MANUAL SYS APOLO - NÓMINA

2016 MANUAL SYS APOLO - NÓMINA SYS SOFTWARE Y SOLUCIONES Ltda. Nit 900107246-0 01/01/2016

COMO INGRESAR AL PROGRAMA Se debe ingresar al programa con el usuario y la contraseña como muestra la imagen: Realizada la conexión haga clic en el botón este presentará la siguiente ventana (ver imagen) para ingresar al programa y El sistema cuenta con una serie de ventanas las cuales se deben configurar para dar inicio al funcionamiento del programa. 1. CONFIGURACIÓN En esta ventana se pueden apreciar todas las funcionamiento del módulo de Nómina. opciones que son necesarias para el Para el funcionamiento del Módulo de Nómina se debe empezar por configurar las siguientes opciones:

1.1 ENTIDADES Esta opción nos permite crear las entidades prestadoras de servicios de salud, pensión y riesgos profesionales. Se selecciona la ventana entidades y esta muestra tres opciones para configurar las entidades de salud, pensión y riesgos profesionales. APORTES A SALUD NUEVO Para crear las entidades de salud se dirigen al icono nuevo y el sistema le selecciona una ventana donde se busca el Nit de la entidad a crear, el sistema automáticamente le selecciona la entidad luego se le da aceptar y ya queda creada.

MODIFICAR SYS APOLO - NOMINA Para modificar se selecciona la entidad a modificar y se ingresa el nuevo Nit y el programa se selecciona la entidad de igual manera que cuando se creó por primera vez. ELIMINAR Para eliminar una entidad se debe tener en cuenta que esta no tenga movimientos por que el sistema restringe esta opción. APORTES A PENSIÓN NUEVO Para crear las entidades de pensión se dirigen al icono nuevo y el sistema le selecciona una ventana donde se busca el Nit de la entidad a crear, el sistema automáticamente le selecciona la entidad luego se le da aceptar y ya queda creada. MODIFICAR Para modificar se selecciona la entidad a modificar y se ingresa el nuevo Nit y el programa se selecciona la entidad de igual manera que cuando se creó por primera vez. ELIMINAR Para eliminar una entidad se debe tener en cuenta que esta no tenga movimientos por que el sistema restringe esta opción. APORTES RIESGOS PROFESIONALES

NUEVO Para crear las entidades de riesgos profesionales se dirigen al icono nuevo y el sistema le selecciona una ventana donde se busca el Nit de la entidad a crear, el sistema automáticamente le selecciona la entidad luego se le da aceptar y ya queda creada. MODIFICAR Para modificar se selecciona la entidad a modificar y se ingresa el nuevo Nit y el programa se selecciona la entidad de igual manera que cuando se creó por primera vez. ELIMINAR Para eliminar una entidad se debe tener en cuenta que esta no tenga movimientos por que el sistema restringe esta opción. 1.2 FONDO DE SOLIDARIDAD En esta opción se debe configurar los rangos de la tabla de los aportes al fondo de solidaridad pensional para los empleados que devenguen más de cuatro salarios mínimos vigentes. NUEVO Para crear la tabla del fondo de solidaridad se debe seleccionar el icono nuevo y el sistema le presenta una ventana donde se ingresan los datos que esta solicita para la creación de la tabla.

MODIFICAR Se selecciona la tabla del fondo de solidaridad y se modifica. ELIMINAR Para eliminar la tabla del fondo de solidaridad se selecciona y se la elimina. 1.3. OPERADOR PLANILLA INTEGRADA En esta opción se configura la entidad del operador de la planilla integrada de aportes de nómina. Nuevo Esta opción permite crear el operador de la plantilla integrada, haciendo clic en la opción nuevo de la barra de herramientas y el programa presentar una ventana como se ve a continuación

En esta ventana ingrese el número de identificación del operador y si no lo conoce haga clic en el botón con los 3 puntos que se encuentra al lado derecho donde el programa le presentara la siguiente ventana la cual contiene toda la información de los terceros de la base de datos. Ingrese cualquiera de los datos que ahí requiere como nombre o identificación o código haga clic en el botón buscar y una vez encuentre el dato haga clic en el botón seleccionar, para seguir con el procedimiento. De la misma manera se debe hacer con el código de bancos. Una vez ingresados los datos respectivos haga clic en el botón aceptar para registrar el operador. Modificar Para modificar un dato seleccione el registro a modificar y haga clic en la opción de la barra de herramientas, cambie los datos necesarios y haga clic en el botón aceptar para guardar los cambios. Eliminar Para eliminar un registro selecciónelo y haga clic en la opción herramientas y el registro quedara eliminado. de la barra de

1.4. SECCION NÓMINA Realizar actividades relacionadas con la formulación de las nóminas de sueldos y prestaciones laborales de la Empresa. Esta opción se debe configurar con todas las secciones en que este dividida la empresa para la liquidación de las nóminas. Además esta opción debe estar configurada para la parametrizacion en el módulo de talento humano de la asignación laboral de los empleados. Para crear las secciones de nómina se dirige al icono (sección de nómina) y el programa les presenta una ventana como se nuestra a continuación. NUEVO Para crear una sección de nómina se da clic en la opción nuevo de la barra de herramienta la cual despliega una ventana donde se debe ingresar la información solicitada. Clase de Nómina-> Empleados Activos (son los empleados administrativos los cuales se les pagan todas las prestaciones de ley) Clase de Nómina->Pensionados (son los empleados que solamente se les cancela los salarios y se les descuenta salud)

Después de editada la información se le da clic en para guardar. MODIFCAR Para modificar una sección se da clic en la opción información. y se cambia la ELIMINAR Se selecciona la sección y se da clic en. 1.5. PRESTACIONES SOCIALES Las prestaciones sociales son los pagos adicionales al salario, que constituyen beneficios para el empleado, dichas prestaciones son una remuneración obligatoria por parte del empleador hacia los trabajadores que se encuentran vinculados a la empresa por medio de contrato de trabajo. En esta opción se deben configurar las prestaciones sociales como son: Prima de servicios Prima de navidad

Vacaciones En la barra de herramienta se da clic en nuevo y el sistema le muestra una ventana donde se debe ingresar la información solicitada. Para la configuración de las prestaciones sociales se debe ingresar los rubros de presupuesto de donde se pagara la prestación, como también las cuentas contables para la causación y cuenta de banco para el pago. NOTA: EL MISMO PROCEDIMIENTO SE DEBE DE TENER EN CUENTA PARA LA PARAMERTIZACION DE LAS DEMÁS PRESTACIONES SOCIALES (PRIMA DE NAVIDAD Y VACACIONES). MODIFICAR Para modificar la configuración de las prestaciones sociales se da clic en el icono ELIMINAR en la barra de herramientas. Y se modifica las opciones necesarias. Para eliminar se da clic en el icono de la barra de herramientas y el sistema le muestra un mensaje donde le pregunta si está seguro de eliminar la opción seleccionada. 1.6. RETROACTIVO SUELDO Son valores que se dejaron de cancelar a los empleados por conceptos de nominas en las actualizaciones de los salarios.

Haga clic en opción retroactivo sueldo y el programa le despliega una ventana en la cual se debe ingresar la información que allí solicita para crear el retroactivo. NUEVO Haga clic en el icono nuevo de la barra de herramientas para crear el retroactivo ingresando los datos que solicita. Se debe ingresar el nombre del retroactivo a pagar luego se escoge la opción depende de: Salario (se ingresa él % aplicar según el valor del salario) Valor (se ingresa el valor del retroactivo a cancelar) Estas opciones dependen del pago a realizar. Se debe configurar cuenta presupuestal este paso se realiza con los rubros presupuestales de donde se destinara los recursos para cancelar estas novedades como también las cuentas contables para la realización de las causaciones. MODIFICAR

Para modificar un retroactivo ya creado se da clic en el icono despliega la ventana donde se debe ingresar la nueva información. y el sistema le ELIMINAR Para eliminar se da clic en el icono y el sistema le muestra un mensaje el cual le dice si está seguro de eliminar la opción seleccionada. 1.7. INCENTIVOS Los incentivos en las empresas son pagos adicionales a los trabajadores por su buen desempeño Haga clic en opción incentivo y el programa le despliega una ventana en la cual se debe ingresar la información que allí solicita para crear el incentivo. NUEVO Haga clic en el icono nuevo de la barra de herramientas para crear el incentivo ingresando los datos que solicita. Se debe ingresar el nombre del incentivo a pagar luego se escoge la opción depende de: Salario (se ingresa él % aplicar según el valor del salario) Valor (se ingresa el valor del incentivo a cancelar) Estas opciones dependen del pago a realizar. Se debe configurar cuenta presupuestal este paso se realiza con los rubros presupuestales de donde se destinara los recursos para cancelar estas novedades como también las cuentas contables para la realización de las causaciones.

MODIFICAR Para modificar un incentivo ya creado se da clic en el icono despliega la ventana donde se debe ingresar la nueva información. y el sistema le ELIMINAR Para eliminar se da clic en el icono y el sistema le muestra un mensaje el cual le dice si está seguro de eliminar la opción seleccionada. 1.8. BONIFICACIONES Haga clic en opción bonificación y el programa le despliega una ventana en la cual se debe ingresar la información que allí solicita para crear la bonificación. NUEVO

Haga clic en el icono nuevo de la barra de herramientas para crear las bonificaciones ingresando los datos que solicita. Se debe ingresar el nombre de la bonificación a pagar luego se escoge la opción depende de: Salario (se ingresa él % aplicar según el valor del salario) Valor (se ingresa el valor del incentivo a cancelar) Estas opciones dependen del pago a realizar. Se debe configurar cuenta presupuestal este paso se realiza con los rubros presupuestales de donde se destinara los recursos para cancelar estas novedades como también las cuentas contables para la realización de las causaciones. MODIFICAR Para modificar un incentivo ya creado se da clic en el icono despliega la ventana donde se debe ingresar la nueva información. y el sistema le ELIMINAR Para eliminar se da clic en el icono y el sistema le muestra un mensaje el cual le dice si está seguro de eliminar la opción seleccionada.

1.9. AUXILIOS Esta opción permite registrar que clases de auxilios se tendrán en cuenta en el momento se cancelar el salario. Auxilio de transporte Auxilio de alimentación Auxilio de rodamiento Se debe ingresar al icono auxilio para que el sistema le despliegue una ventana luego se da clic en la opción para digitar la información solicitada. Se debe configurar el nombre del auxilio, depende de, valor del auxilio, salario desdehasta, cuenta presupuestal este paso se realiza con los rubros presupuestales de donde se destinara los recursos para cancelar estas novedades como también las cuentas contables para la realización de las causaciones. MODIFICAR Para modificar un auxilio ya creado se da clic en el icono despliega la ventana donde se debe ingresar la nueva información. y el sistema le

ELIMINAR SYS APOLO - NOMINA Para eliminar se da clic en el icono y el sistema le muestra un mensaje el cual le dice si está seguro de eliminar la opción seleccionada. 1.10. APORTES Toda empresa o unidad productiva que tenga trabajadores vinculados mediante Contrato de trabajo debe hacer un aporte equivalente al 9% de su Nómina por concepto de los llamados aportes parafiscales. En esta opción se encuentra los iconos para la configuración de los: Aportes Patronales (salud, pensión y riesgos profesionales) Aportes Parafiscales (Sena, icbf, esap, institutos técnicos y comfamiliar) Fondos de Cesantías Intereses sobre las Cesantías APORTES PATRONALES (SALUD, PENSIÓN Y RIESGOS PROFESIONALES) Esta opción permite registrar los aportes que están a cargo del patrono o empleador. Haga clic sobre esta opción y el programa presentara la siguiente ventana Nuevo

Para registrar un aporte haga clic en la opción de la barra de herramientas y el programa le presentara la siguiente ventana donde se debe ingresar la información solicitada. En esta ventana debe seleccionar la sección de nomina desplegando la pestaña, seleccione de igual manera la entidad de salud, depende de y el porcentaje que se aplicara en el aporte. Seleccione el recurso desplegando la pestaña, digite la cuenta, y las cuentas contables en el caso de no saber con exactitud la cuenta haga clic en el botón con los 3 puntos y seleccione la cuenta una vez lleno todos los datos haga clic en el botón aceptar para guardar los datos registrados. Modificar Para modificar un dato seleccione el registro a modificar y haga clic en la opción de la barra de herramientas, cambie los datos necesarios y haga clic en el botón aceptar para guardar los cambios. Eliminar Para eliminar un registro selecciónelo ya haga clic en la opción herramientas y el registro quedara eliminado. de la barra de NOTA: EL MISMO PROCEDIMIENTO SE DEBE DE TENER EN CUENTA PARA LA PARAMERTIZACION DEL APORTE A PENSION Y RIESGOS PROFESIONALES.

APORTES PARAFISCALES (SENA, ICBF, ESAP, INSTITUTOS TÉCNICOS Y COMFAMILIAR) Esta opción permite registrar los aportes parafiscales que la entidad debe realizar. Haga clic sobre la opción parafiscales y el programa presenta la siguiente ventana Nuevo Para crear el aporte parafiscal, haga clic en la opción de la barra de herramientas y el programa presenta una ventana como se observa a continuación en la cual se debe ingresar la información solicitada. Seleccione la sección de nomina a la cual va el aporte parafiscal, ingrese el nombre del aporte, seleccione depende de y digite él % del aporte parafiscal.

Seleccione el recurso desplegando la pestaña, ingrese el número de cuenta y las cuentas contables, si no sabe las cuentas contables con exactitud de clic en el botón con los 3 puntos que se encuentra al lado derecho y seleccione la cuenta, haga clic en el botón aceptar para guardar la información. Modificar Para modificar un dato seleccione el registro a modificar y haga clic en la opción de la barra de herramientas, cambie los datos necesarios y haga clic en el botón aceptar para guardar los cambios. Eliminar Para eliminar un registro selecciónelo y haga clic en la opción herramientas y el registro quedar eliminado. de la barra de NOTA: EL MISMO PROCEDIMIENTO SE DEBE DE TENER EN CUENTA PARA LA PARAMERTIZACION DEL APORTE A SENA, ICBF, ESAP, INSTITUTOS TÉCNICOS. FONDOS DE CESANTÍAS Esta opción permite registrar la entidad donde se hará el aporte de cesantías. Esta opción presenta la siguiente ventana. Haga clic sobre la opción fondo cesantías y el programa presenta la siguiente ventana

Nuevo Para crear el aporte a cesantías haga clic en la opción de la barra de herramientas y el programa presenta una ventana donde se debe ingresar la información solicitada. Seleccione la sección de nómina a la cual va el aporte a cesantías, ingrese el Nit de la entidad del fondo de cesantías, seleccione el recurso y el rubro de presupuesto, digitar las cuentas contables debito y crédito (causación y pago) tener en cuenta que se debe ingresar el tercero de banco para el giro, haga clic en el botón aceptar para guardar la información. Modificar Para modificar un dato seleccione el registro a modificar y haga clic en la opción de la barra de herramientas, cambie los datos necesarios y haga clic en el botón aceptar para guardar los cambios.

Eliminar Para eliminar un registro selecciónelo y haga clic en la opción herramientas y el registro quedará eliminado. de la barra de INTERESES SOBRE LAS CESANTÍAS Esta opción permite registrar la entidad donde se hará el aporte de los intereses. Haga clic sobre la opción intereses sobre cesantías y el programa presenta la siguiente ventana Nuevo Para configurar el aporte a los intereses sobre cesantías haga clic en la opción de la barra de herramientas y el programa presenta una ventana donde se debe ingresar la información solicitada.

Seleccione la sección de nómina a la cual va el aporte intereses sobre cesantías, ingrese el Nit de la entidad del fondo de cesantías, seleccione el recurso y el rubro de presupuesto, digitar las cuentas contables debito y crédito (causación y pago) tener en cuenta que se debe ingresar el tercero de banco para el giro, haga clic en el botón aceptar para guardar la información. Modificar Para modificar un dato seleccione el registro a modificar y haga clic en la opción de la barra de herramientas, cambie los datos necesarios y haga clic en el botón aceptar para guardar los cambios. Eliminar Para eliminar un registro selecciónelo y haga clic en la opción herramientas y el registro quedará eliminado. de la barra de 1.11. DESCUENTOS Esta opción permite registrar los descuentos que la empresa les debe realizar a los empleados por los diferentes motivos ya sea préstamos, libranzas, judiciales u otros descuentos. Haga clic en la opción descuento y el programa le presenta la siguiente ventana.

NUEVO Para configurar esta opción haga clic en el icono ingrese la información solicitada. de la barra de herramienta e Se debe digitar el nombre del descuento, y la cuenta de la causación se le da clic el icono aceptar para guardar la información. Modificar Para modificar un dato seleccione el registro a modificar y haga clic en la opción de la barra de herramientas, cambie los datos necesarios y haga clic en el botón aceptar para guardar los cambios. Eliminar Para eliminar un registro selecciónelo ya haga clic en la opción herramientas y el registro quedar eliminado. de la barra de

1.12. DEDUCCION Son la deducción a cargo del empleado por concepto de salud, pensión y fondo de solidaridad pensional. Para la configuración se da clic en la opción deducción y el sistema le presenta la siguiente ventana. NUEVO Para parametrizar las entidades de deducciones se da clic en la opción nuevo y el sistema le despliega una ventana donde se debe digitar la información solicitada (la deducción debe llevar el nombre de la entidad ya sea de salud, pensión o fondo de solidaridad).

Se debe digitar el nombre de la deducción, depende de, clase de deducción, % de la deducción y entidad de la deducción. También se debe ingresar la cuenta contable por pagar después se da clic en el icono aceptar para que se guarde la información. 1.13. PERIODO DE LIQUIDACIÓN Esta opción es donde se configuran los meses para los pagos de Nómina. Para la configuración se da clic en la opción periodo de liquidación y el sistema le nuestra la siguiente ventana. NUEVO Se debe dar clic en la opción nuevo de la barra de herramientas y el sistema le despliega una ventana donde se ingresa la información

Se escoge la sección de nómina para crear el periodo se digita los días para la liquidación y el mes, luego se da clic en aceptar para guardar la información (los meses siempre deben de ir del 01 hasta el 30 sin importar que sean de 31 días). Modificar Para modificar un dato seleccione el registro a modificar y haga clic en la opción de la barra de herramientas, cambie los datos necesarios y haga clic en el botón aceptar para guardar los cambios. Eliminar Para eliminar un registro selecciónelo ya haga clic en la opción herramientas y el registro quedar eliminado. de la barra de 1.14. SALARIO PERSONAL En esta opción se registran todos los empleados que van a estar afiliados a las nóminas de la entidad. Para la parametrizacion de esta opción primero se deben de ingresar a los empleados como terceros (Remitirse al Módulo Configuración para este paso) luego se deben dirigir al MÓDULO DE TALENTO HUMANO con el fin de activar los terceros a nómina y asignarle el salario a cada empleado. (Ver instructivo talento humano), después de estos pasos el sistema permite la configuración de la opción salario personal. Haga clic en la opción siguiente ventana. para que el sistema muestre la

NUEVO Para ingresar a los empleados a nómina se da clic en la opción y el sistema le despliega una ventana donde se debe ingresar la información solicitada. Ver ejemplo. Seleccione la sección de nómina desplegando la pestaña, digite la identificación del personal a ingresar si no saben con exactitud dar clic en la casilla de los tres puntos y el sistema le muestra la siguiente ventana.

Seleccionan al tercero a ingresar y el sistema automáticamente les trae la configuración del salario y el cargo, se debe digitar los días trabajados (30 días), si el empleado tiene descuentos se pueden digitar el valor que se le puede descontar del salario, desplegando la pestaña de salud, pensión, cesantías e interese sobre las cesantías se le asigna la entidad donde el empleado este afiliado para las deducciones de ley. Cuenta presupuestal digite el recurso y el rubro de donde se cancelara el salario del empleado, para la causación contable digite las cuentas debito y crédito y para realizar el pago se debe de ingresar la cuenta de banco de la cual se girara la nómina. Después de ingresada la información se le da clic en opción aceptar y el programa le muestra una ventana como la siguiente y se le da si para guardarla BUSCAR Para buscar los empleados creados se da clic en la opción de la barra de herramienta y el programa le muestra la ventana en la cual se debe seleccionar la sección de nómina y hay aparecerán los empleados. (Ver imagen) esta es la nómina principal.

GUARDAR Para guardar las nóminas a un periodo de liquidación se da clic en la opción de la barra de herramientas y el programa le muestra una ventana con el periodo a guardar se da clic en guardar y la nomina se guarda a ese periodo de liquidación. MODIFICAR Para modificar alguno de los conceptos de la opción salario personal se debe de realizar en el periodo más no en la nómina general para que estos cambios se vean reflejados en la nómina, se busca la sección de nómina y el periodo

Luego se da clic en la opción el sistema le muestra la ventana donde se puede modificar los conceptos (nota en esta opción siempre se modifican los días laborados) se da clic en aceptar para guarda la nueva información. ELIMINAR Para eliminar un empleado se debe seleccionar la sección de nomina a la cual pertenece y se selecciona y luego le da clic en la opción eliminar de la barra de herramientas y se eliminara del módulo de nomina, (si este empleado ya ha tenido movimientos al eliminarlo no se pierde la información anterior). Imprimir Para imprimir un reporte de salario haga clic en la opción imprimir de la barra de herramientas y el programa le presentara el reporte a imprimir. 2. NOVEDADES En esta opción se parametrizan todas las novedades que hacen parte de la nómina como son los auxilios, bonificaciones, deducciones y otras. Para configurar esta opción se da clic en de la barra de herramientas 2.1.1 auxilio

Esta opción permite generar la novedad a cada empleado para generar la nomina del período de liquidación. Esta opción presenta una ventana como se ve a continuación (ver imagen 47): Imagen 47 Para visualizar un auxilió generado haga clic en la opción buscar de la barra de herramientas, seleccione la nomina y haga clic en el botón buscar de la ventana y el programa le presenta las novedades de auxilios en la nomina que selecciono. Nuevo Para crear una nueva novedad e auxilio haga clic en la opción nuevo de la barra de herramientas, y el programa le presenta la siguiente ventana (ver imagen 48) Imagen 48 Seleccione la nomina desplegando la pestaña, digite la identificación del empleado en cas de no saberla c exactitud haga clic en el botón con los 3 puntos que se encuentra al lado derecho de la caja de texto y el programa le presenta la siguiente ventana (ver imagen 49)

Imagen 49 Ingrese cualquiera de los datos que ahí requiere como lo es nombre o identificación o código, haga clic en el botón buscar y una vez encuentre el dato haga clic en el botón seleccionar, para seguir con el procedimiento. Una vez seleccionado el tercero siga ingresando los datos que requiere la ventana, seleccione el auxilio desplegando la pestaña. Una vez ingresados los datos correctamente haga clic en el botón aceptar para guardar la novedad. Modificar Para modificar un dato seleccione el registro a modificar y haga clic en la opción modificar de la barra de herramientas, cambie los datos necesarios y haga clic en el botón aceptar para guardar los cambios. Eliminar Para eliminar un registro selecciónelo ya haga clic en la opción eliminar de la barra de herramientas y el registro quedar eliminado. Imprimir

Para imprimir un reporte de salario haga clic en la opción imprimir de la barra de herramientas y el programa le presentara el reporte a imprimir. Ver manual de impresión de documentos. 2.1.2 copiar auxilio Esta opción permite copiar el periodo de pago de un mes a otro para evitarse nuevamente realizar el anterior procedimiento. En el caso de que necesite cambiar un solo dato debe hacer clic en copiar auxilio y hacer nuevamente clic en aceptar y al revisar solo cambia el dato que desea y la novedad quedara lista para ser impresa. 2.2 Bonificaciones 2.2.1 Bonificación Esta opción permite generar la bonificación a cada empleado para generar la nomina del período de liquidación. Esta opción presenta una ventana como se ve a continuación (ver imagen 50): Imagen 50

Para visualizar una bonificación ya generada haga clic en la opción buscar de la barra de herramientas, seleccione la nomina y haga clic en el botón buscar de la ventana y el programa le presenta las novedades de bonificaciones a empleados en la nomina que selecciono. Nuevo Para crear una nueva novedad de bonificación haga clic en la opción nuevo de la barra de herramientas, y el programa le presenta la siguiente ventana (ver imagen 51) Imagen 51 Seleccione la nomina desplegando la pestaña, digite la identificación del empleado en cas de no saberla c exactitud haga clic en el botón con los 3 puntos que se encuentra al lado derecho de la caja de texto y el programa le presenta la siguiente ventana (ver imagen 52):

Imagen 52 Ingrese cualquiera de los datos que ahí requiere como lo es nombre o identificación o código, haga clic en el botón buscar y una vez encuentre el dato haga clic en el botón seleccionar, para seguir con el procedimiento. Una vez seleccionado el tercero siga ingresando los datos que requiere la ventana, seleccione la bonificación desplegando la pestaña. Una vez ingresados los datos correctamente haga clic en el botón aceptar para guardar la novedad. Modificar Para modificar un dato seleccione el registro de la novedad a modificar y haga clic en la opción modificar de la barra de herramientas, cambie los datos necesarios y haga clic en el botón aceptar para guardar los cambios. Eliminar Para eliminar un registro de novedad, selecciónelo ya haga clic en la opción eliminar de la barra de herramientas y el registro quedar eliminado. Imprimir

Para imprimir un reporte de la novedad haga clic en la opción imprimir de la barra de herramientas y el programa le presentara el reporte a imprimir. Ver manual de impresión de documentos. 2.2.2 copiar bonificación Esta opción permite copiar el periodo de pago de un mes a otro para evitarse nuevamente realizar el anterior procedimiento. En el caso de que necesite cambiar un solo dato debe dar clic en copiar auxilio y nuevamente hacer clic en aceptar y al revisar solo cambia el dato que desea y la novedad quedara lista para ser impresa. 2.3 incentivos 2.3.1 novedad incentivo Esta opción permite generar el incentivo a cada empleado para generar la nomina del período de liquidación. Esta opción presenta una ventana como se ve a continuación (ver imagen 53): Imagen 53

Para visualizar una novedad de incentivo ya generada haga clic en la opción buscar de la barra de herramientas, seleccione la nomina y haga clic en el botón buscar de la ventana y el programa le presenta las novedades de incentivos a empleados en la nomina que selecciono. Nuevo Para crear una nueva novedad de incentivo haga clic en la opción nuevo de la barra de herramientas, y el programa le presenta la siguiente ventana (ver imagen 54) Imagen 54 Seleccione la nomina desplegando la pestaña, digite la identificación del empleado en caso de no saberla con exactitud haga clic en el botón con los 3 puntos que se encuentra al lado derecho de la caja de texto y el programa le presenta la siguiente ventana (ver imagen 55):

Imagen 55 Ingrese cualquiera de los datos que ahí requiere como lo es nombre o identificación o código, haga clic en el botón buscar y una vez encuentre el dato haga clic en el botón seleccionar, para seguir con el procedimiento. Una vez seleccionado el tercero siga ingresando los datos que requiere la ventana, seleccione el incentivo desplegando la pestaña. Una vez ingresados los datos correctamente haga clic en el botón aceptar para guardar la novedad. Modificar Para modificar un dato seleccione el registro de la novedad a modificar y haga clic en la opción modificar de la barra de herramientas, cambie los datos necesarios y haga clic en el botón aceptar para guardar los cambios. Eliminar Para eliminar un registro de novedad, selecciónelo ya haga clic en la opción eliminar de la barra de herramientas y el registro quedar eliminado. Imprimir Para imprimir un reporte de la novedad haga clic en la opción imprimir de la barra de herramientas y el programa le presentara el reporte a imprimir.

Ver manual de impresión de documentos. 2.3.2 copiar incentivo Esta opción permite copiar el periodo de pago de un mes a otro para evitarse nuevamente realizar el anterior procedimiento. En el caso de que necesite cambiar un solo dato debe dar clic en copiar auxilio y nuevamente hacer clic en aceptar y al revisar solo cambia el dato que desea y la novedad quedara lista para ser impresa. 2.4 retroactivo sueldos 2.4.1 novedad retroactivo sueldo Esta opción permite generar el retroactivo de sueldo a cada empleado para generar la nomina del período de liquidación. Esta opción presenta una ventana como se ve a continuación (ver imagen 56): Imagen 56

Para visualizar una novedad de retroactivo de sueldo ya generada haga clic en la opción buscar de la barra de herramientas, seleccione la nomina y haga clic en el botón buscar de la ventana y el programa le presenta las novedades de incentivos a empleados en la nomina que selecciono. Nuevo Para crear una nueva novedad de retroactivo de sueldo haga clic en la opción nuevo de la barra de herramientas, y el programa le presenta la siguiente ventana (ver imagen 57) Imagen 57 Seleccione la nomina desplegando la pestaña, digite la identificación del empleado en caso de no saberla con exactitud haga clic en el botón con los 3 puntos que se encuentra al lado derecho de la caja de texto y el programa le presenta la siguiente ventana (ver imagen 58):

Imagen 58 Ingrese cualquiera de los datos que ahí requiere como lo es nombre o identificación o código, haga clic en el botón buscar y una vez encuentre el dato haga clic en el botón seleccionar, para seguir con el procedimiento. Una vez seleccionado el tercero siga ingresando los datos que requiere la ventana, seleccione el retroactivo de sueldo desplegando la pestaña. Una vez ingresados los datos correctamente haga clic en el botón aceptar para guardar la novedad. Modificar Para modificar un dato seleccione el registro de la novedad a modificar y haga clic en la opción modificar de la barra de herramientas, cambie los datos necesarios y haga clic en el botón aceptar para guardar los cambios. Eliminar Para eliminar un registro de novedad, selecciónelo ya haga clic en la opción eliminar de la barra de herramientas y el registro quedar eliminado. Imprimir Para imprimir un reporte de la novedad haga clic en la opción imprimir de la barra de herramientas y el programa le presentara el reporte a imprimir.

Ver manual de impresión de documentos. 2.4.2 copiar novedad retroactivo Esta opción permite copiar el periodo de pago de un mes a otro para evitarse nuevamente realizar el anterior procedimiento. En el caso de que necesite cambiar un solo dato debe dar clic en copiar auxilio y nuevamente hacer clic en aceptar y al revisar solo cambia el dato que desea y la novedad quedara lista para ser impresa. 2.5 deducciones 2.6 descuentos Estas opciones siguen los mismos lineamientos descritos anteriormente en los numerales 2.2 a 2.4. 3. NOMINA 3.1 generar nomina Esta opción permite generar la nomina del periodo que se va cancelar. Haga clic sobre esta opción y enseguida le presenta la síguete ventana (ver imagen 59)

Imagen 59 En esta ventana usted puede visualizar las nominas ya generadas, haga clic en el botón buscar de la barra de herramientas y el programa le presenta la siguiente ventana (ver imagen 60) Imagen 60 Para visualizar una nomina ya generada seleccione desplegando las pestañas aña sección y el periodo y haga clic en el botón buscar para que el programa le presenta los datos ingresados con anterioridad. Nuevo Para generar una nueva nomina haga clic en la opción nuevo de la barra de herramientas y el programa le presentara la síguete ventana (ver imagen 61)

Imagen 61 En esta ventana seleccione desplegando la pestaña la sección y el periodo a generar la nomina, digite la fecha y haga clic en el botón generar y haga clic en el botón aceptar. Exportar. Si necesita exportar esta información a un archivo de Excel, haga clic en el botón exportar y en la ventana que abre selecciónela ruta donde desea guardar el archivo la puede seleccionar haciendo clic en el botón de los 3 puntos que se encuentra al lado de la caja de texto Ruta y la información se exportara en un archivo de Excel. Eliminar Para eliminar una nomina generada, selecciónela y haga clic en la opción eliminar de la barra de herramientas y la nomina quedara eliminada. Imprimir Ver manual de impresión de documentos.

4. DOCUMENTOS SYS APOLO - NOMINA 4.1 generar disponibilidad presupuestal Para generar la disponibilidad presupuestal haga clic en esta opción y el programa le presentara la síguete ventana (ver imagen 62). Imagen 62 En esta ventana seleccione desplegando la pestaña la sección y el periodo a generar la disponibilidad presupuestal, digite la fecha a generar y haga clic en el botón buscar. Una vez el programa le presente los datos haga clic en el botón aceptar para generar el documento.

4.2 generar registro presupuestal Esta opción permite generar el registro del presupuesto. Haga clic en esta opción para que el programa le presente una ventana como se observa a continuación (63) Imagen 63 En esta ventana seleccione desplegando la pestaña la sección y el periodo a generar el registro presupuestal, digite la fecha a generar y haga clic en el botón buscar. Una vez el programa le presente los datos haga clic en el botón aceptar para generar el documento.

4.3 generar causación contable Esta opción le permite generar la causación contable del periodo de pago. Haga clic sobre la opción generar causación contable y el programa siguiente ventana (ver imagen 64) le presenta la Imagen 64 En esta ventana seleccione desplegando la pestaña la sección y el periodo a generar la causación contable, digite la fecha a generar y haga clic en el botón buscar. Una vez el programa le presente los datos haga clic en el botón aceptar para generar el documento. 3.2 Liquidar nomina

Esta opón permite generar la liquidación de la nomina para la cancelación del salario a los empleados. Esta opón abre una ventana como se ve a continuación (ver imagen 65) Imagen 65 Seleccione desplegando las pestañas la sección y el período a liquidar y digite la fecha de liquidación de la nomina y haga clic en el botón generar para visualizar la nomina. En el campo cheque Digite el numero de cheque con el cual se va a hacerla cancelación, y una vez realizado el procedimiento haga clic en el botón aceptar para generar la liquidación de la nomina. Exportar. Si necesita exportar esta información a un archivo de Excel, haga clic en el botón exportar y en la ventana que abre selecciónela ruta donde desea guardar el archivo la

puede seleccionar haciendo clic en el botón de los 3 puntos que se encuentra al lado de la caja de texto Ruta y la información se exportara en un archivo de Excel. 4.4 generar documentos patronales y fiscales Esta opción permite generar los reportes de todos los documentos patronales y fiscales que deben tener en cuenta para la liquidación de la nomina. Esta opción abre la siguiente ventana (ver imagen 66): Imagen 66

En esta ventana seleccione le periodo de la liquidación las fechas correctas de causación y de egreso y después de esto haga clic en la opción generar para que el programa genere los datos de los reportes en esta ventana. En esta ventana (ver imagen 66) se puede apreciar unas pestañas donde se puede observar la información requerida, en la opción planilla de liquidación el programa presenta los datos e informes sobre la liquidación. En la pestaña liquidación de aportes patronales y parafiscales presenta una ventana como se ve a continuación con la información requerida (ver imagen 67) Imagen 67 En la opción rubro presupuestal y valor liquidado presenta la siguiente ventana (ver imagen 68)

Imagen 68 Si está de acuerdo con toda la información presentada haga clic en el botón aceptar para generar los documentos de los aportes patronales y parafiscales. 4.5 generar documentos de cesantías Esta opción permite generar la documentación necesaria para el pago de las cesantías. Esta opción abre la siguiente ventana (ver imagen 69)

Imagen 69 En esta ventana seleccione le periodo de la liquidación las fechas correctas de causación y de egreso y después de esto haga clic en la opción generar para que el programa genere los datos de los reportes en esta ventana. Esta ventana cuenta con diferentes opciones como lo son liquidación de cesantías en esta ventana usted podrá visualizar las cesantías liquidadas y las personas a las cuales ya se les ha liquidado las cesantías. En la pestaña liquidación de aportes patronales y parafiscales presenta una ventana como se ve a continuación con la información requerida (ver imagen 70)

Imagen 70 En esta ventana puede verificar los aportes de ley necesarios para la cancelación del salario en los cuales tiene vinculación tanto el empleador como el empleado. En la opción rubro presupuestal y valor liquidado. Presenta una ventana en donde se pude apreciar el valor total que se liquidara en cuanto a cesantías (ver imagen 71)

Imagen 71 Si esta de acuerdo con la información haga clic en el botón aceptar para generar la documentación de los aportes a cesantías. 5. HERRAMIENTAS 5.1 Modificar datos de usuario Esta opción le permite al usuario cambiar la contraseña. (Ver imagen 72)

Imagen 72 Una vez cambie los datos haga clic en el botón aceptar. 5.2 Reconectar Cuando falla la conexión de red o se desconecta del servidor esta opción permite volver a conectarse a la red o servidor.