COMPROBANTES DIFERIDOS Qué es un comprobante diferido? Un comprobante diferido es una opción de menú de SIIGO en la cual se puede parametrizar y ejecutar la contabilización de un documento con las causaciones o amortizaciones mes a mes del valor o cuotas de los gastos pagados por anticipado y de los cargos diferidos de la compañía. Cuál es la ruta para ingresar a la opción de comprobantes diferidos? Para ingresar a la opción de comprobantes diferidos es posible utilizar el buscador de menú con el icono o ingresar por la ruta: Contabilidad Generación de comprobantes Comprobantes diferidos. Al momento de ingresar a esta opción se habilita una ventana con tres opciones, las cuales se describen a continuación: a. Fija Permite asignar los parámetros a tener en cuenta en la ejecución de los comprobantes diferidos.
Los datos que el sistema solicita al momento de definir los parámetros son varios y los vamos a describir a continuación; para la explicación tomaremos como ejemplo Una póliza de seguro adquirida con por la empresa En esta opción es necesario diligenciar los siguientes campos: Numero diferido: Corresponde a un consecutivo de control interno que maneja SIIGO. Descripción: Nombre que permite identificar el tipo de diferido que se está creando, el cual aparecerá en el documento contable al momento de contabilizar el comprobante diferido. Fecha: Digitar la fecha en la cual se adquirió la obligación del diferido. Valor total: Incluir el valor total del diferido y el cual será amortizado mes a mes. Monto: Digitar el valor de la cuota que se desea amortizar mensualmente.
Importante: El monto o valor de la cuota mensual es un valor fijo para todos los meses Saldo: A través de esta opción el programa permitirá visualizar el saldo del diferido a medida que mensualmente se efectúen las amortizaciones. Este valor va disminuyendo y el sistema automáticamente lo actualiza. Activo: Marcar esta opción para indicar que el comprobante diferido está vigente. Cuotas: SIIGO calcula de forma automática el número de cuotas en las que se hará la amortización del diferido, para ello realiza la siguiente operación (Valor total / Monto = Número de cuotas). Importante: Si se quiere cambiar el número de cuotas se puede hacer y el programa calculará automáticamente el monto que se debe amortizar mensualmente; esto solo se debe hacer antes de realizar la primera amortización. Saldo cuotas: Son las cuotas pendientes de amortizar y mensualmente a medida que se va amortizando el diferido el sistema actualiza el número de cuotas faltantes. Débito: Aquí se digitan los datos de la transacción débito que se utilizara en la contabilización del documento contable Cuenta: Es posible digitar o realizar la búsqueda de la cuenta contable a utilizar y en la cual se amortiza el diferido Centro de costo / Subcentro: Esta casilla solo se habilitará si la cuenta contable digitada está marcada como centro de costo. Nit: Esta casilla se habilita si la cuenta contable está marcada como si tercero. En este caso será el Nit de la empresa con la que se le adquirió la póliza de seguros, aquí es posible digitar o realizar la búsqueda del número de Nit. Crédito: Es aquí donde digitamos los datos de la transacción crédito que se utilizara en la contabilización del documento contable
Cuenta: Es posible digitar o realizar la búsqueda de la cuenta contable en la cual se realizara la contabilización contrapartida del gasto del diferido. Centro de costo / Subcentro: Esta casilla solo se habilitará si la cuenta contable digitada está marcada como centro de costo, aquí es posible digitar o realizar la búsqueda del centro de costo y subcentro de costos que afectará el movimiento contable. Nit: Esta casilla se habilita si la cuenta contable está marcada como si tercero. En este caso será el Nit de la empresa con la cual se le adquirió la póliza de seguros, aquí es posible digitar o realizar la búsqueda del número de Nit. b. Imprime: Esta opción permite generar un informe de la parametrización de los comprobantes diferidos que se han definido en la opción de fija, esta información se puede enviar a impresora, pantalla y Excel. c. Utiliza: Esta opción permite realizar la contabilización del comprobante diferido, para ello el sistema solicita los siguientes datos:
Diferido: Del número Al número: Es necesario digitar el número inicial y final de los diferidos a los cuales se les desea ejecutar la amortización mensual. Importante: Al pasar con enter los dos campos el sistema toma todos los diferidos parametrizados y realiza el cálculo sobre aquellos que se encuentren activos Comprobante para el diferido: Tipo y número del documento: Digitar el tipo de documento (L Otros) en el cual se contabilizará la amortización de los diferidos Comprobante amortización de ajuste al diferido: Tipo y número del documento: Digitar el tipo de documento (A Ajustes por inflación, es necesario incluir este documento de manera informativa Por último el sistema muestra el proceso de contabilización de los documentos tipo L con la amortización del diferido Importante: Siempre el sistema realizara el proceso de amortización al mes inmediatamente siguiente de la fecha de creación del diferido
Recomendaciones para la ejecución del comprobante diferido Algunos aspectos a tener en cuenta para definir parámetros y ejecutar los comprobantes diferidos son: 1. Tener definidas las cuentas contables con sus marcaciones correspondientes 2. Tener parametrizado un documento Tipo L (Otros) en el cual se realizara la contabilización del comprobante diferido. 3. Definir un documento Tipo A (Ajuste por inflación), el cual el sistema solicita de manera informativa al ejecutar el proceso contabilización pero en este documento SIIGO no registra ningún tipo de información. 4. Incluir los parámetros de los comprobantes diferido (este proceso se puede realizar en cualquier fecha). 5. Se recomienda NO REPASAR NO MODIFICAR comprobantes contables Tipo L (Otros) que el sistema haya contabilizado desde el proceso automático de diferidos; lo que se debe hacer es eliminarlo completamente para que reverse los saldos en el catálogo de diferidos, corregir la información en el catálogo de diferidos y ejecutar nuevamente el comprobante siempre y cuando no existan movimientos anteriores o posteriores al documento que se está corrigiendo. 6. Al definir el comprobante diferido e incluir cuentas contables que estén detalladas por cobrar o pagar, el sistema solicita la información del documento cruce, (tipo de comprobante, numero tipo de comprobante, numero cruce, secuencia y fecha en que vence). 7. Al definir el comprobante diferido e incluir cuentas contables que estén asociadas a una tabla de inventarios el sistema solicita los datos del producto.
8. Al definir el comprobante diferido e incluir cuentas contables que estén asociadas en los grupos o tablas de activos, el sistema solicita los datos del activo fijo. 9. La ejecución o contabilización del comprobante diferido se realizara ingresando a SIIGO con el último día del mes o de acuerdo a las necesidades de la empresa.