Gestión Documental Empresa de Energía de Bogotá S. A. ESP Acuerdo de Niveles de Servicio Ventanilla de Correspondencia Calle 61 1
INTRODUCCIÓN El Acuerdo de niveles de servicio tiene como objetivo establecer las normas de seguridad, control, respuesta oportuna y procedimientos, para la utilización de los servicios de Administración de Archivos, Correspondencia y digitalización de documentos, entregados para su custodia. 2
GLOSARIO Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. 1 Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismo una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. 2 Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. 3 Centro de Distribución de Correspondencia: Lugar de acopio y distribución de correspondencia general. Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. 4 Destinatario: Persona natural o jurídica a quien se dirige por parte del remitente un objeto postal. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. 5 Envío de Correspondencia: Es el servicio por el cual el Operador Postal Oficial o Concesionario de Correo recibe, clasifica, transporta y entrega objetos postales. 6 Encomienda: Servicio obligatorio para el Operador Postal Oficial o Concesionario de correo, que consiste en la recepción, clasificación, transporte y entrega no urgente, de objetos postales, mercancías, paquetes o cualquier otro artículo de permitida circulación en el territorio nacional o internacional, con o sin valor declarado, hasta un peso de 30 Kg, conforme a lo establecido por la Unión Postal Universal. 7 Envíos de Correspondencia: Cartas, tarjetas postales, aerogramas, facturas, extractos de cuentas, recibos de toda clase, impresos, periódicos, envíos publicitarios, muestras de mercaderías, pequeños paquetes, y demás objetos que cursen por las redes postales del servicio de correos y de mensajería especializada hasta dos (2) kilogramos de peso. Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación. 8 1 Acuerdo 027 de 2006 emitido por el Archivo General de la Nación. 2 Acuerdo 027 de 2006 emitido por el Archivo General de la Nación. 3 Acuerdo 027 de 2006 emitido por el Archivo General de la Nación. 4 Acuerdo 027 de 2006 emitido por el Archivo General de la Nación. 5 Acuerdo 027 de 2006 emitido por el Archivo General de la Nación. 6 Ley Postal 1369 de 2009 7 Ley Postal 1369 de 2009 8 Acuerdo 027 de 2006 emitido por el Archivo General de la Nación. 3
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. 9 Guía Crédito: Documento comprobante del servicio de envío de documentos por intermedio del servicio de mensajería especializada prestada por un contratista desde la sede de la Empresa. Mensajería Expresa: Servicio de envío de correspondencia corporativa con tiempos de respuesta de entrega mediante guía numerada del contratista en el destino nacional, el tiempo de entrega se establece de acuerdo a la Tabla de Cubrimiento entregada por el operador. Mensajero Motorizado: Servicio motorizado de mensajería local externa. Objetos Postales: 10 Objetos con destinatario, presentados en la forma definitiva en que deban ser transportado por el Operador de Servicios Postales. Se consideran objetos postales entre otros las cartas, tarjetas postales, telegramas, extractos de cuentas, recibos de toda clase, impresos, periódicos, cecogramas, envíos publicitarios, muestras de mercaderías y pequeños paquetes. A continuación se definen los siguientes objetos: Carta. Es toda comunicación escrita de carácter personal con indicación de remitente y destinatario, movilizada por las redes postales. Su peso puede ser hasta de dos (2) kilogramos. Impresos. Es toda clase de impresión en papel u otro material. Los impresos incluyen, folletos, catálogos, prensa periódica y revistas de hasta dos (2) kg. Telegrama. Es una comunicación escrita y breve para ser entregada mediante el servicio de correo telegráfico. Cecograma. Impresiones que utilicen signos de cecografía en sistema braile, brailetinta o alto relieve destinadas exclusivamente para el uso de personas no videntes o con limitación visual. Se incluyen dentro de los cecogramas los libros, revistas, libros hablados digitales y el papel destinado para el uso de los ciegos. Los cecogramas tienen un peso de hasta de siete (7) Kg. Recuperación de documentos. Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos. 11 Rearchivo. Son unidades documentales que se han prestado a los usuarios para consulta y que regresan para ser almacenadas nuevamente en su lugar de origen. Serie Documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. 12 9 Acuerdo 027 de 2006 emitido por el Archivo General de la Nación. 10 Ley Postal 1369 de 2009 11 Acuerdo 027 de 2006 emitido por el Archivo General de la Nación. 12 Acuerdo 027 de 2006 emitido por el Archivo General de la Nación. 4
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. 13 Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. 14 Transferencia Documental: Remisión de documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. 15 Documento Nuevo: Todo documento que no haya sido transferido para custodia y almacenamiento en el archivo central, ni aparezca registrado en la base de datos documentales de EEB. 16 13 Acuerdo 027 de 2006 emitido por el Archivo General de la Nación. 14 Acuerdo 027 de 2006 emitido por el Archivo General de la Nación. 15 Acuerdo 027 de 2006 emitido por el Archivo General de la Nación. 16 Procedimiento GDC-P-AA-006 Administración del Archivo Central 5
1. Correspondencia Ventanilla de radicación creada de acuerdo a la necesidad de los proyectos UPME01/2010 Alferez, UPME 02/2009 Armenia y UPME 05/2009 Tesalia) 1.1. Radicación Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. 1.2. Digitalización de Correspondencia Se digita el número del radicado el cual permite subir la imagen a dbo EEBCORRRTodos, cada folio pasa por el scanner y se obtiene la imagen digital de cada documento; la correspondencia que trae anexos se digitalizará la carta remisoria y todos sus anexos,en esta actividad se efectúa el control de calidad de las imágenes, para garantizar su legibilidad, nitidez e integridad. El tiempo máximo para tener disponible la imagen en Stellent será así: 1-10 folios: 1 hora, 10 folios en adelante: 3 horas 1.3 Entrega de correspondencia externa recibida Distribución y entrega física de los documentos junto con la Planilla de Entrega de Correspondencia Recibida en el punto de recepción (secretaria de los proyectos UPME01/2010 Alferez, UPME 02/2009 Armenia y UPME 05/2009 Tesalia) Esta actividad se realizará en tres recorridos así: RECORRIDOS DIA RECORRIDO 1 RECORRIDO 2 RECORRIDO 3 LUNES 08:00 a.m.* 11:00 a.m. 03:00 p.m. MARTES 09:00 a.m. 11:00 a.m. 03:00 p.m. MIÉRCOLES 09:00 a.m. 11:00 a.m. 03:00 p.m. JUEVES 09:00 a.m. 11:00 a.m. 03:00 p.m. VIERNES 09:00 a.m. 12:00 m** debido a que los usuarios laboran hasta las 1:30 p.m. *El primer recorrido del día lunes iniciará una hora más temprano debido a que el día viernes lo usuarios laboran hasta la 1:30 p.m. **El segundo recorrido del día viernes se realizará a las 12:00m con el objeto de distribuir la correspondencia que ingresa después de las 11:00 a.m., Nota. El último recorrido podrá realizarse (1) una hora más tarde, dependiendo del volumen de correspondencia recibida. La correspondencia recibida después de esta hora se entregará en el primer recorrido del siguiente día hábil, por el auxiliar de archivo, cuando los documentos son de índole legal o fiscal se entregarán inmediatamente, como lo son las tutelas, derechos de petición, acciones de cumplimiento, acciones populares y demandas (estas últimas solo si son autorizadas por el área jurídica Secretaría General) En cada una de las planillas se registrará la fecha, remitente, asunto, destinatario y firma de constancia de entrega al destinatario. 6
Nota. Para la correspondencia personal cuyo destinatario, sea un colaborador de la EEB, se recibirá la correspondencia más no se radicará, para tener el control de la correspondencia personal entregada, se relacionará en la Planilla de Entrega Correspondencia Recibida 1.4. Entrega de correspondencia enviada El colaborador de la EEB debe hacer entrega de la correspondencia en original y dos copias, con los datos completos del destinatario y con su respectivo sobre marcado con los datos tanto del remitente como del destinatario, El auxiliar de radicación pega el stiker con el número radicado consecutivo en el original y las dos copias. Una vez empacado el documento el auxiliar de radicación debe verificar que los datos del destinatario y dirección que están registrados en el sobre sean los mismos de la carta. Datos del destinatario Título (Señor, señora, doctor, doctora, etc.) NOMBRES Y APELLIDOS DEL DESTINATARIO (Siempre en mayúscula sostenida) Cargo Nombre de la Empresa a la cual pertenece el destinatario Dirección del destinatario (Importantísimo, sin este dato no es posible distribuir una carta, las cartas que no lo tengan no serán recibidas en la ventanilla de radicación) Ciudad del destinatario (Importantísimo, sin este dato no es posible distribuir una carta, las cartas que no lo tengan no serán recibidas en la ventanilla de radicación) Cantidad de copias generadas Un original para ser entregado al destinatario. Primera copia para ser entregada en la ventanilla de correspondencia. Segunda copia para ser devuelta al remitente con el acuse de recibo del destinatario. Entrega del sobre y sugerencia de marcación Remitente Nombres y Apellidos Área Empresa Dirección y teléfono Ciudad (Mayúscula Sostenida) Remitente Nombres y Apellidos Área Empresa Dirección y teléfono Ciudad (Mayúscula Sostenida) Destinatario Título Nombres y Apellidos Área Empresa Dirección y teléfono Ciudad (Mayúscula Sostenida) Destinatario Título Nombres y Apellidos Área Empresa Dirección y teléfono Ciudad (Mayúscula Sostenida) 7
El auxiliar de radicación verifica el tipo y prioridad del envío, consulta con el Coordinador de Gestión Documental de la EEB quien establece el medio de distribución; los envíos por Mensajería Expresa, nacional o internacional se distribuyen con guía, estos envíos son realizados desde la Ventanilla de la Calle 73; si es con mensajero motorizado interno se genera la "Planilla Control de Distribución de Correspondencia Mensajería Motorizada". Para entrega de correspondencia no radicada se coordina entre el auxiliar de radicación y el mensajero, se identifica la prioridad y se diligencia la Planilla de Control de Distribución de Correspondencia Mensajería Especializada. Novedades Para hacer seguimiento a la distribución de la correspondencia por medio de Mensajería Especializada, diariamente el auxiliar de radicación de la Ventanilla de Correspondencia de la Calle 73, ingresará a envía on line para verificar la correcta entrega, si se presenta alguna novedad se indagará y dará solución a la misma, si por el contrario no fue posible solucionarla, se envía un correo electrónico directamente al remitente notificándole que se solicitará la devolución del documento. 1.5. Radicación y Entrega de Factura en SAP La radicación de facturas se realizará únicamente en la Ventanilla de Correspondencia de la Calle 73. 1.6. Tiempos Los tiempos descritos se podrán ver afectados cuando en el momento de la entrega el destinatario no se encuentre, no exista la dirección, se anteponga el reparto de junta directiva, surja el trámite de algún documento legal (tutelas, derechos de petición, etc.) y deba ser reprogramada la entrega en el siguiente recorrido. La entrega de correspondencia de junta directiva, se realizará una vez al mes, la Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP informará a través de la interventoría, para prever la asignación del recurso que cubra la actividad. 1.7. Traslado de Documentos de Archivo entre Sedes Se realizarán dos recorridos entre sedes: 11:00 a.m. y 2:00 p.m., es de aclarar que se transportarán únicamente documentos de archivo, dentro de estos traslados se excluyen: cables, ropa, comida, dinero, entre otros diferentes a documentos. 1.8. Horarios de Atención Lunes a Viernes de 7:30 a.m. a 1:30 p.m. y de 2:30 p.m. a 6:00 p.m. 2. Administración del Archivo de Gestión de los proyectos de la Vicepresidencia de Transmisión Administración del Archivo de Gestión de los proyectos (UPME01/2010 Alferez, UPME 02/2009 Armenia y UPME 05/2009 Tesalia), 8
a. La recepción de la documentación de los proyectos se realizará a través de un único canal (Colaborador de la EEB responsable del manejo de calidad de los proyectos) b. Se establecerá un cronograma de recolección diferente a los recorridos realizados para la entrega de correspondencia recibida. 3. Informes Como control y registro de las actividades, se registrara al final del mes la contabilización de los indicadores correspondientes. 9