GUÍA PARA LA PREPARACIÓN DEL INFORME SEMESTRAL DE PROGRESO DE LOS PROYECTOS FOMIN

GUÍA PARA LA PREPARACIÓN DEL INFORME SEMESTRAL DE PROGRESO DE LOS PROYECTOS FOMIN Guía de referencia, Noviembre del 2003

CONTENIDO I. Información General del Proyecto... 4 II. Resumen Ejecutivo... 5 III. Estado Actual y Perspectivas de los Objetivos y los Componentes.... 6 A. Progreso en la Ejecución de la Operación.... 6 1. Componentes.... 6 2. Supuestos... 6 B. Logro de los Objetivos de Desarrollo.... 7 1. Perspectivas... 7 2. Indicadores Clave.... 8 3. Supuestos... 8 IV. Ejecución del Programa: Avances, Logros y Problemas... 9 1. Evaluación de Medio Término y Final.... 9 2. Reformulaciones.... 10 3. Cumplimiento de Requisitos Financieros.... 10 4. Cláusulas Contractuales.... 13 5. Adquisiciones.... 13 6. Aspectos Administrativos.... 13 7. Mantenimiento.... 13 8. Aspectos Ambientales... 14 IV. Lecciones aprendidas... 14 V. Plan de Acción para Solventar Problemas... 14 [2]

GENERALIDADES En el siguiente documento podrá encontrar un modelo para la presentación del informe semestral de su proyecto, este modelo no debe restringir la inclusión de información que cada ejecutor considere relevante o importante para la presentación del avance, sólo servirá como una guía. Para los puntos I, II y III se incluyen tablas que pueden servir de apoyo para consolidar la información de avance, en ellas se especifica en color rojo los datos que deben ser llenados por cada ejecutor. Del mismo modo, para los puntos IV y V se sugiere el uso de algunas tablas o formatos para la presentación de información, sin embargo, para algunos incisos dentro de estos mismos puntos se deja a libre consideración la forma de la presentación de dicha información. [3]

I. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO N. del proyecto Ingresar dato Nombre de la Agencia Ejecutora Ingresar dato Fecha de la firma del convenio Monto aprobado de la cooperación técnica en dólares Fecha del informe Periodo del informe responsable Ingresar dato Ingresar dato Ingresar dato Ingresar dato Ingresar dato [4]

II. RESUMEN EJECUTIVO En esta sección se debe incluir una breve descripción del proyecto que permita poner en cotexto al lector. Algunas de las generalidades que se podrían incluir son las siguientes: a) Objetivos principales b) Sector objetivo c) Herramientas ofrecidas d) Beneficios ofrecidos por el proyecto Por otro lado, se debe incluir una tabla resumen que especifique el nombre de cada uno de los s del proyecto y sus respectivos objetivos. Componente Objetivo Incluir los s principales del Especificar el objetivo que se espera proyecto tal y como aparece en el cubrir con el desarrollo de cada uno de convenio firmado con el BID los s Nombre 1 Objetivo del 1 Nombre 2 Objetivo del 2 Así mismo se debe incluir un resumen de las actividades desarrolladas durante el y los resultados obtenidos con cada una de las actividades. Resumen de los resultados obtenidos en el perido MES al MES AÑO Componente Actividades desarrolladas Descripción de la actividades Nombre de la actividad Descripción de la actividad desarrollada Resultados obtenidos con el desarrollo de la actividad [5]

III. ESTADO ACTUAL Y PERSPECTIVAS DE LOS OBJETIVOS Y LOS COMPONENTES. A. Progreso en la Ejecución de la Operación. 1. Componentes. Para cada uno de los s del Marco Lógico, analizar el estado de avance (en términos de cantidad, calidad y tiempo) de los indicadores claves de desempeño considerados. Indicar si se prevé que los s serán completados en la fecha prevista o si hay retrasos con relación a metas intermedias, indicando la razón de los retrasos y las acciones que se tomarán para subsanar los mismos. Deberán señalarse las actividades realizadas para cada, tales como cursos de capacitación o talleres realizados, materiales elaborados, etc. ID COMPONEN TE ACTIVIDAD RESULTADO ESPERADO ESTADO DE AVANCE (CALIDAD, CANTIDAD, TIEMPO) INDICAR SI SE PREVÉ TERMINAR A TIEMPO Y ACCIONES CORRECTIVAS Número de Componente 1 Especificar la actividad del. Ej: Análisis de requerimientos de las pymes Cuál es el objetivo que se tiene contemplado para la actividad. Ej: Aplicación de encuesta a 50 pymes Progreso de la actividad Ej: 50% 25 pymes encuestadas Detalle del avance alcanzado hasta el momento. Incluir las razones de los retrasos. Especificar si la actividad fue completada, si está en progreso y para cuándo se estima terminar. Especificar cuáles serán las actividades que se desarrollarán para terminar las actividades pendientes. 2. Supuestos. Para cada uno de los s del Marco Lógico, analizar la probabilidad de cumplimiento de los supuestos claves relacionados con su implementación. Señalar, si existen, los [6]

eventos principales que han impactado positiva o negativamente en el cumplimiento de los supuestos. ID COMPONENTE ACTIVIDAD SUPUESTO PROBABILIDAD DE CUMPLIMIENTO EVENTOS QUE HAN IMPACTADO AL SUPUESTO. Número de Componente 1 Especificar la actividad del Indicar el supuesto que se tiene para la actividad Ej: Las PYMES están dispuestas a proporcionar información para la determinación de los requerimientos Indicar si existen eventos que hayan impactado positiva o negativamente en el cumplimento de los supuestos Ej: Hay que dedicar gran cantidad de recursos para obtener los requerimientos de las pymes PROBABILIDAD CUMPLIMIENTO 100% Incluir eventos o actividades específicas que hayan beneficiado o afectado el cumplimiento del supuesto Ej: Eventos de difusión, entrevistas, encuestas, visitas, etc B. Logro de los Objetivos de Desarrollo. 1. Perspectivas. Describir el grado y la probabilidad de logro del Objetivo de Desarrollo (Propósito) establecido en el Marco Lógico como resultado o impacto específico de la ejecución de cada uno de los s. Utilizar objetivos intermedios y cualquier otra información disponible que permita establecer el progreso para alcanzar el objetivo de desarrollo. Si se establece más de un objetivo (por ejemplo objetivos específicos) analizar separadamente el logro alcanzado para cada uno de ellos. Destacar ampliamente comentarios respecto a las perspectivas de sostenibilidad del programa. [7]

2. Indicadores Clave. Analizar el estado de cumplimiento de cada uno de los indicadores clave de desempeño considerados en el Marco Lógico para los Objetivos de Desarrollo. Indicar, para cada uno de ellos, el progreso alcanzado a la fecha en términos de cantidad, calidad y tiempo y la probabilidad de alcanzarlos en el futuro. La siguiente tabla incluye los aspectos requeridos para dar cumplimiento a los puntos 1 y 2, haciendo el desglose para cada uno de los s del proyecto. Estado de cumplimiento de indicadores de desempeño para el logro del propósito del proyecto. ID COMPONENTE INDICADOR DESCRIBIR EL GRADO Y PROBABILIDAD DE LOGRO DEL PROPÓSITO COMO RESULTADO DE LA EJECUCIÓN DE CADA UNO DE LOS COMPONENTES. CÓMO CONTRIBUYE CADA COMPONENTE AL LOGRO DEL PROPÓSITO? Número de Componente 1 Especificar los indicadores que se medirán en el desarrollo de cada. Estos están relacionados directamente con las actividades a desarrollar para cada Indicar cómo los resultados obtenidos y los que se pretenden obtener(a nivel ) impactan al cumplimiento del objetivo de cada y al desarrollo del proyecto. La información de estos tres campos, corresponde a la que se estableció en el marco lógico al inicio del proyecto La información de este campo se va actualizando de acuerdo con los avances que se van teniendo cada 3. Supuestos. Analizar cada uno de los supuestos claves relacionados con el alcance del Objetivo de Desarrollo de la operación. Describir el progreso alcanzado a la fecha del informe y comentar si será cumplido. Indicar en forma resumida los principales eventos que están impactando favorable o negativamente en el cumplimiento de estos supuestos. [8]

Estado de cumplimiento de supuestos relacionados con el logro del propósito del proyecto. SUPUESTO CLAVE Especificar qué supuesto se va analizar. Ej: Las PYMES están dispuestas a proporcionar información para la determinación de los requerimientos PROGRESO ALCANZADO A LA FECHA (CALIDAD, CANTIDAD, TIEMPO) Indicar qué avances se han tenido hasta la fecha con respecto al supuesto planteado. Ej: Las pymes han accedido a proporcionar información sobre sus principales necesidades tecnólogicas. Se ha logrado encuestar a 25 pymes PRINCIPALES EVENTOS QUE HAN IMPACTADO EL CUMPLIMIENTO DEL SUPUESTO. Hacer referencia de aquellas actividades o venetos que han ayudado a cumplir el supuesto Ej: Realización de eventos de difusión del poryecto, entervistas, encuestas, etc INDICADOR CLAVE Especificar indicador 1 Ej: 200 PYMES recibiendo los beneficios del proyecto Especificar indicador 2 Ej: Las pymes aumentan ventas del 5 al 10% TIEMPO ALCANCE INDICADOR Tiempo en días o meses en el que se espera cumplir con el indicador. Ej: Al término de los 21 meses de ejecución del proyecto. PROGRESO ALCANZADO A LA FECHA (CALIDAD, CANTIDAD, TIEMPO) Indicar el progreso alcanzado hasta la fecha del reporte Ej: 50 pymes beneficiadas con el proyecto PROBABILIDAD DE ALCANZARLO 100% de probabilidad IV. EJECUCIÓN DEL PROGRAMA: AVANCES, LOGROS Y PROBLEMAS Para los siguientes incisisos se proponen algunos formatos, algunos de ellos se dejan a libre llenado de los ejecutores. 1. Evaluación de Medio Término y Final. Indicar si se prevé efectuar Evaluación de Medio Término y el avance en la preparación de la misma. En el caso de que alguna ya haya sido realizada, indicar los resultados de esta evaluación y las medidas que se han considerando a fin de implementar las recomendaciones generadas. [9]

Respecto a la evaluación final, indicar el status que guarda la preparación de documentos para el proceso de selección, indicando fechas probables de presentación de documentos así como la fecha óptima para el inicio de la evaluación. 2. Reformulaciones. Indicar si la operación fue materia de reformulaciones o de reestructuraciones con fecha posterior a la aprobación de la operación. Las transferencias significativas de recursos entre categorías de inversión también deben ser comentadas. 3. Cumplimiento de Requisitos Financieros. Presentar un cuadro que muestre los desembolsos acumulados del, los del presente, y acumulado del mismo, por categorías de inversión y por fuente de fondos, señalando las desviaciones o retrasos en la programación de desembolsos, sus causas y las acciones a tomar para solventar las mismas. [10]

Reporte de desembolsos correspondiente al período XXXX Proyecto: XXXX Cifras expresadas en dólares CATEGORÍA DE INVERSION Componente I Componente II Componente III Componente IV Administración Evaluación del proyecto Auditoría 1 2 3 4 5 6 7 CIERRE SEMESTRE ANTERIOR SEMESTRE JUL- DIC 07 ACUMULADO FUENTE DE FINANCIAMIENTO FUENTE DE FINANCIAMIENTO FUENTE DE FINANCIAMIENTO APORTE APORTE APORTE FOMIN TOTAL FOMIN TOTAL FOMIN TOTAL LOCAL LOCAL LOCAL (A) (C) (D) (F) (G) (I) (B) (E) (H) suma de A+B suma de A+B suma de A+B suma de A+B suma de A+B suma de A+B suma de A+B con fondos Fomin con fondos Fomin con fondos Fomin con fondos Fomin con fondos Fomin con fondos Fomin con fondos Fomin con aporte local con aporte local con aporte local con aporte local con aporte local con aporte local con aporte local Suma D+E Suma D+E Suma D+E Suma D+E Suma D+E Suma D+E Suma D+E Suma de A+D Suma de A+D Suma de A+D Suma de A+D Suma de A+D Suma de A+D Suma de A+D Suma de B+E Suma de B+E Suma de B+E Suma de B+E Suma de B+E Suma de B+E Suma de B+E suma de G+H suma de G+H suma de G+H suma de G+H suma de G+H suma de G+H suma de G+H TOTAL Suma total Suma total Suma total Suma total Suma total Suma total Suma total Suma total Suma total [11]

Comentar sobre la disponibilidad de recursos de contrapartida local, cumplimiento del pari-passu a la fecha y sobre atrasos en la programación de desembolsos, si los hubiera. Contribución Aporte local TOTAL TOTAL PRESUPUESTO DEL PROYECTO Ingresar cantidad que aportará la contribución Ingresar cantidad que aportará la agencia ejecutora Suma de los dos aportes (Total presupuesto) % DE PARTICIPACIÓN Aporte contribución / Total presupuesto Aporte local / Total presupuesto 100% TOTAL GASTOS A LA FECHA DE CORTE DEL REPORTE Ingresar el total de gastos hechos en el periodo con aportes de la contribución Ingresar el total de gastos hechos en el periodo con aportes de la agencia ejecutora Suma de los gastos (Total gastos) % DE PARTICIPACIÓN con aportes de la contribución / Total gastos con aportes de la agencia ejecutora / Total gastos 100% Comentar, si procede, sobre la presentación oportuna o no de los estados financieros auditados y sobre las acciones que se están desarrollando en caso de que existiesen demoras. Además, comentar sobre las actividades que se están realizando a fin de resolver las observaciones efectuadas por los auditores externos, internos y visitas contables-financieras efectuadas por el Banco. Presentar la conciliación del Fondo Rotatorio y analizar el comportamiento en cuanto a su antigüedad, así como explicar el origen de las diferencias existentes y el plan de acción para corregirlas. Nota: hacer uso del reporte suministrado por el BID para el reporte del fondo rotatorio. [12]

Presentar el plan de desembolsos por para el próximo. 4. Cláusulas Contractuales. Analizar el estado de cumplimiento de cláusulas y artículos contractuales en el período. Indicar las acciones que se han previsto para superar las situaciones de incumplimiento y las perspectivas de cumplimiento de las cláusulas de futuro vencimiento. 5. Adquisiciones. Presentar un listado de los contratos firmados en el a la fecha del informe, los que se encuentran en negociación y los futuros a concursarse. El listado debe prepararse considerando en su caso: tipo de concurso (internacional/local), número y nombre del concurso, nombre del consultor, estado de aprobación, monto del contrato, fecha de inicio y terminación de la consultoría y al que pertenece. 6. Aspectos Administrativos. Indicar las acciones importantes que se han implementado o se piensan implementar en el campo de la Administración de la Operación, tales como: reorganizaciones, mejoramiento de sistemas y métodos de trabajo, reforzamiento institucional de la Unidad Ejecutora, reclutamiento de personal, creación de unidades especiales, etc. 7. Mantenimiento. Si procede, comentar sobre el estado de los equipos adquiridos con recursos del Banco y sobre el plan de mantenimiento en ejecución. [13]

8. Aspectos Ambientales Para aquellas operaciones clasificadas como de Impacto Ambiental Significativo, describir las acciones desarrolladas a fin de minimizar este impacto de acuerdo a lo convenido con el Banco. IV. LECCIONES APRENDIDAS Describir las lecciones aprendidas o buenas prácticas derivadas del proyecto que pudieran ser beneficiosas en las etapas de preparación, análisis, diseño, ejecución u organización de nuevas operaciones a ser financiadas por el Banco. ACTIVIDAD ACTIVIDAD ESPECIFICA LECCIÓN APRENDIDA Enlistar cuáles fueron las lecciones aprendidas con el Especificar la actividad desarrollo de la actividad, especifica con cada una Incluir la actividad general qué se puede considerar de de las etapas desarrollada beneficio para el proyecto comprendidas para su y para el desarrollo de desarrollo actividades o proyectos futuros. V. PLAN DE ACCIÓN PARA SOLVENTAR PROBLEMAS Señalar las dificultades más importantes que afectan la normal ejecución de la operación, la implementación de los s, el cumplimiento de los supuestos y el alcance del objetivo de desarrollo. Para cada problema señalado, indicar la acción requerida para remediar la situación. Para cada acción proponer al responsable, la fecha límite en que la acción debe ser implementada y los mecanismos de seguimiento de estas acciones. [14]

Problemas y plan de acción para solucionarlos Problema Impacto Acción a tomar Indicar cuál fue el problema que se presentó durante el avance semestral. Ej: Se requiere invertir más recursos en cuanto consultoría para la sensibilización de las pymes. Especificar cómo el problema presentado durante el transcurso del, cómo impacta con el desarrollo del proyecto. Enlistar las acciones que se consideren podrían ayudar para que el problema o la situación detectada pueda ser superada, y en su caso no se vuelva a presentar. [15]