Curso Microsoft Office 2013 Documento de apoyo al programa de capacitación Clase No 1 Objetivo: Familiarización con el entorno de trabajo, gestionar archivos de Excel de forma eficiente a través de la correcta utilización de las opciones de apertura, guardar, personalizar y configurar los elementos de seguridad de un archivo. Contenido: 1. Partes de la ventana de Excel 2. Introducción a la hoja de cálculo 3. Opciones de guardado 4. Opciones de Seguridad 5. Creación de libros nuevos 6. Creación de libros a partir de plantillas 7. Creación de series 8. Introducción de fórmulas básicas 9. Formatos rápidos para Tablas. 1. Partes de la Ventana de Excel Barra de Herramientas de acceso rápido Cinta de Opciones (Ctrl+F1) Cuadro de Nombre Insertar Hoja Barra de fórmulas Zoom de Hoja Grupos de la Cinta de 1
2. Introducción a la hoja de cálculo: Un libro de trabajo en Excel se compone de Hojas, a su vez estas se conforman de columnas (A,B,C ) y Filas (1,2,3 ); cuando se cruza una columna con una fila, se define una CELDA, la cual tiene como referencia, la COLUMNA y la FILA que la generan: Columna B Referencia de la Celda: B2 Fila 2 El número total de filas disponibles es de 1.048.576 filas por 16.384 columnas, con un ancho de columna máximo de 255 caracteres y un alto de fila máximo de 409 puntos. La cantidad de libros abiertos y a su vez de hojas creadas en un libro depende de la memoria disponible de la máquina, para ampliar la información sobre especificaciones y límites de Excel consultar la referencia (Microsoft., 2016). 2
3. Opciones de Guardado: Para guardar un archivo se deben tener presente tres aspectos; el dónde, el tipo de archivo y el nombre. 1. Dónde: clic en el menú archivo + la opción Guardar Como (Ctrl+G)+Examinar: escojo la ubicación donde quiero guardar el archivo. (la opción guardar y guardar cómo solo se diferencian cuando se trabaja con archivos ya existentes; guardar actualiza los cambios realizados en una hoja de cálculo y Guardar cómo crea una copia del archivo original que puede ser guardada en una ubicación diferente, con un nombre diferente o con un tipo de archivo diferente, conservando intacto el archivo original. 2. El tipo de Archivo: Elegir el tipo de archivo con el cual será guardado, la opción por defecto se llama LIBRO DE EXCEL *.XLSX, esta es compatible con versiones 2007 a 2013, si deseamos que el archivo sea compatible con versiones anteriores debemos elegir la opción Libro de Excel 97-2003 *.xls. 1 3. El nombre: finalmente se escribe el nombre del archivo. (se recomienda llevar una secuencia en el nombre, o que éste sea significante para el usuario, no pueden existir en una misma ubicación dos archivos con el mismo nombre del mismo tipo). Los pasos 1, 2 y 3, se resumen en el siguiente gráfico: 1 2 3 1 Excel dispone de varios tipos de formato para guardar un archivo, como plantillas, macros y documentos de seguridad PDF. 3
4. Opciones de Seguridad A veces se requiere darle un nivel de seguridad a los archivos de Excel para proteger su confidencialidad e integridad, para tal fin, en el botón HERRAMIENTAS, del cuadro GUARDAR COMO, está la opción OPCIONES GENERALES, desde donde podemos establecer una Clave de apertura, Una clave de escritura y una copia de seguridad. Sin la clave de apertura no se permite el acceso al libro, y sin la de escritura no se permite modificar su contenido, se recomienda activar ambas, si se quiere mejorar la protección del libro de trabajo. La opción de copia de seguridad crea una copia con el mismo nombre del libro de trabajo. 4
5. Creación de Libros Nuevos: Para crear un libro nuevo le damos clic al menú ARCHIVO+NUEVO, allí aparece la opción en miniatura LIBRO EN BLANCO, le damos DOBLE CLICK y se genera un nuevo libro de trabajo, con las opciones predeterminadas. 6. Creación de Libros a Partir de Plantillas Las plantillas son archivos prediseñados, que contienen formatos establecidos y resumen la información de forma predeterminada, pueden contener datos de ejemplo, formatos establecidos, resúmenes de datos a través de tablas dinámicas y/o gráficos. Para crear un libro a partir de una plantilla seguimos la siguiente secuencia: menú ARCHIVO+NUEVO, aquí aparecen las plantillas disponibles, buscamos la adecuada, le damos doble clic y luego CREAR, se descarga y se abre. De esta forma la podemos personalizar y adaptar a nuestras necesidades. Archivo+Nuevo Buscar plantilla Crear 5
7. Creación de Series En Excel podemos crear series numéricas y alfanuméricas, para crear series numéricas ingresamos los DOS PRIMEROS términos de la serie, se seleccionan y se arrastra, Excel identifica la rata de cambio entre los dos primeros números y esa diferencia en cambio la incrementa (cuando arrastro a la derecho o hacia abajo) o la disminuye (cuando arrastro a la izquierda o hacia arriba). En el siguiente ejemplo ingresamos los datos iniciales 1 y 3, los seleccionamos, posicionamos en el cuadro de llenado y finalmente arrastramos; se genera la serie 1,3,5..17 También podemos generar series alfanuméricas siguiendo el mismo procedimiento, por ejemplo si ingresamos como datos iniciales: Casa1 y Casa2, y arrastramos, se crea la secuencia Casa1, Casa2, Casa3 8. Introducción de fórmulas básicas: En Excel diferenciamos tres tipos de fórmulas; aritméticas, fórmulas que contienen funciones y fórmulas mixtas. La primera es la que involucra los operadores aritméticos (suma +, resta -, multiplicación *, división /, potencia ^ ), la segunda es la que contiene las funciones incorporadas en Excel y la tercera es la que combina las dos anteriores. Veamos algunos ejemplos: 6
ARITMETICA FUNCIONES MIXTAS Las fórmulas aritméticas que involucran datos numéricos generarían un error tipo VALOR!, si tienen como parámetro(entrada) algún dato que no sea numérico. 9. Formatos rápidos para tablas: Para establecer un formato rápido a una tabla: hacemos clic dentro de la tabla+ INICIO+DAR FORMATO COMO TABLA (Grupo estilo)+ automáticamente se selecciona la tabla y se le da ACEPTAR + Clic en el formato deseado. 7
Referencias Microsoft. (2016). Especificaciones y Límites de Excel. Obtenido de https://support.office.com/eses/article/especificaciones-y-l%c3%admites-de-excel-ca36e2dc-1f09-4620-b726-67c00b05040f Microsoft Corp. (4 de 08 de 2016). Microsoft Examen 77-428. Excel 2013 Expert part Two. Obtenido de https://www.microsoft.com/es-mx/learning/exam-77-428.aspx 8