TEORIA GENERAL DE SISTEMAS La teoría de los sistemas es un ramo específico de la teoría general de sistemas. ORIGENES DE LA TEORIA DE SISTEMAS La teoria general de sistemas surgió de los trabajos del biólogo alemán Ludwig von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968. La T.G.S. no busca solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, pero si producir teorías y formulaciones conceptuales que puedan crear condiciones de aplicación en realidad empírica. Los supuestos básicos de la teoría general de sistemas son: Existe una nítida tendencia hacia la integración de diversas ciencias naturales y sociales Esa integración parece orientarse rumbo a una teoría de sistemas. Dicha teoría de sistemas puede ser una manera más amplia de estudiar los campos no-físicos del conocimiento científico, esencialmente en las ciencias sociales. Con esa teoría, al desarrollar principios unificadores que atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas, nos aproximamos al objetivo de la unidad de la ciencia. Esto puede generar una integración necesaria en la educación científica. La teoría general de los sistemas afirma que las propiedades de los sistemas pueden ser descritas significativamente en términos de sus elementos. La comprensión de los sistemas solamente se presenta cuando se estudian los sistemas globalmente, involucrando todas las interdependencias de subsistemas. La T.G.D. se fundamenta en tres premisas básicas a saber: Los sistemas existen dentro de los sistemas. Las moléculas existen dentro de células, las células dentro de tejidos, los tejidos dentro de órganos, los órganos dentro de los organismos, los organismos dentro de colonias, las colonias dentro de culturas nutrientes, las culturas dentro de conjuntos mayores de culturas, y así sucesivamente. Los sistemas son abiertos. Es una consecuencia de la premisa anterior. Cada sistema que examine, excepto el mayor o el menor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en aquellos que le son contiguos. Los sistemas abiertos son caracterizados por un proceso de intercambio infinito con su ambiente, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energía. Las funciones de un sistema dependen de su estructura. Para los sistemas biológicos y mecánicos esta afirmación es intuitiva. Los tejidos musculares, por ejemplo, se contraen porque están constituidos por una estructura celular que permite contracciones. No es propiamente la T.G.S., sino las características y parámetros que establece para todos los sistemas, lo que constituye en el área de interés en este caso. De ahora en adelante, en el lugar de hablar de T.G.S. se hablaría de la teoría de sistemas. El concepto de sistema pasó a dominar las ciencias y principalmente, la administración. Si se habla de astronomía, se piensa en el sistema solar; si el tema es fisiología, se piensa en el sistema nervioso. El enfoque sistemático, hoy en día en la administración, es tan común que casi siempre se esta utilizando, a veces inconscientemente. La empresa se presenta como una estructura autónoma con capacidad de reproducirse y puede ser visualizada, a través de una teoría de sistemas capaz de propiciar una visión de un sistema de toma de decisiones, tanto desde el punto de vista individual como colectivo, o sea, de la organización como un conjunto. El enfoque sistemático tiene por objetivo representar, de
forma comprensiva y objetiva el medio en el que tiene lugar la toma de decisiones, toda vez que la toma de decisión será mucho más fácil, si se cuenta con una descripción concreta y objetiva del sistema dentro del cual debe ser tomada. Desde el punto de vista histórico, se verifica que: a)la teoría de la administración científica utilizó el concepto de sistema hombre máquina paro se limitó al nivel de trabajo fabril. Se preocupo por la productividad y los procedimientos de trabajo que beneficiaran a los operarios, a los jefes y los empresarios. b) la teoría de las relaciones humanas amplió el enfoque de la unidad hombre máquina extendiéndolo a las relaciones entre las personas dentro de la organización. La comprensión del efecto de las relaciones sociales entre personas, de la conducta social del individuo y la de los pequeños grupos provocó una profunda revisión de los criterios y técnicas gerenciales. c) la teoría estructuralista concibe la empresa como un sistema social reconociendo la existencia tanto de una organización formal, como de una organización informal dentro de un sistema total integrado. La organización o la empresa está sujeta a presiones externas por parte del medio ambiente, esto es, la empresa es considerada como parte integrante de un sistema social más amplio. d)la teoría del comportamiento, entre otras cosas, trajo la teoría de la decisión mostrando que la organización puede concebirse como un complejo sistema de decisiones: todos los participantes de las organizaciones toman decisiones dentro de una maraña de relaciones de intercambios que caracterizan el comportamiento organizacional. e) después de la segunda guerra mundial se intensifico a través de la teoría matemática la aplicación de la investigación operacional a la resolución de problemas grandes y complejos, con gran número de variables, principalmente en la programación de la producción, operaciones de carga y descarga, trafico. La teoría de colas fue profundizada y se formularon modelos capaces de presentar una gran variedad de situaciones típicas de prestación de servicios en los que es necesario programar la cantidad óptima de servidores para una esperada afluencia de clientes. Sin embargo, si esas técnicas científicas propiciaron la solución de muchos problemas complejos y con elevado número de variables, no bastan para analizar la organización empresarial. Por su naturaleza, tales técnicas deben estructurar los sistemas, cuantificando sólo los elementos que los comprenden. Se verifica que Las teorías tradicionales de la organización han propendido por ver la organización humana como un sistema cerrado. Esa tendencia ha llevado a no considerar los diferentes ambientes organizacionales y la naturaleza de la dependencia organizacional en cuanto al ambiente. También nos llevo a una superconcentración en los principios de funcionamiento organizacional interno, con la consecuente falla en el desarrollo y la comprensión de los procesos de retroalimentación (feedback), que son esenciales en la supervivencia. Por otro lado el punto débil del microenfoque en el pasado fue doble: trató con pocas de las variables significantes de la situación total, y muchas veces se ha sustentado con variables impropias. La teoría de sistemas penetró rápidamente en la teoría administrativa por dos razones básicas: por un lado, frente a la necesidad de una síntesis y de una integración mayor de las teorías que la precedieron, esfuerzo intentado con bastante éxito en la aplicación de las ciencias del comportamiento al estudio de la organización desarrollado por los behavioristas; por otro lado, la matemática, la cibernética, de un modo general, y la tecnología de la información, de un modo especial, trajeron inmensas posibilidades de desarrollo y operacionalización de las ideas que convergían hacia un teoría de sistemas aplicada a la
administración. El concepto de sistemas no es una tecnología en sí, pero es la resultante de ella, permitiendo una visión comprensiva, amplia y "gestálgica" de un conjunto de elementos complejos, dándole configuración total. CONCEPTO DE SISTEMAS La palabra SISTEMA tiene muchas connotaciones: un conjunto de elementos interdependientes e interactuantes ; un grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado y cuyo resultado es mayor que el resultado que las unidades podrían tener si funcionaran independientemente. CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS Sistema es un todo organizado o complejo un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. Es difícil decir donde comienza y dónde termina determinado sistema. Los límites entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad. Es posible pasar de un sistema a otro que lo abarca, como también pasar a una versión menor contenida en el. De la definición de Bertalanffy según la cual el sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas se deduce dos conceptos: el de propósito ( u objetivo) y el de globalismo (o totalidad ). Esos dos conceptos reflejan dos características básicas de un sistema propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos objetivos. Las unidades o elementos, como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo. Globalismo o totalidad: todo sistema tiene una naturaleza orgánica, por lo cual una acción que produzca cambio en alguna de las unidades del sistema con mucha probabilidad producirá cambios en todas las otras unidades de éste. De los cambios y de los ajustes continuos del sistema se derivan dos fenómenos el de la entropía y el de la homeostasia. Entropía: es la tendencia que los sistemas tienen al desgaste, a la desintegración, para el relajamiento de los estándares y para un aumento de la aleatoriedad. a medida de que la entropía aumenta, los sistemas se descomponen en estados más simples. A medida de que aumenta la información la entropía disminuye, pues la información es la base de la configuración y del orden. De ahí el concepto de negentropía, o sea, la información como medio de ordenación del sistema. Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del medio ambiente. La definición de un sistema dependerá del interés de la persona que pretenda analizarlo. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. El objetivo del sistema total define la finalidad para la cual fueron ordenados todos los componentes y relaciones del sistema, mientras que las restricciones del sistema son las limitaciones introducidas en su operación que definen los límites del sistema y posibilitan explicar las condiciones bajo las cuales debe operar.
TIPOS DE SISTEMAS Existe una gran variedad de sistemas y una amplia gama de tipologías para clasificarlos, de acuerdo con ciertas características básicas. A) en cuanto a su constitución: sistemas físicos o concretos, cuando están compuestos por equipos, por maquinaría y por objetos y cosas reales. Pueden ser descritos en términos cuantitativos de desempeño. Sistemas abstractos, cuando están compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. b) en cuanto a su naturaleza cerrados, son los sistemas que no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, pues son herméticos a cualquier influencia ambiental. Sistemas abiertos, son los sistemas que presentan relaciones de intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Los sistemas abiertos intercambian materia y energía regularmente con el medio ambiente. Son eminentemente adaptativos, esto es, para sobrevivir deben reajustarse constantemente a las condiciones del medio. PARAMETROS DE LOS SISTEMAS DEFINICION El sistema es un proceso en marcha. Para Optner, cualquier cosa que este en movimiento o que cambie de estado, en un proceso, puede ser considerado un sistema. Esa definición es correcta, pero incompleta, por cuanto existen sistemas (como el telefónico, de radio comunicación etc.) que carecen de movimiento en el sistema convencional. Así, Optner destaca que una definición mas general consideraría al sistema como un conjunto de elementos que posee una serie de relaciones con sus atributos. Además de los elementos, el sistema se caracteriza por las relaciones entre ellos. Las relaciones son los lazos que unen los elementos entre si. El sistema se caracteriza por determinados parámetros. Parámetros son constantes arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripción dimensional de un sistema especifico o de un componente del sistema. Los parámetros de los sistemas son: Entrada o insumo (input) Procesamiento o transformador (throughput) Salida o resultado o producto (output) Retracción o retroalimentación o retroinformación (feedback) Ambiente (environment) Entrada o insumo o impulso (input). Es la fuerza de arranque o de partida del sistema, según Optner, que provee el material o la energía para la operación del sistema.
Salida o producto o resultado (output). Es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son las salidas. Estas deben ser congruentes (coherentes) con el objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas son finales (concluyentes), mientras que los resultados de los subsistemas son intermedios. Procesamiento o procesador o transformador (throughput). Es el fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas o resultados. El procesador caracteriza la acción de los sistemas y se define por la totalidad de los elementos empeñados en la producción de un resultado. El procesador es generalmente representado por la caja negra: en ella entran los insumos y de ella salen cosas diferentes, que son los productos. Cuando tenemos poca información sobre el procesador, podemos hacer ciertas inferencias a partir de informaciones controladas: controlamos determinamos insumos y observamos los resultados consecuentes hasta obtener un numero suficiente de posibilidades y combinaciones que permitan concluir sobre lo que es y lo que hace. Generalmente cuando estudiamos sistemas en actividad, los detalles sobre el mecanismo operador poco interesan, a no ser que traigan información que lo esclarezca. La exploración detallada de la caja negra es hecha a través de información y definiciones del comportamiento y operacionales. Cuando traemos diagramas de serie de cajas negras, podemos indicar relaciones de causa efecto, para el mejor análisis de los detalles. Podemos también sintetizar esas series de procesamientos relacionadas entre si, reduciéndolas a una o pocas cajas negras. Retroacción o retroalimentación o retroinformación (feedback). La retroalimentación tiene por objetivo el control, o sea, el estado de un sistema sujeto a un monitor. Monitor es un termino que comprende una función de guía y de dirección. Así la retroalimentación es un subsistema planeado para sentir la salida y consecuentemente, compararla con un estándar o criterio preestablecido, manteniéndola controlada de aquel estándar o criterio. Los desvíos de la salida en relación con lo planeado, proyectando o esperando, deben ser medios a través de medios previamente programados. La retroalimentación trata de mantener o de perfeccionar el desempeño del proceso haciendo que su resultado este siempre adecuado al estándar o criterio escogido. Se dice que hay un estado de control cuando las operaciones de los subsitemas son mantenidas mediante la corrección de las diferencias entre la salida, y los criterios calificaciones previas, limites de seguridad, tolerancia. Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. El sistema abierto recibe entradas (inputs) del ambiente, las procesa y efectúa salidas (outputs) nuevamente el ambiente, de tal forma que existe entre ambos -sistema y ambiente- una constante interacción. El sistema y el ambiente se encuentran pues, interrelacionados e interdependientes. El sistema recibe influencias del ambiente a través de la entrada y efectúa y efectúa influencias del ambiente a través de la entrada y efectúa influencias del ambiente a través de la salida. Sin embargo a medida que ocurren estas influencias, la propia influencia del sistema sobre el ambiente retorna al sistema a través de la retroalimentación (feedback). Para que el sistema sea viable y sobreviva, debe adaptarse al ambiente a través de una constante interacción. Asi, la viabilidad o supervivencia de un sistema depende de su capacidad de adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas del ambiente externo. El ambiente sirve como una fuente de energía, materiales e información para el sistema. Como el ambiente esta cambiando continuamente, el proceso y adaptación del sistema es un proceso dinámico y sensitivo. Este enfoque ecológico es importante para la comprensión del funcionamiento del sistema abierto. Si bien el ambiente puede ser un recurso para el sistema, también puede ser una amenaza para su supervivencia.
LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA. La descripción del sistema abierto es aplicable a una organización empresarial. Una empresa es un sistema creado por el hombre, que mantiene una interacción dinámica con su ambiente, ya sea con los clientes, los proveedores, los competidores, las entidades sindicales, los órganos gubernamentales o muchos otros agentes externos. Influye sobre el ambiente y recibe influencias de este. Además, es un sistema integrado por diversas partes relacionadas entre sí, que trabajan en armonía unas con otras, con el propósito de alcanzar una serie de objetivos, tanto de la organización como de sus participantes. En resumen, el sistema abierto puede ser comprendido como un conjunto de partes en constante interacción, constituyendo un todo sinérgico, orientado hacia determinados propósitos y en permanente relación de interdependencia con el ambiente externo. La idea de tratar la organización como un sistema abierto no es nueva. Ya Herbert Spencer afirmaba a comienzos de siglo: Un organismo social se asemeja a un organismo individual en los siguientes rasgos esenciales: en el crecimiento en el hecho de volverse más complejo a medida que crece; en el hecho que al hacerse más complejo, sus partes exigen una creciente interdependencia; porque en términos generales su vida es muy extensa, en comparación con su vida de sus unidades componentes; porque en ambos casos existe una creciente integración acompañada por creciente heterogeneidad. Según la terminología de la teoría estructuralismo, Taylor, Fayol y weber utilizaron el modelo racional, es decir enfocaron las organizaciones dentro de una perspectiva de sistema cerrado. Los sistemas son cerrados cuando están aislados de las influencias de las variables externas y cuando son determínisticos en vez de probabilísticas. Un sistema determinístico es aquel que un cambio especifica en una de sus variables producirá con certeza un resultado particular. Así, el sistema requiere que todas las variables sean conocidas y controlables. Si se consideran de esta manera las organizaciones, se puede argumentar -como hacia Fayol- que la eficacia organizacional siempre prevalecerá si las variables organizacionales son controladas dentro de ciertos limites conocidos, es decir, si la administración sigue un conjunto de reglas que establecen para mantener relaciones deseadas entre las diversas partes de la organización. CARACTERISTICAS DE LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS ABIERTOS. Las organizaciones poseen todas las características de los sistemas abiertos. Antes de introducir al lector en modelos mas sofisticados de organizaciones, es necesario presentar algunas características básicas de las organizaciones. I Comportamiento probabilístico y no determinístico de las organizaciones: Como todos los sistemas sociales, las organizaciones son sistemas abiertos afectados por cambios en sus ambientes, denominados variables externas. El ambiente no tiene, potencialmente fronteras e incluye variables desconocidas incontroladas. Por otra parte, las consecuencias de los sistemas sociales son probabilisticas y no deterministicas. El comportamiento humano nunca es totalmente previsible. Las personas son complejas, responden a muchas variables, que no son totalmente comprensibles, incluyendo aquellas que pertenecen al autocontrol. Por estas razones, la administración no puede esperar que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan un comportamiento previsible.
II Las organizaciones como parte de una sociedad mayor constituida por partes menores. Las organizaciones se perciben como sistemas dentro de sistemas. Los sistemas son complejos de elementos colocados en interacción. El énfasis se hace mas sobre las relaciones entre los elementos colocados en interactuantes. Esta interacción entre los elementos produce un todo que no puede ser comprendido mediante la simple investigación de las diversas partes tomadas aisladamente. Talcos Persones se preocupa constantemente por la visión global, por la integración. En este sentido, se le considera un percusor de la teoría de los sistemas. Destaca que aquello que desde el punto de vista de la organización es su meta especifica, constituye- desde el punto de vista del sistema mayor, del cual representa una parte diferenciada o incluso un subsistemauna función especializada o diferenciada. Esta relación es el vínculo básico entre una organización y el sistema mayor del cual hace parte y proporciona una base para la clasificación de los tipos de organización.