Página 1 de 41 Contenido 1 INTRODUCCIÓN... 6 2 OBJETIVO Y ALCANCE... 7 2.1 OBJETIVO... 7 2.2 ALCANCE... 7 3 TRIBECA ASSET MANAGEMENT TRIBECA... 8 3.1 RESEÑA... 8 3.2 INICIATIVAS ESTRATÉGICAS... 8 3.3 VISIÓN... 8 3.4 MISIÓN... 9 3.5 PRINCIPIOS Y VALORES... 9 3.5.1 Flujo de Caja... 9 3.5.2 Marcas... 9 3.5.3 Profesionales... 9 3.5.4 Calidad de Vida... 10 3.5.5 Riesgos... 10 3.5.6 Ética y Medio Ambiente... 10 4 TÉRMINOS Y DEFINICIONES... 10 4.1... 10 4.2 CALIDAD... 10 4.3 CLIENTE... 11 4.4 POLÍTICA DE CALIDAD... 11 4.5 OBJETIVOS DE CALIDAD... 11 4.6 MANUAL DE GESTIÓN... 11
Página 2 de 41 4.7 EXCLUSIONES... 11 4.1 PROCESO... 11 5 EXCLUSIONES... 12 5.1 NUMERAL 7.6 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN... 12 6 RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIÓN FRENTE AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD... 12 6.1 COMPROMISOS DE LA DIRECCIÓN... 12 6.2 ENFOQUE AL CLIENTE... 13 6.3 POLÍTICA DE CALIDAD... 13 6.4 OBJETIVOS DE CALIDAD... 14 6.5 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD... 15 6.6 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN... 15 6.6.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL... 15 6.6.2 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD... 16 6.6.3 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN... 20 6.6.4 COMITÉ DE CALIDAD... 20 6.7 REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD... 21 7 ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD... 21 7.1 PROCESOS ESTRATÉGICOS... 22 7.2 PROCESOS MISIONALES... 23 7.3 PROCESOS DE APOYO (O DE SOPORTE)... 23 7.4 PRODUCTOS DE TRIBECA... 23 8 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN... 24 8.1 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD... 25 8.1.1 CONTROL DE CAMBIOS DEL MANUAL... 25
Página 3 de 41 8.1.2 DISTRIBUCIÓN DEL MANUAL DE GESTIÓN... 26 8.2 MAPA DE PROCESOS... 26 8.3 CARACTERIZACIONES DE LOS PROCESOS... 26 8.4 PLANES DE CONTROL... 26 8.5 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS... 26 8.6 INSTRUCTIVOS... 27 8.7 NORMATIVIDAD APLICABLE... 27 9 GESTIÓN DEL RECURSO... 27 9.1 TALENTO HUMANO... 27 9.2 INFRAESTRUCTURA Y TECNOLOGÍA... 27 10 PROCESOS DE TRIBECA... 28 10.1 PROCESOS ESTRATÉGICOS... 28 10.1.1 PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO... 28 10.1.2 INTELIGENCIA DEL NEGOCIO... 29 10.1.3 GESTIÓN DEL RIESGO... 29 10.2 PROCESOS MISIONALES... 30 10.2.1 CREACIÓN DE FONDOS... 30 10.2.2 INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO DE NUEVAS INES... 30 10.2.3 ADQUISICIÓN DE INES... 31 10.2.4 CRECIMIENTO Y FORTALECIMIENTO DE INES... 31 10.2.5 DESINVERSIÓN... 32 10.2.6 GESTIÓN FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA DE LOS FONDOS... 33 10.2.7 SERVICIO PARA INISTAS... 33 10.3 PROCESOS DE APOYO... 34 10.3.1 GESTIÓN JURÍDICA... 34
Página 4 de 41 10.3.2 GESTION DE RECURSOS... 34 10.3.3 GESTION FINANCIERA... 35 10.3.4 ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN de calidad... 36 10.4 PROCESOS DE CONTROL INDEPENDIENTE... 36 11 TRAZABILIDAD EN TRIBECA... 37 12 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA... 38 12.1 MEJORA CONTINUA... 38 12.2 AUDITORÍAS INTERNAS AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD... 39 12.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME... 39 12.4 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA... 39 13 ANEXOS... 40 TABLAS TABLA 1 - OBJETIVOS DE CALIDAD DE TRIBECA... 14 TABLA 2 - PRODUCTOS Y CLIENTES... 24 FIGURAS FIGURA 1 - ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE TRIBECA... 16 FIGURA 2 - ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE... 22 FIGURA 3 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN DE TRIBECA... 25 FIGURA 4 - DIAGRAMA GENERAL DE LA MEJORA CONTINUA EN TRIBECA 38 ANEXOS ANEXO 1 - CARACTERIZACIONES DE LOS PROCESOS... 40 ANEXO 2 FICHAS TÉCNICAS DE LOS PRODUCTOS DE TRIBECA... 40 ANEXO 3 - LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS... 40
Página 5 de 41 ANEXO 4 - LISTADO MAESTRO DE REGISTROS DE CALIDAD... 40 ANEXO 5 - INDICADORES DE LOS TABLEROS DE MANDO Y DE GESTIÓN DE TRIBECA... 41 ANEXO 6 - LISTA DE CONTROL DE DISTRIBUCIÓN DEL MANUAL DEL 41
Página 6 de 41 1 INTRODUCCIÓN El Sistema de Gestión de Calidad - de TRIBECA ASSET MANAGEMENT - TRIBECA, se ha diseñado e implementado, basado en la estrategia de TRIBECA, coherente con las necesidades y expectativas de los clientes y partes interesadas de TRIBECA. Así mismo se ha considerado la estrategia de la organización para el diseño e implementación del. La política de calidad ha sido formulada con base en el diagnóstico estratégico, el cual precisa las expectativas de quienes se consideran clientes de TRIBECA. El Sistema de Gestión de Calidad - ha sido construido con la orientación y participación activa del Equipo de Dirección y de colaboradores de la organización quienes cuentan con el suficiente conocimiento de la estrategia y la operación de TRIBECA. El presente documento describe el Sistema de Gestión de Calidad - de TRIBECA. Su descripción se inicia estableciendo el objetivo y alcance del manual, continuando con una reseña de la organización y una descripción de su estrategia. El capítulo siguiente define los términos y las siglas de contenido técnico o con cierto nivel de complejidad. El capítulo 5, establece los requisitos de la norma NTC ISO 9001:2008 que no aplican al Sistema de Gestión de Calidad de TRIBECA. En el capítulo 6, se describen las responsabilidades de la dirección frente al Sistema de Gestión de Calidad -. El capítulo 7, describe la estructura del Sistema de Gestión de Calidad -, explicando la secuencia e interrelación de los procesos. El capítulo 8, hace referencia a los tipos de documentos que describen el Sistema de Gestión de Calidad -.
Página 7 de 41 Los capítulos 9 a 12 describen la operación del Sistema de Gestión de Calidad -. 2 OBJETIVO Y ALCANCE 2.1 OBJETIVO El Manual del Sistema de Gestión de Calidad tiene como objetivo describir el Sistema de Gestión de Calidad de TRIBECA, determinar los niveles de autoridad, responsabilidad y hacer referencia a los documentos que describen actividades específicas del Sistema de Gestión de Calidad ; tales como las caracterizaciones de los procesos y los procedimientos generales para todas sus actividades. También, presenta el, describiendo los controles específicos implementados para lograr la satisfacción y la confianza de los inversionistas, directivos, colaboradores y otras partes interesadas. 2.2 ALCANCE Describe todos los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de control independiente.
Página 8 de 41 3 TRIBECA ASSET MANAGEMENT TRIBECA 3.1 RESEÑA TRIBECA es un gestor profesional que busca invertir en empresas con un alto potencial de crecimiento a través de la adquisición, total o mayoritaria, de su participación accionaria. TRIBECA ve que el crecimiento más acelerado se da usualmente en los mercados emergentes. Por esta razón, capitaliza en América Latina y, en especial, en Colombia, centralizando las operaciones en Bogotá para canalizar así las inversiones extranjeras hacia y desde el país. TRIBECA genera valor mediante la identificación de oportunidades y la creación de estrategias de gestión de recursos que busca la expansión, desarrollo de nuevas líneas de productos, incremento de las capacidades productivas y adquisición o fusión de organizaciones. 3.2 INICIATIVAS ESTRATÉGICAS a. Construir un talento fuerte b. Excelencia operacional c. Optimización financiera d. Procesos impulsando la innovación e. Expansión internacional f. Marca e identidad corporativa g. Desarrollo de capacidades de ejecución 3.3 VISIÓN Consolida su liderazgo como gestor profesional en los sectores económicos de mayor potencial en los mercados emergentes.
Página 9 de 41 3.4 MISIÓN TRIBECA ASSET MANAGEMENT TRIBECA, es una organización que genera valor mediante la identificación de oportunidades de inversión, creando puentes entre los recursos que buscan oportunidades y demandas con potenciales de expansión, crecimiento e innovación, que requieren talentos excepcionales con amplio sentido de la optimización financiera, capacidad de innovación y manejo de la complejidad. TRIBECA ASSET MANAGEMENT TRIBECA inspira confianza a los inversionistas mediante la transparencia de sus procesos, la oportuna y confiable información que suministra, anticipándose a sus necesidades, acorde con las reglas establecidas en la conformación de los fondos. TRIBECA ASSET MANAGEMENT TRIBECA, se soporta en el talento de su equipo de trabajo, bajo los criterios que rigen la excelencia operacional, con un enfoque basado en resultados, que impulsa la innovación, la productividad, la expansión internacional, la marca e identidad corporativa. 3.5 PRINCIPIOS Y VALORES 3.5.1 FLUJO DE CAJA Creemos firmemente en las palabras Cash is King. Invertimos en empresas con flujo de caja positivo y en buen estado financiero. 3.5.2 MARCAS Son parte fundamental de nuestra estrategia. Invertimos prioritariamente en la adquisición o la construcción de empresas cuyos productos o servicios permitan el desarrollo de marcas fuertes. La adecuada administración de las marcas es directamente supervisada por en conjunto con los equipos gerenciales de las distintas empresas operativas. 3.5.3 PROFESIONALES Para nosotros la gente talentosa puede enfrentar cualquier reto. Seleccionamos los mejores profesionales y les damos los instrumentos y la capacitación requerida para que puedan triunfar en sus retos. Mantenemos los más altos niveles de
Página 10 de 41 exigencia y, al mismo tiempo, ofrecemos estructuras de compensación que garanticen los incentivos necesarios para alinear los intereses. 3.5.4 CALIDAD DE VIDA Todo el mundo tiene derecho a acceder a un mejor nivel de vida. Las empresas capaces de encontrar soluciones creativas para que un número creciente de personas pueda mejorar su calidad de vida necesariamente generan valor para sus clientes y, por consiguiente, a sus propios accionistas. 3.5.5 RIESGOS Estamos dispuestos a tomar riesgos porque nos sentimos capaces de administrarlos correctamente, exigiendo las tasas de retorno que los compense en forma adecuada. Conocemos los mercados donde invertimos y tenemos presencia física en los mismos. 3.5.6 ÉTICA Y MEDIO AMBIENTE Para es primordial la ética en los negocios y el respeto por el medio ambiente. Conducimos nuestros negocios de acuerdo con esos principios y rechazamos cualquier iniciativa que no los tenga presentes. 4 TÉRMINOS Y DEFINICIONES 4.1 Siglas que corresponden al Sistema de Gestión de Calidad de TRIBECA. 4.2 CALIDAD Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.
Página 11 de 41 4.3 CLIENTE Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio de TRIBECA. 4.4 POLÍTICA DE CALIDAD Intenciones globales y orientación de una organización relativas a la calidad, tal como se expresan formalmente por la Alta Dirección. 4.5 OBJETIVOS DE CALIDAD Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad. 4.6 MANUAL DE GESTIÓN Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad y el control interno de TRIBECA. 4.7 EXCLUSIONES Requisitos del modelo NTC ISO 9001:2008 que no son aplicables a los elementos del de TRIBECA, por lo cual no son controlados por el sistema de gestión de calidad. 4.1 PROCESO Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Página 12 de 41 5 EXCLUSIONES Este capítulo hace referencia a los requisitos de la norma NTC ISO 9001:2008, que no aplican al por la naturaleza de los servicios de TRIBECA. No son aplicables a TRIBECA los siguientes requisitos de las normas ISO 9001:2008. El Sistema de Gestión de Calidad EXCLUYE, para todos sus servicios, el numeral 7.6 Control de los equipos de seguimiento y medición de la norma NTC ISO 9001:2008, según se aclara a continuación: 5.1 NUMERAL 7.6 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Se excluye, dado que en los servicios cubiertos por el alcance del Sistema de Gestión de Calidad - aquí descrito, no se utilizan dispositivos de seguimiento y medición que requieran de un control, calibración y mantenimiento especiales. 6 RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIÓN FRENTE AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 6.1 COMPROMISOS DE LA DIRECCIÓN En el contexto del Sistema de Gestión de Calidad -, el Presidente y el Staff de TRIBECA, han determinado, en el marco de la estrategia de la organización, la política y los objetivos de calidad. A través del representante de la Dirección (Director Financiero), asegura la divulgación, el entendimiento y la apropiación del modo de operación del Sistema de Gestión de Calidad -.
Página 13 de 41 6.2 ENFOQUE AL CLIENTE TRIBECA ha identificado como sus clientes y partes interesadas a: 1. Inversionistas 2. Inversionistas potenciales 3. Compradores de las compañías del portafolio 4. Posibles compradores de las compañías del portafolio 5. Vendedores de compañías que son de interés para TRIBECA 6. Posibles vendedores de compañías que son de interés para TRIBECA La alta dirección de TRIBECA, ha formulado su política y objetivos de calidad, considerando las necesidades y expectativas de los inversionistas actuales y potenciales. TRIBECA ha iniciado el proceso de conocer y medir la percepción de quienes considera partes interesadas en el éxito de la organización. Basada en los resultados de este ejercicio, formula y actualiza su política de calidad y los objetivos de calidad. De otra parte, TRIBECA ha descrito con precisión, en las fichas técnicas de sus productos, los requisitos que deben cumplir los servicios ofrecidos en el marco de su misión. El Sistema de Gestión de Calidad - implementado, dispone de un sistema de control interno el cual mitiga todo riesgo que puede ir en detrimento de los intereses económicos y reputacionales de TRIBECA. 6.3 POLÍTICA DE CALIDAD Con base en la estrategia definida para TRIBECA, se ha establecido la política de calidad siguiente:, de acuerdo con su misión, como Gestor Profesional, orienta su estrategia y sus acciones a la generación de valor y la satisfacción de los inversionistas y empresas adquiridas, considerando las directrices siguientes:
Página 14 de 41 Todas nuestras actuaciones se basan en la excelencia, la confianza y la transparencia. La comunicación y la información es fluida y oportuna frente a los inversionistas e inversiones, basados en hechos y datos consistentes que fortalecen la credibilidad de nuestras actuaciones. Contamos con un talento humano competente, responsable, comprometido con la excelencia. TRIBECA se compromete al fortalecimiento de su gestión, a la generación de valor y a la mejora continua bajo un enfoque sistémico. 6.4 OBJETIVOS DE CALIDAD Basados en la estrategia de la organización y su política de calidad, se han establecido los objetivos siguientes: TABLA 1 - OBJETIVOS DE CALIDAD DE TRIBECA 1 Incrementar el nivel de consistencia en el suministro de información. 2 Incrementar el nivel de confiabilidad en las operaciones de TRIBECA y de las empresas adquiridas. 3 Eliminar los riesgos de mayor severidad afines a los procesos de TRIBECA. 4 Incrementar el nivel de competencia del talento humano. 5 Incrementar la eficacia y productividad de TRIBECA. TRIBECA ha establecido para cada uno de los objetivos de calidad sus metas, indicadores, como también, ha referenciado los planes de mejoramiento para el logro de los mismos.
Página 15 de 41 6.5 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD TRIBECA ha establecido una disposición a su Sistema de Gestión de Calidad - considerando su contexto estratégico, desde el cual se formularon los objetivos de calidad, como parte de la planificación del Sistema de Gestión de Calidad -. Así mismo se han considerado los riesgos de mayor severidad para la consolidación del sistema de control interno. Cualquier cambio requerido al Sistema de Gestión de Calidad -, es estudiado en el Comité de Calidad de la organización, que de requerirse, se establecen los planes correspondientes para facilitar el seguimiento y verificación de la eficacia o logro de los resultados esperados. 6.6 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN 6.6.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL En la FIGURA 1, se presenta la estructura organizacional de TRIBECA.
Página 16 de 41 JUNTA DIRECTIVA REVISORÍA FISCAL PRESIDENTE DIRECTOR DE INES DIRECTOR FINANCIERO DIRECTOR LEGAL CONTRALOR GERENTE DE INES GERENTE DE INES JUNIOR ANALISTA DE INES SENIOR ANALISTA DE INES ASISTENTE DE PRESIDENCIA OUTSOURCING DE ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD OUTSOURCING DE TI ANALISTA FINANCIERO ASISTENTE CONTABLE RECEPCIONISTA MENSAJERO CONDUCTOR AUXILIAR DE CAFETERÍA FIGURA 1 - ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE TRIBECA 6.6.2 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 6.6.2.1 PRESIDENTE Tiene la responsabilidad de formular y actualizar la estrategia de la organización, establecer y comunicar las políticas e intenciones acordes con la estrategia. Así mismo, es responsable de la coordinación de su equipo de Dirección y Colaboradores de cara a la misión de TRIBECA. De otra parte, el Presidente controla el desarrollo de la estrategia y de la gestión con base en los compromisos adquiridos en el marco de la visión y la misión de TRIBECA.
Página 17 de 41 Frente al Sistema de Gestión de Calidad -, además de establecer y comunicar la política de gestión de calidad, de control interno y de gestión de riesgos, aprueba los objetivos de calidad, la disposición del Sistema de Gestión de Calidad - frente a las necesidades de los inversionistas y demás partes interesadas. Entre sus responsabilidades, se incluye la revisión periódica del Sistema de Gestión de Calidad - (ver numeral 6.7 REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ) y el suministro oportuno de los recursos necesarios para el adecuado desempeño del Sistema de Gestión de Calidad -. Frente al entorno, entre otras responsabilidades, en el contexto estratégico, es responsable de las relaciones públicas y la comunicación institucional. 6.6.2.2 DIRECTOR FINANCIERO Tiene la responsabilidad de planificar, coordinar y controlar las operaciones realizadas en TRIBECA. Asimismo, de administrar los recursos de TRIBECA, realizar una gestión interna de supervisión de las compañías y reporte a los inversionistas, así mismo, coordina los Comités que tienen por objeto realizar seguimiento a la gestión desarrollada en las empresas adquiridas. 6.6.2.3 CONTRALOR Tiene la responsabilidad de participar en las actividades para la estructuración, manejo de la contabilidad y liquidación del fondo; participar en los trámites correspondientes al cierre de transacciones de adquisición y venta de compañías; suministrar información oportuna y precisa a los inversionistas; mantener el personal competente y capacitado en la compañía, además de desarrollar y evaluar a los proveedores de manera permanente, estableciendo un ambiente de trabajo adecuado, con una infraestructura, TIC s y documentos disponibles para consulta; establecer las actividades para el soporte legal de TRIBECA y la defensa de sus intereses; y establecer las actividades para la generación de información financiera y el aseguramiento de la disponibilidad de recursos financieros.
Página 18 de 41 6.6.2.4 DIRECTOR DE INES Tiene la responsabilidad de desarrollar estrategias que contribuyan a fortalecer las inversiones adquiridas por TRIBECA. 6.6.2.5 GERENTE DE INES Tienen la responsabilidad de identificar las oportunidades de inversión, estudiarlas, valorarlas y configurar su descripción de acuerdo con las políticas, criterios y métodos establecidos en TRIBECA. 6.6.2.6 GERENTE DE INES JUNIOR Tiene la responsabilidad de alcanzar un entendimiento completo de las empresas adquiridas para realizar el monitoreo de las mismas. 6.6.2.7 ANALISTA DE INES SENIOR Tiene la responsabilidad de apoyar las actividades para la estructuración del fondo; realizar un análisis de las oportunidades de inversión que se presenten, para obtener una oferta no vinculante aprobada; establecer una evaluación completa a la opción de inversión aprobada para tomar la decisión de adquirirla y realizar las negociaciones y trámites correspondientes para cerrar la transacción; participar en la gestión, supervisión y creación de valor de las empresas adquiridas por TRIBECA, hasta la fase de desinversión; y suministrar información oportuna y precisa a los inversionistas. 6.6.2.8 ANALISTA DE INES Tiene la responsabilidad de apoyar las actividades para la estructuración del fondo; identificar nuevas oportunidades de inversión; realizar un análisis y evaluación de las oportunidades de inversión; establecer una evaluación completa a la opción de inversión aprobada, para que se tome la decisión de adquirirla y realizar las negociaciones y trámites correspondientes para cerrar la transacción; apoyar las actividades para supervisión de las empresas adquiridas por TRIBECA, hasta la fase de desinversión; participar en las actividades para la definición de la estrategia de venta de los activos; y suministrar información oportuna y precisa a los inversionistas.
Página 19 de 41 6.6.2.9 DIRECTOR LEGAL Tiene la responsabilidad de apoyar las actividades para la estructuración y liquidación del fondo, el análisis de las oportunidades de inversión que se presenten, la supervisión de las empresas adquiridas por TRIBECA, hasta la fase de desinversión; en material legal. Así como las actividades de negociación y trámites para la adquisición y venta de compañías, suministro de información oportuna y precisa a los inversionistas, en caso de requerirse asesoría legal y establecer las actividades para el soporte legal de TRIBECA y la defensa de sus intereses. 6.6.2.10 ANALISTA FINANCIERO Tiene la responsabilidad de desarrollar y evaluar a los proveedores de manera permanente, estableciendo un ambiente de trabajo adecuado, con una infraestructura, TIC s y documentos disponibles para consulta; establecer las actividades para la generación de información financiera y el aseguramiento de la disponibilidad de recursos financieros; asegurar la custodia y conservación de la documentación de la compañía; y asegurar que los hechos económicos queden reflejados en los estados financieros. 6.6.2.11 ASISTENTE CONTABLE Tiene la responsabilidad de manejar adecuadamente los archivos y asegurar la custodia y conservación de la documentación de la compañía; establecer las actividades para la generación de información financiera y el aseguramiento de la provisión de recursos a todos los colaboradores de TRIBECA; y apoyar la gestión contable. 6.6.2.12 ASISTENTE DE PRESIDENCIA Tiene la responsabilidad de prestar servicios de apoyo al Presidente y Director Financiero, facilitando comunicaciones y administrando su agenda. 6.6.2.13 RECEPCIONISTA Tiene la responsabilidad de asegurar que la información recibida se transmita a quién corresponda; brindar una cálida y amable atención a todas las personas con las que interactúa interna y externamente, mantener un puente efectivo de
Página 20 de 41 comunicación entre los terceros y la organización; apoyar de manera interna lo que se requiera; y mantener información asertiva vía telefónica y escrita. 6.6.2.14 MENSAJERO Tiene la responsabilidad de ejecutar las actividades referentes a la distribución oportuna de correspondencia externa y realización de trámites ante las partes interesadas de TRIBECA. 6.6.2.15 AUXILIAR DE CAFETERÍA Tiene la responsabilidad de proporcionar servicios de apoyo a todas las áreas de TRIBECA. 6.6.2.16 CONDUCTOR Tiene la responsabilidad de conducir los vehículos de propiedad de TRIBECA, del Presidente de TRIBECA y/o su familia; así como propender por su seguridad personal. 6.6.3 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN El Director Financiero es el responsable del desempeño del Sistema de Gestión de Calidad -. El Representante de la Dirección mantiene informada a la organización sobre el desempeño del Sistema de Gestión de Calidad, a través del Comité de Calidad, en el cual, entre otros temas, se tratan los siguientes: Análisis de las actualizaciones al Sistema de Gestión de Calidad Inclusiones o exclusiones de requisitos o mejores prácticas al. De otra parte, tiene la responsabilidad de proponer al Comité de Calidad las mejoras al, como también de coordinar y controlar los planes de mejora generados desde la revisión del Sistema de Gestión Calidad. 6.6.4 COMITÉ DE CALIDAD El Comité de Calidad, tiene por objeto: Aprobar las actualizaciones a la política y objetivos de calidad.
Página 21 de 41 Aprobar las modificaciones y actualizaciones del Sistema de Gestión de Calidad de TRIBECA. Realizar el seguimiento al desempeño del Sistema de Gestión de Calidad. Desarrollar las revisiones del Sistema de Gestión de Calidad. 6.7 REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD La revisión del Sistema de Gestión de Calidad se realiza por parte del Comité de Calidad, por lo menos una vez al año, para lo cual se tienen en cuenta los resultados de auditorías, retroalimentación del cliente, desempeño de los procesos y conformidad de los productos y/o servicios, estado de las acciones correctivas y preventivas, acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por el Comité de Calidad, los cambios que podrían afectarlo, las recomendaciones para la mejora y los riesgos actualizados e identificados para TRIBECA. Del producto de esta revisión, se conservan los registros (actas de los Comités). 7 ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD La estructura del Sistema de Gestión de Calidad, concebida bajo un enfoque basado en procesos, se representa en la FIGURA 2.
Página 22 de 41 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO GESTIÓN DEL RIESGO CONTROLES INDEPENDIENTES NECESIDADES DE LOS CLIENTES CREACIÓN DE FONDOS INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO DE NUEVAS INES INTELIGENCIA DEL NEGOCIO ADQUISICIÓN DE INES CRECIMIENTO Y FORTALECIMIENTO DE INES GESTIÓN FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA DE LOS FONDOS SERVICIO PARA INISTAS DESINVERSIÓN CLIENTES SATISFECHOS GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN DE RECURSOS GESTIÓN FINANCIERA ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD FIGURA 2 - ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE 7.1 PROCESOS ESTRATÉGICOS A través de los procesos estratégicos, la organización formula y mantiene actualizada su estrategia. Así mismo desde estos procesos se identifican, analizan y formulan las directrices y acciones para la mitigación de los riesgos intrínsecos a la razón de ser de TRIBECA. Como procesos estratégicos se consideran los siguientes: a. Direccionamiento estratégico b. Inteligencia del negocio c. Gestión del riesgo
Página 23 de 41 7.2 PROCESOS MISIONALES La misión de TRIBECA se materializa mediante los procesos siguientes: a. Gestión del fondo b. Investigación y desarrollo de nuevas inversiones c. Adquisición de inversiones d. Crecimiento y fortalecimiento de inversiones e. Desinversión f. Gestión financiera y administrativa de los fondos g. Servicio para inversionistas 7.3 PROCESOS DE APOYO (O DE SOPORTE) Soportan a los procesos estratégicos y misionales (cadena de valor), mediante el suministro de servicios y recursos, que aseguran la fluidez tanto de la estrategia de TRIBECA, como la de los procesos misionales. Entre ellos se consideran los siguientes: a. Gestión jurídica b. Gestión de recursos c. Gestión financiera d. Administración del sistema de gestión de calidad De otra parte, en TRIBECA, se dispone del proceso Controles independiente, el cual tiene por objeto establecer las conclusiones frente al nivel de cumplimiento de las disposiciones y mejores prácticas a las cuales se debe adecuar TRIBECA y sobre el nivel de implementación de controles y acciones preventivas, que tienen por objeto la mitigación de los riesgos inherentes a la razón de ser de TRIBECA. Asimismo, se evalúa el nivel de adecuación de la gestión desarrollada por TRIBECA frente a los reglamentos que regulan los fondos establecidos. 7.4 PRODUCTOS DE TRIBECA De acuerdo con la misión de TRIBECA, los productos o resultados son los siguientes:
Página 24 de 41 TABLA 2 - PRODUCTOS Y CLIENTES ITEM PRODUCTO CLIENTE 1 Inversiones adquiridas Inversionistas 2 Inversiones fortalecidas Inversionistas 3 Desinversiones realizadas Compradores de las compañías del portafolio 4 Información al inversionista Inversionista 8 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN La documentación de TRIBECA ASSET MANAGEMENT TRIBECA tiene por objeto asegurar el conocimiento desarrollado en la organización. Así mismo, facilita su consulta y la configuración de las estrategias de capacitación y entrenamiento de Directivos y Equipo de colaboradores. En la FIGURA 3, se representa la estructura de la documentación.
Página 25 de 41 FIGURA 3 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN DE TRIBECA 8.1 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Documento que tiene por objeto describir el sistema de gestión de calidad y control interno de TRIBECA. Este documento incorpora en sus anexos, los documentos siguientes: a. Caracterizaciones de los procesos b. Listado maestro de documentos internos c. Listado maestro de documentos externos d. Listado maestro de registros 8.1.1 CONTROL DE CAMBIOS DEL MANUAL Para la emisión, modificación, distribución y control del presente manual, se siguen los lineamientos establecidos en el Procedimiento PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD- DE TRIBECA.
Página 26 de 41 8.1.2 DISTRIBUCIÓN DEL MANUAL DE GESTIÓN La distribución del manual del de TRIBECA, se efectúa de acuerdo con la lista de control establecida en el ANEXO 6 - LISTA DE CONTROL DE DISTRIBUCIÓN DEL MANUAL DEL de este documento. 8.2 MAPA DE PROCESOS Documento mediante el cual se hace una descripción de la secuencia e interacción de los procesos. El documento facilita la comprensión sobre los tipos de procesos que actualmente operan en TRIBECA. 8.3 CARACTERIZACIONES DE LOS PROCESOS Documentos que tienen por objeto describir la estructura de cada uno de los procesos, estableciendo sus objetivos, productos, clientes (internos o externos), proveedores (internos o externos), entradas a transformar, entradas que regulan el procesos, interfaces y recursos, entre otros aspectos. 8.4 PLANES DE CONTROL Documentos del Sistema de Gestión de Calidad de TRIBECA, que establecen la aplicación específica del sistema de gestión para cada uno de los fondos creados. 8.5 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Documentos mediante los cuales se describen las actividades, que deben desarrollarse en una forma ordenada, confiable y productiva, para el logro de los productos y resultados, acordes con la misión y la visión de TRIBECA. Así mismo, en estos documentos se establecen las políticas operacionales que deben cumplirse durante el desarrollo de las actividades descritas en los procedimientos.