Y SALVO BIBLIOGRÁFICO COD. 3 2 1 Se actualizó la imagen institucional. Se fusionaron los procesos Gestión Tecnológica y Gestión Logística e Infraestructura Académica 0 Documento inicial José M Mejía. Dir. Sistema José M Mejía. Dir. Sistema Marinella M. Mengual Dir. Biblioteca Pedro L. Rodríguez Apoyo a Procesos Pedro L. Rodríguez Apoyo a Procesos Comité del SIGUG José M Mejía C. Dir. Sistema José M Mejía C. Dir. Sistema Carlos A. Robles J. Rector 17/02/16 24/04/15 15-09-11 REV No. DESCRIPCIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA APROBADO: RA-.P-.20 Página 1 de 8
Y SALVO BIBLIOGRÁFICO CONTENIDO Pág. 1. OBJETO... 3 2. ALCANCE... 3 3. REFERENCIAS... 3 4. DEFINICIONES... 4 5. PROCEDIMIENTO... 5 5.1. GENERALIDADES... 5 5.2. POLÍTICASDE OPERACIÓN... 6 5.3. DESCRIPCIÓN DETALLADA... 7 6. AUTORIDAD... 8 7. FORMATOS... 8 RA-.P-.20 Página 2 de 8
1. OBJETO Establecer los mecanismos para la elaboración envíos y recibo de oficio de acuerdo a requerimientos propios de las oficinas, que permitan dar respuestas, obtener resultados y buen manejo de las acciones programadas institucionalmente. Además controlar los recursos de la Universidad a través de la expedición de paz y salvo solicitados por los usuarios 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la solicitud del oficio según el requerimiento y finaliza con la entrega del paz y salvo solicitado. Aplica a todas las actividades propias de las secciones de las Unidades de Información como dirección, Procesos Técnicos, Circulación y Préstamo, Internet Hemeroteca, ya sea para oficios a otras oficinas de la institución o del sector externo, que permitan el manejo adecuado de la comunicación, y el control de los recursos propios de la Universidad. 3. REFERENCIAS Ley 87:1993. Por la cual se establecen normas para el Ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado. Ley 872:2003. Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad. Ley 115 de 1994 Ley General de la Educación Ley 1150:2007. Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos. Ley 30 de 1992 Reglamenta la Educación Superior Ley 87:1993. Por la cual se establecen normas para el Ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado. Ley 594:2000, por la cual se dicta la ley General de Archivo y se dictan otras disposiciones. Normas mínimas para sistema de biblioteca e información científica de instituciones de educación superior.instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior. Circular No. 01 del 15 de Diciembre de 2000. Políticas Nacionales sobre Calidad en la Educación Superior estándares e indicadores de calidad para bibliotecas de instituciones de educación superior. Reglamento de biblioteca Acuerdos del Consejo Directivo. Página 3 de 8
Decreto 1295 del 2010: Por el cual se reglamenta el registro calificado de que trata la ley 1188 de 2008 y oferta y desarrollo de programas académicos de educación superior. Decreto 2566 de 2003. Condiciones Mínimas de Calidad Estándares e indicadores de calidad para bibliotecas de instituciones de educación superior. Resolución 0770 de 2011. Por medio de la cual se modifica la resolución 0359 que crea el Sistema Integrado de Gestión para la Calidad de la Universidad de La Guajira (SIGUG) y se regula su funcionamiento y operatividad. Resolución 0359 de 2010. Sistema Integrado de Gestión para la calidad de la Universidad de La Guajira (SIGUG), se regula su funcionamiento y operatividad. 4. DEFINICIONES ALEPH 500: Sistema integrado para bibliotecas. Desarrollado con arquitectura cliente/servidor, utiliza la base de datos Oracle. Tiene un diseño multi-plataforma y permite el acceso de la información a través de WWW, cliente Windows y Z39.50. Archivo: La palabra archivo se utiliza generalmente para designar a aquel lugar que tiene como finalidad la recopilación y conservación de documentos. Biblioteca: Organización, o parte de una organización, cuyo propósito es mantener un acervo documental y facilitar, mediante el trabajo de su personal, el uso de sus colecciones para satisfacer las necesidades de información, investigación, educación y recreación de sus usuarios (Adaptado de la Norma ISO 11620). Carnet: Documento que se expide a favor de una persona, provisto de su fotografía y que la faculta para ejercer ciertas actividades o la acredita como miembro de determinada agrupación. Copia: Lo que resulta de reproducir algo. Destinatario: Persona a quien va dirigida alguna cosa. Estudiante activo: Hace referencia al estudiante que se encuentra matriculado en el semestre vigente. Firma: escribe con su propia mano en un documento, con la intención de dar su conformidad con lo expresado o para garantizar su autenticidad. Liquidación: Acción y efecto de liquidar (hacer el ajuste formal de una cuenta, pagar enteramente una cuenta o poner término a un estado de cosas). Morosos: Persona que se retrasa en el pago de una deuda Multa: Es una sanción que se le impone a una persona por no cumplir con una norma. Página 4 de 8
Oficio: Comunicación escrita que suele estar vinculada a los asuntos de las administraciones públicas. Se trata de un documento que permite comunicar disposiciones, abrir consultas o llevar adelante distintas gestiones. OPS: Orden de Prestación de Servicio que se le da a una persona para que preste un servicio específico. Original: Cualquier escrito que se tiene a la vista para sacar de él una copia. Paz y salvo: Certificado oficial que se expide a alguien, de no tiene ninguna deuda. Préstamo: Entrega de un documento a un usuario concreto, bajo ciertas Condiciones y por un tiempo determinado [adaptada de la Norma ISO 2789]. Renovación: Efecto derivado de otorgar validez, de nuevo, o lo que es lo mismo, prorrogar, cuya vigencia está a punto de finalizar, respetando siempre los plazos señalados. UG. Sigla de Universidad de La Guajira. Unidad de información: Entiéndase como: biblioteca, archivo o centros de Documentación). Usuario: Persona que hace uso de los servicios e instalaciones de la biblioteca (Norma ISO 11620). Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Nota. Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo. MECI 1000:2005. Modelo Estándar de Control Interno NTCGP 1000:2009. Sistema de Gestión de la Calidad. SIGUG. Sigla utilizada para identificar el Sistema Integrado de Gestión de Calidad de la Universidad de La Guajira. UG. Sigla de Universidad de La Guajira. 5. PROCEDIMIENTO 5.1. GENERALIDADES Los listados y software de las Unidades de Información indican el estado o comportamiento de los usuarios con esta dependencia, y se debe verificar y comprobar si reúne los requisitos para la expedición de paz y salvo. Página 5 de 8
la Directora de Biblioteca es responsable por la implementación y divulgación de este procedimiento a todo el personal de la Universidad de La Guajira, para su respectiva aplicación y cumplimiento. Así mismo, debe verificar permanentemente que se cumplan los lineamientos especificados en éste. 5.2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN En el caso que se solicite la firma de paz y salvo el auxiliar administrativo verificará que este no tenga multas bibliotecarias y que haya entregado la monografía correspondiente y envía la solicitud a los Directores de las Unidades de Información para su posterior firma. Toda la información que se emita desde la oficina realizarse en papelería oficial con fines institucionales, debe Las condiciones ambientales deben ser las adecuadas para la prestación de servicios Página 6 de 8
5.3. DESCRIPCIÓN DETALLADA TAREA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE PERIODO/ TIEMPO 1. Recibo de Se reciben oficios de la oficina de archivo, se coloca el nombre de quien recibe, la fecha y hora al original y las oficios copias, se entrega a los interesados para su conocimiento. 2. Elaboración y digitación de Se elaboran oficios según requerimientos de la oficina. oficio. 3. Impresión Se revisa o corrige el oficio se imprime y pasa al jefe de del oficio la dependencia para su firma 4. Remisión a Se remite a la oficina de archivo y correspondencia para archivo entregar al destinatario. 5.Archivar la Se tiene control en la espera de los oficios recibidos y enviados de la oficina de archivo para luego por fecha y documentació en orden alfabético ubicar en folder marcados con el n nombre de la oficina o institución y colocar en el archivador. Se recibe la solicitud del interesado para la 6. Recepción de solicitud 7.Verificación de listado 8.Elaboración paz y salvo 9.Refrendado expedición del paz y salvo de la dependencia Se busca en orden alfabético y por programa en el listado de morosos, en la cajilla que contiene las fichas de libros prestados o en la base de datos Aleph 500 por medio del documento de identidad sino existe ningún compromiso con el solicitante, seguir al punto ocho (8). En caso de compromiso debe primero entregar los recursos bibliográficos o cancelar la multa en la caja de la tesorería. Después de liquidado el compromiso. Se busca en el sistema el formato de paz y salvo y se diligencia con los datos del solicitante Se refrenda paz salvo 10 Se entrega paz y salvo Profesional Especializado o administrativo es s Profesional especializado es s DOCUMENT O SOPORTE PUNTO DE CONTROL 2minutos Oficios x 3minutos 3minutos oficios Oficios 1 minuto Oficios 2 minutos oficios X 1 minuto Formato 4 minutos Formato X 2 minutos Formato 1minuto 1 minuto Se refrenda el paz y salvo Página 7 de 8
6. AUTORIDAD Los directores de biblioteca y del Centro de Información de Grupos Étnicos o quienes éstos designen serán los responsables por el correcto desarrollo del procedimiento en cada una de sus etapas: 7. FORMATOS RA -P-20 Página 8 de 8