CREACIÓN Y MANEJO DE TABLAS Instructivo N 1 CREACIÓN DE TABLAS 1. QUÉ ES UNA TABLA? Para Excel una tabla es un conjunto de datos organizados en columnas y filas, donde las columnas representan los campos y las filas, los registros. En una base de datos, un campo es una categoría que agrupa a los diferentes registros que la integran, entonces, cada registro se convierte en un dato específico dentro de ese campo. Tengamos en cuenta que a través de las tablas podemos utilizar Excel como un gestor de bases de datos. 2. CÓMO CREAR UNA TABLA? Ingresa datos en la hoja de cálculo. Selecciona el rango de celdas que desea incluir en la tabla. Dar clic en la ficha Insertar y luego en la opción: Tablas. Luego se mostrará una ventana con el rango seleccionado en el paso anterior; también se verá que de forma predeterminada se encuentra activada la opción La tabla tiene encabezados. Luego presione Aceptar.
Automáticamente, el rango seleccionado se convertirá en una Tabla. 3. CÓMO MODIFICAR EL FORMATO DE UNA TABLA? Cuando seleccione una celda, se verá que en la Cinta de Opciones se agrega la ficha Herramientas de Tabla/Diseño, la cual contiene los grupos y comandos necesarios para manejar las diferentes opciones de configuración de la tabla. Cua ndo Una vez creada la tabla podemos cambiar el formato, seleccionando alguno de los modelos disponibles. Desde la ficha Herramientas de Tabla/Diseño accedemos al grupo Estilos rápidos que presenta tres categorías: Claro, Medio y Oscuro, desde donde podemos elegir entre más
de 40 propuestas de estilo diferentes. También podemos colocar un nombre a la tabla, para facilitar la identificación de su contenido. En el grupo Propiedades de la ficha Herramientas de Tabla/Diseño, accedemos al comando Nombre de la Tabla, desde el cual podemos cambiar el nombre predeterminado por el que deseemos utilizar para identificarla. Si deseamos conservar el contenido y las propiedades de una tabla pero sin formato, seleccionamos la tabla y realizamos la siguiente ruta: Inicio/Modificar/Borrar y en el menú desplegable hacemos clic en el comando Borrar formatos. En cambio, si queremos mantener el contenido y el formato, pero no las propiedades de la tabla, bastará con seleccionar una de las celdas para activar la ficha Herramientas de Tabla/Diseño en la Cinta de Opciones, luego en el grupo Herramientas hacemos clic en Convertir en Rango. ORDENAR Y FILTRAR TABLAS:
Las herramientas para filtrar y ordenar datos vienen incorporadas en las opciones de las tablas, dentro de los encabezados de columna, y permiten resumir los datos de manera simple y rápida. 1. ORDENAR UNA TABLA: Cuando aplicamos un criterio de ordenamiento, los datos asociados en la misma fila (registro) se acomodan de acuerdo al ordenamiento propuesto. Haga clic en el encabezado de la columna que quieres ordenar. Se visualiza tres opciones para ordenar la información que varían según el tipo de datos que contengan las columnas. Para ordenar los datos de tipo texto, tenemos las siguientes opciones: Ordenar de A a Z. Ordenar de Z a A. Ordenar por color. Selecciona la opción que quieres aplicar según el tipo de ordenamiento, luego haga clic en Aceptar. En caso de que una columna contenga valores numéricos, las dos primeras opciones cambian: por Ordenar de mayor a menor. Ordenar de menor a mayor. Para identificar la columna en la que hemos aplicado algún criterio de ordenamiento, veremos que el indicador desplegable presenta una flecha hacia arriba.
. Ordenar datos por más de un criterio simultáneo: Haga clic en cualquiera de las celdas de la fila de encabezados y elija la opción Ordenar por Color/Orden Personalizado. Se abre el cuadro de diálogo Ordenar, aparecen las siguientes opciones desplegables: Ordenar por Ordenar según Criterio de ordenación. En la primera opción desplegable, seleccione Cliente; en la segunda opción, Valores y en la tercera, A a Z. Luego, haga clic en el botón Agregar Nivel. Se agrega una nueva línea de opciones desplegables para completar el segundo nivel de ordenamiento. En la opción: Luego por seleccione Facturación anual. En la opción Ordenar Según seleccione Valores y en Criterio de Ordenación, De mayor a menor. Si desea aplicar más criterios de ordenamiento, continúe agregando niveles y seleccione los campos y opciones de su preferencia. Al final haga clic en Aceptar.
2. FILTRAR UNA TABLA: Otra de las acciones que podemos realizar con los datos de una tabla es aplicarles un filtro para que, a través del criterio de selección que especifiquemos, se muestren solamente los registros (filas) que cumplen con dicho criterio. De este modo, podemos ocultar de forma temporal las filas que no necesitamos ver. Los datos que no se muestran porque no responden al filtro aplicado no se eliminan, sólo se ocultan temporalmente. Para aplicar un filtro en una tabla, realiza lo siguiente: Desplegar el menú del encabezado de la columna cuyos datos necesites filtrar. Luego elige entre las opciones disponibles, tilda sólo la o las que necesitamos mostrar y haga clic en Aceptar.
Automáticamente la tabla oculta los demás datos, sólo muestra los datos que seleccionaste para filtrar. Para identificar la columna en la que hemos aplicado filtro, veremos que el indicador desplegable presenta un embudo. Si deseas puedes borrar el filtro que aplicaste, simplemente haz clic en la opción Borrar filtro o seleccionar todo y presiona Aceptar. Si deseas puedes borrar el filtro que aplicaste, simplemente hago clic en la opción Borrar filtro o seleccionar todo y presiono Aceptar. En el grupo de los filtros, las opciones dependen del contenido de las columnas, es decir, de los datos específicos ingresados en ellas y del tipo de datos: fechas, textos o números. Entonces, por ejemplo si tenemos una tabla que contiene una columna con clientes,
podemos filtrarla por determinados nombres (Rodríguez y Ruiz) o utilizar los Filtros de texto. Estos poseen opciones predeterminadas que permiten obtener los datos que sean iguales o distintos de determinada palabra, que comienzan o terminan con ciertas letras y que contienen o no los caracteres especificados por nosotros. TAREA 1.- Realiza el cuestionario de Excel en tu cuaderno. -Elaboren un directorio de todos sus compañeros de aula, donde figuren todos los datos personales, luego aplica tablas, orden y filtro a los datos.