MACROPROCESO GESTIÓN FINANCIERA PROCESO COSTOS PROCEDIMIENTO COSTO DE VENTAS - TIENDA JAVERIANA REVISADO POR Coordinador Jefe Oficina de Servicios Generales APROBADO POR Director de Servicios Universitarios Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente,salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
1. OBJETIVO Reportar a la Oficina de Contabilidad el costo de ventas de la que permita realizar oportunamente el registro contable y presupuestal correspondiente en el sistema Peoplesoft. 2. ALCANCE Inicia con la generación del informe del costo de ventas de la en el sistema ICG hasta la conciliación mensual de las cuentas contables. 3. DEFINICIONES COSTO DE VENTAS: Corresponde a los costos incurridos por la en el proceso de comercialización de mercancía. SISTEMA PEOPLESOFT: es un sistema de información que apoya la gestión óptima y el control administrativo de los recursos financieros de la Universidad. SISTEMA ICG: software de gestión empresarial que integra los módulos de ventas, compras e inventarios proporcionando información para la toma decisiones gerenciales. GL: Módulo contable en PEOPLE SOFT. CT: Comprobante de costo de ventas de la. 4. CONDICIONES GENERALES. El informe del costo de ventas será enviado por la a la Oficina de Contabilidad durante los primeros cinco días hábiles de cada mes. La Oficina de Contabilidad tendrá dos días hábiles a partir de la recepción del informe de costo de ventas de la, para realizar el registro contable y presupuestal. La Oficina de Contabilidad realizará el registro del costo de ventas de la Tienda Javeriana en el módulo GL de Peoplesoft, por medio del comprobante CT. Las cuentas contables que se afectarán al registrar el costo de ventas en el sistema Peoplesoft son: Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 2 de 5
CUENTA DESCRIPCIÓN NATURALEZA 14350101 Inventario Crédito 6160950101 Costo de Ventas Débito La al momento de elaborar el presupuesto para el año siguiente presupuestará en las cuentas de Inventario las compras en ese periodo, que son distintas al 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES UNIDAD CARGO 1 Genera en el sistema ICG el informe del 2 Entrega el informe del costo de ventas al Coordinador de la para su revisión. 3 Envía a través de correo electrónico el Informe Costo de ventas de la Tienda Javeriana al Profesional I de la Oficina de Contabilidad con copia al Jefe de la Oficina de Servicios Generales y al Director de Servicios Universitarios. Coordinador 4 Realiza el registro contable y presupuestal en el sistema Peoplesoft de la información del Oficina de Contabilidad Profesional I 5 Realiza la conciliación mensual de las cuentas contables, conjuntamente con la realizando la verificación en el sistema ICG. Oficina de Contabilidad/ Profesional I / Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 3 de 5
6. DIAGRAMA DE FLUJO A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento. Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes: Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 4 de 5
COSTO DE VENTAS TIENDA JAVERIANA 5.1 INICIO Auxiliar I - Genera en el sistema ICG el informe del costo de ventas. Auxiliar I - Entrega el informe del costo de ventas al Coordinador de la para su revisión. Coordinador Envía a través de correo electrónico el Informe Costo de ventas de la al Profesional I de la Oficina de Contabilidad con copia al Jefe de la Oficina de Servicios Generales y al Director de Servicios Universitarios. Profesional I Oficina de Contabilidad Realiza el registro contable y presupuestal en el sistemapeoplesoft de la información del Profesional I / Oficina de Contabilidad/ Realiza la conciliación mensual de las cuentas contables, conjuntamente con la Tienda Javeriana realizando la verificación en el sistema ICG. FIN Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 5 de 5