Universidad de Zaragza Justificantes del Gast UNIVERSITAS XXI - ECONÓMICO Versión 5.9 Crdinación aplicacines infrmáticas área de gestión ecnómica 10/08/2007 2010 JUSTIFICANTES DEL GASTO permite la gestión de las unidades de gast descentralizadas mediante el sistema de a justificar, tant pr Acuerd de Anticip de Caja Fija cm pr Pags a Justificar.
Justificantes del Gast 14 de juni de 2010 CONTENIDO INTRODUCCIÓN DE JUSTIFICANTES DEL GASTO... 3 APERTURA DE CONCEPTOS ECONÓMICOS... 6 FICHERO DE TERCEROS... 7 INTRODUCCIÓN DE JUSTIFICANTES DEL GASTO SIMILARES... 8 CONTROL DE ANTICIPOS O ADELANTOS DE CAJERO... 9 COMISIONES DE SERVICIO... 11 CONTABILIDAD INTERNA (POR CONCEPTOS SIN SUBCONCEPTOS)... 16 CONTABILIDAD INTERNA (POR CÓDIGOS CON SUBCONCEPTOS)... 18 ALGUNAS CONSULTAS DE FACTURAS... 20 TRANSFERENCIAS... 22 ANULACIÓN DE UNA TRANSFERENCIA... 23 SIMPLIFICACIÓN DEL PROCESO DE TRANSFERENCIA... 23 JUSTIFICACIÓN DE LOS GASTOS MENSUALES... 24 RECUPERACIÓN DEL PROCESO DE JUSTIFICACIÓN (Si se ha detenid pr algún mtiv se quieren sacar de nuev ls impress)... 25 ANULACIÓN DE LA JUSTIFICACIÓN... 25 CORRECCIÓN DE ERRORES... 26 PROCESOS SOBRE SALDOS BANCO Y CAJA METÁLICO... 27 PROCESO DE PAGOS A JUSTIFICAR... 29 INTRODUCCIÓN DE CARGOS INTERNOS... 30 ALGUNAS CONSULTAS DE DOCUMENTOS CONTABLES... 30 TIPOS DE DOCUMENTOS CONTABLES... 34 OBTENCIÓN DE INFORMES DEL PRESUPUESTO DE GASTO DE UNA UP... 35 EXPORTACIÓN DE DATOS... 37 CONSULTA DE LOS CARGOS INTERNOS INTRODUCIDOS POR OTRAS UP... 38 COMPROBACIONES MENSUALES... 39 PROBLEMAS MÁS FRECUENTES... 41 VOCABULARIO BÁSICO DE LA APLICACIÓN... 43 DESCRIPCIÓN DE LOS CONCEPTOS ECONÓMICOS EN LOS QUE APLICAR LOS GASTOS EFECTUADOS... 45 Pág. 2
PESTAÑAS Justificantes del Gast 14 de juni de 2010 INTRODUCCIÓN DE JUSTIFICANTES DEL GASTO MÓDULO JUSTIFICANTES DE GASTO Nuev justificante (Icn página amarilla) CAMPOS A RELLENAR GENERAL Descripción. Fecha de emisión. NIF/CIF: Si el prveedr es extranjer y pertenece a la Unión Eurpea, hay que intrducir cm NIF el númer VAT que aparece en la factura y que está frmad pr ds letras, que identifican el país, más una serie de caracteres de lngitud variable en función del país de la U.E. Númer de serie (si l hay). Númer justificante/factura: si n l hay (dietas, cnferencias), pinchar en Carácter Intern. Detallar pr líneas: se pincha cuand la factura tenga % IVA distints, bienes inventariables independientes, Btón Anticip de Caja Fija. ADMINISTRATIVO ECONÓMICO - Imprte net. - % imprte IVA. - % imprte retención. Si en una factura aparece un imprte ttal cn IVA incluid, para btenerl se puede pinchar el btón de imprte ttal (en la parte superir de la pantalla), intrducirl y después pner el % de IVA, cn l que se btiene el net crrespndiente. DATOS FISCALES Si se ha marcad Detallar pr líneas en la pestaña General : Btón Intrducir líneas. Btón Añadir línea : cmpletar ls imprtes y Aceptar. Después de añadir tantas líneas cm sean necesarias, Vlver. Si se han desglsad líneas y la factura lleva I.R.P.F dats de Intrastat, ess dats hay que intrducirls dentr de las líneas (bservar las pestañas). Si se van a intrducir retencines pr I.R.P.F. pags a becaris, aunque n lleven retención: Pestaña "Otrs Mdels" Casilla del Mdel 190 (residentes): Clave A: Becaris. Para utilizar esta clave es bligatri rellenar ls dats de la pestaña Mdel 190 de la ficha de Tercers. Para ell el becari deberá rellenar la ficha declarativa de su situación (añ de nacimient, estad civil, etc.), según el mdel ficial. Clave G: Prfesinales cn licencia fiscal: artistas, traductres, crrectres, abgads, ntaris... (siempre llevarán factura asciada) Subclave 01: Tip de retención nrmal del 15% Subclave 03: Tip de retención reducid del 7% aplicable a ls cntribuyentes que inicien el ejercici de actividades prfesinales durante el perid impsitiv de inici y en ls ds siguientes. Clave F: Subclave 01: Premis lleve n retención, que será bligatria desde 300 eurs. Subclave 02: Curss, cnferencias, clquis, seminaris y similares Clave L, subclave 01: Dietas a persnas físicas. Sn "dietas exceptuadas de gravamen". Si el pag se hace directamente a agencias de viajes, hteles similares, n se rellenará. Clave E: Cnsejers y Administradres. Retribucines satisfechas a persnas físicas pr su cndición de administradres y miembrs de ls Cnsejs de Administración de Juntas. Se aplica un prcentaje del 35% sbre la cuantía íntegra de la retribución. Pág. 3
Justificantes del Gast 14 de juni de 2010 Clave H: Subclave 01: Actividades agríclas (2%) Subclave 04: Actividades ecnómics en estimación bjetiva (Móduls 1%) Casilla del Mdel 296 (n residentes): Clave 20: Subclave 01: Retención 24% Subclave 04: Exent de retención pr aplicación cnveni para evitar la dble impsición Pestaña "Intracmunitaris" Cuand la factura crrespnda a un país de la Cmunidad Eurpea Alemania, Austria, Bélgica, Bulgaria, Chipre, Dinamarca, Eslvaquia, Eslvenia, España, Estnia, Finlandia, Francia, Grecia, Hungría, Irlanda, Italia, Letnia, Lituania, Luxemburg, Malta, Países Bajs, Plnia, Prtugal, Rein Unid, República Checa, Rumania, Suecia) y cuand se trate únicamente de adquisición de mercancias. Casilla mdel 349: del desplegable, siempre 2 (Adquisicines intracmunitarias) Pinchar dentr del cuadr INTRASTAT (y se activan sus camps): Designación Mercancía. Las que más se utilizan sn: 49019900 para librs 49029090 para suscripcines de revistas 49011000 para ftcpias y similares 85439020 para cmpnentes electrónics Para buscar códigs de tr tip de mercancías, pinchar en el cuadrad de ayuda y buscar pr alguna palabra que refleje el tip. Si n se encuentra, revisar BOE 312 de 30-12- 94 pedir códig en Tesrería (ext. 3088). Estad miembr de prcedencia: pinchar el btón de ayuda (cuadr cn punts suspensivs) para buscarl. Prvincia destin: 22, 44 ó 50 Cndicines de entrega: CPT, pr crre; CIP, pr avión. Naturaleza transacción: A: 1/B: 11 Mdalidad transprte: 5, pr crre; 4, pr avión Puert/Aerpuert: 5001, sól si ha llegad pr avión Régimen estadístic: 1. Masa neta (Kg): kils cmplets, redndeads hacia arriba. Valr estadístic: base impnible AGRUPACIONES Sól si se han abiert agrupacines de cntabilidad interna. Ejercici: añ en que se está trabajand. Agrupación: códig cread. Imprte: el crrespndiente a esa agrupación. IMPUTACIÓN Btón Imputar justificante. Orgánica: 18UP. Funcinal: prgrama (422D, S...). Ecnómica. Imprte. Retencines (si las hay): Descuent: 320001 e imprte. PAGO Si el justificante se va a pagar pr transferencia: Hay que cmprbar que en el camp Ordinal perceptr aparece la cuenta indicada pr el prveedr en la factura. Si n aparece la misma hay que entrar en el btón de ayuda ( ) y pinchar en Buscar sin pner nada. Así se btienen tdas las cuentas abiertas para ese tercer y se puede seleccinar la que interesa. Pág. 4
Justificantes del Gast 14 de juni de 2010 Si la cuenta n está abierta: hay que añadirla en la ficha del tercer. Para ell, vlver a la pestaña General y pinchar en el icn de las mans (junt al nmbre del prveedr), que ns lleva directamente a ls dats del tercer para añadirla en la pestaña Cuentas y, una vez guardada, vlver a la pestaña pag y buscarla. Si el justificante está pagad ya: Btón Pag del justificante. Fecha de pag: cambiarla pr la fecha real en que se hiz el pag. Cuenta: 001 ó 003 para banc y 002 para caja metálic. También se puede pinchar sbre el btón de ayuda y buscar. Cheque / transferencia: núm. cheque cualquier bservación que pueda ser útil en las cnciliacines. Menú General: Guardar CRTL G Pág. 5
Justificantes del Gast 14 de juni de 2010 APERTURA DE CONCEPTOS ECONÓMICOS PANTALLA MENÚ ESTRUCTURAS: Aplicacines ( icn de cuadrícula cn banda superir rja). CAMPOS A RELLENAR Btón Añadir. Orgánica: 18 y UP. Funcinal: prgrama (422D, S...). Ecnómica: cncept presupuestari. Btón Grabar. Para salir de la pantalla, btón Cerrar. Pág. 6
ACCESO MÓDULO JUSTIFICANTES DE GASTO: Menú Administración: Gestión de Tercers. Justificantes del Gast 14 de juni de 2010 FICHERO DE TERCEROS ACCIONES Búsquedas: pr cualquier camp de las fichas General y OtrsDats. Icn búsqueda). Nueva búsqueda: Icn (cancelar). Altas: Icn D A T O S G E N E R A LES: (Añadir). Rellenar camps: (realizar MÓDULO GESTIÓN CENTRALIZADA: Mantenimient: Tercers icn Mans. Btón Nmbre/Cntact. En agencias de viajes n lvidar marcar Agencia de Viajes en la ficha Cntact. Si n está puesta esta marca, n aparecerá en las Cmisines de Servici Extranjer: marcarl siempre que n se vaya a intrducir un NIF nacinal. Tip de dcument: NIF (pción pr defect): sól para ls nacinales. Al marcar extranjer permite identificar al tercer mediante: NIE: para ls residentes (empieza pr "X Y") DID: rest Códig identificativ (sin espacis ni guines): Si es una empresa de la Unión Eurpea hay que intrducir el númer VAT que aparece en la factura, frmad pr ds letras que identifican el país más una serie de caracteres de lngitud variable en función del país de la Unión Eurpea (ver frmats). En este cas hay que vlver a intrducir el NIF en el camp NIF de SIC per, si tuviese mens de 14 dígits, se cmpletará cn 0 detrás de las letras del país hasta que, en ttal, se btengan 14. En el cas de Númer de identidad de extranjer (NIE), -que l recncerems prque cmienzan pr X Y - el frmat será: X + 7 dígits +- letra calculada a partir de ls 7 dígits. En ls númers de pasaprte de empresas extranjeras, el NIF debe cmenzar pr OT más 12 dígits. En cas necesari, se rellenarán cers pr detrás de OT hasta que, en ttal, se btengan 14. Dats del dmicili: hay que rellenar bligatriamente Municipi y Prvincia, además de la calle y el númer. El primer ns lleva a una tabla de municipis de España que n cincide cn ls códigs pstales sin cn códigs de tributación. Para acceder, pinchar en la ayuda ( ), intrducir el nmbre parte de él y buscar. El camp Fiscal/ntificación permite seleccinar si la dirección que se está incluyend para el tercer crrespnde a la dirección fiscal (para realizar mdels fiscales), de ntificación (para vlcar en las cartas a prveedres) ambas a la vez. Sólamente pdrá tenerse activas una dirección fiscal y de ntificación pr tercer en cada mment. Cuentas: Cuentas Nacinales / Cuentas Extranjeras F I S CA L E S : Dats persnales 190: Añ nacimient, Tip relación, Discapacidad y situación persnal. Icn (salvar dats) Dats persnales 296: Obligad rellenar la ficha para ls n residentes que generen justificantes del gast cn clave y subclave del mdel 296: FECHA NACIMIENTO, CIUDAD DE NACIMIENTO, PAÍS DE NACIMIENTO, PAÍS DE RESIDENCIA FISCAL. Bajas: Buscarl. Icn Brrar. Desaparecerá de la base de dats siempre y cuand el tercer n tenga justificantes asciads. Mdificacines: Realizar ls cambis en la ficha del prveedr Icn (salvar dats) Pág. 7
Justificantes del Gast 14 de juni de 2010 INTRODUCCIÓN DE JUSTIFICANTES DEL GASTO SIMILARES PASOS INTRODUCCIÓN DEL PRIMER JUSTIFICANTE DEL GASTO ACCIONES Registrar ls dats de la factura pr el prcedimient nrmal. Guardar. N cerrar la pantalla. COPIA DEL J.G. Menú General: Guardar cm. Quiere guardar el justificante antes de guardarl cm tr justificante? : se refiere al justificante anterir. Si n se había guardad, hay que pinchar en Sí; si ya estaba guardad, N. Cambiar ls camps que varían y OJO! N lvidar actualizar la FECHA DE ENTRADA EN REGISTRO (pestaña Administrativ) a la fecha del día en que se intrduce en el sistema. Guardar. Pág. 8
PASOS CREACIÓN FICHA DEL ADELANTO Justificantes del Gast 14 de juni de 2010 CONTROL DE ANTICIPOS O ADELANTOS DE CAJERO MÓDULO JUSTIFICANTES DE GASTO (Cantidades entregadas a cuenta a persnal de la prpia UP) DIARIO: Adelants de Cajer. Pestañas: CAMPOS A RELLENAR - Dats Generales: Descripción. Tercer de carácter intern: persna a quien se entrega el adelant. - Dats Ecnómics: Imprte. Cuenta. Cheque: en su cas. Fecha. - Guardar: icn Disquete, CTRL G Diari: Guardar. INTRODUCCIÓN DE Intrducir la factura pr el prcedimient nrmal. FACTURAS CON - Pestaña de Pag : CARGO A ADELANTOS Btón Pagad cn adelant de cajer. Fecha de pag: la fecha en que se di el adelant. Númer adelant cajer: pr el btón de ayuda, buscar y seleccinar. CONSULTA DE LA SITUACIÓN DE UN ADELANTO DEVOLUCIÓN DE IMPORTE NO GASTADO - Guardar: icn Disquete, CTRL G Diari: Guardar. CONSULTAS: Adelants de Cajer. Se pueden seleccinar pr cualquiera de ls camps de la pantalla de búsqueda. Pr ejempl, Estad: abiert cerrad (una vez justificada la cantidad cmpleta entregada). Aceptar. Abrir adelant: pinchar ds veces sbre el adelant que se quiere cnsultar. Sald: se encuentra en la pestaña Dats Ecnómics. Recuperación de la ficha: Cnsultas: Adelants de Cajer. Pestaña Dats Ecnómics : Imprte: diner devuelt. Btón Cbr. Cuenta: caja metálic. Fecha: en que se devuelve. Guardar: icn Disquete, CTRL G Diari: Guardar. AUMENTO ADELANTO Recuperación de la ficha: Cnsultas: Adelants de Cajer. (Se entrega más imprte al interesad) PAGO DE ADELANTOS POR TRANSFERENCIA Para pder pagar cantidades cm adelants pr transferencia hay que crear la ficha tal cm se describe en el primer apartad de este capítul (menú Diari: Adelants de cajer). La diferencia es que hay que quitar la marca en Pestaña Dats Ecnómics : Imprte: diner entregad. Btón Pag. Cuenta: banc caja metálic. Fecha: en que se entrega. Guardar: icn Disquete, CTRL G Diari: Guardar. El prces es el mism que el utilizad en el cas de justificantes imputads: menú DIARIO: Dcuments de pag e ir entrand en las siguientes pcines: Asignar Dats de Pag: Pinchar en el btón Incluir Adelants de cajer. Si se va a sacar una transferencia sól de adelants, pinchar en Sól adelants. Si el adelant está incluid en una Cmisión de Servicis, seleccinar Cmisines del desplegable Origen. Aceptar. Pág. 9
Justificantes del Gast 14 de juni de 2010 Pagar ahra la entrada del adelant en la pestaña Dats Ecnómics. Se btiene el listad de adelants y/ justificantes. Btón Seleccinar Dats de Pag : Cuenta del cajer: banc. Frma de pag: transferencia. Btón Aceptar. Cmprbación cuentas bancarias de ls prveedres: pinchand dentr de la cuenta se activa un desplegable ; para cambiarla hay que pinchar ds veces sbre la que interesa. Btón Aceptar. Generar dcuments del pag: Pinchar en el btón Incluir Adelants de cajer. Frma de pag: transferencia. Aceptar. Aceptar la relación que sale en pantalla. Fecha de creación (es la que saldrá en la transferencia). Text libre. Aceptar. Quiere imprimir la relación generada? Sí: saca cartas y transferencia. Para imprimirla: Infrmes: Relación de transferencias: pinchar sbre el desplegable para seleccinarla y marcar Imprimir Relación de Transferencias. Aceptar. Generar ficher de transferencias: Pantalla Selección de relacines de transferencias. Fecha Creación de Transferencias: desde hasta Día en que se ha hech la transferencia. Fecha de ejecución slicitada: la misma que la de Generación. Dmicili del Ordenante: nmbre de la UP. Marcar la relación a incluir y Aceptar. Intrducir un disc vací. Aceptar. Pagar Justificantes/Adelants: Btón Incluir adelants de cajer. Frma de pag: transferencia. Aceptar. Btón Seleccinar Fecha de Pag : intrducir la fecha en que se ha enviad la transferencia al banc (n la de carg en cuenta) y Aceptar. Aceptar pantalla de pag. Pág. 10
PESTAÑAS Pestaña GENERAL Descripción. NIF Tercer Cuerp Carg Acuerd ACF Justificantes del Gast 14 de juni de 2010 COMISIONES DE SERVICIO (Dietas de manutención y gasts de viaje) MÓDULO JUSTIFICANTES DE GASTO: Menú DIARIO Cmisines de servici CAMPOS A RELLENAR Pestaña DESCRIPCIÓN 1. Grup de cmisión: 1. 2 PDI y PAS (habitualmente) 2. 1 Rectr, Cnsej de Dirección y Pte. Cnsej Scial Pestaña ADELANTOS (aunque NO hay ADELANTO resulta más perativ rellenar en esta ficha ls cncepts a pagar para n perder ls dats en cas de anulación de la LIQUIDACIÓN) 2. Itineraris (mínim 2). Btón. Rellenar ficha, OJO! Imprescindible rellenar la hra de salida del primer día y la hra de llegada del últim día. Aceptar Se registrarán tds ls mvimients gegráfics que realice el cmisinad. Pr ej. Si la cmisión de servicis es Zaragza-Madrid-Zaragza, se registrará un itinerari para la fecha de salida rigen Zaragza y destin Madrid y un segund itinerari para el día de regres cn rigen Madrid y destin Zaragza. El sistema exige un mínim de 2 itineraris. 1. Itinerari: Abrir desplegable y seleccinar el primer trayect: a) Clic en Añadir apígrafe: Tip de Epígrafe: Abrir desplegable y seleccinar un de entre: a) Aljamient: Ns muestra el imprte máxim a pagar pr este cncept. b) Lcmción: Cuand el trayect se ha realizad cn cche prpi. Ls kms. e imprte a cbrar aparecerán autmáticamente siempre y cuand crrespnda a trayects entre capitales de prvincia y destins frecuentes que se realizan en la Universidad. Cas de que n aparezca el nº de kms., pedir pr mailt:srlla@unizar.es que se registren ls kilómetrs del trayect en la aplicación. c) *Manutención: Si en el espaci Días aparece un 0 harems clic en el btón Cancelar situad al pie de la ficha. Si es distint de 0 Btón Aceptar. d) Otrs: para tickets de autpista, taxis, billetes, etc. Descripción: text libre. Rellenar. Aceptar b) Clic en para añadir tr epígrafe (manutención, lcmción, ) si l hay, y así sucesivamente hasta registrar tants epígrafes cm crrespndan al trayect seleccinad. 2. Itinerari: Abrir desplegable, seleccinar el siguiente trayect y sucesivs del desplegable y repetir para cada un de ells l descrit en ls apartads a) y b) anterires. * OJO! En el cas de pagar dieta pr manutención, será abslutamente necesari seleccinar el epígrafe MANUTENCIÓN en cada un de ls itineraris trayects que haya realizad el cmisinad. Ej. Si tenems registrad 2 itineraris, un de ida y tr de vuelta, tendrems que cmprbar en cada un de ells si le crrespnde n dieta pr manutención. Si entre el trayect de ida y el de regres existiesen trs intermedis, también tendrems que cmprbar en cada un de ells si en el epígrafe manutención aparece 0 Días n. Si aparece 0 cancelarems. En tds ls epígrafes es psible mitir el cálcul autmátic dad e intrducir tr diferente marcand el check Mdificar Imp. Ttal situad en la parte inferir izda. de la ficha y escribiend manualmente el imprte en el espaci Imprte ttal mdificad. Pág. 11
Justificantes del Gast 14 de juni de 2010 Pestaña LIQUIDACIÓN: 1. Menú General Cnfirmación de itinerari Cnfirmar itinerari 2. Cmprbar que ls dats que aparecen en la rejilla Cncepts de Dieta y el imprte ttal gastad situad en la esquina inferir derecha de la ficha sean crrects. Oj! Ls cncepts de dieta sól me muestran ls crrespndientes al itinerari seleccinad. Para cmprbar tds ls dats tendrems que seleccinar cada un de ls itineraris trayects y para acceder al cálcul pulsarems el btón de edición línea. 3. Menú General Liquidación LIQUIDAR situad a la izda de la Se generará un justificante de gast cn tantas líneas cm epígrafes se hayan intrducid en la liquidación. Cmpletar de rellenar el justificante del gast pr el siguiente rden: Agrupación/pryects (si ls hay), Imputación. clave fiscal ( j! la clave fiscal se pne en las líneas del justificante, n en la pestaña administrativ : pestaña ecnómic btón Dats Fiscales Otrs Mdels btón Asignar Dats Fiscales ). Pag: OJO! Pr defect viene marcada la pción Pag del Justificante per si se paga pr transferencia hay que cambiar y pinchar en N pagar en este mment para pder incluirl psterirmente en una relación de transferencias. Menú General Guardar Aceptar mensaje y cerrar el JG pinchand en el aspa de la parte superir derecha del justificante. Aceptar mensaje de incidencias Cmprbar en la pestaña Dats Asciads de la cmisión que aparece el nº del JG asciad y en estad liquidada. Cerrar el JG pinchand en el aspa de la parte superir derecha: aparecerá el mensaje la cmisión se encuentra en un prces de liquidación Desea cntinuar? Sí Si hay ADELANTO DE CAJERO (SE REGISTRARÁ ANTES DE HACER LA LIQUIDACIÓN): Pestaña ADELANTOS Pdrems registrar el adelant asciarl si es que ya se ha intrducid previamente. Si el Adelant de cajer NO EXISTE (n se ha intrducid en el sistema): Generar un adelant de cajer: Clic en el btón Pestaña: Dats Ecnómics Aparece una línea en blanc que hay que Brrar psicinand el cursr en la línea 2. Psicinar el cursr en la línea 1 y cmpletar si se paga pr caja metálic cheque. Si se paga pr transferencia hay que quitar la marca en Pagar ahra la entrada del adelant (ver ADELANTOS): Guardar: General Guardar Ctrl+G icn disquete Si el Adelant de cajer EXISTE (está intrducid en el sistema): Asciar un adelant de cajer. Clic en el btón. Ns lleva a una pantalla de búsqueda del adelant. Una vez lcalizad: Menú General Asciar a Cmisión de Servici. Prismátics (realizar búsqueda) Pág. 12
Justificantes del Gast 14 de juni de 2010 Pestaña LIQUIDACIÓN: 1. Menú General Cnfirmación de itinerari Cnfirmar itinerari 2. Cmprbar que ls dats que aparecen en la rejilla Cncepts de Dieta y el imprte ttal gastad situad en la esquina inferir derecha de la ficha sean crrects. Oj! Ls cncepts de dieta sól me muestran ls crrespndientes al itinerari seleccinad. Para cmprbar tds ls dats tendrems que seleccinar cada un de ls itineraris trayects y para acceder al cálcul pulsarems el btón de edición línea. situad a la izda de la 3. Menú General Liquidación LIQUIDAR Existen 2 psibilidades: 1. Que el adelant cincida cn el imprte a liquidar: el imprte de la liquidación será igual a cer. Se generará un justificante de gast cn tantas líneas cm epígrafes se hayan intrducid en la liquidación de la cmisión de servicis. Cmpletar de rellenar el justificante: agrupación, imputación, clave fiscal ( j! la clave fiscal se pne en las líneas del justificante, pestaña ecnómic, btón Dats Fiscales Otrs Mdels btón Asignar Dats Fiscales ). Menú General Guardar Aceptar mensaje y cerrar el JG pinchand en el aspa de la parte superir derecha del justificante. Aceptar mensaje de incidencias Cmprbar en la pestaña Dats Asciads de la cmisión que aparece el nº del JG asciad y en estad liquidada. Cerrar el JG pinchand en el aspa de la parte superir derecha: aparecerá el mensaje la cmisión se encuentra en un prces de liquidación Desea cntinuar? Sí 2. Si n cincide el adelant cn el ttal de gasts intrducids: Aparecerá en primer lugar el adelant del cajer para saldarl pr el imprte que crrespnda, ya sea realizand un pag un cbr. Se generará un justificante de gast cn tantas líneas cm epígrafes se hayan intrducid en la liquidación de la cmisión de servicis. Cmpletar de rellenar el justificante: agrupación, imputación, clave fiscal ( j! la clave fiscal se pne en las líneas del justificante, pestaña ecnómic, btón Dats Fiscales Otrs Mdels btón Asignar Dats Fiscales ). Menú General Guardar Aceptar mensaje y cerrar el JG pinchand en el aspa de la parte superir derecha del justificante. Aceptar mensaje de incidencias Cmprbar en la pestaña Dats Asciads de la cmisión que aparece el nº del JG asciad y en estad liquidada. Cerrar el JG pinchand en el aspa de la parte superir derecha: aparecerá el mensaje la cmisión se encuentra en un prces de liquidación Desea cntinuar? Sí Pág. 13
Justificantes del Gast 14 de juni de 2010 Pestaña APUNTES DE AGENCIA Si hay APUNTES DE AGENCIA (SE PODRÁN REGISTRAR EN CUALQUIER MOMENTO): Se registrarán tds ls gasts relacinads cn la cmisión de servicis que n crrespnde liquidar cn el cmisinad. Pr ej. Si la Unidad se encarga de facilitar al cmisinad ls billetes de tren avión, la Unidad deberá registrar este dat cm apunte de agencia y generar el crrespndiente justificante asciar dich apunte a un justificante de gasts que ya está registrad. Nta: Las facturas se pdrán asciar a la cmisión en cualquier mment, tant antes cm después de la liquidación. Clic en el Btón (Añadir apunte de Agencia): Rellenar ficha. Aceptar. Guardar: General Guardar Ctrl+G icn disquete Si la factura de la agencia n ha sid registrada en el sistema: Marcar apunte de la agencia Clic en el Btón (Generar Justificante del Gast): Cmpletar justificante y guardar Si la factura de la agencia ya ha sid registrada en el sistema: Marcar apunte de la agencia Clic en el Btón (Asciar Justificante del Gast). Ns lleva a una pantalla de búsqueda del justificante. Una vez lcalizad y marcad: Menú General Asciar a Apunte de Agencia Desasciar apuntes de agencia de viajes. Se puede hace desde el prpi JG desde la Cmisión: JG: Pestaña Otrs Dats Btón Anular asciación apuntes de agencia de viajes. Aceptar Cmisión: Pestaña Apuntes agencia, marcar apunte cn y clic al btón (brrar apunte de agencia). Si la factura de la agencia crrespnde a varis cmisinads, la asciación a la cmisión sól se pdrá hacer a través del justificante del gast y una vez se hayan registrad ls apuntes en las distintas cmisines. Para ell: Pestaña Otrs Dats del justificante del gast, btón Asciar apuntes de agencia de viajes Marcar ls apuntes (la suma de ls apuntes seleccinads tiene que cincidir cn el imprte ttal de la factura) Aceptar IMPRIMIR LA COMISIÓN Dcuments de justificación: Menú General Imprimir Cmisión de Servicis Menú General Imprimir Liquidación de la cmisión (2 firmas) MODIFICAR/BORRAR LA COMISIÓN Si tiene asciad un justificante del gast: Menú General Anular liquidación La anulación de una liquidación se pdrá llevar a cab siempre que el justificante asciad n esté incluid en una cuenta justificativa en un dcument cntable Si tiene asciad un adelant de cajer: Pestaña Adelants, Btón Desasciar Adelant de Cajer Si el itinerari está cnfirmad: Menú General Anular cnfirmación de itinerari Para ELIMINAR la cmisión de servicis (n puede tener dats asciads): Menú General Brrar Pág. 14
Justificantes del Gast 14 de juni de 2010 CONSULTAR Menú Cnsultas Cmisines de Servici HACER UNA COPIA (para registrar cmisines de servici similares) Menú General: Guardar cm. Ls dats de la cmisión sn crrects. Aceptar Cambiar ls dats que varían. Cmprbar en la pestaña Liquidación que ls dats sn crrects Liquidar la cmisión (ver apartad LIQUIDACIÓN pág. 12) Pág. 15
PASOS CREACIÓN DE UNA TABLA DE CÓDIGOS INTERNOS BÚSQUEDAS DE AGRUPACIONES DESGLOSE DE CARGOS INTERNOS POR AGRUPACIONES Justificantes del Gast 14 de juni de 2010 CONTABILIDAD INTERNA (POR CONCEPTOS SIN SUBCONCEPTOS) CAMPOS A RELLENAR Menú ADMINISTRACIÓN: Gestión de Tablas: Agrupacines de Gast. Aceptar. Btón Añadir. Ejercici: añ en que se está trabajand. Códig: hasta 13 caracteres alfanumérics. Es cnveniente empezar pr el númer de UP para pderlas identificar rápidamente. Descripción: nmbre cmplet de la agrupación. Imprte Asignad: cantidad cncedida a la agrupación para gastar, si se desea. Btón Grabar. Menú ADMINISTRACIÓN: Gestión de Tablas: Agrupacines de Gast. Aceptar. Opcines de búsqueda: se puede buscar pr cualquier camp, ejercici, códig (cmplet parte inicial -UP-), descripción. Btón Buscar. Impresión de la tabla de agrupacines: hecha una cnsulta (pr ejempl, tdas las agrupacines que cmienzan pr una UP y de un mism ejercici), se puede imprimir a través del btón de Impresión Preliminar (junt al del Buscar) y seleccinand sól la pción de Listad de seleccinads. Una vez btenids ls dats en pantalla se pueden imprimir, pinchand en el icn de la impresra. Crear un nuev justificante. Pestañas: - General: Descripción. Fecha de emisión. NIF del prveedr: UP que ha realizad el carg + 18135. Pr ejempl, 51118135. La letra sale al pasar al camp siguiente. Carácter: intern. INFORMES DE GASTOS POR AGRUPACIÓN (listad cn desglse de justificantes y ttal asignad, gastad y dispnible). - Administrativ: Anticip de Caja Fija. - Ecnómic: Imprte. - Agrupacines: Ejercici. Agrupación. Imprte. Guardar. Menú INFORMES: Gasts pr Agrupación. Raíz Agrupación: para pedir infrmes de una agrupación cncreta (códig cmplet) de tdas las que cmiencen pr determinads dígits. Pr ejempl, tdas las de la UP (pniend sól su númer, si cmienzan tdas pr él). Rang Agrupacines: desde... hasta... Para pedir ls infrmes de un rang de agrupacines, según ls códigs creads y estableciend un rden alfabétic. Para imprimir directamente: btón Imprimir. Para visualizar en pantalla: btón Presentación preliminar. Pág. 16
Justificantes del Gast 14 de juni de 2010 INFORME RESUMEN (saca sól ls ttales asignads, gastads y sald de cada agrupación). INFORME DETALLADO DE JUSTIFICANTES ASIGNADOS A AGRUPACIONES SELECCIONANDO POR CAMPOS Y ELIGIENDO DATOS: pr fechas de registr, de pag, pr imprtes N da la suma ttal. Fechas de emisión: n cnviene utilizar esta pción prque se refiere a las fechas de las facturas, n a las de su intrducción pag, pr l que su utilidad es relativa. Menú INFORMES: Gasts pr Agrupación. Seleccinar las que interesan cm en el punt anterir. Tip de infrme: pinchar en el btón Sin detalle de facturas. Imprimir presentación preliminar. Icn Abrir factura (carpeta amarilla a medi abrir). Se pueden seleccinar ls justificantes que cumplan ls requisits intrducids en las diferentes pestañas (un varis) ; entre trs: Dats Generales: elegir el criteri de selección. Nº Justificante Gast: desde... hasta... Fecha de registr (intrducción en Srlla): desde... hasta... Dats Asciads Agrupación de Gast: desde... hasta... Si n se pne nada, tiene en cuenta tdas las agrupacines. Selección y rdenación Dats a incluir en el infrme: mstrará ls camps seleccinads. Se pueden quitar ls que salen pr defect añadir trs pinchand ds veces cn ls btnes de las flechas. Ordenar pr: elegir el criteri de rdenación. Agrupar pr (sól en el infrme): pasar el camp Agrupación de Gast al cuadr siguiente pinchand ds veces cn el btón de las flechas. Este tip de infrme sól se ve bien si se imprime. En pantalla sale cm un listad de justificantes. Pág. 17
Justificantes del Gast 14 de juni de 2010 PASOS CREACIÓN DE LOS CÓDIGOS INTERNOS Y SUS SUBCONCEPTOS. Este sistema denmina pryect de inversión a l que el sistema anterir llama agrupación de gast. Ejempl: Códig: Área de Cristalgrafía Subcncepts: Teléfn Ftcpias Librs Códig: Área de Hidrgelgía Subcncepts: Teléfn Ftcpias Librs Fungible CONSULTA DE CONCEPTOS O PROYECTOS ABIERTOS INTRODUCCIÓN DE LOS CÓDIGOS Y SUBCONCEPTOS EN JUSTIFICANTES DE GASTO DESGLOSE DE CARGOS INTERNOS CONSULTA DE GASTOS POR CONCEPTOS O PROYECTOS. CONTABILIDAD INTERNA (POR CÓDIGOS CON SUBCONCEPTOS) CAMPOS A RELLENAR Módul PROYECTOS Menú GENERAL: Nuev pryect de inversión icn página verde. - Pestaña Descripción: Referencia interna: nmbre que se quiere dar al cncept pryect. Se recmienda pner el númer de UP para pder identificarlas rápidamente en las búsquedas. Descripción: nmbre cmplet del códig. - Pestaña Dats Generales: Tip de pryect: 001 (Varis). Departament respnsable. Situación del pryect: Pinchar en Abiert. Pinchar en btón Admite justificantes cn IVA. - Pestaña Financiación: Cncept de gast: pinchar en el btón de búsqueda (punts suspensivs) y buscar si existe el nmbre que se quiere utilizar. Si existe, pinchar y aceptar. Si n, minimizar el pryect y darl de alta en menú Administración: Gestión de tablas: Tips de cncepts de gast. (Utilizar btnes de añadir y grabar). Ésta es una tabla de nmbres de subcncepts, sin peligr de que se mezclen ls gasts. Crédit máxim: imprte asignad, si se desea. Guardar. Da un númer de pryect, per siempre se puede buscar pr la referencia interna (nuestr códig). Menú CONSULTAS: Pryects de Inversión: Paramétrica icn de carpeta verde a medi abrir. Si n se intrducen criteris sale la lista de tds ls pryects y se puede imprimir. Intrducir el justificante de gast de la frma habitual. - Pestaña Otrs dats : Btón Asciar pryects. - Pinchar btón de búsqueda del pryect rellenar dats: Pryect: númer del pryect, si se sabe. Ref. interna: nmbre del códig. Anualidad: añ en que se está trabajand. Descripción cncept: nmbre del subcncept. Imprte. Aceptar. Crear un nuev justificante. Pestañas: -General: Descripción. Fecha de emisión. NIF del prveedr: UP que ha realizad el carg + 18135. Pr ejempl, 51118135. La letra sale al pasar al camp siguiente. Carácter: intern. - Administrativ: Anticip de Caja Fija. - Ecnómic: Imprte. - Otrs dats: Btón Asciar pryects. Guardar Módul PROYECTOS: Cnsultas: Salds pr Cncept de Gast. Códig de Pryect: desde hasta. Intrducir el númer del pryect Pág. 18
RELACIÓN CON INGRESOS. Este sistema de cntabilidad interna permite asignar ingress a ls pryects, si ls tienen, y relacinarls cn ls gasts intrducids para dar un sald de dispnibilidad. Ejempl: se va a celebrar un cngres que va a recibir ingress. Ls gasts a su carg n pueden superar l ingresad. Justificantes del Gast 14 de juni de 2010 buscar pinchand en ls btnes de ayuda. Si n se rellena da la infrmación de tds ls cncepts. Cncepts a incluir en el infrme: pr defect, aparecen seleccinads tds ls dads de alta en la tabla (que es cmún para tds ls usuaris), per sól muestra la infrmación de ls que crrespnden a cada unidad. Si se desea la infrmación de un subcncept cncret hay que pasar ls sbrantes al cuadr anterir pinchand sbre ls btnes de flechas. Aceptar. En pantalla muestra ls salds de cada subcncept. Para incluir el desglse de facturas cargadas a cada un hay que imprimir esa cnsulta. Imprimir: icn de impresra menú General: imprimir: Tip de infrme: pinchar sbre Cn detalle de facturas Sin detalle de facturas. Para aplicar ingress a un pryect hay que intrducir un justificante en el módul de Ingress: - Si el ingres es real y ha llegad a una cuenta central hay que avisar a la Sección de Cntabilidad para que l aplique al pryect que hems abiert. - Si el ingres ha llegad a la cuenta restringida de un centr, pstgrad servici: Dentr del justificante en que está incluid el ingres, pestaña Otrs dats : btón Pryects. Pide el númer del pryect y el imprte. Se puede utilizar el btón de búsqueda. Aceptar. - Si el ingres prviene de un carg intern: intrducir un justificante de ingress, per rellenand sól ls siguientes camps: - Pestaña General: Carácter Justificante: JG Fecha de emisión. Descripción. - Pestaña Otrs dats: Tercer: NIF de la UP que ha emitid el carg. Pryect. - Pestaña Ecnómics: Imprte (sin IVA). Infrme de sald (ingress gasts): menú Infrmes: Pryects de Inversión: Gasts e Ingress asciads: pr cncept de gast. Pide númer del pryect btón de búsqueda. Pág. 19
TIPOS SELECCIÓN POR CUALQUIER CAMPO. N muestra ttales. SELECCIÓN POR CUALQUIER CAMPO Muestra ttales JUSTIFICANTES CON CARGO A UNA APLICACIÓN RELACIÓN DE JUSTIFICANTES CON SU APLICACIÓN PRESUPUESTARIA CONSULTA DE OPERACIONES CANTIDADES IMPUTADAS Y JUSTIFICADAS HASTA LA FECHA ACTUAL CONSULTA DE SALDOS DE CAJA FIJA CUENTAS JUSTIFICATIVAS PRESENTADAS PAGOS REALIZADOS SELECCIONANDO POR BANCO O POR CAJA METÁLICO Justificantes del Gast 14 de juni de 2010 ALGUNAS CONSULTAS DE FACTURAS OPCIONES -Icn Abrir factura (carpeta amarilla a medi abrir). -Se pueden seleccinar ls justificantes que cumplan ls criteris intrducids en las diferentes pestañas (un varis); entre trs: Dats Generales: Nº Factura Prveedr. Nº Justificante Gast: desde... hasta... Fecha de emisión (de la factura): desde... hasta... Fecha de registr (intrducción en Srlla): desde... hasta... Fecha de pag: desde... hasta... Estad del justificante. NIF del Prveedr. Dats Asciads Agrupación de Gast: desde... hasta... Adelant de Cajer: desde... hasta... Cuenta justificativa ACF: desde... hasta... Otrs Dats Aplicación presupuestaria. Relación de transferencias: desde hasta. Imprtes Net, IVA, Ttal retención: desde... hasta... Selección y rdenación Dats a incluir en el infrme: mstrará ls camps seleccinads. Ordenar pr: criteri de rdenación. Menú CONSULTAS: Justificantes de Gast: Paramétrica cn Selección de Camps Extendida Menú CONSULTAS: Justificantes de Gast: Relación Just. Gast imputads a una Aplicación. Se btienen sól ls intrducids directamente pr la UP. N da la suma ttal. Menú CONSULTAS: Relación de Imputacines. Se btienen tds, aunque se hayan intrducid pr Servicis Centrales. Aplicación Presupuestaria: si sól se rellena en Orgánica 18 y la UP, saca ls justificantes cargads a tdas las aplicacines. Si se quiere cnsultar sól ls de una aplicación, hay que intrducir tds ls dats. Fechas: si n se pne nada, saca tds ls del añ. NIF Interesad: para pedir las facturas de un únic prveedr. Criteris Ordenación: Para pedir que rdene pr nº justificante, pr aplicación, etc. Menú CONSULTAS: Operacines: paramétrica. Es similar a la anterir, per n tiene pción de rdenación. Añade la psibilidad de seleccinar pr clase de peración. Menú CONSULTAS: Anticips de Caja Fija: Situación actual del acuerd. (Caja: 0UP). Menú CONSULTAS: Anticips de Caja Fija: Salds del acuerd de ACF. Muestra las cantidades pendientes de justificar, adelantadas, salds de banc y caja metálic, pendientes de peración de repsición y PD. (Caja: 0UP). Menú CONSULTAS: Cuentas Justificativas ACF. Menú CONSULTAS: Pags Justificantes del Gast. Fecha (de pag): desde... hasta... Cuenta: banc caja. Si n se rellena, seleccina pags de ls ds. NIF Interesad: si se desea. Criteris de Ordenación. Pág. 20