LOS ABOGADOS SOMOS MANÍACOS TEXTUALES 1996: 700 documentos mensuales. Premio Nal. de Calidad: 1,8% de nuestras 1100 carpetas activas se encuentran fuera del lugar en que deberían encontrarse, cada mes. 2006: Crecimos entre 10 y 12 veces, cualquiera sea el indicador Los documentos aumentaron por 13 (10000 mensuales) Las carpetas electrónicas aumentaron 200 veces: 234.000 Pero las carpetas en papel son solo 7000 Hace años que los papeles no nos plantean problemas.
SOLUCIONES DE 1996 Archivos físicos: Biblioratos idénticos de lomo duro Biblioratos rojos y negros Procesos de control de carpetas Documentos electrónicos: Conservamos archivos en medios electrónicos desde 1989 Unificación de criterios de archivo y nomenclatura Buscador de archivos desde 1994 El sistema Maremagnum
EL APARATITO QUE INICIÓ EL CAMBIO Los scanners de mesa aparecieron a mediados de los noventa Nos dieron la oportunidad de transformar en electrónicos los documentos que llegaban en papel Pero cómo se hace para convencer a la gente que lo use?
Sencillo: COMO SE IMPONE EL CAMBIO? Se eliminan los cadetes que reparten papeles Se adopta la regla de que todo papel que llega se escanea y se envía por mail A las 48 horas, si nadie lo pasa a retirar, se destruye. Pasado el horror inicial, la gente se acostumbra Pero la digitalización de los documentos genera otro problema: cómo se maneja la información electrónica?
VARIOS PROBLEMAS Nomenclatura. En tiempos del DOS, era sencillo. Los archivos se identificaban por asunto.cli Con Windows se volvió mas complicado. Liberamos la nomenclatura y pasamos a identificar por el archivo. Por qué no por las propiedades del documento?: los profesionales están siempre apurados, y no obedecen. Con el desarrollo de los buscadores, las razones para unificar la nomenclatura disminuyen enormemente. El cambio en el software nos complica cada tanto: El paso de WordStar para DOS a Office para Windows nos obligó a convertir cientos de miles de archivos. El paso de DOS a Visual Basic y luego a.net nos obligó a rehacer todas nuestras aplicaciones.
NO PODRÍAMOS VIVIR SIN UN GESTOR DOCUMENTAL
LOS PROBLEMAS NO CESAN DE AUMENTAR En una época, los documentos se creaban en Word o Excel, y se mandaban por fax. Los faxes se digitalizaban como archivos.tiff,.jpg o similares. Pero luego vino el correo electrónico, y se nos desorganizó todo el sistema de archivos. Documentos bajo la forma de e-mail Documentos enviados en archivos adjuntos al mail MSN Messenger: el enemigo No 1 del profesional La informalización de la comunicación documental
EL EMAIL CREA NUEVOS PROBLEMAS DE BUSQUEDA Y ARCHIVO Lo primero que hicimos fue replicar en el Outlook nuestra estructura de archivos de documentos. Terminamos con dos estructuras masivas de archivo electrónico, sin comunicación entre sí. Además: no existen buscadores eficientes de e-mails que permitan buscar en bases masivas. Nada busca dentro de los mensajes de múltiples carpetas Symantec Enterprise Vault? Nada busca en el texto de los documentos adjuntos Como se busca en un árbol de carpetas de e-mail? 118.000 emails correspondientes solo a Ferrere Abogados Uruguay en el último año.
UN NUEVO INTENTO DE UNIFICACIÓN Como lograr una base unificada? Lograr que los email no contengan opiniones Separar los email de los adjuntos Sacar los adjuntos de los email, y pasarlos a la base general sometida a búsqueda Una aplicación recorre el arbol de email, extrae los adjuntos, los archiva en la carpeta de documentos del cliente, y marca el email indicando el archivo que se extrajo, y su ubicación. Tarda 1 semana por corrida, por árbol! Pero al final tenemos una base con todos los documentos enviados o recibidos, sujetos a búsqueda por el Buscador Documental
LOS PROFESIONALES NO PODEMOS SER INFORMALES La informalidad es peligrosa: genera la sensación de lo que se dice es una preguntita que puede resolverse con una respuestita. Baja el nivel de atención y de responsabilidad. Hay cuestiones de responsabilidad profesional: Yo nunca dije eso! Yo te avisé que eso iba a pasar! Lo primero: prohibir el Messenger
VARIOS OBJETIVOS: LA LUCHA CONTRA LA OPINION POR EMAIL 1. Que el que escribe sea consciente de lo que está haciendo 2. Que el jefe del que escriba sepa lo que escribe su subordinado 3. Que lo que escribe no sea fácilmente alterable 4. Que se ingresen las propiedades de los documentos 5. Que sea recuperable por el cliente NUESTRA RESPUESTA ACTUAL: Impedir los email con adjuntos Publicar los adjuntos en la WEB corporativa, con acceso al cliente bajo password
COMO ESTAMOS AHORA? CREEMOS HABER DERROTADO AL PAPEL de hecho, nadie lo usa, mas que en caso excepcionales PERO LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS NOS TIENEN A MAL TRAER un consumo fenomenal de almacenamiento! UNA BASE DE DATOS DE E-MAIL MONSTRUOSA Y DIFÍCIL DE ADMINISTRAR DE TODAS MANERAS, VENIMOS GANANDO. SI ESTO HUBIERA SIDO EN PAPEL
MUCHAS GRACIAS!