Manual de Proceso de Declaración de (PROC-DECSUBV-10)
Vigencia: 16.01.2015 Página 2 de 15 1. Objetivo PROCEDIMIENTO DECLARACION DE SUBVENCIÓN ESCOLAR Asegurar de manera eficiente y eficaz el proceso de declaración de la Subvención Escolar, con los plazos requeridos por el Ministerio de Educación. 2. Alcances: Considera el proceso de declaración de 3. Términos y Definiciones TERMINOS Subvención DEFINICIONES Entrega de recursos financieros mensuales desde el Ministerio de Educación hacia la CMLP con el objeto de sostener y mantener la actividad educativa de los colegios que administra la misma. Declaración Rol Base de Datos Liquidación de subvención Encargado de la Gestión de Subvención Acto de informar vía plataforma web desde la CMLP hacia el Ministerio de Educación la asistencia mensual de alumnos y alumnas matriculados en los colegios que administra la CMLP. Corresponde a claves de cada establecimiento para respectiva rendición de. Se reflejan la subvención detallada de los pagos de cada mes al termino de su declaración Son las personas que ejecutan el ingreso de datos mensualmente la Subvención en Plataforma (Mineduc) de cada Establecimiento
Vigencia: 16.01.2015 Página 3 de 15 de cada Establecimien to. educacional. Tesorero CMLP Es el encargado de revisar los ingresos mensualmente de la Subvención Educacional confirmando los ingresos vía cuenta corriente. 4. Funciones y Responsabilidades a. Responsable del proceso: Director de Educación Responsabilidad: Gestionar las condiciones para que el proceso de declaración de subvención escolar pueda realizarse y cumplirse. Encargado del proceso: EP: Encargado de la Unidad de Responsabilidad: Entregar las condiciones para que la operativa del proceso declaración de subvención pueda realizarse. Operativo del proceso: Ejecutor de las actividades del proceso Responsabilidad: Es quien ejecuta y administrar el proceso de Declaración de la a través de la plataforma web www.comunidadescolar.cl en tiempo y forma establecidos por el Ministerio de Educación
Vigencia: 16.01.2015 Página 4 de 15 Tesorero CMLP : Responsabilidad: Es quien verifica mensualmente los pagos de subvención. 5. Diagrama de Flujo de proceso: A continuación se presentará el diagrama de flujo del proceso de declaración de
Vigencia: 16.01.2015 Página 5 de 15 ENTRADAS ACTIVIDADES RESULTADOS / NOTAS RESPONSABLES INICIO Solicitud de documentación El operario de Subv enciones envía correo electrónico los últimos días del mes, dando dos días hábiles, a los directores (as) de cada establecimiento educacional, requiriendo fotocopias de Hoja de asistencia mensual del libro de clases de cada curso, la que una vez recepcionada se utiliza para verificar los datos ingresados por cada establecimiento educacional en la plataforma SIGE del Ministerio de Educación.. Operativo de la Unidad de Apoyo y Fotocopias de Libros de clases de asistencia. Recepción de Documentos enviado por los EE Fotocopias de Hoja asistencia mes, de Libros de clases por EE. - Directores de los Establecimientos - NO Cumple plazos SI El operario de Subv enciones ingresa a la página w eb www.comunidadescolar.cl, con RBD y clave de cada establecimiento educacional, y contrasta con las fotocopias de las Hojas de asistencia mensual de los libro de clases, que los datos ingresados por las escuelas sean idénticos con la fuente de origen. Revisión de Plataforma (Comunidad Escolar) Reiterar Solicitud de respaldo En el caso de que la declaración de asistencia no coincida, se modifica según la fuente. Se solicita telefónicamente al Director del Establecimiento Educacional corregir la discrepancia detectada por la Unidad de Apoy o Administrativo y. Una v ez que se ha modificado, la Unidad de Apoyo Administrativ o y vuelve a verificar la enmienda hasta que se resuelva el problema de inconsistencia. En caso de ser menores las inconsistencias se corrigen desde la misma de unidad. En el caso de que la declaración coincida, se valida la información a trav és de la misma página web, pero en calidad de sostenedor, entrando a plataforma w ww.comunidadescolar.cl con Rut y clave de sostenedor. Operativo de la Unidad de Apoyo y Operativo de la Unidad de Apoyo y Plataforma Mineduc (SIGE) Plataforma SIGE Mineduc Declarción coincide NO El operativ o de unidad de subvención informa vía email al encargado de unidad de subvención y pago Mineduc el cierre mensual de declaración de subv ención, esperando acuso de recibo. Rendición enviada por Platafoma "Mineduc" SI Cierre de Declaración por e mail Impresión de comprobante de recepción electrónica de los boletines de asistencia. Una vez que el operativ o de y subvenciones ha declarado la asistencia mensual de cada EE, imprime el Certificado de comprobante de recepción electrónico de boletines de asistencia desde la misma página, los que guarda como respaldo de la operación realizada en los plazos establecidos por el Ministerio de Educación, de forma digital e impreso. El operativ o de la Unidad es la encargado de reportar el cierre del proceso del mes a la Director de Educación personalmente y por correo electrónico. Operativo de la Unidad de Apoyo y Certificado de comporbante de recepcion electronica por EE.
Vigencia: 16.01.2015 Página 6 de 15 Continuacion Reporte a Director de Educación del cierre de la declaración del mes. Depósito de Subvención Liquidación de Subvención Una vez cerrado el proceso de declaración se recibe la subvención (dinero) de acuerdo a lo declarado. "Mineduc". Se imprime liquidación. Tesorero CMLP FIN Liquidación de para verificación de pago.
Vigencia: 16.01.2015 Página 7 de 15 6. Descripción de la Actividad: Declaración de Etapa Descripción Evidencias 1 Solicitud de documentación y Recepción en la Unidad de Apoyo Administrativo y de las copias de asistencia diaria de los libros de clases de cada mes: El operario de envía correo electrónico los últimos días del mes, dando dos días hábiles, a los directores (as) de cada establecimiento educacional, requiriendo fotocopias de Hoja de asistencia mensual del libro de clases de cada curso, la que una vez recepcionada se utiliza para verificar los datos ingresados por cada establecimiento educacional en la plataforma SIGE del Ministerio de Educación. 2 Verificación en plataforma virtual www.comunidadescolar.cl de la información ingresada por los establecimientos educacionales : El operario de ingresa a la página web www.comunidadescolar.cl, con RBD y clave de cada establecimiento educacional, y contrasta con las fotocopias de las Hojas de asistencia mensual de los libro de clases, que los datos ingresados por las escuelas sean idénticos con la fuente de origen. Email a RRHH y EE solicitud insumos entrada proceso Fotocopias de hojas de asistencia mes de los libros de clases por EE Opciones: A) En el caso de que la declaración de asistencia no coincida, se modifica según la fuente. Se solicita telefónicamente al Director del Establecimiento Educacional corregir la discrepancia detectada por la Unidad de Apoyo Administrativo y. Una vez que se ha modificado, la Unidad de Apoyo Administrativo y vuelve a verificar la
Vigencia: 16.01.2015 Página 8 de 15 enmienda hasta que se resuelva el problema de inconsistencia. En caso de ser menores las inconsistencias se corrigen desde la misma de unidad. B) En el caso de que la declaración coincida, se valida la información a través de la misma página web, pero en calidad de sostenedor, entrando a plataforma www.comunidadescolar.cl con Rut y clave de sostenedor. 3 Informar a Mineduc, cierre de declaración subvención del mes: El operativo de unidad de subvención informa vía email al encargado de unidad de subvención y pago Mineduc el cierre mensual de declaración de subvención, esperando acuso de recibo. 4 Impresión de comprobante de recepción electrónica de los boletines de asistencia. Una vez que el operativo de y subvenciones ha declarado la asistencia mensual de cada EE, imprime el Certificado de comprobante de recepción electrónico de boletines de asistencia desde la misma página, los que guarda como respaldo de la operación realizada en los plazos establecidos por el Ministerio de Educación, de forma digital e impreso. Email Envió del Comprobante de recepción electrónica de bolet de asistencia mensual El operativo de la Unidad es la encargado de reportar el cierre del proceso del mes a la Director de Educación personalmente y por correo electrónico. 5 Recepción de Mineduc la liquidación Una vez cerrado el proceso de declaración se recibe la subvención (dinero) de acuerdo a lo declarado. "Mineduc". Se imprime liquidación. Liquidación de Mineduc
Vigencia: 16.01.2015 Página 9 de 15 7. Control de registros Identificación Lugar /responsables Medio de Soporte Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de Retención Disposición Emails RRHH y EE Unidad de Apoyo Administrativo y /Enc. Unidad Físico y digital En Archivador Estante/archiva dor de color café/document os SGC, Educación 1 año Bodega Educación ( con archivador) Fotocopia de hoja de asistencia mensual del libro de clases por EE Unidad de Apoyo Administrativo y /Enc. Unidad Físico En Archivador Estante/archiva dor de color café / meses/ del año vigente 1 año Bodega Educación ( con archivador ) Reporte de Director de Educación de cierre de la declaración del mes Unidad de Apoyo Administrativo y /Enc. Unidad Email En correo electrónico Computador/C orreo electrónico email/ del operativo de subvenciones mensual Sin almacenaje Comprobante de recepción electrónica de boletín de asistencia mensual Unidad de Apoyo Administrativo y /Enc. Unidad Fisico y digital En Archivador Estante/archiva dor de color café () por mes/carpeta digital, computador de 1 año Bodega Educación ( con archivador )
Vigencia: 16.01.2015 Página 10 de 15 operativo de subvenciones/c orporación Subvención José Aguilera Liquidación de Minueduc Unidad de Apoyo Administrativo y /Enc. Unidad Físico y digital En Archivador Estante/archiva dor de color café () por mes/carpeta digital, computador de operativo de subvenciones/c orporación Subvención José Aguilera 1 año Bodega Educación ( con archivador ) planilla de contactos de EE Unidad de Apoyo Administrativo y /Enc. Unidad Físico y digital En Archivador Estante/archiva dor de color café/document os SGC, Educación 1 año Bodega Educación ( con archivador) 8. Indicadores de Cumplimiento DESCRIPCIÓN INDICADORES: FORMULA DE CALCULO META ÁMBITO DIMENSIÓN SEGUIMIENTO
Vigencia: 16.01.2015 Página 11 de 15 Mide el movimiento de matrículas de los estudiantes (alta y bajas) en los establecimientos educacionales mensual Informe mensual de (Altas y bajas ) de los estudiantes de cada establecimiento educacional de la Comuna 100% Producto Eficiencia Mensual Mide las discrepancias en el ingreso de asistencias de alumnos mensual detectadas en la plataforma web del ministerio de educación (queja del cliente) (Nº errores en datos ingresados plataforma días trabajados en el mes/nº total de datos ingresados mensual y trabajados en el mes) *100 0.1% Producto Eficiencia Mensual Mide la cantidad de alumnos matriculados en dos o más establecimientos educacionales (colisiones) mensual. Informe de número de alumnos matriculados en más de un establecimiento educacional mensual.. 100% Producto Eficiencia Mensual Mide los cambios de la programación anual de los establecimientos educacionales informados dentro de 48 horas al Ministerio de educación Número de modificaciones a la programación anual informada dentro de 48 horas /Total de modificaciones del programación anual. 100% Producto Eficiencia Mensual 9. Referencias Decreto con Fuerza de Ley Nº 2 del 20-08-98 Ley 19.979 06 de noviembre de 2004 10. Anexos Anexo 1: Plataforma del Mineduc (certificado rendición de asistencia) Anexo 2: Fotocopia de hoja de asistencia mensual del libro de clases por EE
Vigencia: 16.01.2015 Página 12 de 15 Anexo 3: Certificado de comprobante de recepción electrónica por EE Anexo 4: Reporte de Directora de Educación del cierre de la declaración del mes Anexo 5: Liquidación de subvención para la verificación de pago Anexo 6 : planilla de contactos de EE 11. Aprobación y Control de los Cambios Fecha Modificaciones Responsable Fecha de aprobación de la modificaciones Responsable Fecha de la implementación de la modificación Responsable 16.01.2015 Responsable del proceso 16.01.2015 Secretario General 16.01.2015 Representante de la Dirección Firmas de los responsables. Versión Fecha Principales Puntos Resumen de Modificaciones Modificados 00 02.11.2011 Versión inicial Estandarizada 01 07.11.2011 Modificaciones a manuales de proceso obligatorios e incorporaciones de documentos faltantes. Modificaciones al método de análisis de causa de la no conformidad, Incorporación de cargos y funciones de los responsables de SGC, Modificaciones al manual de escucha activa, Modificaciones al formato de instructivo,
Vigencia: 16.01.2015 Página 13 de 15 02 04.01.2012 Modificaciones a manuales obligatorios 03 06.01.2012 Revisión y actualización completa del Manual de la Calidad Incorporación de las interrelación entre los procesos Modificaciones a tratamiento de no conformidad Modificaciones al manual de procedimiento de documentos y registros los criterios. Modificaciones al manual de acciones preventivas no se evidencia el registro de Análisis de causa. Modificaciones en el procedimiento de Producto No Conforme, Modificación mapa de proceso Objetivos de calidad Plan anual de la revisión por la dirección Política de calidad Modificaciones al manual de auditoria interna Modificaciones de manual de calidad Modificaciones de manual de Control de documento y registro. Modificaciones Manual de Control de producto No conforme Modificaciones acta de revisión por la Dirección Modificación al manual de Formulación presupuestaria Modificaciones a revisión por la dirección Modificaciones al manual de rendiciones de educación Modificaciones al manual de salud Modificaciones a manual de rendición municipal Modificaciones al manual de RRHH Modificaciones al manual de compras Modificaciones al manual de informática
Vigencia: 16.01.2015 Página 14 de 15 Modificaciones al manual de servicio generales 04 23.01.2012 - Registro de Modificaciones - En Registro de Modificaciones, se incorpora tabla para la identificación de los cambios en los documentos. En responsables se elimina el nombre y se deja estandarizado, en función del cargo. 05 15.11.2012 Revisión y actualización completa del Manual de la Calidad 06 30.12.12 Capítulo 2: Descripción de la Corporación Municipal de Lo Prado 07 03.03.2013 Estandarización de la versión N 7 del SGC por cambio de procesos y por cambio de ley Fagem 08 01.09.2014 Estandarización de la versión N 8 debido al rediseño organizacional - Modificación del Objetivo y campo de aplicación - Modificación de las Exclusiones del alcance del SGC - Modificación de la Política de Calidad y los objetivos - Modificación de la descripción del servicio - Complementación de los términos y definiciones - Actualización del sistema de Gestión de la calidad - Revisión y actualización de la responsabilidad de la dirección - Modificación de la descripción de la gestión de los recursos - Complementación del proceso realización del servicio - Actualización de la descripción del proceso medición, análisis y mejora - Modificación de la aprobación y Control de los cambios. - 2.2.3 Objetivos de la calidad - 2.3 Estructura Organizacional- Organigrama Modificaciones en la versión del manual de RRHH, Formulación Presupuestaria y Rendiciones de Educación Fagem. Modificaciones el manual de calidad ingresar las exclusiones, Modificaciones a todos los manuales de proceso por rediseño
Vigencia: 16.01.2015 Página 15 de 15 organizacional del SGC excepto conciliación bancaria y rendiciones de salud. Se elimina el proceso de rendiciones Fagen por decreto ley Se aclara la forma y el registros de las modificaciones en el manual de Control de documento y registros 09 01.12.2014 Estandarización de la versión Modificaciones a los indicadores de N 9 de los manuales de proceso en los manuales de procesos del debido al rediseño organizacional SGC y cambio a formato a todos y estandarización del formato de los documentos del SGC. (logo los documentos del SGC N 3 institucional) 10 16.01.2015 Estandarización de la versión Cambio del formato del acta e N 10 de los manuales de proceso mejoramiento, acta de revisión por del SGC debido a auditoria la dirección, formato de informe de externa de recertificación y dueño de proceso, cambio en el estandarización del formato de formato de los manuales de los documentos N 4 proceso, actualización de los registro en todos los manuales, revisión de los flujos y actividades, modificación del manual de control de documentos y registros, cambio de la política, objetivos e indicadores e incorporación del formato de plan de acción.