PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA SALUD OCUPACIONAL Página: 1 de 15 1. Objetivo Establecer la reglamentación de las actividades para la conformación y funcionamiento de los comités paritarios de salud ocupacional COPASOS con el fin de PROMOVER LA SALUD, en el más alto grado de bienestar físico, mental y social de todos los trabajadores y profesionales en todos los niveles ocupacionales de la organización. 2. Alcance Aplica para todo el personal ESSA S.A E.S.P desde la conformación y realización de los comités paritarios de salud ocupacional, hasta la verificación del cumplimiento en la implementación de las recomendaciones emanadas por parte del equipo soporte de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional y oficinas de control de ESSA S.A E.S.P. 3. Definiciones Accidente de trabajo: Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional, una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aun fuera del lugar y horas de trabajo. Las legislaciones de cada país podrán definir lo que se considere accidente de trabajo respecto al que se produzca durante el traslado de los trabajadores desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa. (Definición Comunidad Andina de Naciones CAN - 584 de mayo 2004). Comité paritario de higiene y seguridad: es el organismo técnico de participación entre empresas y trabajadores, para detectar y evaluar los riesgos de accidentes y enfermedades profesionales que pudieran sufrir los trabajadores. Comité: Grupo o equipo de personas encargadas de un asunto, especialmente si lo hacen en Representación de la colectividad. Empleador o empresa: Se identifica así a la Electrificadora de Santander S.A. E.S.P. Incidente de trabajo: Suceso acaecido en el curso del trabajo o en relación con este, que tuvo el potencial de ser un accidente, en el que hubo personas involucradas sin que sufrieran lesiones o se presentaran daños a la propiedad y/o pérdida en los procesos. Presidente: Persona nombrada por la empresa por un tiempo definido. Quórum: Proporción o número de asistentes que se requiere para que una sesión de un comité primario pueda comenzar, o adoptar una decisión formalmente válida.
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA SALUD OCUPACIONAL Página: 2 de 15 Salud ocupacional: Es una actividad multidisciplinaria que promueve y protege la salud de los trabajadores. Esta disciplina busca controlar los accidentes y las enfermedades mediante la reducción de las condiciones de riesgo. La salud ocupacional supone un apoyo al perfeccionamiento del trabajador y al mantenimiento de su capacidad de trabajo. Secretario: Persona nombra por el comité en pleno por un tiempo definido. Seguridad industrial: Conjunto de normas que desarrollan una serie de prescripciones técnicas a las instalaciones industriales y energéticas que tienen como principal objetivo la seguridad de las personas. Seguridad y salud ocupacional: Condiciones y factores que inciden en el bienestar físico y mental de los empleados, trabajadores temporales, personal contratista, visitantes y partes interesadas. Seguridad: Condición de estar libre o protegido de un riesgo que produzca un daño considerable. 4. Documentos de referencia Resolución 2013 de 1986 y sus Modificaciones Resolución 1016 de 1989 y sus Modificaciones Programa Salud Ocupacional de ESSA S.A. E.S.P. Cartilla comités paritarios de salud ocupacional, Administradora de riesgos profesionales SURA. 5. Condiciones generales La empresa consciente de la importancia del control y la autorregulación, todo lo anterior consecuente con la política, programa de salud ocupacional y reglamento interno de trabajo, enmarcados en las normas vigentes presenta el siguiente documento como apoyo y herramienta de trabajo con criterios precisos y unificado a la labor de todos los integrantes de la organización para el funcionamiento de los comités paritarios de salud ocupacional o COPASOS. El modelo permitirá la auditoria y fortalece la imagen de ESSA S.A E.S.P. a través de los espacios de participación de los trabajadores y profesionales con el fin de Promover el más alto grado de bienestar físico, mental y social de todos en las ocupaciones o lugares de trabajo en la Electrificadora de Santander S.A E.S.P Establecer registros históricos de la actividad en salud ocupacional y seguridad industrial (COPASO) de ESSA S.A E.S.
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA SALUD OCUPACIONAL Página: 3 de 15 6. Desarrollo 6.1. Definir los niveles de compromiso: Se definen cuatro (4) niveles responsables dentro de la reglamentación de los comités paritarios o documento a saber: 6.1.1 Gerencia General: Su función y compromiso fundamental es hacer cumplir las disposiciones contenidas en la legislación vigente en materia de salud ocupacional y el programa de salud ocupacional de ESSA de acuerdo a la resolución 614 de 1984, resolución 2013 de 1986, resolución 1016 de 1989, a los Artículos 21, 22,56 del Decreto 1295 de 1994, resolución 1401 del 2007, resolución 3673 del 2008, resolución 1348 de 2009. 6.1.2 Líderes de procesos ESSA: Su función y compromiso esta en la de facilitar, orientar, apoyar, promover, cumplir y hacer cumplir las políticas, normas, directrices, de la Gerencia General, Gerencia Administrativa, Área de gestión Humana y equipo soporte de Seguridad y Salud Ocupacional de ESSA. Estos líderes tienen la responsabilidad de facilitar y brindar los espacios para que el comité paritario ejerza a plenitud sus reuniones, funciones y responsabilidades. En especial la resolución 2013 de 1986 que trata o es soporte de esta reglamentación o instructivo. 6.1.3 Trabajadores y Profesionales: Su función y compromiso esta en la de acudir al llamado de la empresa para la elección, conformación y funcionamiento de los comités paritarios de la salud ocupacional y ejecución de actividades propiamente dichas del comité de medicina, higiene y seguridad industrial, lo anterior consecuente con el reglamento interno de trabajo en el; capitulo X, articulo 49 ; capitulo XI, articulo 56, literales d-e-g-l-n-r y capitulo XV articulo 68 numeral 13; articulo 69 numerales 6 y 8. 6.1.4 Seguridad y Salud ocupacional: El equipo de Seguridad y Salud Ocupacional de ESSA S.A E.S.P. tendrá como función asesorar a los niveles de responsabilidad la aplicación de los instrumentos del modelo en la medida en que lo requieran. 6.2 Conformar el comité paritario de salud ocupacional 6.2.1 Coordinación del proceso de conformación: El profesional que administra la salud ocupacional será la persona encargada de la elaboración del cronograma para la conformación del comité, en el cual incluirá las fechas para la inscripción de los candidatos y para la elección de los mismos. También se debe determinar la fecha en que la gerencia dará a conocer los representantes de la administración. Se debe solicitar al área de gestión humana y organizacional el dato actualizado de personal que tiene la empresa para definir así mismo el número de integrantes que conformaran el copaso.
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA SALUD OCUPACIONAL Página: 4 de 15 La información obtenida debe contener el nombre y cedula la cual sirve posteriormente como lista de votación. El coordinador del proceso del COPASO deberá establecer un plan de promoción y divulgación dirigido a todo el personal de la empresa con el fin de que este se motive hacer parte del comité. Este plan de promoción y divulgación podría considerar los siguientes aspectos; a. Objetivo del comité paritario de salud ocupacional. b. Importancia del COPASO en la gestión de la salud ocupacional. c. Funciones del presidente, secretario y demás miembros. d. Vigencia del COPASO. e. Importancia de una buena representatividad dentro del COPASO preferiblemente de todas las áreas. f. Fechas para inscripción de los candidatos al comité. 6.2.2 Inscripción y Promoción de los candidatos al COPASO: Para inscribir y dar a conocer los candidatos se debe llenar el formato FTHSO003 Formato Inscripción de candidatos al comité paritario de salud ocupacional, el cual se puede usar utilizar para anotar las planchas o candidatos individuales, las planchas se inscriben en orden consecutivo (plancha1,2,3...),se colocan los nombres de cada uno de los integrantes de la plancha, el oficio que desempeñan en la empresa, la sección en que laboran y la fecha en la cual se está inscribiendo la plancha. El procedimiento para la inscripción puede ser, enviando el formato descrito a cada una de las áreas de la empresa para que las personas interesadas lo llenen, o indicando el sitio o lugar de la empresa en el que se estarán recibiendo los datos de los interesados en integrar el COPASO. 6.2.3 Organización del proceso de votación y elección de los candidatos. Con el dato de los candidatos para la conformación del COPASO, se debe diseñar un tarjetón (libre de los integrantes), que incluya el número de planchas inscritas o candidatos, dejando además un espacio para la opción de «voto en blanco». No se debe olvidar visar los tarjetones para evitar fraude. El coordinador del proceso o quien este designe en la zona escogerá los jurados que colaborarán en la votación de acuerdo con el número de mesas de votación a instalar. Se sugiere que sean dos personas por mesa. Esta selección deberá ser autorizada por el jefe inmediato de la persona seleccionada. Es necesario también diligenciar las actas de apertura FTHSO011 Acta apertura del comité paritario de salud ocupacional y cierre de la votación FTHSO013 Acta de cierre del comité paritario de salud ocupacional.
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA SALUD OCUPACIONAL Página: 5 de 15 Antes de iniciar las votaciones es necesario verificar que los jurados posean todos los elementos necesarios para el desarrollo de las mismas, tales como: lista de posibles votantes, tarjetones, actas de cierre y apertura, urna, lapiceros, etc. El día de las votaciones, junto a la mesa de los jurados, se fijarán las planchas de los posibles candidatos y un instructivo sobre la forma para votar. 6.2.4 Proceso de Votación por parte de los trabajadores Al iniciarse las votaciones el jurado debe llenar el acta de apertura y registrar las respectivas firmas. Cuando una persona vaya a votar se le pide la cédula de ciudadanía o el carnet de la empresa y se verifica, en el listado del personal, si el trabajador está vinculado con la compañía. De ser así se subrayará el nombre y número de identificación para evitar que esta misma persona vote nuevamente. De igual manera se registra en un formato diseñado para tal fin, FTHSO012 Registro de votantes al comité paritario de salud ocupacional el nombre y cédula de la persona que va a votar. Dicho registro es importante, ya que de esta forma se poseen elementos para respaldar los datos de votación que posteriormente se obtengan. Luego de registrar los datos del votante, se procede a hacer entrega del voto para que éste señale por cuál plancha o candidato desea votar. Al finalizar las votaciones el jurado responsable de la mesa de votación, deberá proceder a hacer el conteo de los votos, separándolos por número de plancha o candidato. 6.2.5 Elección del representante por parte de los trabajadores. Para definir los candidatos que han sido elegidos en cada plancha se podrá utilizar el método de cociente y residuo, en el cual se aplica la siguiente fórmula: X = Promedio de votos Pi= Sumatoria total de votos en cada plancha N= Números de representantes a seleccionar Luego de que se obtiene el dato anterior, se divide el número de votos obtenido en cada plancha por el promedio obtenido (X) o resultado de la fórmula anterior. De esta operación, con el número entero logrado, se determina el número de renglones a
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA SALUD OCUPACIONAL Página: 6 de 15 escoger por plancha. Tenga en cuenta que un renglón hace relación al candidato principal y su suplente. Posteriormente se observan las cifras decimales (residuos) resultantes de la operación anterior y se comparan con los de las otras planchas y los mayores residuos darán opción para que sea elegido otro candidato o renglón de la plancha, de no haberse completado el número de representantes a elegir Ejemplo: Numero votos plancha 1: 100 Numero votos plancha 2: 150 Votos en blanco: 10 Votos anulados: 5 Total 265 Se resta del total los anulados: 260 Se divide el total de votos por el número de representantes a elegir. Para el ejemplo este Número es 4. Seria: X = 260 / 4 = 65 Se procede entonces a dividir el número de votos obtenidos por cada plancha sobre el dato X, así: Plancha 1: 100 / 65 = 1.53 Plancha 2: 150 / 65 = 2.30 De estos datos se concluye que de la plancha 2 se escogerán los dos primeros renglones, ya que el cociente nos da 2 y de la plancha 1 se escoge el primer renglón puesto que su cociente es 1. Como se observa, falta por seleccionar un representante, por lo tanto se selecciona de aquella plancha que haya obtenido el mayor residuo, en este caso el mayor residuo se encuentra en la plancha 1 puesto que obtuvo 0.53.
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA SALUD OCUPACIONAL Página: 7 de 15 Si las votaciones se realizaron sobre la base de candidatos individuales y no de planchas, los candidatos se podrán determinar de una manera más sencilla: simplemente se contarán los votos y se empezarán a seleccionar a aquellas personas que hayan obtenido mayor votación y, de acuerdo con lo anterior, los primeros serán principales y los de menor votación serán los suplentes. Nota: La empresa elegirá los representantes de la administración y asigna la presidencia del mismo, esto lo hará con memorando interne desde la Gerencia General. 6.2.6 Presentación del Comité Paritario de Salud. El equipo soporte u oficina de Seguridad y Salud Ocupacional dará a conocer a todo el personal de la empresa el nombre de las personas que han sido seleccionadas para integrar el COPASO al igual que divulgar las funciones básicas que a éstos les corresponde desarrollar. Se realizara en el menor tiempo (30 días máximo y se dejara evidencia con copia al equipo soporte) una primera reunión del Comité para determinar los procedimientos de trabajo. 6.3 Generalidades de funcionalidad normativa Los miembros del Comité serán elegidos por un dos (2) años. (Decreto 1295 articulo 63) El comité de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial se reunirá por lo menos una vez al mes en local de la empresa y durante el horario de trabajo. (Resolución 2013, articulo 7) Parágrafo. En caso de accidente grave o riesgo inminente, el Comité se reunirá con carácter extraordinario y con la presencia del responsable del área donde ocurrió el accidente o se determinó el riesgo, dentro de los cinco días siguientes a la ocurrencia del hecho. Nota: la empresa proporciona hasta 4 horas semanales dentro de la jornada normal de trabajo para el funcionamiento del comité, estas horas no son acumulables de toda la actividad. El quórum para sesionar el comité estará constituido por la mitad más uno de sus miembros. Pasados los primeros (30) treinta minutos de la hora señalada para empezar la reunión del comité sesionará con los miembros presentes y sus decisiones tendrán plena validez. (Resolución 2013, articulo 8). El comité de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial es un organismo de promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de Salud Ocupacional dentro de la empresa y no se ocupará por lo tanto de tramitar asuntos referentes a la relación contractual - laboral propiamente dicha, los problemas de personal, disciplinario o sindicales; ellos se ventilan en otros organismos y están sujetos a reglamentación distinta. (Resolución 2013, articulo 10).
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA SALUD OCUPACIONAL Página: 8 de 15 Son funcionarios del Comité de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial, además de las señaladas por el Artículo 26 de Decreto 614 de 1984, las siguientes: a) Proponer a la administración de la empresa o establecimiento de trabajo la adopción de medidas y el desarrollo de actividades que procuren y mantengan la salud en los lugares y ambientes de trabajo. b) Proponer y participar en actividades de capacitación en salud ocupacional dirigidas a trabajadores, supervisores y directivos de la empresa o establecimientos de trabajo. c) Colaborar con los funcionarios de entidades gubernamentales de salud ocupacional en las actividades que éstos adelanten en la empresa y recibir por derecho propio los informes correspondientes. d) Vigilar el desarrollo de las actividades que en materia de medicina, higiene y seguridad industrial debe realizar la empresa de acuerdo con el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial y las normas vigentes; promover su divulgación y observancia. e) Colaborar en el análisis de las causas de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y proponer al empleador las medidas correctivas a que haya lugar para evitar sus ocurrencias. Evaluar los programas que se hayan realizado. f) Visitar periódicamente los lugares de trabajo e inspeccionar los ambientes, máquinas, equipos, aparatos y las operaciones realizadas por el personal de trabajadores en cada área o sección de la empresa e informar al empleador sobre la existencia de factores de riesgo y sugerir las medidas correctivas y de control. g) Estudiar y considerar las sugerencias que presenten los trabajadores, en materia de medicina, higiene y seguridad industrial. h) Servir como organismo de coordinación entre empleador y los trabajadores en la solución de los problemas relativos a la salud ocupacional. Tramitar los reclamos de los trabajadores relacionados con la Salud Ocupacional. i) Solicitar periódicamente a la empresa informes sobre accidentalidad y enfermedades Profesionales con el objeto de dar cumplimiento a lo estipulado en la presente resolución. j) Elegir al secretario del comité. k) Mantener un archivo de las actas de cada reunión y demás actividades que se desarrollen, el cual estará en cualquier momento a disposición del empleador, los trabajadores y las autoridades competentes. l) Las demás funciones que le señalen las normas sobre salud ocupacional
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA SALUD OCUPACIONAL Página: 9 de 15 Son funciones del Presidente del Comité: a) Presidir y orientar las reuniones en forma dinámica y eficaz. b) Llevar a cabo los arreglos necesarios para determinar el lugar o sitio de las reuniones. c) Notificar por escrito a los miembros del Comité sobre convocatoria a las reuniones por lo menos una vez al mes. d) Preparar los temas que van a tratarse en cada reunión. e) Tramitar ante la administración de la empresa de las recomendaciones aprobadas en el seno del comité y darle a conocer todas sus actividades. f) Coordinar todo lo necesario para la buena marcha del comité e informar a los trabajadores de la empresa acerca de las actividades del mismo. Son funciones del Secretario: a) Verificar la asistencia de los miembros del comité a las reuniones programadas. b) Tomar nota de los temas tratados, elaborar el acta de cada reunión y someterla a la discusión y aprobación del comité. c) Llevar el archivo referente a las actividades desarrolladas por el Comité y suministrar toda la información que requieran el empleador y los trabajadores Son obligaciones del empleador: a) Propiciar la elección de los representantes de los trabajadores al Comité, de acuerdo con lo ordenado en el artículo 2º de la Resolución 2013, garantizando la libertad y oportunidad de las votaciones. b) Designar sus representantes al Comité de Medicina, Higiene y Seguridad industrial. c) Designar al presidente del Comité. d) Proporcionar los medios necesarios para el normal desempeño de las funciones del Comité. e) Estudiar las recomendaciones emanadas del Comité y determinar la adopción de las medidas más convenientes e informarle las decisiones tomadas al respecto.
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA SALUD OCUPACIONAL Página: 10 de 15 Son obligaciones de los trabajadores: a) Elegir libremente sus representantes al Comité de Medicina, Higiene y seguridad industrial y con los reglamentos e instrucciones de servicio ordenados por el empleador. b) Informar al Comité de las situaciones de riesgo que se presenten y manifestar sus sugerencias para el mejoramiento de las condiciones de salud ocupacional en la empresa. c) Cumplir con las normas de medicina, higiene y seguridad industrial en el trabajo y con los reglamentos e instrucciones de servicios ordenados por el empleador. Notas adicionales: Para la elaboración del acta de comité paritario de salud ocupacional, se tomara como guía el formato existente llamado Formato de acta de reunión RCAL 004 La vigilancia y control de los comités paritarios de salud ocupacional la ejercen las oficinas de soporte SISO y control de ESSA conforme al reglamento interno de trabajo y al programa de Salud ocupacional. La vigilancia y control de los comités paritarios de salud ocupacional también la ejercen las inspecciones de trabajo, oficinas especiales y direcciones territoriales, en coordinación con la unidad especial de inspección, vigilancia y control de trabajo, la violación a la resolución 2013 de 1986 es de hasta 200 salarios mínimos mensuales según el articulo 91 del decreto 1295 de 1994.
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA SALUD OCUPACIONAL Página: 11 de 15 ANEXOS FTHSO003 Formato Inscripción de candidatos al comité paritario de salud ocupacional MACROPROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA SALUD OCUPACIONAL FORMATO INSCRIPCIÓN DE CANDIDATOS AL COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL Versión No.: 1 Página: 1 de 1 Código: FTHSO003 Empresa: Periodo: PLANCHA No INTEGRANTES LABOR AREA / EQUIPO FECHA Responsable Fecha de Cierre DD/MM/AA
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA SALUD OCUPACIONAL Página: 12 de 15 FTHSO011 Acta apertura del comité paritario de salud ocupacional
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA SALUD OCUPACIONAL Página: 13 de 15 FTHSO013 Acta cierre del comité paritario de salud ocupacional
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA SALUD OCUPACIONAL Página: 14 de 15 FTHSO012 Registro de votantes al comité paritario de salud ocupacional MACROPROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA SALUD OCUPACIONAL FORMATO REGISTRO DE VOTANTES AL COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL Versión No.: 1 Página: 1 de 1 Código: FTHSO012 Empresa: Periodo: No NOMBRE FIRMA CEDULA AREA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Responsable mesa: Fecha :
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE LA SALUD OCUPACIONAL Página: 15 de 15 RCAL004 - Formato Acta de reunión