REGISTRO RECAUDO EMPRESAS OSI

Transcripción

1 1. PROPÓSITO: Registrar oportunamente, el recaudo por concepto a cuentas de cobro correspondientes a los descuentos realizados a los asociados, facturas por concepto de auxilio bienestar social y otros cobros a la OSI. 2. ALCANCE Inicia con el reporte de pago por transferencia o el recibo de cheque y finaliza con el archivo del documento consignación en Bancos con su debido soporte. 3. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES El desarrollo del proceso de registro se establece en las siguientes políticas y normas: Solamente se registra el recaudo con el reporte de la transferencia o el cheque recibido y hasta que se conozca el concepto del mismo. Por seguridad no se reciben pagos en efectivo. La información del recaudo se registra en el informe diario de bancos y flujo de tesorería. 4. RESPONSABLES El desarrollo de la actividad esta sustentado en el siguiente procedimiento, el cual participa los siguientes funcionarios: 1. Asesor de servicios 2. Coordinador de tesorería Auxiliar de correspondencia 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PAGOS RECIBIDOS EN CHEQUE Asesor de servicios 1. Informe al coordinador de tesorería para que reciba el cheque

2 2. Reciba el cheque 3. Firme el comprobante de cheque y adicione sello y huella 4. Ingrese en el sistema Linix el pago e imprima el soporte. Si recibe el cheque antes del medio día diligencie el formato de consignación y entregue al auxiliar operativo. 5. Si el cheque se recibe después de medio día, ingréselo al sistema Linix, genere el recibo de caja y custodie el cheque en caja fuerte hasta el siguiente día hábil. 6. Al siguiente día hábil, ingrese al sistema Linix, registre la consignación en banco, imprima el documento. 7. Diligencie el formato de consignación, adjunte el cheque y entregue al. 8. Reciba el formato de consignación y el cheque 9. Relacione la vuelta en las actividades de la tarde de la auxiliar de correspondencia 10.Entregue al Auxiliar de Correspondencia Auxiliar de Correspondencia 11.Reciba el documento (consignación y cheque ) 12.Diríjase al banco respectivo 13.Realice consignación 14.Entregue soporte al 15.Reciba el soporte 16.entréguelo al Coordinador de esorería 17.Reciba el soporte de consignación, adjúntelo al documento impreso consignación en bancos 18.Archive en el A-Z consignaciones del mes. Fin del procedimiento 1 PAGOS RECIBIDOS POR TRANSFERENCIA 1. Verifique los movimientos del banco del día anterior

3 2. Identifique los pagos que han realizado las empresas de la O.S.I 3. Ingrese al sistema y registre el pago por consignaciones en bancos 4. Imprima el registro de pago adjunte el soporte de la transferencia que envía el pagador o adjunte fotocopia del movimiento diario que genera el banco. 5. archive en el A-Z de consignaciones de bancos del mes. Fin procedimiento 2 6. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS

4 INICIO Pagos recibidos en cheque Pagos recibidos por transferencia RECEPCIÓN DE CHEQUE VERIFICACION MOV. DIA ANTERIOR INGRESO SISTEMA DEL PAGO IDENTIFICACIÓN DE PAGOS OSI COPIA SOPORTE TRANSF IMPRESIÓN DOC. SI ANTES DEL 1/2 DIA ELABORACIÓN CONSIGNACIÓN ENTREGE AUX. OPERATIVA NO DIA HABIL ELABORACIÓN RECIBO CAJA TRASLADO A CAJA FUERTE INGRESO SISTEMA DEL PAGO IMPRESIÓNREG. PAGO ADJUNTE SOPORTE Y REGISTRO SISTEMA ORGANIZACIÓN VUELTAS ENTREGUE AUX. CORRESPONDENCI A REALIZACION CONSIGNACIÓN ENTREGE CONSIG. AUX OPERATIVA ENTREGE SOPORTE DE CONSIG.TESORERO ARCHIVO CONSIGNACION Y SOPORTE FIN Servicios Tesorería Auxiliar correspondencia

5 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Los documentos que regulan y direccionan la actividad son: TIPO LUGAR DE UBICACIÓN OBSERVACIONES SOPORTE CONSIGNACION CHEQUE AZ Consignaciones en Bancos Departamento de contabilidad SOPORTE DE RECAUDO POR TRANSFERENCIA AZ Consignaciones en Bancos Departamento de contabilidad 8. REGISTROS: Los registros utilizados en el procedimiento son los siguientes: REGISTROS- CONTROLES OBSERVACIONES En Linix _Consignación de banco Tipo movimiento 14 Tipo de documento GLOSARIO Aplican los relacionados en el ISO 9000: ANEXOS Anexo 1. Vista registro en el sistema de inclusión de datos Anexo 2. Soporte consignación en Bancos.