No solo porque el contratista ha sido seleccionado como ganador (Después de presentar su propuesta de solución); no significa que el contratista pueda comenzar a hacer el trabajo.
Contrato de servicio
Ya que Antes de que el proyecto pueda seguir adelante debe firmarse un contrato entre el cliente y el contratista (es el paso final en la fase de «desarrollar una solución propuesta».)
Un contrato: Es un medio para establecer una buena comunicación entre el cliente y el contratista, y llegar a una comprensión mutua y expectativas claras para asegurar el éxito del proyecto.
Un contrato: Es un acuerdo entre el contratista, quien acepta proporcionar un producto y servicio (por entregar), y el cliente, que acepta pagar al contratista una cierta cantidad a cambio.
Un contrato: Debe explicar a detalle, de una manera clara, los productos y servicios que se espera que el contratistaproporcione. Debe establecer las condiciones en las cuales el cliente hará los pagos al contratista.
Tipos de contratos Contratos de precio fijo Contratos de reembolso del costo (Costo variable)
Contratos de precio fijo El cliente y el contratista aceptan un precio para el trabajo propuesto. El precio permanece fijo, a menos que ambos acuerden realizar cambios.
Contratos de precio fijo Este tipo de contrato ofrece bajo riesgo para el cliente, debido a que no pagará más de un precio. Tiene un alto riesgo para el contratista, debido a que si el costo de completar el proyecto es mayor de lo planeado, obtendría menos ganancias o perderá dinero.
Contratos de precio fijo Los contratos de precios fijos son más apropiados para proyectos que están bien definidos e implican poco riesgo.
Contratos de reembolso El cliente acepta pagar al contratista todos los costos reales (trabajo, materiales, etc.), sin importar la cantidad, más alguna utilidad acordada. Representa un alto riesgo para el cliente, debido a que los costos del contratista pueden exceder el precio propuesto.
Contratos de reembolso En este tipo de contratos, el cliente por lo general, requiere que, a lo largo de todo el proyecto, el contratista compare con regularidad los gastos reales con el presupuesto propuesto. Esto permite al cliente tomar medidas si parece que se están excediendo los costos.
Contratos de reembolso Representa un bajo riesgo para el contratista, ya que el cliente reembolsará todos los costos ynoperderádineroenestetipodecontratos. Sin embargo, la reputación del contratista se verá afectada si sus costos sobrepasan el presupuesto propuesto.
Partes del contrato.
Cláusulas del contrato.
Cláusulas del contrato Primera.- Objeto del Contrato: Especifica en que consiste el trabajo a realizar. (Motivo por el cual se pretende llegar a un acuerdo sobre lo que el contratista entregará y lo que el cliente pagará.)
Cláusulas del contrato Segunda.- Monto del contrato: Especifica el monto total por el cual se esta firmando el contrato. (Importe previamente acordado «Suma total de importes presupuestados: Trabajo, Materiales, Viajes, Subcontratistas, Pagos indirectos y utilidades»)
Cláusulas del contrato Tercera.- Plazo de ejecución: Define el tiempo que debe durar el proyecto indicando la fecha de inicio y fecha de termino. (Debe coincidir con el programa del proyecto)
Otras cláusulas generales Exageración de costos: Establece que es ilegal para un contratista exagerar las horas invertidas o los costos generados por el proyecto. (Esto podría darse cuando es un contrato de reembolso)
Otras cláusulas generales Aviso de excesos en los costos o retrasos en el programa: Explica en forma resumida las circunstancias en que el contratista debe notificar al cliente de inmediato si los costos reales son mayores que los anticipados o si hay retrasos en el programa, presentando por escrito la razón y un plan para tomar una acción correctiva y ponerse al día.
Otras cláusulas generales Equipo o información proporcionados por el cliente: Lista los elementos (como partes para realizar pruebas) que el cliente debe proporcionar y las fechas en que debe hacerlo. Esta clausula protege al contratista de caer en un retraso por falta de la entrega de información, partes u otros elementos que proporcionará el cliente.
Otras cláusulas generales Patentes: Cubre la propiedad de patentes que pueden resultar de realizar el proyecto. (El hecho de que el cliente proporcione los recursos económicos para el proyecto, no tiene el derecho a comercializarlo, ya que fue desarrollado para un uso particular «el del cliente»).
Otras cláusulas generales Revelación de información confidencial: Prohíbe que una parte revele a cualquier otro o utilice para algún propósito distinto al trabajo en el proyecto la información confidencial, tecnologías o procesos utilizados por la otra parte durante el proyecto.
Otras cláusulas generales Terminación: Establecer las condiciones en que el cliente puede dar por terminado el contrato, como el contratista suspenda el servicio.
Otras cláusulas generales Condiciones de pago: Las direcciones son la base en la cual el cliente hará los pagos al contratista. Debe considerarse si se debe proporcionar un pago inicial(adelanto) al inicio del proyecto.
Otras cláusulas generales Condiciones de pago: Algunos tipos de pago son: Pagos Mensuales, que se basan en los costos reales incurridos por el contratista. Pagos Mensuales o Trimestrales iguales, con base en la duración general esperada del programa del proyecto.
Otras cláusulas generales Condiciones de pago: Algunos tipos de pago son: Porcentajes del monto total del contrato, pagando cuando el contratista completa los puntos de referencia definidos de manera previa. Pago individual a la terminación del proyecto.
Otras cláusulas generales Recepción del producto final: Especifica el procedimiento que deberá seguirse al realizar la entrega del producto o servicio.
Otras cláusulas generales Pago por bonificaciones / penalizaciones: Algunos contratos tienen una clausula de bonificación, donde se estipula que el cliente pagará al contratista un bono si el proyecto se completa antes del tiempo programado o excede otros requisitos de desempeño del cliente.
Otras cláusulas generales Pago por bonificaciones / penalizaciones: Por otra parte, algunos contratos incluyen una clausula de penalizacion, en la cual establece que el cliente puede reducir el pago final al contratista, si el proyecto no se completa dentro del programa o sino se cumplen los requerimientos del cliente. (Por ejemplo: 1% del precio total por cada semanaderetrasoapartirdelafechadetermino).
Otras cláusulas generales Cambios: Cubre el procedimiento para proponer, aprobar e implementar cambios al alcance o programa del proyecto. Pueden ser iniciados por el cliente o ser propuestos por el contratista.
Otras cláusulas generales Cambios: Si un contratista hace cambios sin la aprobación del cliente o con solo una aprobación oral de alguien de la organización que tal vez no esté autorizado a darla, corre el riesgo de no poder cobrar los pagos por los cambios.
Anexos Deben agregarse todos los anexos referenciados en el contrato (objeto del contrato), anexos que deberán ser firmados al calce para su legal acreditación.
Fuente: Administración Exitosa de proyectos 3ra Edición, Gido, Jack; Clements, James P. (2007).