8. Régimen de los documentos y archivos electrónicos Criterios con el que los estados regularán los documentos y archivos electrónicos: a. Equivalencia de los documentos electrónicos con los documentos en papel: Implica que se pueda hacer aporte o uso de documentos electrónicos que tengan referencia en documentos físicos, en las relaciones de las administraciones públicas o privadas. b. Validez: Igualdad de validez entre documentos tramitados electrónicamente y físicamente. Por lo tanto, se tendría el mismo procesamiento, y seguimiento por parte del ciudadano por los medios disponibles. c. Conservación y gestión de datos: Los diferentes documentos electrónicos deberán guardase en archivos electrónicos garantizando su integridad, autenticidad, mantenimiento y conservación sin posibilidades de manipulación o alteración indebida. Las Administraciones Públicas asegurará que los documentos sean siempre accesibles (traspaso a otros formatos, soporte); también garantizará la información contenida, y establecerá normas o mecanismos para la conservación, prevención de perdida y recuperación de datos. 9. Consecuencia del gobierno electrónico sobre el procedimiento administrativo Los Estados deberán prever que habrá ciudadanos, que (en sus expedientes, documentos o trámites) quieran relacionarse con medios electrónicos y quiénes no quieran emplearlos. Por lo tanto, se está obligado a reconocer el derecho de ambos modos de acceso. Es decir, se deberá brindar tanto de medios convencionales (el soporte en papel) como su acceso al formato por medio electrónico o, a través del apoyo de un personal capacitado. 10. Protección de datos personales Es reconocido el derecho del ciudadano de solicitar la rectificación o eliminación de aquellos datos contenidos en registros electrónicos oficiales o privados, si fuesen erróneos o afectasen ilegítimamente sus derechos. Por lo tanto, se debe garantizar el acceso a esta información del ciudadano, justificar algún tipo de restricción (si la hubieras), como también informar sobre el uso y finalidad de estos datos.
CAPITULO III CONDICIONES GENERALES PARA EL ESTABLECIMIENTO Y DESARROLLO DEL GOBIERNO ELECTRÓNICO 1. Medidas complementarias Los estados deberán tomar las medidas necesarias para resolver los problemas que implican pasar de un sistema actual de relaciones entre ciudadanos con las administraciones públicas, a un gobierno electrónico, y también asegurar la interoperabilidad de los servicios. 2. Preparación de las Administraciones Públicas Los Estados deberán prever que establecimiento del Gobierno electrónico exige tiempo de preparación, y ésta deberá incluir el componente formativo que garantice la necesaria transformación de las culturas organizacionales y la correcta reformulación de prácticas. 3. Planificación del Gobierno Electrónico Al tener definido el objetivo a alcanzar es preciso definir el tiempo previsible para realizarlo y las estrategias que pueden contribuir al desarrollo del Gobierno electrónico. Los Estados deben valorar este tiempo que prevén necesario para alcanzar los objetivos en la consolidación del Gobierno electrónico, como también deberá establecer medidas políticas, planes, programas que deben irse adoptando, en un tiempo prudencial, en este afianzamiento. Se deben poner en marcha iniciativas de familiarización de los ciudadanos con el uso de las TIC hasta que se tenga el pleno acceso al Gobierno electrónico, como también se debe asumir el compromiso de las fechas de implantación de los servicios que se prestarán o atenderán a través de medios electrónicos. 4. Las transformaciones de las Administraciones Públicas Los Estados deberán prepararse para la efectiva implantación del Gobierno Electrónico (transformaciones organizativas necesarias, implantación progresiva de sistemas, equipos y programas en las Administraciones públicas), en tal sentido es recomendable: a. Reconozcan los desarrollos propios de sistemas o sus adaptaciones como capital estatal intangible, generando mecanismos de transferencia y sistemas de apoyo. b. Establezcan programas de adaptación de los empleados públicos a los nuevos sistemas de Gobierno Electrónico. c. Adapten las reglas de procedimiento a las posibilidades que ofrecen las comunicaciones electrónicas. d. Implanten nuevos modelos de gestión en la Administración Pública que fomenten la mejora continua de los procesos y la constante innovación.
5. Interoperabilidad de servicios La interoperabilidad es la capacidad que tiene un producto o un sistema, cuyas interfaces son totalmente conocidas, para funcionar con otros productos o sistemas existentes o futuros, sin restricción de acceso o de implementación. El Gobierno Electrónico es una forma de conseguir una gestión pública más eficiente, por ello los Estados deben considerar la necesaria interoperabilidad de las comunicaciones y servicios que lo hagan posible, así como dispondrán de las medidas necesarias, para que toda las Administraciones públicas establezcan sistemas interoperables. Los Estados iberoamericanos deberían fomentar acuerdos entre sí para que la interoperabilidad (de los servicios y sistemas) no se reduzca al ámbito de cada Estado, sino todos los Estados a manera conjunta. Así se podría lograr un estándar común de interoperatibilidad entre todos los países iberoamericanos. 6. Usabilidad de sistemas y programas La usabilidad es el término que se refiere a la disponibilidad, accesibilidad y manejabilidad intuitiva, por parte de los programas que serán usados por los ciudadanos y la sociedad; que siendo éstos el destinatario final del Gobierno electrónico, los Estados deberán tener en cuenta que los sistemas y programas deben ser de fácil uso, como también se deberá poner especial atención en la inclusión de personas con discapacidades (Inclusión digital e infoalfabetización). La inclusión digital es base para el desarrollo y consolidación del Gobierno electrónico, por lo tanto, los Estados deben establecer políticas, estrategias, programas para promoverla; combatiendo así la info-exclusión y reduciendo la brecha digital. De esta manera se estará fortaleciendo una cultura ciudadana sobre el Gobierno Electrónico, en la que todos los gobiernos (municipales e intermedios) como también el sector privado, deberán participar. Los Estados deben promover y establecer lugares de acceso público (bibliotecas públicas, municipalidades, etc.) a los medios electrónicos para aquellas personas que no disponen de ellos; como también deberán comprometerse con la preparación de los ciudadanos (desde edades tempranas) para una tener una rápida implantación del Gobierno Electrónico. 7. Integración de procesos y servicios Los Estados Iberoamericanos debe adoptar estrategias para orientar el Gobierno Electrónico a ofrecer servicios públicos integrados, así como propender a una mayor integración de sus procesos internos. Es recomendable impulsar acciones como las siguientes: a. Desarrollo de portales únicos. Para incrementar el acceso universal a los servicios electrónicos, se sugiere la construcción de portales únicos que agrupen diversos de estos. b. Combinación de medios. Se debe ofrecer a los ciudadanos las facilidades de contacto presencial con punto virtuales, complementando así medios no electrónicos con los que sí lo son.
8. El despliegue de las infraestructuras Los países iberoamericanos deben tomar en cuenta el despliegue de las infraestructuras necesarias que permitan un adecuado tiempo de acceso a los servicios del Gobierno Electrónico, y para esto, la banda ancha es una condición necesaria. Por lo tanto, cada Estado debe determinar qué solución tecnológica es conveniente para las condiciones de su país.