Cómo gestionar proyectos exitosos INSTITUTO DE ECONOMÍA Y FINANZAS EXPOSITOR - Pablo Lledó Master of Science en Evaluación de Proyectos, Finanzas e Inversiones, University of York, Inglaterra Project Management Professional (PMP), Project Management Institute MBA en Negocios Internacionales, Universitat de Lleida, España Licenciado en Economía, Universidad Nacional de Cuyo (UNC) Profesor de la Universidad de California, Irvine Extension (e-learning) Profesor de Proyectos y Finanzas, ADEN Business School Autor de los libros: Gestión de Proyectos, Claves para el éxito de los proyectos y Administración LEAN de Proyectos Socio fundador de MasConsulting Consultor de empresas en áreas de Project Management y Valuación Experiencia en Proyectos: www.masconsulting.com.ar/experiencia.htm E-mail: plledo@aden.org ; pablolledo@masconsulting.com.ar Pablo Lledó (PMP) 1
CONTENIDOS Definición de éxito Ejemplos de fracaso Ciclo de vida del proyecto Contexto del proyecto Factores de éxito Causas de fracaso Herramientas prácticas Specialization in Project Management DEFINICION DE ÉXITO Harold Kerzner (1960-85) - calidad! Estilo de liderazgo autoritario (85-93) calidad, tiempos, presupuesto Estilo de liderazgo participativo / RRHH (93-HOY) - calidad, tiempo, presupuesto + CLIENTE Conocimiento del negocio, administración de riesgos, liderazgo integrando equipos, comunicación, negociación, hacer que las cosas sucedan! Pablo Lledó (PMP) 2
No cumplir con presupuesto La Opera House en Sydney Presupuesto inicial = $7 millones No cumplir con presupuesto y plazo El túnel bajo el Canal de la Mancha Presupuesto = $ 7.500 millones y entrega en 1992 Pablo Lledó (PMP) 3
No cumplir con calidad Puentes más largos del mundo: 1º - Golden Gate 2º - George Washington 3º - Tacoma Narrows Bridge Año 1940 PLAZO = OK! PRESUPUESTO = OK! Satisfacción del Cliente! Concorde - 2.200km/hora / 3,45hs para cruzar el Atlántico Presupuesto = 150 M Costo = 974 M Cambios de diseño! Pablo Lledó (PMP) 4
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Uso de Recursos / Costos Implementación Ejecución Desarrollo Planificación Cierre Concepción Inicio Seguimiento y Control Dónde se influye más para el éxito del proyecto? Tiempo CONTEXTO DEL PROYECTO Cambio constante de las condiciones económico-sociales Avance tecnológico y costos decrecientes Intensa competencia en todos los ámbitos Información amplia y accesible Crisis => Fracaso? Pablo Lledó (PMP) 5
CONTEXTO - Crisis La peor crisis de la Historia: Muchos Fracasos de Proyectos Proyectos que sobrevivieron PROYECTOS EXITOSOS Exportadores Sustitución de importaciones Turismo Negocios Financieros, Amparos Otras Pymes: educación, automatización, deporte, etc. SUERTE Y EXITO LA BUENA GESTION DEL PROYECTO ES CAUSAL DE SUERTE! LA SUERTE ACOMPAÑA A AL ÉXITO DEL PROYECTO! Pablo Lledó (PMP) 6
PROYECTOS EXITOSOS Qué tienen en común n los proyectos exitosos? Definieron una visión-misión Fijaron OBJETIVOS (claros, medibles) Implementaron una ESTRATEGIA ADMINISTRACION EFICIENTE Definir el problema Misión Objetivos Metas Plan Estratégico FRACASO DE PROYECTOS Fuente: Standish Group, USA. 17 %: proyectos exitosos 50% : proyectos con cambios en objetivos 33%: proyectos cancelados Pérdidas: + U$S 80.000 MILLONES Pablo Lledó (PMP) 7
RAZONES DE FRACASO 1. Planificación Inadecuada 2. Problemas con Recursos Humanos 3. Controles Inapropiados 4. Factores Externos FRACASO POR MALA PLANIFICACION No participan en la planificación los responsables de implementar las tareas. No incluir todos los recursos necesarios para cumplir con los objetivos y alcance. Equipos Materiales Personas RECURSOS Tecnología Fondos Edificios Objetivos o agendas irreales. No comprender la restricción triple. Pablo Lledó (PMP) 8
LA RESTRICCION TRIPLE Tiempos Costos Calidad Alcance Quedar bien con todo el mundo => Fracaso Paradigma: mas rápido, mas barato y mejor! FRACASO - Mala gestión de RRHH El rol del administrador del proyecto no está bien definido. Falla de autoridad. Falta de comunicación y coordinación para trabajar en equipo. Si no comunica sospecharán que no hace nada Rotación excesiva de personas en las actividades de trabajo. Menor especialización! Adam Smith (1776): 1-20 ; 10-48.000 Pablo Lledó (PMP) 9
FRACASO - Controles inadecuados No realizar informes de avance periódico. El administrador del Proyecto pierde la visión de conjunto al controlar detalles minuciosos. No comparar el estado del proyecto con el plan original. Análisis del valor ganado. ANALISIS DEL VALOR GANADO 10.000 9.000 8.000 7.000 Control de Costos Presup Real Trabajado 6.000 5.000 4.000 3.000 2.000 1.000 0 1 2 3 4 5 6 Pablo Lledó (PMP) 10
FRACASO - Factores exógenos Riesgo programático Originado por factores fuera del control del administrador. Riesgo de soporte Asociado al mantenimiento de sistemas o procesos Como mitigarlos => Gestión de Riesgo El riesgo no se puede eliminar pero si administrar UN MODELO DE ADMINISTRACION PORQUÉ UTILIZAR HERRAMIENTAS DE PROJECT MANAGEMENT? Aprender los procesos exitosos - PMI Generar un lenguaje común / fácil Aplicable en todo contexto Mayor productividad y eficiencia Mejorar las chances de proyectos exitosos Validado en la práctica! Pablo Lledó (PMP) 11
AREAS DE CONOCIMIENTO ADMINISTRACION DE PROYECTOS Visión Integral Alcance Tiempos Costos Calidad Recursos Humanos Comunicación Riesgos Abastecimiento HERRAMIENTAS DE GESTION Estructura de división del trabajo. Gantt Pablo Lledó (PMP) 12
HERRAMIENTAS DE GESTION Gestión de tiempos. Ruta crítica HERRAMIENTAS DE GESTION Asignación de recursos Pablo Lledó (PMP) 13
GESTION DE PROYECTOS GESTION TRADICIONAL Improvisación Unipersonal Comunicación informal Cierre Memoria Duplicación / Omisión Riesgos de alto impacto Fuera de presupuesto Fuera de plazo Alto desgaste GESTION EFICIENTE Estrategias y procesos Equipos comprometidos Comunicación efectiva Lecciones aprendidas Distribución efectiva Administración de riesgos Eficiencia y control Plazos predecibles Calidad de vida CONCLUSION ADMINISTRACION EFICIENTE PROYECTOS EXITOSOS EMPRESAS EXITOSAS Estas herramientas son aplicables a mi Empresa? Todos los grandes alguna vez fueron chicos Pablo Lledó (PMP) 14
Cómo eficientizar la administración n de los proyectos ESPECIALIZACION EN DIRECCIÓN N DE PROYECTOS 130hs EVALUACION DE PROYECTOS 60hs FORMULACIÓN DE PROYECTOS 10hs COSTOS RELEVANTES 10hs ESTUDIO DE MERCADO e INGRESOS 10hs CRITERIOS DE DECISIÓN 10hs ANALISIS DE RIESGO 10hs PROYECTOS ESPECIFICOS 10hs Pablo Lledó (PMP) 15
PROJECT MANAGEMENT 40hs ALCANCE DEL PROYECTO 5hs GESTION DE TIEMPOS Y COSTOS 5hs GESTION DE CALIDAD 5hs RECURSOS HUMANOS y COMUNICACIONES 5hs MICROSOFT PROJECT 10hs GESTION DE ABASTECIMIENTO 5hs GESTION DE RIESGO 5hs MEJORA CONTÍNUA NUA 30hs I. LEAN PROJECT MANAGEMENT Mejorar la eficiencia de tiempos y costos sin bajar calidad desperdicios, reuniones, baches, canales de comunicación, esperas, cadena crítica, priorización II. GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO Administración de los equipos de trabajo III. ADMINISTRACIÓN DE MÚLTIPLES PROYECTOS La cadena crítica y de múltiples pequeños proyectos Pablo Lledó (PMP) 16
TALLERES PMP I. 45 HORAS II. 25 HORAS EXÁMENES DE SIMULACIÓN Libro: GESTIÓN DE PROYECTOS (Pearson Prentice Hall) Autores: Pablo Lledó y Gustavo Rivarola GRACIAS POR SU ATENCIÓN! Pablo Lledó Libro: Gestión de Proyectos (2007) www.aden.org Pablo Lledó (PMP) 17