SUMISER S.A.S. Generalidades. Luego de una experiencia de 20 años en el manejo de Propiedad Horizontal, se constituyó la Empresa en el año 2003, mediante Escritura Pública No. 00520 del 27 de Febrero de 2003, Notaría 5ª de Bogotá, con el objeto de prestar los servicios inherentes a la administración de Propiedad Horizontal, entre los cuales se puede citar el suministro de servicios de portería, mensajería, conserjería, aseo y mantenimiento a través de los contratos correspondientes. Hoy por hoy, la Empresa sigue creciendo ajustada a las nuevas solicitudes, ofreciendo una amplia gama de servicios que la ubican en un lugar privilegiado en el ámbito de la PROPIEDAD HORIZONTAL y en el suministro de personal de aseo y mantenimiento. La infraestructura física, técnica y administrativa que posee la sirve de garantía en la prestación de los servicios para los cuales es llamada en edificios y conjuntos residenciales. Misión Constituirse en la mejor opción para la comunidad en general, garantizando tranquilidad, confianza y honestidad, mediante servicios eficientes, apoyada en un equipo humano profesional, calificado y comprometido con la mística en el desarrollo de las actividades propias y el logro de sus objetivos.
Visión. SUMISER S.A.S. busca ser reconocida como una firma que ofrece una excelente calidad de sus servicios, satisfaga las aspiraciones y necesidades de quienes pretendan ser sus clientes. Servicios Corporativos. Contabilidad Administración Delegada Cartera Administración Vigilancia Servicio de Aseo
MANEJO ADMINISTRATIVO La estructura organizacional de Sumiser S.A.S., opera bajo los parámetros de responsabilidad, calidad y eficiencia. Se ha conformado un equipo de trabajo dinámico, con amplia experiencia en aspectos administrativos, técnicos y comerciales, que le permiten ofrecer, no solo servicios directos, sino también asesorías e interventorías de gran trayectoria. La infraestructura física de sus oficinas, dentro de un ambiente agradable, garantiza la utilización de modernas herramientas de trabajo que contribuyen a ofrecer servicios efectivos y oportunos. Gerencia General En ejercicio de la representación legal de la Empresa, efectúa los negocios comerciales y acuerda los términos de los mismos. Suscribe los contratos que se derivan de la relación comercial con sus clientes. Avala con su firma todos los informes que presentan los Departamentos. En última instancia atiende y evalúa con los clientes, la gestión administrativa y sus resultados. Departamento de Recursos Humanos La Empresa cuenta con un Departamento de Selección, Capacitación y Desarrollo de Personal, cuya función consiste en seleccionar y capacitar al personal para que se desempeñe óptimamente. El criterio de selección se apoya en el análisis de la información y las especificaciones del cargo, con el fin de optimizar la eficiencia y el positivo desempeño de todo el personal. Hace énfasis en la responsabilidad y capacidad de iniciativa en el trabajo que se les propone.
Departamento de Contabilidad El Departamento de Contabilidad se encuentra totalmente sistematizado con el Paquete Contable SISCO y DAYTONA, bajo la dirección de Contadores Titulado, el cual puede ser elegido por la copropiedad. Los datos se registran a diario, lo cual nos permite tener una información actualizada. MANEJO OPERACIONAL En desarrollo del contrato de prestación de servicios, existen canales de comunicación y conductos que los regulan, con miras a la excelencia y óptimo entendimiento comercial. Frente a imprevistos y emergencias se coordinan grupos de reacción inmediata, los cuales operan las 24 horas del día. Comunicación escrita: Por medio de carta dirigida a Sumiser S.A.S.., el cliente expone el problema o la inquietud y se le dará respuesta por el mismo medio. A través de un Libro de Quejas y Reclamos que reposa las 24 horas en el inmueble donde se presta el servicio, se consignan las diversas situaciones. Este libro es revisado periódicamente y es nuestra responsabilidad dar respuesta inmediata en forma verbal o escrita describiendo la solución adoptada. Comunicación telefónica: A través de las líneas telefónicas que permanecen abiertas las 24 horas, se puede establecer comunicación directa con la Oficina donde se atenderá de inmediato cualquier inquietud o emergencia que se presente. Comunicación electrónica: A través de los correos electrónicos se mantiene una comunicación constante con nuestros clientes, constituyéndose en una forma adicional de atender oportunamente las solicitudes recibidas.
- Control de herramientas, equipos y enseres áreas comunes: Al comenzar la ejecución del contrato, se confrontan los inventarios de elementos o maquinaria de propiedad del Contratista, se verifica su existencia y estado, mediante acta suscrita por las partes, quedando bajo la responsabilidad de Sumiser S.A.S. SERVICIOS Teniendo en cuenta que nuestra mayor preocupación es la excelencia del servicio para mantener satisfechos a nuestros clientes y convencidos de haber hecho la mejor elección, nos hemos propuesta desarrollar todas las herramientas y servicios que generen ventajas importantes en su beneficio. SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Entendemos como servicios administrativos aquellos que tienen que ver directamente con: Recaudo de Cuotas de Administración: A través de las cuentas de cobro mensuales que se expide a cada uno de los usuarios, recaudar las cuotas de administración y se ejerce control de las mismas. Manejo Bancario: El movimiento de dineros de los inmuebles administrados se hace a través de cuentas bancarias a nombre de los mismos, con las firmas autorizadas por el Consejo de Administración. Con el sistema de Línea banco se mantiene la información debidamente actualizada. Recuperación de Cartera: Se cuenta con un Departamento Jurídico que se encarga de cobrar las cuentas que presentan más de tres meses de atraso y, surtiendo las etapas de conciliación y cobro prejurídico, se encarga del cobro judicial si se requiere.
Contabilidad: Se procesa mediante programas contables confiables mediante el sistema de causación, de acuerdo a normas y procedimientos establecidos. Mensualmente se presentan estados financieros debidamente sustentados, firmados por Contador Titulado y registrado en la Junta Central de Contadores y debidamente auditados por los respectivos Revisores Fiscales. Administración. Con personal calificado y experto en P.H. se presta el servicio de Administración, de conformidad con las necesidades propias de cada inmueble, haciendo presencia diaria y dirigiendo todas las actividades inherentes a la misma. Asiste a las reuniones de Consejo y de Asambleas, elabora actas y ejerce el control de gastos de la copropiedad. INTERVENTORIA EN MANTENIMIENTO Y OBRAS Aseo y Mantenimiento. Sumiser S.A.S.., presta el servicio de supervisión y/o interventoría de contratos existentes con otras empresas o de los contratados directamente por los inmuebles, velando por la correcta ejecución del aseo y mantenimiento de áreas comunes, bajo un criterio racional de efectividad. Elabora programas semanales y mensuales de actividades en procura de una impecable presentación de dichas áreas. Presenta informes mensuales y programas que serán avalados por los Órganos Directivos de cada edificio o entidad para ser ejecutados en el mes siguiente. Para ello se han diseñado modelos específicos de informes administrativos y técnicos que permiten visualizar el desarrollo de tales programas.
Mantenimiento de Equipos. Es responsabilidad de la Compañía que los equipos existentes en los inmuebles, tales como ascensores, puertas eléctricas, citófonos, bombas de agua, etc., reciban mantenimiento periódico, por lo cual desarrolla programas preventivos, así como ejecuta los contratos que se requieran según las especificaciones de cada equipo. Verifica que los mantenimientos se lleven a cabo en forma técnica y oportuna. Se lleva un control preciso sobre cada uno de los equipos y se programa igualmente el mantenimiento correctivo que sea necesario, en forma racional. Para ello se tiene actualizado el Banco de Datos de Proveedores con los que se llevan a cabo los contactos de emergencia que permitan un servicio inmediato. Obras. A través de profesionales calificados se presta la asesoría necesaria para la ejecución de obras de las copropiedades. Se solicitan cotizaciones, se elaboran los contratos de obra, se exigen las pólizas y se realiza la interventoría necesaria para que los contratos de reparaciones locativas, remodelaciones, y obras en general sean ejecutados de acuerdo a las estipulaciones previas, haciendo controles de obra semanales, exigiendo el cumplimiento estricto de los compromisos asumidos por el Contratista. "Establecer y fomentar la estrecha relación de trabajo con el cliente y los proveedores.