulta, Terminal de computador, Impresoras, recibos, Cinta para impresoras, caja recaudos dinero, Libros del Antiguo Sistema. Valor agregado: Entrega oportuna de información solicitada. Normatividad: Resolución 3807 de agosto 10 de 2000 y Decreto de tarifas. Herramientas de control: Recibo de caja de Consultas. Frecuencia: diaria Tecnología (M.A.S): Sistematizada y Manual 1. Solicitar más de cuatro consultas sobre base de datos por escrito dejando dirección de respuesta. 2. Pagar tarifa de consulta, ver decreto de tarifas. 3. Consultar base de datos del sistema 4. Entregar la información requerida al ciudadano cliente. Responsable: Secretario Ejecutivo y/o Auxiliar Administrativo. Conocimiento: Operar aplicativo de consulta, Recaudo tarifas. Recursos esenciales: Aplicativo de consulta, Terminal, Impresoras, recibos, Cinta para impresoras, caja recaudos dinero. Valor agregado: Entrega oportuna por correo consulta solicitada. Normatividad: Resolución 3807 de agosto 10 de 2000. Herramientas de control: Recibos de caja consultas, copia de correspondencia enviada. Frecuencia: Diaria Tecnología (M.A.S): Sistematizada. 1. Radicación del oficio en el área de gestión documental 2. Digitalización del oficio y soportes 3. Consulta en la base de datos de la matrícula inmobiliaria y expedición de los certificados de tradición. 4. Entregar la información requerida al ciudadano. Responsable: Secretario Ejecutivo y/o Auxiliar Administrativo. Conocimiento: Operar aplicativo de consulta, Recaudo tarifas. Recursos esenciales: Aplicativo de consulta, Terminal, Impresoras,
Página:5 recibos, Cinta para impresoras, caja recaudos dinero. Valor agregado: Entrega oportuna por correo consulta solicitada. Normatividad: Resolución 3807 de agosto 10 de 2000. Herramientas de control: Recibos de caja consultas, copia de correspondencia enviada. Frecuencia: Diaria Tecnología (M.A.S): Sistematizada. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. 5.1. Documentos asociados: Norma NTC-GP: 1000-2009. Sistema de gestión pública de la calidad. Manual de calidad. Política de calidad. Plan para el logro de objetivos de calidad. Mapa de riesgos de los procesos Decreto de tarifas y códigos de los actos. Instructivo del aplicativo Folio magnético. 5.2 Requisitos aplicables: Norma: NTCGP: 1000:2009 Legales y reglamentarios: ley 872 de 2003, Decreto reglamentario 4110 de 2004. Decreto ley 1250 de 1970 Decreto asociado a tarifas registrales. Resolución 3807 de agosto 10 de 2000. 6. NOTAS DE CAMBIO. Versión Naturaleza del cambio 1 Ajuste del procedimiento 2 Aportes y ajustes Medellín Zona Norte
Página:6 7. ANEXOS: Formatos (tienen link con la descripción de actividades) Elaboró: Armando Klele Preciado. José Varón Pedro Trillos Rafael Rodríguez Alvarado Víctor Pinto Castillo María Claudia Nicolls Aportes de diferentes Oficinas de Registro Fecha: 21 de febrero de 2011 Revisó: Coordinadores Jurídicos Orip`s Medellin Zona Norte y Sur, Manizales, Barranquilla y Valledupar Oficina Asesora de Planeación Grupo Calidad - MECI Fecha: Septiembre 26 de 2011 Aprobó: Registradores principales de las Orip`s de Medellin Zona Norte y Sur, Manizales, Barranquilla y Valledupar Oficina Asesora de Planeación Grupo Calidad - MECI Fecha: Octubre15 de 2011