Código: CO-CONT.07 Revisión N : 01 Vigencia: Agosto-08 Página: 1 de 6 1. OBJETIVO: Establecer el proceso a seguir para mantener actualizado el control de los bienes de activo fijo desde la compra, su ingreso al modulo de Activo Fijo, su depreciación periódica y el movimiento físico dentro de la empresa que tuvieran lugar. 2. ALCANCE: Se aplica a todas las Gerencias y Unidades de la empresa. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: BAS : Bienes Afectos al Servicio (Concesión). O/C : Orden de Compra C/P : Comprobante de Proveedores O/P : Orden de Pago 4. REFERENCIAS: NICs. Reglamento Interno de la Empresa para el movimiento de Bienes 5. RESPONSABILIDADES: Jefe de la unidad de Contabilidad: Garantiza que se cumplan con los lineamientos indicados en la presente cartilla. Encargado de Control Patrimonial: Debe cumplir con lo establecido en la presente cartilla. 6. DESCRIPCION: 6.1. El Encargado de Control Patrimonial,: 6.1.1. Recibe del Asistente Contable la Orden de Compra, y el voucher contable de la adquisición del Activo Fijo, 6.1.2. Realiza seguimiento del expediente de Adquisición de Activo Fijo. verificando que contenga: 6.1.2.1. Guía de Remisión y Factura, donde se detalle las características y código del bien adquirido, 6.1.2.2. Orden de Compra donde se consigne el área que solicita la adquisición y el destino del bien, 6.1.2.3. Voucher contable y la Orden de Pago. 6.1.3. Verifica la documentación sustentatoria de la compra cotejando e identificando físicamente las características y ubicación del bien según lo indicado en la Orden de Compra del expediente, 6.1.4. Asigna el código patrimonial al nuevo bien de acuerdo a su ubicación, 6.1.5. Adhiere la etiqueta al bien, según modelo Anexo Nº 02.
Código: CO-CONT.07 Revisión N : 01 Vigencia: Agosto-08 Página: 2 de 6 6.1.6. Elabora el Acta de Entrega/Recepción de Activo Fijo, a los Jefes de Unidades y responsable de la custodia del bien de activo fijo. 6.1.7. Ingresa en el modulo de Activo Fijo la información; características de los bienes adquiridos, Fecha de Incorporación contable, Fecha de Inicio de Depreciación, Centro de Costos, y el valor del bien adquirido. 6.1.8. A través del modulo de Activo Fijo se realiza mensualmente en forma automática la depreciación. 6.1.9. Realiza el inventario anual para ser entregado a los concesionarios al cerrar el año de la concesión que se cumple el 30 de septiembre de cada año. 6.1.10. Realiza los ajustes correspondientes que se produzcan entre la fecha del inventario y el cierre del ejercicio para sustentar los estados financieros anuales de la empresa al 31.de diciembre de cada año. 6.2. Para mover de lugar un bien del activo fijo, se debe tener en cuenta lo siguiente: 6.2.1. El Jefe de Unidad que tiene a su cargo un bien de activo fijo comunica el movimiento o traslado al Responsable del Control Patrimonial para realizar el Acta de movimiento de Bienes, 6.2.2. El Responsable del Control Patrimonial: 6.2.2.1. en el Caso que sea necesario se apersona y presencia el acto, de lo contrario los involucrados elabora el acta de movimiento del movimiento del bien 6.2.2.2. Firman el acta -en original y dos copias- y la hace firmar por el trabajador que recibe y por el Jefe que autoriza el movimiento del bien. 6.2.2.3. Se entrega el original del acta al responsable de patrimonio y copias al trabajador que recibe y al Jefe que autoriza el movimiento del bien 6.2.2.4. Registra el movimiento producido en el modulo de Activo Fijo. 6.3. El Jefe Contable verifica que todas las compras de activo fijo estén ingresadas en el módulo de Activo Fijo; así mismo que todo movimiento de bienes esté registrado. 7. REGISTROS Y ANEXOS: Anexo I : Diagrama de Flujo Codificación y Control de Activos Fijos Anexo II : Etiquetas autoadhesiva Anexo III: Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo 8. ARCHIVOS:
Código: CO-CONT.07 Revisión N : 01 Vigencia: Agosto-08 Página: 3 de 6 Nombre Responsable Lugar Duración Copia de Cotizaciones Copia Guía de Remisión Copia de Factura Copia de CCPP Copia de CCBE Jefe de Suminst. Proveedor Proveedor Asist. Contable Tesorero Área de Suministro Contabilidad Tesorería 9. LISTA DE DISTRIBUCION: Este documento es utilizado por: Jefe Contable Asistente Contable
Código: CO-CONT.07 Revisión N : 01 Vigencia: Agosto-08 Página: 4 de 6 ANEXO I: Diagrama de Flujo Codificación y Control de Activos Fijos Patrimonio Recepción de copia de Expediente de Compra y pago de Activos Fijos Revisión documentación y verifica el ingreso del Bien Codifica e Ingresa el Bien de Activo a la base de Datos Elabora el Cuadro de Depreciación Mensual de Activos Fijos Contabilización del Cuadro de Depreciación Archivo del Cuadro de Depreciación Elaboración de Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo
Código: CO-CONT.07 Revisión N : 01 Vigencia: Agosto-08 Página: 5 de 6 ANEXO II: Etiqueta Autoadhesiva AGUAS DE TUMBES SA Cód. Patrim. Nº :... Nombre Responsable :... Area :... Gcia :... Tumbes,...de...del...
Código: CO-CONT.07 Revisión N : 01 Vigencia: Agosto-08 Página: 6 de 6 ANEXO III: Acta de Entrega y Recepción de Activo Fijo NOMBRE DEL BIEN : Marca : Modelo : Serie : AÑO DE LA CONSOLIDACIÓN DEMOCRÁTICA ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION DE BIENES DE ACTIVO FIJO OTRAS CARACT.:......... EL QUE RECEPCIONA Nombres y Apellidos : Cargo : Fecha : Gerencia : Área : Destino : Tumbes,...de... del... ENTREGUE CONFORME RECIBI CONFORME...... CONTROL PATRIMONIAL ATUSA