INSTRUCTIVO TÉCNICO PARA LA ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES INSTRUCTIVO TÉCNICO Elaboración de Comunicaciones Oficiales Ga-lt01 SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre: William Muñoz Nombre: Xiomara Vargas F y Jorge Luis Utria Nombre: GRUPO EVALUADOR SGC Cargo: Contratista Unidad de Archivo Administrativo Cargo: Jefe Unidad Archivo Administrativo y Jefe Oficina de Prensa No. Acta y Fecha: 003 del 26 de marzo de 2015 Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 1 de 27
TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO... 3 2. ALCANCE... 3 3. TERMINOS Y DEFINICIONES... 3 4. CONDICIONES GENERALES...4 5. ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES.....5 5.1 Elaboración de Oficios.....6 5.2 Elaboración de Comunicaciones Internas..10 5.3 Elaboración de Circulares.....14 5.4 Elaboración de Resoluciones Administrativas...16 5.5 Elaboración de Resoluciones Presidencia.....19 5.6 Elaboración de Resoluciones Mesa Directiva....23 6. ANEXOS... 26 7. FORMATOS... 26 8. DOCUMENTOS RELACIONADOS... 26 9. CONTROL DE CAMBIOS... 26 Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 2 de 27
1. OBJETIVO Establecer la metodología para la elaboración de las comunicaciones internas y externas del Senado de la República, en el marco del Proceso de Gestión de Calidad. 2. ALCANCE El alcance de este instructivo abarca a todas las dependencias del Senado de la República, con excepción de las Unidades de Trabajo Legislativo (UTL). 3. TERMINOS Y DEFINICIONES Archivo Electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico - funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente de su medio utilizado. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que lleguen a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones. Documento Electrónico de Archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Tabla de Retención Documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo. Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas hacen referencia a documentos características de cada organismo. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 3 de 27
4. CONDICIONES GENERALES En el caso de los Derechos de Petición, Quejas y Reclamos se incluirá una interlinea debajo del consecutivo, la siguiente información, si así se requiere: Cite este número para cualquier información y/o respuesta, Cra. 7 No. 8 68 Oficina de Correspondencia Senado. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 4 de 27
5. ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIOS Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 5 de 27
5.1 Elaboración de Oficios Los oficios son las comunicaciones que se producen en cualquier dependencia de las entidades públicas y en las privadas que cumplen funciones públicas, las cuales se envían a otras entidades públicas o privadas o a personas naturales o jurídicas. A. Logotipo Logotipo del Senado de la República o del Congreso de la República en el caso de la Unidad Coordinadora de Atención Ciudadana y la Comisión Legal para la Equidad de la Mujer que representa la identificación gráfica de la entidad. B. Oficina productora Nombre completo sin abreviaturas de la dependencia productora del documento. C. Consecutivo Comprenderá la sigla de la dependencia, la abreviatura CS (Consecutivo Saliente), el respectivo número consecutivo y el año vigente. D. Encabezado La datación se debe escribir en este orden: ciudad, día, mes, año. Bogotá, D.C; 23 de septiembre de 2014 (sin punto de mil). E. Datos del destinatario Tratamiento de cortesía o título (se escribe dejando de cuatro a seis interlíneas después de la fecha, sin abreviaturas y con mayúscula inicial). Nombre completo del destinatario (en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, Se escriben los dos apellidos). Cargo (se escribe con mayúscula inicial. Cuando el cargo, oficio o profesión lo ejerce una mujer, se escribe en femenino). Entidad (se escribe con mayúscula inicial, cuando es una sigla compuesta por la letra inicial de cada palabra, se escribe con mayúscula sostenida; cuando es acrónimo (que no corresponde exactamente a la primera letra de cada palabra), se escribe con mayúscula inicial). Dirección o apartado (las palabras: calle, carrera, transversal, diagonal, deben escribirse completas; a dos espacios se escribe el número precedido de la abreviatura N., separado por un guión intermedio. Ciudad de destino (se identifica la ciudad por su nombre, aun tratándose de correspondencia local). F. Asunto Debe resumir en máximo 4 palabras el contenido del oficio. Redáctelo como titular de noticia (Aprobado solicitud de norma) y evite decir lo obvio (Oficio para ciudadano 1-2005-37569). G. Saludo Escriba siempre un pequeño saludo (Apreciada señora Tatiana) (Respetado doctor Escobar). Agregue el nombre o apellido después del antenombre (señor, doctor, licenciado, ingeniera). No escriba Apreciado doctor, sino apreciado doctor Escobar. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 6 de 27
H. Cuerpo Se escribe a una interlínea del saludo, a una interlínea entre renglones y a dos entre párrafos. Para facilitar su comprensión, todo párrafo no debe ser mayor de diez interlíneas o renglones. Si hay varios asuntos, dedique un párrafo a cada uno. Deje espacios blancos: línea y media o dos líneas entre párrafo y párrafo. No use negrilla ni mayúscula fija para destacar conceptos, ideas, datos o nombres; pues eso equivale a un grito disonante en la comunicación. Tampoco use comillas para destacar. Las comillas deben usarse solamente para encerrar citas textuales. Si su carta ocupa más de una página, numere las hojas. I. Despedida Antes de la firma agregue una pequeña despedida (Cordialmente, Atentamente.) No use fórmulas anticuadas: Su atento y seguro servidor, Dios guarde a usted. J. Datos del remitente Nombre del funcionario, seguido del cargo que ejerce, nombre completo de la entidad Su firma debe ir escrita a mano, salvo que razones técnicas del equipo con que se elabora la carta o del volumen de la correspondencia que usted expide hagan imposible tal procedimiento. K. Anexos: a dos o tres interlíneas del remitente se colocara la palabra Anexo o Anexos seguida de dos puntos y a continuación se especifica en números la cantidad y tipo de anexos. Copias extras: a dos o tres interlíneas del remitente si no lleva anexos; si los lleva, a dos espacios del anexo. Se puede escribir la palabra Copia o la indicación C.C., seguida de dos puntos y a continuación los destinatarios, así: tratamiento de cortesía, nombre, cargo y la entidad. Proyectó: A dos interlineas de la última línea escrita, se anota el nombre de quien proyecta la comunicación con fuente Arial tamaño 8, si es la misma persona que firma la comunicación se omite. El funcionario y/o contratista asignado es el responsable que el contenido del oficio proyectado cuente con la información exacta y que los soportes correspondan a la información plasmada en el contenido del oficio. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que proyecte y se firmará al frente. Revisó: A una interlinea de la última línea escrita, se anota el nombre de quien revisa la comunicación con fuente Arial tamaño 8, si es la misma persona que firma la comunicación se omite. El Jefe de la sección o unidad es el responsable de efectuar la revisión para garantizar que el oficio proyectado cumple a cabalidad con los términos legales y de contenido. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 7 de 27
Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que revise y se firmará al frente. Aprobó: A una interlinea de la última línea escrita, se anota el nombre del jefe de sección o unidad quien revisa la comunicación con fuente Arial tamaño 8. El Jefe de la sección o unidad es el responsable de efectuar la aprobación convalidando el contenido y los soportes del oficio y/o comunicado para su oficialización. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que apruebe y se firmará al frente. L. Pie de página Dirección completa, a una interlinea se escribe el teléfono, a una interlinea el número de fax si hubiere y a una interlinea el correo electrónico de la dependencia. Nota: La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser iguales en todas las hojas. Fuente Arial, entre 11 y 12 puntos (según la extensión del texto). En la segunda hoja no pueden ir solamente las firmas del remitente, en ese caso se acomodan. las márgenes para que aparezcan en una sola hoja. Las comunicaciones oficiales se imprimirán a doble cara Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 8 de 27
COMUNICACIÓN INTERNA Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 9 de 27
5.2 Elaboración de Comunicaciones Internas Son actos administrativos de carácter interno destinado a transmitir información, orientaciones, pautas y recordatorios que agilizan la gestión de la entidad. Una comunicación interna puede transmitir también un elogio, una felicitación, un estímulo o simplemente dar una información. A. Logotipo Logotipo del Senado de la República o del Congreso de la República en el caso de la Unidad Coordinadora de Atención Ciudadana y la Comisión Legal para la Equidad de la Mujer que representa la identificación gráfica de la entidad. A. Oficina productora Nombre completo sin abreviaturas de la dependencia productora del documento. B. Consecutivo Comprenderá la sigla de la dependencia, la abreviatura CS (Consecutivo Saliente), el respectivo número consecutivo y el año vigente. D. Fecha La datación se debe escribir en este orden: ciudad, día, mes, año. Bogotá, D.C; 23 de septiembre de 2014 (sin punto de mil). E. Para Es el destinatario. Se escribe el tratamiento con la abreviatura (Dr., Dra., Ing., etc.) (si es necesario) y el nombre y el cargo o dependencia en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial. Podrá enviarse a una cantidad limitada de destinatarios, pero no a la entidad en general, si así es el caso, deberá usarse la plantilla de circular. F. De Es el remitente, se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, sin el tratamiento. Existen tres alternativas para su escritura. a. Nombre y cargo b. La dependencia c. El cargo de la persona que firma G. Asunto Debe resumir en máximo 4 palabras el contenido de la carta. Redáctelo como titular de noticia (Aprobado solicitud de norma) y evite decir lo obvio (Carta para ciudadano 1-2005-37569). Las palabras PARA y DE, se escriben en mayúscula fija. H. Cuerpo Se escribe a tres o cuatro interlineas del asunto; se deja un especio entre líneas y dos entre párrafos. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 10 de 27
I. Despedida Antes de la firma agregue una pequeña despedida (Cordialmente, Atentamente.) No use fórmulas anticuadas: Su atento y seguro servidor, Dios guarde a usted. J. Firma Se escribe a cuatro o seis interlineas de la despedida, depende de cómo se haya citado el remitente. a. Solamente firma b. Nombre y cargo c. Nombre K. Anexos: a dos o tres interlíneas del remitente se colocara la palabra Anexo o Anexos seguida de dos puntos y a continuación se especifica en números la cantidad y tipo de anexos. Copias extras: a dos o tres interlíneas del remitente si no lleva anexos; si los lleva, a dos espacios del anexo. Se puede escribir la palabra Copia o la indicación C.C., seguida de dos puntos y a continuación los destinatarios, así: tratamiento de cortesía, nombre, cargo y la entidad. Proyectó: A dos interlineas de la última línea escrita, se anota el nombre de quien proyecta la comunicación con fuente Arial tamaño 8, si es la misma persona que firma la comunicación se omite. El funcionario y/o contratista asignado es el responsable que el contenido del oficio proyectado cuente con la información exacta y que los soportes correspondan a la información plasmada en el contenido del oficio. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que proyecte y se firmará al frente. Revisó: A una interlinea de la última línea escrita, se anota el nombre de quien revisa la comunicación con fuente Arial tamaño 8, si es la misma persona que firma la comunicación se omite. El Jefe de la sección o unidad es el responsable de efectuar la revisión para garantizar que el oficio proyectado cumple a cabalidad con los términos legales y de contenido. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que revise y se firmará al frente. Aprobó: A una interlinea de la última línea escrita, se anota el nombre del jefe de sección o unidad quien revisa la comunicación con fuente Arial tamaño 8. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 11 de 27
El Jefe de la sección o unidad es el responsable de efectuar la aprobación convalidando el contenido y los soportes del oficio y/o comunicado para su oficialización. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que apruebe y se firmará al frente. L. Pie de página Dirección completa, a una interlinea se escribe el teléfono, a una interlinea el número de fax si hubiere y a una interlinea el correo electrónico de la dependencia Nota La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser iguales en todas las hojas. Fuente Arial, entre 11 y 12 puntos (según la extensión del texto). En la segunda hoja no pueden ir solamente las firmas del remitente, en ese caso se acomodan. las márgenes para que aparezcan en una sola hoja. Las comunicaciones oficiales se imprimirán a doble cara Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 12 de 27
CIRCULARES Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 13 de 27
5.3 Elaboración de Circulares Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad, normas generales, cambios, políticas, disposiciones, ordenes, asuntos de interés común. A. Logotipo Logotipo del Senado de la República que representa la identificación gráfica de la Entidad. B. Oficina productora Nombre completo sin abreviaturas de la dependencia productora del documento. C. Identificación del documento La constituye la palabra CIRCULAR, escrita en mayúscula fija y llevará el número consecutivo precedido de la abreviatura No. Ej.: CIRCULAR No. 37 D. Para Es el destinatario. Se escribe el grupo destinatario de la circular La preposición PARA no va seguida de dos puntos (:). E. Asunto Debe resumir en máximo 4 palabras el contenido de la circular. Redáctelo como titular de noticia (Aprobado solicitud de norma) y evite decir lo obvio (Carta para ciudadano 1-2005- 37569). Las palabras PARA y ASUNTO, se escriben en mayúscula fija. F. Fecha La datación se debe escribir en este orden: 23 de septiembre de 2014 (sin punto de mil). G. Cuerpo Se escribe a tres o cuatro interlineas del asunto; se deja un especio entre líneas y dos entre párrafos. Se escribe en tercera persona del singular o primera del plural. H. Despedida Antes de la firma agregue una pequeña despedida (Cordialmente, Atentamente.) No use fórmulas anticuadas: Su atento y seguro servidor, Dios guarde a usted. I. Firma Se escribe a cuatro o seis interlineas de la despedida, depende de cómo se haya citado el remitente. d. Solamente firma e. Nombre y cargo f. Nombre Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 14 de 27
J. Proyectó: A dos interlineas de la última línea escrita, se anota el nombre de quien proyecta la Circular con fuente Arial tamaño 8, si es la misma persona que firma la comunicación se omite. El funcionario y/o contratista asignado es el responsable que el contenido de la Circular proyectada cuente con la información exacta y que los soportes correspondan a la información plasmada en el contenido del oficio. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que proyecte y se firmará al frente. Revisó: A una interlinea de la última línea escrita, se anota el nombre de quien revisa la Circular con fuente Arial tamaño 8, si es la misma persona que firma se omite. El Jefe de la sección o unidad es el responsable de efectuar la revisión para garantizar que la Circular proyectada cumple a cabalidad con los términos legales y de contenido. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que revise y se firmará al frente. Aprobó: A una interlinea de la última línea escrita, se anota el nombre del jefe de sección o unidad quien revisa la Circular con fuente Arial tamaño 8. El Jefe de la sección o unidad es el responsable de efectuar la aprobación convalidando el contenido y los soportes de la Circular para su oficialización. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que apruebe y se firmará al frente. K. Pie de página Dirección completa, a una interlinea se escribe el teléfono, a una interlinea el número de fax si hubiere y a una interlinea el correo electrónico de la dependencia Nota La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser iguales en todas las hojas. Fuente Arial, entre 11 y 12 puntos (según la extensión del texto). En la segunda hoja no pueden ir solamente las firmas del remitente, en ese caso se acomodan. las márgenes para que aparezcan en una sola hoja. Las comunicaciones oficiales se imprimirán a doble cara La Presidencia, la Dirección General Administrativa y la Secretaria General del Senado de la República, a través de los titulares del despacho, suscribirán y socializarán las circulares que así lo consideren. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 15 de 27
RESOLUCIONES AREAS ADMINISTRATIVAS Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 16 de 27
5.4 Elaboración de Resoluciones Administrativas La resolución consiste en una orden escrita dictada por el jefe de un servicio público que tiene carácter general, obligatorio y permanente y se refiere al ámbito de competencia del servicio. Las resoluciones se dictan para cumplir las funciones que la ley encomienda a cada servicio público. En cuanto a su ámbito material, la resolución alcanza a todo aquello que complemente, desarrolle o detalle a la ley en la esfera de competencia del servicio público. A. Logotipo Logotipo del Senado de la República que representa la identificación gráfica de la Entidad. B. Identificación del documento La constituye la palabra RESOLUCIÓN, escrita en mayúscula fija y llevará el número consecutivo precedido de la abreviatura No. Ej.: C. Fecha La datación se debe escribir entre paréntesis ( ) RESOLUCIÓN No. XX D. Asunto Deberá referirse específicamente a un asunto o tema E. Preámbulo Generalmente empieza con el nombre del cuerpo deliberativo que emite la resolución, en este caso seguido por una coma. F. Considerando Luego en el siguiente renglón aparece la palabra CONSIDERANDO seguido de uno o más argumentos. Cada argumento debe aparecer como un párrafo separado. El párrafo no se numera. Cada párrafo con excepción del último termina con punto y coma; el último termina con una coma. Es importante notar que la palabra CONSIDERANDO aparece solamente una vez, sin importar el número de argumentos de sustento que prosigan. G. Resuelve Si la parte operativa contiene varias decisiones, cada una de ellas se presenta como una cláusula diferente, numerada y con punto al final de la misma. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 17 de 27
H. Firmas Autorizadas La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser iguales en todas las hojas. Fuente Arial, entre 11 y 12 puntos (según la extensión del texto). En la segunda hoja no pueden ir solamente las firmas del remitente, en ese caso se acomodan. las márgenes para que aparezcan en una sola hoja. Las resoluciones se imprimirán a doble cara J. Proyectó: A dos interlineas de la última línea escrita, se anota el nombre de quien proyecta la Resolución con fuente Arial tamaño 8, si es la misma persona que firma la comunicación se omite. El funcionario y/o contratista asignado es el responsable que el contenido de la Resolución proyectada cuente con la información exacta y que los soportes correspondan a la información plasmada en el contenido de la misma. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que proyecte y se firmará al frente. Revisó: A una interlinea de la última línea escrita, se anota el nombre de quien revisa la comunicación con fuente Arial tamaño 8, si es la misma persona que firma la comunicación se omite. El Jefe de la sección o unidad es el responsable de efectuar la revisión para garantizar que la Resolución proyectada cumple a cabalidad con los términos legales y de contenido. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que revise y se firmará al frente. Aprobó: A una interlinea de la última línea escrita, se anota el nombre del jefe de sección o unidad quien revisa la Resolución con fuente Arial tamaño 8. El Jefe de la sección o unidad es el responsable de efectuar la aprobación convalidando el contenido y los soportes de la Resolución para su oficialización. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que apruebe y se firmará al frente. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 18 de 27
RESOLUCIONES AREAS LEGISLATIVAS PRESIDENCIA DEL SENADO Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 19 de 27
5.4 Elaboración de Resoluciones Presidencia del Senado A. Logotipo Logotipo del Senado de la República que representa la identificación gráfica de la Entidad. B. Identificación del documento La constituye la palabra RESOLUCIÓN, escrita en mayúscula fija y llevará el número consecutivo precedido de la abreviatura No. Ej.: RESOLUCIÓN No. XX Es designado por la Secretaría General según el consecutivo que se lleve y debe ser impuesto de forma manual una vez se cuente con las formas que la autorizan. C. Fecha La datación se debe escribir entre paréntesis ( ), corresponde al día en el que se emite el acto administrativo y debe ser impuesto de forma manual y con un fechador de tinta negra una vez se cuente con las formas que la autorizan. D. Asunto Deberá referirse específicamente a un asunto o tema E. Autoridad que emite Descripción de la autoridad que genera el acto administrativo o decisión, en este caso y según las facultades legales, la autoridad que se describe es el Presidente del Senado de la República. F. Descripción jurídica de la facultad legal Sustento jurídico y legal de las facultades que le permiten a la autoridad que emite tomar la decisión por medio del acto que se proyecta. G. Considerando Luego en el siguiente renglón aparece la palabra CONSIDERANDO seguido de uno o más argumentos. Cada argumento debe aparecer como un párrafo separado. El párrafo no se numera. Cada párrafo con excepción del último termina con punto y coma; el último termina con una coma. Es importante notar que la palabra CONSIDERANDO aparece solamente una vez, sin importar el número de argumentos de sustento que prosigan. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 20 de 27
H. Resuelve Si la parte operativa contiene varias decisiones, cada una de ellas se presenta como una cláusula diferente, numerada y con punto al final de la misma. I. Descripción de comunicación y cumplimiento J. Descripción de las vigencias y derogatorias En todo proyecto de resolución se debe dejar establecido el momento en el que entra en vigencia la decisión que se toma mediante el acto administrativo y la designación de la derogatoria de toda aquella decisión anterior que le sea contraria, con el fin de evitar la multiplicidad de vigencias. K. Firmas Autorizadas L. Proyectó: A dos interlineas de la última línea escrita, se anota el nombre de quien proyecta la Resolución con fuente Arial tamaño 8, si es la misma persona que firma la comunicación se omite. El funcionario y/o contratista asignado es el responsable que el contenido de la Resolución proyectada cuente con la información exacta y que los soportes correspondan a la información plasmada en el contenido de la misma. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que proyecte y se firmará al frente. Revisó: A una interlinea de la última línea escrita, se anota el nombre de quien revisa la comunicación con fuente Arial tamaño 8, si es la misma persona que firma la comunicación se omite. El Jefe de la sección o unidad es el responsable de efectuar la revisión para garantizar que la Resolución proyectada cumple a cabalidad con los términos legales y de contenido. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que revise y se firmará al frente. Aprobó: A una interlinea de la última línea escrita, se anota el nombre del jefe de sección o unidad quien revisa la Resolución con fuente Arial tamaño 8. El Jefe de la sección o unidad es el responsable de efectuar la aprobación convalidando el contenido y los soportes de la Resolución para su oficialización. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que apruebe y se firmará al frente. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 21 de 27
Nota: La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser iguales en todas las hojas. Fuente Arial, entre 11 y 12 puntos (según la extensión del texto). En la segunda hoja no pueden ir solamente las firmas, en ese caso se acomodan. las márgenes para que aparezcan en una sola hoja. Las Resoluciones se imprimirán a doble cara RESOLUCIONES MESA DIRECTIVA DEL SENADO Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 22 de 27
5.6 Elaboración de Resoluciones Mesa Directiva del Senado Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 23 de 27
A. Logotipo Logotipo del Senado de la República que representa la identificación gráfica de la Entidad. B. Identificación del documento La constituye la palabra RESOLUCIÓN, escrita en mayúscula fija y llevará el número consecutivo precedido de la abreviatura No. Ej.: RESOLUCIÓN No. XX Es designado por la Secretaría General según el consecutivo que se lleve y debe ser impuesto de forma manual una vez se cuente con las formas que la autorizan. C. Fecha La datación se debe escribir entre paréntesis ( ), corresponde al día en el que se emite el acto administrativo y debe ser impuesto de forma manual y con un fechador de tinta negra una vez se cuente con las formas que la autorizan. D. Asunto Deberá referirse específicamente a un asunto o tema E. Autoridad que emite Descripción de la autoridad que genera el acto administrativo o decisión, en este caso y según las facultades legales, la autoridad que se describe es la Mesa Directiva del Senado de la República. F. Descripción jurídica de la facultad legal Sustento jurídico y legal de las facultades que le permiten a la autoridad que emite tomar la decisión por medio del acto que se proyecta. G. Considerando Luego en el siguiente renglón aparece la palabra CONSIDERANDO seguido de uno o más argumentos. Cada argumento debe aparecer como un párrafo separado. El párrafo no se numera. Cada párrafo con excepción del último termina con punto y coma; el último termina con una coma. Es importante notar que la palabra CONSIDERANDO aparece solamente una vez, sin importar el número de argumentos de sustento que prosigan. H. Resuelve Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 24 de 27
Si la parte operativa contiene varias decisiones, cada una de ellas se presenta como una cláusula diferente, numerada y con punto al final de la misma. I. Descripción de comunicación y cumplimiento J. Descripción de las vigencias y derogatorias En todo proyecto de resolución se debe dejar establecido el momento en el que entra en vigencia la decisión que se toma mediante el acto administrativo y la designación de la derogatoria de toda aquella decisión anterior que le sea contraria, con el fin de evitar la multiplicidad de vigencias. K. Firmas Autorizadas Nota: L. Proyectó: A dos interlineas de la última línea escrita, se anota el nombre de quien proyecta la Resolución con fuente Arial tamaño 8, si es la misma persona que firma la comunicación se omite. El funcionario y/o contratista asignado es el responsable que el contenido de la Resolución proyectada cuente con la información exacta y que los soportes correspondan a la información plasmada en el contenido de la misma. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que proyecte y se firmará al frente. Revisó: A una interlinea de la última línea escrita, se anota el nombre de quien revisa la comunicación con fuente Arial tamaño 8, si es la misma persona que firma la comunicación se omite. El Jefe de la sección o unidad es el responsable de efectuar la revisión para garantizar que la Resolución proyectada cumple a cabalidad con los términos legales y de contenido. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que revise y se firmará al frente. Aprobó: A una interlinea de la última línea escrita, se anota el nombre del jefe de sección o unidad quien revisa la Resolución con fuente Arial tamaño 8. El Jefe de la sección o unidad es el responsable de efectuar la aprobación convalidando el contenido y los soportes de la Resolución para su oficialización. Se deberá indicar el nombre completo y el cargo del funcionario y/o contratista que apruebe y se firmará al frente. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 25 de 27
La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser iguales en todas las hojas. Fuente Arial, entre 11 y 12 puntos (según la extensión del texto). En la segunda hoja no pueden ir solamente las firmas, en ese caso se acomodan. las márgenes para que aparezcan en una sola hoja. Las Resoluciones se imprimirán a doble cara 6. ANEXOS Plantilla Oficio Plantilla Oficio Comisión de la Mujer. Plantilla Oficio Unidad de Atención Ciudadana. Plantilla Comunicación Interna Plantilla Comunicación Interna Comisión de la Mujer. Plantilla Comunicación Interna Unidad de Atención Ciudadana. Plantilla Circular Plantilla Resolución Plantilla Resolución Mesa Directiva Plantilla Resolución Presidencia del Senado 7. FORMATOS N/A 8. DOCUMENTOS RELACIONADOS NTC 3393 Elaboración de Cartas Comerciales NTC 3397 Elaboración de Memorandos NTC 3234 Elaboración de Circulares Acuerdo 060 de 2001 Por la cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas Ley 1147 de 2007 Por la cual se adiciona la Ley 5 de 1992 y se crean la comisión Especial de Modernización y las Unidades Coordinadoras de Asistencia Técnica Legislativa y Atención Ciudadana del Congreso de la República. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 26 de 27
9. CONTROL DE CAMBIOS Versión Descripción Fecha 01 Emisión del documento para divulgación e implementación 2014-07-11 02 Se modificaron las plantillas de resolución y circular. Se crearon dos plantillas nuevas para resoluciones Mesa Directiva y resoluciones Presidencia del Senado. 2015-03-26 Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 27 de 27