EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BUCARAMANA S.A. E.S.P. TELEBUCARAMANGA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INTRODUCCION El Gerente de la EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BUCARAMANA S.A. E.S.P.-TELEBUCARAMANGA, En uso de sus facultades legales y las conferidas por los estatutos de la entidad, y teniendo en cuenta, que algunas dependencias de TELEBUCARAMANGA ejercen funciones privadas y otras públicas, siendo estas últimas aquellas que conocen y deciden sobre las peticiones, quejas, reclamos y recursos presentadas por los suscriptores y usuarios, así como las decisiones que surjan en sede empresarial con ocasión de recursos de reposición, precisa que debe adoptarse con relación a estas la Ley 594 de 2000, mediante la cual se expidió la Ley General de Archivos, la cual establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, en el Acuerdo 07 de 1994 la Junta Directiva del Archivo General de la Nación expidió el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del que hacer archivístico en el país, Acuerdo 12 de 1995 del A.G.N: Modificación de la parte I del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 Acuerdo 02 de 1996 del A.G.N: Adiciona el Acuerdo 12 de 1995, que modifica el Acuerdo 07 de 1994, en la Resolución N 10109 de 2003 el Presidente del Consejo Departamental de Archivos del Departamento de Santander resuelve aprobar las tablas de retención documental de TELEBUCARAMANGA como una herramienta facilitadora en la construcción solida de la preservación y conservación del patrimonio documental de la empresa, Decreto 2578 de 2012, por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado. Para la adecuada prestación de los servicios del archivo, es necesario establecer un manual interno a la transparencia, eficiencia, celeridad y economía de los servicios archivísticos. CAPITULO I GENERALIDADES ARTICULO 1. Objeto del Programa de Gestión Documental. El presente PGD tiene por objeto definir los principios que regularan la función archivística en la Empresa de Telecomunicaciones de Bucaramanga S.A. E.S.P. Telebucaramanga.
ARTICULO 2. Campo de Aplicación. El presente PGD es de Obligatoria aplicación por las dependencias productoras y receptoras de documentos, que conforman la estructura orgánica de la Empresa de Telecomunicaciones de Bucaramanga S.A. E.S.P Telebucaramanga y de estricto cumplimiento por parte de los funcionarios de la empresa. ARTICULO 3. Subordinación y Dependencia. Los archivos de Gestión de la Empresa de Telecomunicaciones de Bucaramanga S.A. E.S.P. Telebucaramanga estarán subordinados, para todos los efectos, a la dependencia en cuya estructura se encuentren ubicados. El archivo central estará a cargo, bajo la subordinación y coordinación directa del Administrador del Contrato y Subgerente Financiero y Administrativo de Telebucaramanga. Quienes tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos del archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos. ARTICULO 4. Conceptos Fundamentales. Para efectos de este PGD y con miras a obtener unidad en la definición de criterios y alcances de los términos y procedimientos más generales empleados en materia de archivos, se adopta el Glosario de Términos Archivísticos como parte integral del mismo y como anexo el Instructivo para el manejo de Archivo Y Correspondencia de la Empresa de Telecomunicaciones de Bucaramanga S.A. E.S.P. Telebucaramanga. ARTICULO 5. Conformación de los Archivos de Telebucaramanga. De acuerdo con la estructura organizacional y con la función los archivos se clasifican en: Archivo de Gestión: está integrado por la producción documental en trámite de cada dependencia en el cumplimiento de su función la cual bebe ser organizada de acuerdo con la Tabla de Retención Documental. Archivo Especializado: Es aquel archivo que cumple una función especial, ya que por su naturaleza debe ser custodiado por la oficina que los produce, es de consulta permanente y en ningún momento se realiza transferencia al Archivo Central. Ejemplo: El archivo de Historias Laborales activas. Archivo Central: Es aquel archivo donde se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad, una vez finalizado su trámite, de acuerdo con la disposición final establecida en la Tabla de Retención Documental, que siguen siendo urgentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. ARTICULO 6. Supresión o Fusión de Dependencias. Cuando se suprime una dependencia por desaparecer la función, los funcionarios de esta deberán transferir los archivos debidamente organizados al Archivo Central previa diligencia del formato de inventario documental ubicado en la intranet en la siguiente ruta: Áreas Financiera y administrativa Gestión Documental Cuando se suprime una dependencia por fusión con otra, sus archivos deberán ser
entregados mediante inventario documental a la dependencia que asuma sus funciones. ARTICULO 7. Reserva. La reserva legal sobre cualquier documento producido en las dependencias que cumplen funciones públicas cesara a los treinta (30) años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano y el archivo que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo (Ley 594 de 2000, Artículo 28). CAPITULO II PRINCIPIOS GENERALES ARTICULO 8. Obligatoriedad de la Conformación de los Archivos, organización de los archivos de gestión y Adopción de la Tabla de Retención Documental. Todas las dependencias de La Empresa de Telecomunicaciones de Bucaramanga S.A. E.S.P. Telebucaramanga tienen la obligación de organizar, utilizar los elementos de archivo autorizados, preservar y controlar su archivo, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original, el ciclo vital de los documentos, la normatividad archivística y la Tabla de Retención Documental. ARTICULO 9. Instalaciones para los Archivos. La empresa de Telecomunicaciones de Bucaramanga S.A. E.S.P. Telebucaramanga garantizará los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. ARTICULO 10. Actualización de Tablas de Retención Documental. Por ser una herramienta flexible y dinámica para la organización de los archivos, cualquier dependencia de Telebucaramanga podrá solicitar acompañamiento al área de gestión documental para sus efectos de revisar y actualizar la Tabla de Retención Documental. Todo ajuste a efectuar a las Tablas de Retención Documental por cualquier dependencia como resultado y/o consecuencia de sus funciones, deberán ser aprobadas por el área productora de la serie documental o tipología (Subgerente o Director), el administrador del contrato y por el Subgerente Financiero y Administrativo por medio del aplicativo Laserfiche. ARTICULO 11. Eliminación de Documentos. El coordinador de gestión documental deberá diligenciar el formulario correspondiente con el inventario anexo de los documentos a eliminar en el formato de eliminación p09.gar.f04, aplicando la Tabla de Retención Documental. El formulario deberá ser aprobado por el responsable del área productora y el director de compras y suministros. Una vez aprobado el formulario de eliminación documental por las dos partes se remite por medio de un correo electrónico al responsable de recoger los documentos para llevarlos a su respectivo proceso de destrucción. Se debe garantizar en la disposición final el picado de los documentos.
CAPITULO III SOPORTES DOCUMENTALES ARTICULO 12. Soporte Documental. Son los medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, digitales, informáticos, orales y sonoros. ARTICULO 14. Sistema de Conservación en el Archivo Central. El Contratista del Archivo de acuerdo con el proceso de depuración, organización y selección de la documentación según la Tabla de Retención Documental, solicitaran el material adecuado para la preservación y conservación de las series documentales transferidas. ARTICULO 15. Otros medios de Conservación. La Empresa de Telecomunicaciones de Bucaramanga S.A. E.S.P. Telebucaramanga podrá incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico y telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: Organización archivística de los documentos por parte del área gestión documental e implementación de tecnologías con la supervisión del Director de compras y suministros. Realización de estudios técnicos por parte del Subgerencia Financiero y Administrativo, Administrador del Contrato, teniendo en cuenta aspectos como la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema. Parágrafo 1. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procésales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información. Parágrafo 2. Para incorporar estas tecnologías con el cumplimiento de los requisitos, trabajará un equipo interdisciplinario conformado por: Subgerente Financiero y Administrativo que se encargará del Proyecto de Inversión, Subgerente de Informática y Tecnología, que se encargará de la implantación del sistema, el Contratista del Archivo y Administrador del Contrato que brindaran la orientación en cuanto al a organización archivística de los documentos. CAPITULO IV DE LOS ARCHIVOS DE GESTION ARTICULO 16. Organización. Los archivos de Gestión deberán estar organizados de acuerdo con las series, subseries y tipos documentales que correspondan a cada Dependencia, de acuerdo con la Tabla de Retención
Documental y los procesos archivísticos contemplados en el instructivo para el manejo de archivo y correspondencia de la entidad. ARTICULO 17. Transferencias. Los Archivos de Gestión realizarán la transferencia al Archivo Central, de acuerdo con los tiempos establecidos en la Tabla de Retención Documental, previa diligencia del formulario de transferencia ubicado en la intranet en la siguiente ruta: Intranet Áreas Financiera y Administrativa Gestión documental. junto con su respectivo Excel adjunto p09.gar.f03. CAPITULO V DE LOS ARCHIVOS ESPECIALIZADOS ARTICULO 18. Organización. Los Archivos Especializados deberán estar organizados de acuerdo con las series, subseries y tipos documentales que correspondan a la Tabla de Retención Documental. ARTICULO 19. Acceso y Consulta de los Documentos. El solicitante de la oficina productora deberá realizar una solicitud documental por medio de la intranet en la siguiente ruta: Intranet áreas financiera y administrativa gestión documental prestamos documentales. En donde se especifiquen las características del documento, el área de gestión documental deberá atender la solicitud física ó virtual. ARTICULO 20. Los Archivos Especializados solicitarán autorización de destrucción de documentos al Subgerente Financiero y Administrativo, previo estudio documental por parte de la oficina productora del archivo especializado, verificación del Contratista del Archivo y Administrar Contrato. CAPITULO VI DEL ARCHIVO CENTRAL ARTICULO ARTICULO 21. Organización Física del Archivo. Sera responsabilidad de el área de gestión documental, mantener el Archivo Central organizado de acuerdo con las series, subseries y tipos documentales que correspondan a cada dependencia de acuerdo con la Tabla de Retención Documental. ARTICULO 22. Transferencia Documentales. El Contratista del Archivo, tendrá la responsabilidad de gestionar con las áreas productoras, las trasferencias de los archivos de gestión, para que se hagan oportunamente de acuerdo con la Tabla de Retención Documental al Archivo Central. El ingreso de documentos al Archivo Central se hará mediante formato de transferencia p09.gar.f03 previa diligencia del formulario de transferencia ubicado en la intranet en la siguiente ruta: Intranet Áreas Financiera y Administrativa Gestión documental.
ARTICULO 23. Consultas. El área de gestión documental, atenderá las consultas del archivo central que las oficinas productoras realicen por medio de la intranet en la siguiente ruta: Intranet áreas financiera y administrativa gestión documental préstamos documentales. En donde se especifiquen las características del documento, el área se encargará de atender la solicitud física ó virtual. ARTICULO 24. Destrucción de Archivos. Será responsabilidad del coordinador de gestión documental hacer gestión permanente y oportuna de la destrucción de los archivos que cumplan los tiempos para su eliminación, según las tablas de retención documental, para lo cual solicitará aprobación de las áreas productoras de los documentos por medio del formulario de eliminación ubicado en el repositorio de Laserforms. ARTICULO 25. Selección del Personal de Archivo. El personal que desarrolle labores para el área de gestión documental deberá acreditar conocimientos archivísticos y en gestión documental que le permitan desempeñarse en sus responsabilidades de la administración de la información documental. ARTICULO 26. Capacitación para los funcionarios de gestión documental. deberá propender por capacitar y actualizar a los funcionarios del área de gestión documental. ARTICULO 27. Capacitación para los funcionarios de Telebucaramanga. El área de gestión documental deberá velar por mantener capacitados a los funcionarios de la empresa, con el fin de realizar los procesos correctamente. ARTICULO 28. Acceso y Consulta de los Documentos. Se hará mediante autorización de los responsables de área de gestión documental. ARTICULO 29. Salida de Documentos. Podrá autorizarse la salida de documentos en los siguientes eventos: 1. Por préstamo temporal de Documentos. Surtido el trámite para el préstamo de documentos dispondrán hasta de cinco (10) hábiles para efectuar la consulta, en caso de que se necesite más tiempo la oficina solicitara prorroga hasta por otros cinco (5) días. 2. Por transferencia al Archivo Central. Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de gestión los documentos deberán ser transferidos a este mediante formato de transferencia p09.gar.f03 previa diligencia del formulario de transferencia ubicado en la intranet en la siguiente ruta: Intranet Áreas Financiera y Administrativa Gestión documental- Transferencias. 3. Por Eliminación: Los documentos que de acuerdo con la tabla de retención documental pierdan su vigencia y que no sean de conservación total, previa recomendación del Coordinador de gestión documental, serán eliminados y
descargados del inventario documental. Mediante previo diligenciamiento y aprobación del formulario de eliminación ubicado en laserforms. ARTICULO 30. Seguimiento a los Archivos. El área de gestión documental deberá realizar seguimientos a los Archivos de Gestión, con miras a verificar y orientar la gestión archivística. En caso de incumplimiento, el área productora informará vía correo electrónico al Director de compras y suministros. CAPITULO VII RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA Y DISCIPLINARIA ARTICULO 31. Responsabilidad General de los Funcionarios y el área de gestión documental. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a las leyes y disposiciones que regulan su labor. ARTICULO 32. Obligaciones del área de gestión documental. En cabeza del área responsable queda la obligación de velar por la custodia, integridad y autenticidad de los documentos de archivo y son responsables de la elaboración del inventario documental, su organización, conservación y prestación de los servicios archivísticos. ARTICULO 33. Responsabilidad Especial. Los empleados de cada dependencia al desvincularse definitiva o temporalmente de sus funciones, harán entrega de los archivos a su cargo mediante inventario documental, a su reemplazo. CAPITULO VIII GLOSARIO Artículo 34. El glosario de términos Archivísticos, es parte integral del mismo, lo complementa y permite dar la claridad a una norma determinada. Esta elaborado con base en los conceptos archivísticos de distintos autores. Algunos conceptos son aportes y adaptaciones del Archivo General de la Nación. Uso del Glosario Los términos que conforman el glosario fueron extractados del texto general y se ordenaron alfabéticamente para facilitar su búsqueda y consulta. A Acceso a Documentos: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conserva los archivos públicos, en los términos consagrados por la ley. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
Archivo General De la Nación: Desde el punto de vista Institucional y de acuerdo con la categoría de archivo oficial, es el establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística a nivel nacional. Es el organismo de dirección y coordinación del sistema nacional de Archivos. Archivo Total: Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final. Archivista: Persona especializada en el manejo de archivos. C Ciclo vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Clasificación Documental: Labor intelectual mediante la cual se identifica y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad. Conservación de Archivos: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo. Conservación de Documentos: Puede ser preventiva o de intervención directa. Consulta de Documentos: Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos. Custodia de Documentos: Responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos. D Depuración: Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen. Digitalización: Es un proceso que consiste en la transformación de documentos físicos a imágenes digitales para su visualización y consulta desde cualquier equipo de computo. Disposición Final de Documentos: Selección de documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación. Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
Documento de Archivo: Registro de información producida o recibirá por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. Documento Público: Es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es un instrumento público; cuando es otorgado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública. Documento privado: Es el que no reúne los requisitos para ser documento público. E Eliminación: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tiene valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. F Fechas Extremas: Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental. Folio: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Fondo: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o una persona. Función Archivística: Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del que hacer archivístico, desde la elaboración de documento hasta su eliminación o conservación permanente. G Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Guía: Instrumento que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos organismos que lo originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación. I Inventario: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar. Laserfiche: Software de administración de documentos y soluciones para gestión de contenido empresarial. L M Manual de Archivos: Son los lineamientos generales administrativos y técnicos, para dar cumplimiento a diversas disposiciones de ley. Material Desacidificado: Material libre de ácido que protege la documentación del traspaso de acidez. O Ordenación: Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con los otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los documentos unidades archivísticas dentro de las series. Organización de Archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido. Organización de Documentos: Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signarlos documentos de una entidad. Organigrama: Representación gráfica de la estructura orgánica de algún tipo de organización o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que conforman una entidad y organismo. P Principio de Orden Original: Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. Principio de Procedencia: Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen. Principio fundamental de la teoría
archivística que se establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. Producción Documental: Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. R Retención de Documentos: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la Tabla de Retención de Documental. S Selección Documental: Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total. Sub-serie Documental: Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto. Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. T Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos de documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de documentos. Tipo Documental: Unidad Documental simple. Tipología Documental: Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse según su origen y características diplomáticas. Transferencias Documentales: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental adoptadas. U Unidad de Conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otros; cajas, libros etc. V Valor Administrativo: Aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor Contable: Es La utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada. Valor Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro hacienda pública. Valor Jurídico: Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho común. Valor Primario: Es el que tienen los documentos mientras se sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto. Valor Segundario: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surgen una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. Valoración Documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios, segundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo. ARTICULO 35. La Empresa de Telecomunicaciones de Bucaramanga S.A. E.S.P. Telebucaramanga adoptará las medidas necesarias que permitan la aplicación de las disposiciones contenidas en el presente. PGD. ARTICULO 36. El presente PGD rige a partir del mes de Septiembre de 2016. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Elaborado por: Lynda Katherine Pérez Cely -Coordinadora de gestión documental. Revisado por: Ing. Freddy Barragán Bustos Director de compras y suministros.