MANUAL DE FUNCIONES Guatemala, 2,007 CAMINOS ES DESARROLLO 65
I. FICHA TECNICA DE LA : 1.1 TITULO DE LA UNIDAD: Secretaría General 1.2 OBJETIVOS DE LA : Velar porque los trámites que se canalizan hacia la Dirección y Sub- Dirección cumplan con los requisitos legales establecidos. Velar por que los trámites que se canalizan hacia la Dirección y Sub- Dirección se realicen en forma eficiente y oportuna. 1.3 DEPENDENCIA JERARQUICA: Con base en lo establecido en el Acuerdo Ministerial de fecha 4 de octubre de 1,971, con modificaciones organizacionales efectuadas por medio de Acuerdos Ministeriales números 7-86 del 14 de mayo de 1,986, 1-89 del 29 de marzo de 1,989, 1,531 del 5 de junio de 1,991, 634-96 del 5 de junio de 1,996 y 7,074 del 27 de diciembre de 1,996. la Secretaría General tiene dependencia jerárquica directa de la Dirección General, la cual se puede representar en el siguiente organigrama escalar: DIRECCION GENERAL Sub-Dirección Asesoría Jurídica Sección de Derecho de Vía Auditoría Interna 1.4 FUNCIONES BASICAS DE LA SECRETARIA GENERAL: Se consideran como funciones básicas que le compete realizar a la Secretaría General: Revisar que los expedientes que ingresan a la Dirección y Sub-Dirección estén debidamente foliados y completos. Certificar los documentos de la Dirección General de Caminos Mantener actualizados los registros de los expedientes que ingresan y egresan a través de la Secretaría General. CAMINOS ES DESARROLLO 66
Cumplir con las disposiciones que emanan de la Dirección y Sub-Dirección General. Dar fe de las disposiciones públicas, administrativas, actos y documentos de la Dirección General de Caminos. Revisar y tramitar los expedientes que ingresan a la Dirección General de Caminos adonde corresponda, velando porque cumplan con los requisitos legales establecidos. 1.5 DESCRIPTORES DE PUESTOS: A continuación se citan los descriptores de puestos bajo el título funcional de las actividades representativas que se desarrollan en la Secretaría General, los cuales pueden consultar al final del documento. Los mismos contienen como información básica, los títulos funcionales y presupuestarios, la ubicación administrativa, ante quién se es responsable, quiénes son los subalternos directos e indirectos, la naturaleza del puesto, las tareas y atribuciones principales, las relaciones internas y externas del puesto y los requisitos mínimos para desempeñar el puesto. En relación a los requisitos del puesto, se hace la aclaración que bajo el marco legal de lo que establece la Ley del Servicio Civil, los requisitos están dados por el título presupuestario de la persona que ocupa el puesto. Los descriptores identificados son los siguientes: Secretario General. Sub-Secretario General. Asistente Administrativo. Encargado de Registro. Encargado del Archivo. Secretaria Ejecutiva y Encargado de Certificaciones. Encargado de Información. Encargado de Recepción de Expedientes. Recepcionista Telefonista. Secretaria Ejecutiva. Secretaria Oficinista. Encargado de Personal. Piloto Automovilista CAMINOS ES DESARROLLO 67
Oficial de Redacción y Elaboración de documentos Información, Control y Registro de documentos Registro de Controles de documentos. Registro de Controles de documentos Descargo de documentos Secretaria SECRETARIO GENERAL SUB - SECRETARIO GENERAL Oficial de Redacción y Elaboración de documentos Oficial de Redacción y Elaboración de documentos Recepción de documentos Encargado del Archivo Encargado de Certificaciones e Inventario Sellar doc. Certificaciones Auxiliar del Archivo Asistente Secretario General Asistente Subsecretaria General Oficial de Redacción y Elaboración de documentos Oficial de Redacción y Elaboración de documentos Mensajero Externo Conductor Vehiculo Conserje Mensajero Interno CAMINOS ES DESARROLLO 68
DESCRIPTORES DE PUESTOS CAMINOS ES DESARROLLO 69
1. TITULO FUNCIONAL: Secretario General 3. RESPONSABLE ANTE: Director y Sub-Director General de Caminos 4.1 DIRECTOS: Sub-Secretario General y personal asignado a la Secretaría General 4.2 INDIRECTOS: Secretarías asignadas al Despacho del Director, Sub- Director Técnico y Sub-Director Administrativo de Caminos. Trabajo profesional que consiste en planificar, organizar, dirigir, ejecutar y evaluar las actividades asignadas a la Secretaría General, especialmente el manejo de toda la correspondencia que ingresa a la Dirección General de Caminos. Coordinar, dirigir y supervisar las actividades que desarrolla el personal de los despachos de la Dirección, Sub-Dirección General, Planta Telefónica y Secretaría General. Velar por el cumplimiento de las instrucciones giradas por las autoridades del Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda y la Dirección General de Caminos que son de su competencia. Brindar asesoría a las jefaturas de la Dirección General de Caminos sobre trámite y resolución de expedientes. Analizar los expedientes para darles el trámite que corresponda. Elaborar proyectos de resolución de los expedientes de su competencia y que se reciben en la Dirección General de Caminos. Informar sobre el trámite de los expedientes que ingresan a la Secretaría General. Certificar actas y documentos propios de la Dirección General de Caminos. Extender certificación de servicios solicitados por trabajadores, ex-trabajadores y beneficiarios de los trabajadores fallecidos de la Dirección General de Caminos. Coordinar y supervisar la obtención de los recursos para la Secretaría General. Realizar otras funciones que son afines al puesto y que sean solicitadas por el jefe inmediato superior. CAMINOS ES DESARROLLO 70
7.1 INTERNAS: Director y Sub-Director General de Caminos, jefaturas y personal de la Dirección General de Caminos. 7.2 EXTERNAS: Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda, Ministerio de Finanzas Públicas y demás ministerios, Oficina Nacional del Servicio Civil, Secretaría General de la Presidencia, BID, BIRF, BCIE, alcaldías municipales, gobernaciones departamentales, familiares de personas fallecidas y otros. Opción A: Acreditar un año de experiencia en puesto similar y poseer el título universitario en el grado académico de Licenciado en la carrera de Licenciado en Administración de Empresas, o Abogado y Notario o en una carrera afín a la naturaleza de la Dirección General de Caminos. Opción B: Acreditar cinco años de experiencia profesional en labores relacionadas con el puesto y poseer el título universitario en el grado académico de Licenciado en la carrera de Licenciado en Administración de Empresas, o Abogado y Notario o en una carrera afín a la naturaleza de la Dirección General de Caminos Opción C: Acreditar cuatro años de experiencia profesional en labores relacionadas con el puesto y poseer el título universitario en el grado académico de Licenciado en la carrera de Licenciado en Administración de Empresas, o Abogado y Notario o en una carrera afín a la naturaleza de la Dirección General de Caminos Legal: Ser colegiado activo. 8.2 CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Constitución Política de la República de Guatemala, Especificaciones Generales para Construcción de Carreteras y Puentes, Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento, Ley del Servicio Civil, Reglamento sobre el Derecho de Vía y su Relación con los Predios que atraviesan, Reglamento Interno de la Dirección General de Caminos, Ley de Rótulos y Anuncios, Manual de Especificaciones de Clases de Puestos, Ley Orgánica del Presupuesto, Digesto de la Administración Pública, Ley de Clases Pasivas, Reglamento General de Viáticos y la reglamentación interna que regula el manejo de caja chica. CAMINOS ES DESARROLLO 71
1. TITULO FUNCIONAL: Sub-Secretario General 3. RESPONSABLE ANTE: Secretario General 4.1 DIRECTOS: Personal asignado a la Secretaría General 4.2 INDIRECTOS: Personal de Secretaría asignado al Despacho del Director Trabajo profesional que consiste en realizar labores de apoyo en la planificación, organización, dirección, ejecución y evaluación de las actividades asignadas a la Secretaría General, especialmente el manejo de toda la correspondencia que ingresa a la Dirección General de Caminos. Coordinar las labores que realiza el personal de la Secretaría General. Elaborar memoria anual de labores que ejecutan los despachos de la Dirección, Sub-Dirección y Secretaría General de Caminos. Velar por el mantenimiento del equipo de oficina de los despachos de la Dirección, Sub-Dirección y Secretaría General de Caminos. Brindar atención a las personas en relación a problemas administrativos. Analizar expedientes y elaborar proyectos de resolución. Supervisar la correspondencia elaborada por el personal asignado a la Secretaría General. Redactar actas administrativas relacionadas con las actividades de la Dirección General de Caminos. Redactar certificaciones del tiempo de servicio, descuentos del régimen de clases pasivas civiles del Estado del personal de la Dirección General de Caminos. Sustituir interinamente al Secretario General de la Dirección General de Caminos. Realizar otras funciones que son afines al puesto y que son solicitadas por el jefe inmediato superior. CAMINOS ES DESARROLLO 72
7.1 INTERNAS: Jefe inmediato superior y personal de la Dirección General de Caminos. 7.2 EXTERNAS: Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda y otras dependencias del Estado. Opción A: Acreditar un año de experiencia en puesto similar y poseer título universitario en el grado académico de Licenciado en una carrera afín a la naturaleza de la Institución y/o acreditar experiencia en el puesto por mas de tres años. Opción B: Acreditar tres años de experiencia en labores relacionadas con el puesto Opción C: Acreditar tres años de experiencia en labores relacionadas con el puesto, poseer título universitario en el grado académico de Licenciado, en una carrera afín a la naturaleza de la Institución. 8.2 CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Manual de Especificaciones de Clases de Puestos, Ley del Servicio Civil, Reglamento del Derecho de Vía y su relación con los Predios que atraviesan, Reglamento General de Viáticos, Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento, Especificaciones Generales para Construcción de Carreteras y Puentes y la reglamentación interna. CAMINOS ES DESARROLLO 73
1. TITULO FUNCIONAL: Encargado de Registro 3. RESPONSABLE ANTE: Secretario y Sub-Secretario General 4.1 DIRECTOS: Ninguno 4.2 INDIRECTOS: Ninguno Trabajo de oficina que consiste en la aplicación de conocimientos sobre manejo de equipo de oficina, manejo de correspondencia y archivo; y brindar apoyo a las labores de la jefatura. Registrar entradas y salidas de los oficios, providencias, telegramas, actas y dictámenes de la Secretaría General. Entregar a quien corresponda los oficios, providencias, telegramas, actas y dictámenes de la Secretaría General. Proporcionar información a las personas que lo requieren sobre el trámite de sus expedientes. Tramitar expedientes de personal fallecido de la Dirección General de Caminos. Apoyar en labores secretariales. Realizar otras funciones que son afines al puesto y que son solicitadas por el jefe inmediato superior. 7.1 INTERNAS: Jefe inmediato superior, personal de la Secretaría General. 7.2 EXTERNAS: Familiares de personas fallecidas de la Dirección General de Caminos, público general y personal de la Institución. CAMINOS ES DESARROLLO 74
Opción A: Acreditar un año de experiencia en labores relacionadas con el puesto y poseer título o diploma de diversificado, de preferencia de Secretaria Oficinista. Opción B: Acreditar dos años de experiencia en labores relacionadas con el puesto y poseer título o diploma de diversificado, de preferencia de Secretaria Oficinista. CAMINOS ES DESARROLLO 75
1. TITULO FUNCIONAL: Encargado del Archivo 3. RESPONSABLE ANTE: Secretario y Sub-Secretario General 4.1 DIRECTOS: Ninguno 4.2 INDIRECTOS: Ninguno Trabajo de oficina que requiere la aplicación de conocimientos sobre manejo de equipo de oficina, manejo de correspondencia y la aplicación de técnicas de archivo. Clasificar y archivar la correspondencia que ingresa y egresa de la Secretaría General. Controlar el correlativo de las providencias y oficios enviados. Proporcionar expedientes que le requieren. Apoyar en labores de recepción y sello de documentos. Apoyar en la clasificación de documentos de salida. Realizar otras funciones que son afines al puesto y que son solicitadas por el jefe inmediato superior. 7.1 INTERNAS: Jefe inmediato superior y personal de la Dirección General de Caminos. 7.2 EXTERNAS: Personal que requiere ver expedientes. Opción A: Acreditar un año de experiencia como encargado de archivo y poseer el título o diploma de diversificado de Secretaria Oficinista o una carera afín. Opción B: Acreditar dos años de experiencia en puestos afines y poseer título o diploma de diversificado de preferencia de Secretaria Oficinista. CAMINOS ES DESARROLLO 76
1. TITULO FUNCIONAL: Recepcionista Telefonista 3. RESPONSABLE ANTE: Secretario y Sub-Secretario General 4.1 DIRECTOS: Ninguno 4.2 INDIRECTOS: Ninguno Trabajo operativo que consiste en realizar tareas sencillas en las que se requiere tener conocimientos del manejo de plantas telefónicas. Realizar labores de recepción y transferencia de llamadas telefónicas. Operar la planta central telefónica en llamadas al exterior de la planta central de la Dirección General de Caminos. Recibir y entregar mensajes telefónicos. Realizar otras funciones que son afines al puesto y que son solicitadas por el jefe inmediato superior. 7.1 INTERNAS: Jefaturas de la Dirección General de Caminos. 7.2 EXTERNAS: Ministerio del ramo. Opción A: Saber leer y escribir y acreditar seis meses de experiencia en labores afines al puesto. Opción B: Saber leer y escribir y acreditar un año de experiencia en labores relacionadas con el puesto. 8.2 CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Guías Telefónicas. CAMINOS ES DESARROLLO 77
1. TITULO FUNCIONAL: Secretario Oficinista 3. RESPONSABLE ANTE: Secretario y Sub-Secretario General 4.1 DIRECTOS: Ninguno 4.2 INDIRECTOS: Ninguno Trabajo de oficina que consiste en realizar y coordinar tareas que requieren conocimiento, dominio y experiencia en el manejo de equipo de oficina, trámite de expedientes, elaboración y archivo de correspondencia y otros documentos. Redactar y transcribir providencias, oficios y telegramas. Entregar documentos a las dependencias de la Dirección General de Caminos. Apoyar en labores de recepción de documentos que ingresan a la Dirección General de Caminos. Realizar otras funciones que son afines al puesto y que son solicitadas por el jefe inmediato superior. 7.1 INTERNAS: Jefe inmediato superior y compañeros de oficina. 7.2 EXTERNAS: Ninguna. Opción A: Poseer título o diploma de diversificado, de preferencia de Secretaria Oficinista y acreditar un año de experiencia en puesto similar. Opción B: Poseer título o diploma de diversificado, de preferencia de Secretaria Oficinista y acreditar dos años de experiencia en labores relacionadas con el puesto. CAMINOS ES DESARROLLO 78
1. TITULO FUNCIONAL: Asistente Administrativo 3. RESPONSABLE ANTE: Secretario y Sub-Secretario General 4.1 DIRECTOS: Ninguno 4.2 INDIRECTOS: Ninguno Trabajo técnico profesional en el que se requiere la aplicación de conocimientos sobre administración y la realización de labores de apoyo en planificación, organización y coordinación de las actividades que se realizan en la Unidad. Redactar y transcribir documentos relacionados con los expedientes que ingresan a la Secretaría General de Caminos para la revisión y resolución final de las autoridades de la Institución, tales como: Finiquitos, resoluciones, certificación de actas, oficios, providencias, telegramas, radiogramas y circulares, informes, entre otros; para revisión y aprobación de su jefe inmediato. Redactar actas que se elaboran en la Secretaría General. Informar sobre el trámite de expedientes. Notificar a las diferentes empresas contratistas de obras, supervisión y mantenimiento de la red vial sobre sus expedientes. Atender llamadas telefónicas y audiencias de la Secretaría General. Elaborar y llevar el control de la agenda diaria del Secretario General de la Dirección General de Caminos. Controlar la asignación de números de contratos administrativos de servicios profesionales, técnicos, de obras, supervisión y mantenimiento de la red vial. Apoyar en proporcionar información sobre la correspondencia. Apoyar en labores de archivo y entrega de documentos y correspondencia. Realizar otras funciones que son afines al puesto y que son solicitadas por el jefe inmediato superior. CAMINOS ES DESARROLLO 79
7.1 INTERNAS: Jefe inmediato superior, Director, Sub-Director General de Caminos, jefes y secretarias de las diferentes dependencias de la Dirección General de Caminos. 7.2 EXTERNAS: Gerentes y representantes legales de empresas contratistas de supervisión de obra, mantenimiento; Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda y demás dependencias del Estado. Opción A: Acreditar un año de experiencia en puesto similar en labores relacionadas con el puesto y haber aprobado el octavo ciclo de una carrera universitaria a nivel de licenciatura. Opción B: Acreditar tres años de experiencia en puestos afines y haber aprobado el octavo ciclo de una carrera universitaria a nivel de licenciatura. 8.2 CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento, Manual de Especificaciones para Puentes y Carreteras, Ley del Servicio Civil y el Reglamento Interno de Funcionamiento de la Dirección General de Caminos. CAMINOS ES DESARROLLO 80
1. TITULO FUNCIONAL: Encargado de Recepción de Expedientes 3. RESPONSABLE ANTE: Secretario y Sub-Secretario General 4.1 DIRECTOS: Ninguno 4.2 INDIRECTOS: Ninguno Trabajo de oficina que requiere la aplicación de conocimientos sobre manejo de equipo de oficina, manejo de correspondencia y archivo y realizar labores de apoyo a la jefatura. Realizar recepción de documentos. Verificar que los expedientes estén debidamente foliados. Numerar providencias, oficios, telegramas, radiogramas y circulares, entre otros. Apoyar en la entrega de correspondencia. Realizar otras funciones que son afines al puesto y que son solicitadas por el jefe inmediato superior. 7.1 INTERNAS: Jefe inmediato superior y personal de la Dirección General de Caminos. 7.2 EXTERNAS: Ministerios del ramo y empresas comerciales proveedoras. Opción A: Acreditar un año de experiencia en un puesto afín y poseer diploma del ciclo básico. Opción B: Acreditar cuatro años de experiencia en puestos afines y poseer el diploma del ciclo básico. Opción C: Acreditar dos años de experiencia relacionada con el puesto y poseer título o diploma de diversificado de preferencia de Secretaria Oficinista. CAMINOS ES DESARROLLO 81
1. TITULO FUNCIONAL: Secretaria Ejecutiva y Encargada de Certificaciones 3. RESPONSABLE ANTE: Secretario y Sub-Secretario General 4.1 DIRECTOS: Ninguno 4.2 INDIRECTOS: Ninguno Trabajo de oficina que consiste en la realización de tareas secretariales y que requiere la aplicación de conocimientos mecanográficos y matemáticos, así como manejo y archivo de correspondencia. Redactar y transcribir providencias, oficios, telegramas, entre otros. Revisar expedientes para obtener la relación laboral de los trabajadores de la Dirección General de Caminos. Elaborar certificaciones de tiempo de servicio para realizar trámites de jubilación en el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social -IGSS- y en la Oficina Nacional del Servicio Civil. Llevar el archivo de las certificaciones de tiempo de servicio de los trabajadores de la Dirección General de Caminos. Realizar otras funciones que son afines al puesto y que son solicitadas por el jefe inmediato superior. 7.1 INTERNAS: Jefe inmediato superior y compañeros de oficina. 7.2 EXTERNAS: Personas que solicitan certificaciones. Opción A: Acreditar un año de experiencia en labores afines al puesto y poseer título o diploma de diversificado, de preferencia de Secretaria Oficinista. Opción B: Acreditar dos años de experiencia en labores relacionadas con el puesto y poseer título o diploma de diversificado de preferencia de Secretaria Oficinista. CAMINOS ES DESARROLLO 82
1. TITULO FUNCIONAL: Encargado de Información 3. RESPONSABLE ANTE: Secretario y Sub-Secretario General 4.1 DIRECTOS: Ninguno 4.2 INDIRECTOS: Ninguno Trabajo de oficina que consiste en la realización de tareas sencillas en las que se requiere aplicar conocimiento sobre el manejo de oficina. Revisar y analizar expedientes administrativos que ingresan a la Secretaría General. Llevar el registro de los expedientes administrativos que ingresan a la Secretaría General. Distribuir expedientes administrativos entre el personal de la Secretaría General. Supervisar la labor de archivo de la Secretaría General. Realizar otras funciones que son afines al puesto y que son solicitadas por el jefe inmediato superior. 7.1 INTERNAS: Jefe inmediato superior, Director y Sub-Director General de Caminos, y personal de la Secretaría General. 7.2 EXTERNAS: Oficinas administrativas del Estado, entidades privadas y personas que se relacionan con la Dirección General de Caminos. Tener aprobado el sexto ciclo de la carrera universitaria a nivel de licenciado. CAMINOS ES DESARROLLO 83
1. TITULO FUNCIONAL: Secretaria Ejecutiva 3. RESPONSABLE ANTE: Secretario y Sub-Secretario General 4.1 DIRECTOS: Ninguno 4.2 INDIRECTOS: Ninguno Trabajo de oficina que consiste en brindar apoyo a la sub-jefatura y realizar labores en las que se requiere la aplicación de conocimientos sobre manejo de equipo de oficina, manejo de correspondencia y archivo. Elaborar proyectos de notas de los expedientes que ingresan a la Dirección General de Caminos, tales como, finiquitos, resoluciones, certificación de actas, oficios, providencias, telegramas, radiogramas, circulares, informes, suscripción de actas y resoluciones de reprogramaciones y ante-proyectos de presupuesto. Brinda información sobre el trámite de los expedientes. En ausencia del Notificador Oficial, notificar a las empresas contratistas de obra, supervisión y mantenimiento de la red vial y personal de la Dirección General de Caminos. Tomar mensajes telefónicos. Elaborar y controlar la agenda de trabajo y las audiencias del Sub-Secretario General de Caminos. Apoyar en labores de recepción de documentos y mensajería. Realizar otras funciones que son afines al puesto y que son solicitadas por el jefe inmediato superior. 7.1 INTERNAS: Jefe inmediato superior. 7.2 EXTERNAS: Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda, dependencias del Estado, gerentes y representantes legales de empresas contratistas de supervisión de obra y mantenimiento. CAMINOS ES DESARROLLO 84
Opción A: Acreditar dos años de experiencia en labores relacionadas con el puesto y poseer título o diploma de diversificado. Opción B: Acreditar tres años de experiencia en labores relacionadas con el puesto y poseer título o diploma de diversificado. 8.2 CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento, Manual de Especificaciones para Puentes y Carreteras, Ley del Servicio Civil, el Reglamento Interno de Funcionamiento de la Dirección General de Caminos y Normas Presupuestarias. CAMINOS ES DESARROLLO 85
1. TITULO FUNCIONAL: Piloto Automovilista 3. RESPONSABLE ANTE: Secretario y Sub-Secretario General 4.1 DIRECTOS: Ninguno 4.2 INDIRECTOS: Ninguno Trabajo operativo que consiste en realizar labores sencillas en las que predomina el esfuerzo físico. Conducir el vehículo en el cual realiza comisiones oficiales. Conducir el vehículo en el cual transporta al personal de la Dirección General de Caminos en comisiones oficiales. Velar por el buen funcionamiento del vehículo que conduce. Velar por la limpieza del vehículo que conduce. Realizar reparaciones menores al vehículo que conduce. Proporcionar mantenimiento al vehículo que conduce. Apoyar en labores de mensajería. Realizar otras funciones que son afines al puesto y que son solicitadas por el jefe inmediato superior. 7.1 INTERNAS: Jefe inmediato superior y personal de la Dirección General de Caminos. 7.2 EXTERNAS: Ministerios del ramo y casas comerciales proveedoras. CAMINOS ES DESARROLLO 86
Opción A: Acreditar un año de experiencia en labores afines al puesto y poseer título o diploma de diversificado. Opción B: Acreditar tres años de experiencia en labores relacionadas con el puesto y poseer el título o diploma de diversificado. Legal: Poseer licencia de conducir. 8.2 CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Conocimientos básicos de mecánica y Reglamento de Tránsito. CAMINOS ES DESARROLLO 87