Guía del estudiante y docente para gestionar las claves unificadas de las plataformas virtuales Por Luis Mora, Director de Proyectos TI (Revisado el 01 de marzo, 2016) Estimados estudiantes y docentes: Como parte de las mejoras de seguridad propuestas por las áreas de Tecnología, Docencia y Servicios Estudiantiles, en este documento se detalla cómo gestionar de manera unificada las claves de acceso a las siguientes plataformas virtuales: AVATAR, Office 365, Portal Web y e-cc+ (Campus Virtual) tanto para los estudiantes como para los docentes de la Universidad Castro Carazo. A continuación, se presenta un resumen de las plataformas y la manera de accederlas. Plataforma virtual Enlace web Formato de las credenciales AVATAR (Servicio al Usuario = SuUsuarioAVATAR castrocarazo.ac.cr/serviciosweb estudiante y al Clave = misma del Office 365 docente) Portal Web castrocarazo.ac.cr Usuario = SuUsuarioAVATAR Clave = misma del Office 365 Office 365 portal.office.com Usuario = SuUsuarioAVATAR@castrocarazo.ac.cr e-cc+ (Campus Virtual) ecc.ac.cr Por favor, tome en cuenta las siguientes consideraciones: Clave = misma del Office 365 Usuario = SuUsuarioAVATAR Clave = misma del Office 365 Nota: Debe activar manualmente la conexión con el Office 365 para unificar la clave (lea las consideraciones más adelante). Mientras no lo active podrá seguir ingresando con la clave anterior. 1. La clave unificada se implementa a partir de marzo 2016 exclusivamente desde el sistema AVATAR y el cambio de la misma, afectará el resto de las plataformas virtuales. 2. Todas las plataformas utilizan el mismo usuario y contraseña para su mayor comodidad, excepto por el Office 365, el cual requiere que el formato sea SuUsuarioAVATAR@castrocarazo.ac.cr para poder validar el ingreso. Además, cuentan con certificados de seguridad para que su navegación sea privada y confidencial. 3. En la plataforma e-cc+, para que la contraseña sea la misma que el AVATAR, debe activar manualmente la integración con el Office 365 (vea la sección CÓMO ACTIVAR EL OFFICE 365 Y CÓMO UNIFICAR LA CLAVE EN CAMPUS VIRTUAL E-CC+) y a partir de ese momento su usuario y clave del campus virtual y el AVATAR serían los mismos. Usted podría decidir mantener una contraseña separada para esta plataforma, pero no para el resto. Puede apoyarse en el vídeo tutorial ubicado en el enlace: https://www.castrocarazo.ac.cr/web/video-activar-office365-en-e-cc P á g i n a 1 16
La Ilustración 1 le ayudará a visualizar mejor la jerarquía implementada para gestionar la unificación de claves. Se ratifica, de esta manera, al sistema AVATAR como el gestor exclusivo de cambio de contraseñas para el resto de las plataformas virtuales. AVATAR (Servicio al docente, Servicio al Estudiante) Office 365 Portal WEB e-cc+ (activación manual) Ilustración 1: Jerarquía de gestión de claves en plataformas virtuales Para mayor facilidad la presente guía se estructura de la siguiente manera: Contenidos generales CÓMO CAMBIAR LA CLAVE DESDE EL SISTEMA AVATAR PARA TODAS LAS PLATAFORMAS... 3 CÓMO ACTIVAR LA CUENTA DE USUARIO AVATAR CUANDO HA VENCIDO... 6 CÓMO ACTIVAR EL OFFICE 365 Y CÓMO UNIFICAR LA CLAVE EN CAMPUS VIRTUAL E-CC+... 12 P á g i n a 2 16
CÓMO CAMBIAR LA CLAVE DESDE EL SISTEMA AVATAR PARA TODAS LAS PLATAFORMAS Objetivo: guiar al estudiante y al docente el proceso para cambiar la clave unificada de todas las plataformas desde el sistema AVATAR. 1. Ingrese a la siguiente dirección web: https://www.castrocarazo.ac.cr/serviciosweb con su clave actual de Office 365. P á g i n a 3 16
2. Una vez que se haya registrado como usuario válido, le aparecerá una pantalla principal (los módulos cambian dependiendo del perfil de estudiante o docente). Proceda a ingresar a Servicio al estudiante, Servicio al Docente o cualquier módulo que tenga activo. 3. Una vez dentro del módulo seleccionado, acceda el menú que se encuentra en la parte superior izquierda y seleccione la opción de CAMBIAR CONTRASEÑA. P á g i n a 4 16
4. Cuando le aparezca el formulario de cambio de contraseña, registre su clave actual y luego digite la nueva contraseña junto con su confirmación. Proceda a dar clic al botón Cambiar contraseña. 5. Una vez que el proceso haya finalizado, aparecerá el siguiente mensaje Cambio de contraseña del usuario <NOMBRE DEL USUARIO> realizado exitosamente. 6. El proceso de sincronización de claves con el resto de las plataformas es relativamente inmediato y se sugiere dar unos instantes para que se hereden las nuevas credenciales. 7. El proceso de cambio de clave unificado ha finalizado con éxito. P á g i n a 5 16
CÓMO ACTIVAR LA CUENTA DE USUARIO AVATAR CUANDO HA VENCIDO Objetivo: guiar al estudiante y al docente el proceso para activar la cuenta de usuario en caso de que haya vencido el periodo de cambio de contraseña. 1. Ingrese a la siguiente dirección web: https://www.castrocarazo.ac.cr/serviciosweb y haga clic en el enlace Activar Cuenta. Nota importante: si intenta ingresar con su usuario y contraseña al sitio, le aparecerá el mensaje Usuario inactivo por fecha de expiración y o bien Identificador de Usuario inválido. No se preocupe, para resolver este inconveniente debe continuar con el paso número dos. P á g i n a 6 16
2. Una vez que ha hecho clic en el enlace de Activar Cuenta, le aparecerá la siguiente pantalla, proceda por favor a digitar su número de carné, el captcha y haga clic en el botón Enviar correo P á g i n a 7 16
3. Si los datos están correctos le aparecerá el mensaje Su Correo se ha enviado 4. Ingrese por favor a su correo personal y abra el mensaje cuyo remitente es Información de Castro Carazo (envio@castrocarazo.ac.cr), siga las instrucciones que le indica el correo para el cambio definitivo y activación de su cuenta en el AVATAR en línea. La flecha le indica el nuevo enlace que debe abrir para continuar con el proceso. 5. Una vez que haga clic en el enlace señalado, se abrirá la pantalla de cambio de contraseña en el navegador y puede proceder a registrar la nueva clave de acceso al AVATAR (que también será sincronizada con el Office 365). La contraseña debe tener: o Al menos una letra mayúscula o Al menos 7 caracteres alfanuméricos (Letras, números). Nota: los caracteres especiales son opcionales). P á g i n a 8 16
6. Si todo está correcto, debe mostrarse la pantalla de inicio de sesión, tal y como se muestra en la siguiente captura. Proceda a ingresar sus datos para validar que el cambio de contraseña se realizó satisfactoriamente. P á g i n a 9 16
7. En caso de que la clave haya sido cambiada con éxito, podrá acceder el AVATAR en línea 8. Ahora que puede acceder el AVATAR en línea, después de unos breves instantes la clave se sincronizará con el sitio del portal Office365, por lo tanto, ingrese a la siguiente dirección: https://portal.office.com 9. Ingrese con el mismo usuario AVATAR online y le agrega el dominio @CastroCarazo.ac.cr tal y como se observa en la siguiente captura P á g i n a 10 16
10. Si la clave se ha sincronizado entonces el sitio lo llevará a la página principal del Office 365, tal y como se muestra a continuación. 11. El proceso de cambio de clave ha finalizado exitosamente. Nota importante: en caso de que tenga algún inconveniente para realizar el proceso de manera exitosa, sírvase por favor contactarnos a través de su cuenta personal de correo electrónico que tiene registrado en su expediente electrónico a la siguiente dirección: soportevgt@castrocarazo.ac.cr, y detalle por favor la siguiente información: Asunto: OFFICE 365: Problemas de clave <SU NOMBRE COMPLETO> Detalle: Describa el problema y detalle el código de usuario AVATAR con el que está intentando ingresar. Si le es posible, una captura con el error. P á g i n a 11 16
CÓMO ACTIVAR EL OFFICE 365 Y CÓMO UNIFICAR LA CLAVE EN CAMPUS VIRTUAL E-CC+ Objetivo: guiar al estudiante y al docente matriculado en la plataforma e-cc+ el proceso para activar el Office 365 para unificar la clave del campus virtual con el Sistema AVATAR y Office 365. Video tutorial de apoyo: Puede apoyarse en el vídeo Unificación de claves AVATAR y Campus Virtual e-cc+ ubicado en la siguiente dirección https://www.castrocarazo.ac.cr/web/videoactivar-office365-en-e-cc Nota importante: Este procedimiento aplica únicamente a estudiantes matriculados en la plataforma del Campus Virtual. Si previamente no ha activado la funcionalidad del Office 365 en el e-cc+, debe ingresar en primera instancia con el usuario y contraseñas anteriores (no la del office 365 por el momento). 1. Ingrese al campus virtual de e-cc+ visitando el siguiente enlace https://www.ecc.ac.cr y proceda a ingresar a la pantalla de login de la plataforma ubicada en la parte superior derecha. 2. Ingrese su usuario y contraseña actuales de la plataforma (antes de la activación del Office 365 las contraseñas son las mismas que tenía anteriormente). P á g i n a 12 16
3. Una vez ingresado dentro del sistema, proceda a ubicar en la página el llamado Bloque de Microsoft que estará activo para todos los estudiantes y docentes del e-cc+ y haga clic al enlace llamado Log in to Office 365 y continúe el proceso. 4. El enlace lo va a direccionar a la siguiente pantalla de Login del portal.office.com para que ingrese en el usuario SuUsuarioAVATAR@castrocarazo.ac.cr y su clave actual del Office 365. Luego el sistema lo dirigirá de nuevo a la plataforma del e-cc+. P á g i n a 13 16
5. Una vez ingresadas las credenciales del Office 365 en la pantalla anterior el sistema le mostrará una pantalla donde se le indica que ha sido validado correctamente. Proceda entonces a hacer clic en el enlace Inicio de sesión de Office 365, lo cual hará que la clave de acceso a la plataforma e-cc+ sea la misma del Office 365 (con este paso se unifica la validación de la contraseña). P á g i n a 14 16
6. El sistema lo dirigirá a la siguiente pantalla donde se le solicita dar clic en el enlace llamado Comenzar a usar Office 365 para iniciar sesión en el Campus P á g i n a 15 16
7. El sistema lo dirigirá a la siguiente pantalla donde le confirmará que está conectado al Office 365 y además lo utiliza para validar el acceso a la plataforma e-cc+. 8. Aquí finaliza el proceso de activación del Office 365 para la plataforma e-cc+, en la pantalla principal ahora aparecerá el Bloque Microsoft con información relacionada con la conexión exitosa al Office 365. Gracias por su preferencia en el uso de los servicios tecnológicos de la Universidad Castro Carazo y disfrute de todos sus beneficios. P á g i n a 16 16