PERFIL COMPETENCIA ENCARGADO DE INVENTARIO FICHA DE PERFIL OCUPACIONAL ENCARGADO DE INVENTARIO FECHA DE EMISIÓN: 21/01/2017 09:49 Sector: TRANSPORTE Y LOGÍSTICA Subsector: LOGÍSTICA Código: P-5220-4321-008-V02 Vigencia: 31/12/2016 Sector: TRANSPORTE Y LOGÍSTICA Fecha de vigencia: 31/12/2016 Propósito Subsector: LOGÍSTICA Código: P-5220-4321-008-V02 EstadoActual: No vigente Nombre perfil : ENCARGADO DE INVENTARIO Gestionar y controlar los activos de la empresa y de terceros. Área Ocupacional : Perfil relevante para aquellas personas cuyas responsabilidades incluyen entre otras, las actividades de administracion y gestion de inventarios en cualquier area de la empresa del sector logistico y transporte. Asimismo funciones de coordinacion, retroalimentacion y gestion seran relevantes para cumplir su cargo. Habilidad relevante son las relaciones interpersonales, transferir informacion y liderazgo. Debe asegurar el cumplimiento de las especificaciones para la toma de inventario solicitados por la empresa y el cliente y tomar acciones correctivas para satisfacer eficiente y efectivamente el cumplimiento y los procedimientos de orden, higiene y seguridad.es necesario dominar los principios y fundamentos en las materias tecnicas relacionadas como estadisticas, contabilidad basica, control y analisis de inventario al interior de las instalaciones logisticas, la operacion de sistemas de administracion de almacenaje y de radiofrecuencia. La persona debe tener una conducta de respeto y orden frente a las normas de higiene y seguridad durante las jornada, una fluida comunicacion con las distintas secciones y companeros de trabajo, junto a una adecuada presentacion personal. Este perfil de competencia incluye los conocimientos, habilidades y destrezas de las unidades de competencia definidas para el mismo. Identificación del campo laboral de la ocupación : Al obtener la certificacion en este Perfil Ocupacional, el trabajador habra demostrado sus conocimientos, capacidades y habilidades en cada una de las unidades que lo componen, lo que sumado a una capacitacion en las particularidades de cada empresa le da las herramientas para desempenarse en empresas de servicios, manufacturera y estatales, especificamente en labores involucradas de administracion y gestion de inventarios. Mediante una capacitacion especializada en materias especificas podria eventualmente acceder a empresas de cualquier rubro, tecnologia y retail. Colaborando en labores asociadas a la operacion estrategica general de cada empresa. Codigo: U-5220-4321-007-V02 Unidades de competencia Descripción APLICAR NORMAS DE SEGURIDAD, MEDIOAMBIENTE Y CALIDAD U-5220-4321-016-V02 GESTIONAR EL INVENTARIO U-5220-4321-017-V02 REALIZAR LA TOMA DE INVENTARIO Página: 1
Condiciones y situaciones: Trabajando bajo presión Controlando stock e inventario de materiales y activos. Interactuando con personal y jefatura de la compañía. Contextos de Competencia Evidencias Herramientas, equipos y Directas materiales: de Producto de Desempeño Equipos computacionales Planillas de registro de información. Documentos tributarios y de control interno. Observaciones en terreno Pruebas de conocimientos Simulaciones. Generación de documentación Reportes del sistema de administración de almacenaje. Indirectas Cursos de prevención de riesgos Cursos de capacitación logística Curso de manejo de inventarios Manejo Avanzado de excel Curso de uso de sistemas WMS (Warehouse Managment System). Lista Unidades de Competencia Nombre UCL: APLICAR NORMAS DE SEGURIDAD, MEDIOAMBIENTE Y CALIDAD Código UCL: U-5220-4321-007-V02 Fecha de Vigencia: 02/08/2016 1.- Cumplir las normas de higiene y seguridad 2.- Cumplir requisitos del sistema de gestión integrado u otros métodos 1. Dominar Derecho a Saber (DAS), según normativa Decreto Supremos N 40, las políticas de Seguridad y Salud ocupacional implementadas por la empresa. 2. Asistir a charlas de seguridad dictadas por Jefatura Directa, CPHS y Departamento de Prevención de riesgos y tener una cultura de autocuidado 3. Seguir instrucciones del monitor de seguridad en caso de Sismo, Incendios, Simulacros, lluvia, u otros eventos, según procedimientos de emergencia o establecidos por la empresa. 4. Utilizar vías autorizadas manteniendo distancia evitando transitar bajo cargas suspendidas 5. Verificar estado y utilizar elementos de protección personal según procedimientos del área de trabajo 6. Estar siempre libre de la influencia del alcohol, drogas prohibidas o medicamentos no recetados por un profesional medico. 7. Intervenir equipos o acceder a instalaciones y áreas restringidas con la debida autorización y respetando las normas y procedimientos de la empresa para esas operaciones. 8. Utiliza elementos de protección personal y se apoya con equipos mecánicos/eléctricos de carga y descarga cuando volúmenes, pesos, márgenes y altura exceden la operación manual de carga, además selecciona el embalaje de los productos, según área de negocio, requerimientos del cliente y procedimientos de la empresa. 1. Dar cumplimiento a normas de Seguridad y salud ocupacional establecidas por la empresa, según requerimientos de clientes y procedimientos. 2. Dar cumplimiento a normas medioambientales, generales establecidas por la empresa, según requerimientos de clientes y procedimientos. 3. Dar Cumplimiento a metodologías de mejoras continuas implementadas y establecidas por la empresa, según requerimientos de clientes y procedimientos. 4. Conocer política medioambiental implementada por la empresa, según requerimientos del cliente y procedimientos. 5. Disponer los residuos según la clasificación establecida por la empresa o norma ambiental implementada. 6. Asistir a capacitación y entrenamiento en temas relacionados con las normas implementadas por la empresa. (Seguridad, medioambiente y calidad). Página: 2
Competencias Conductuales Cumple las normas establecidas por las empresas relacionadas a la seguridad medioambiente y calidad. Orientación a la Seguridad - Excelencia en el trabajo a realizar. Implica tener Estimula la consecución de un trabajo conocimientos técnicos del área de la cual se es responsable. Poseer la capacidad de con seguridad dentro de sus colegas. comprender la esencia y el propósito del negocio resguardando la seguridad y salud Reconoce las falencias en los de los trabajadores y el permanente cuidado al medioambiente para brindar materiales utilizados en la preparación, el soluciones prácticas y operativas para la organización, tanto en su propio beneficio traslado y el almacén de productos e como en el de los clientes y otros involucrados. informa a quien corresponda. Implementa ideas entregadas por sus superiores para la mejora continua. Conocimientos Conocimientos necesarios para realizar la competencia: Básicos y Técnicos Básicos: Saber realizar cálculos aritméticos de baja complejidad Técnicos: Conocimientos de higiene, seguridad y prevención de riesgos, Calidad, Medioambiente y Salud Ocupacional. Riesgos laborales en su área de trabajo (DAS: Derecho a Saber) Señalética de norma chilena de almacenaje y transporte de mercancías peligrosas NCh 2120 y NCh 2190 Tener nociones de la ley de Subcontratación N 20.123 Tener nociones de la Ley de Manejo Manual de Carga N 20.001 Tener nociones del Decreto Supremo N 594, sobre condiciones ambientales en el lugar de trabajo. Tener nociones sobre Ley de Ozono N 20.096 (Sobre Protección rayos ultra violeta) Tener nociones sobre Ley N 20.105 (sobre Materias relativas a la publicidad y el consumo de tabaco) Nociones básicas de documentación contable y tributaria. Nociones de servicio al cliente. Normativas de calidad y etiquetado. Conceptos básicos de merciología. Tener nociones sobre Ley N 20.105 (sobre Materias relativas a la publicidad y el consumo de tabaco). ORIENTACIONES PARA LA EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS Para la evaluación en situación real de trabajo Para la evaluación simulada Ver recomendaciones de UCLs específicas. No se recomienda la evaluación simulada, el sector tiene tecnologías y procedimientos que no pueden ser observados de forma simulada. Fecha de Vigencia: 01/08/2016 1.- Analizar el inventario Nombre UCL: GESTIONAR EL INVENTARIO Código UCL: U-5220-4321-016-V02 1. Analiza la información disponible de mercaderías, ya sea lo físico y lo comprometido a los clientes, según área de negocios, 2. Proyecta la capacidad de espacio en la bodega según las características del producto y unidades a almacenar y Estimar la cantidad de productos y unidades en la cadena de abastecimiento según stock. 3. Verifica ajustes realizados por el análisis de inventario, según área de negocio, 4. Determina ubicación, posición y m2, además de especificaciones técnicas de las mercaderías, ya sea, contaminantes, detergentes, cloros, perfumería, vegetales, congelados, carne, caja, percha, línea blanca u otro según área de negocios, requerimientos del cliente y procedimientos de la empresa. 5. Determina periodos peak de rotación o volumen de despacho de mercaderías desde centro de distribución o recepción según área de negocios, los requerimientos del cliente y los procedimientos de la empresa. Página: 3
Fecha de Vigencia: 01/08/2016 2.- Realizar trazabilidad y seguimiento 3.- Emitir informes de gestión de inventario Nombre UCL: GESTIONAR EL INVENTARIO Código UCL: U-5220-4321-016-V02 1. Revisa grupo de mercaderías, materiales de stock u otro por familia, códigos, consumo y particularidad y efectúa análisis de mercaderías, productos o unidades en sistema de administración de consumo, existencias, recepciones, mercados, tiempos de entrega, entre otros. 2. Realiza trazabilidad de producto frente a diferencias encontradas en inventario, investigando, analizando saldos, pendientes o sobrantes excesivos y enviando información a área de control de inventario u otra, según área de negocio, requerimientos del cliente y procedimientos de la empresa 3. Ajusta diferencias, cuadra lecturas e informa resultados de la toma de inventario a los clientes internos y externo para análisis posteriores, según área de negocio, requerimientos del cliente y procedimientos de la empresa. 4. Controla las operaciones de almacenaje sean estas de acuerdo a clasificación ABC, FIFO, LIFO, FEFO, Familia de productos, particularidades, caótico u otro, según área de negocio, 1. Obtiene información del sistema de administración de almacenaje a través de Exportación, consultas, o relaciones de datos, según requerimientos propios o definidos para la operación. 2. Maneja herramientas de ofimática necesarias (tics avanzado) para cumplir actividades diarias, comunicarse con proveedores, otras unidades de la empresa y área de compras, según área de negocio, 3. Prepara informes y estadísticas pre-definidas y otras que se soliciten, relacionadas con los stocks y movimientos de los materiales de mantenimiento y de operación, tales como: consignaciones por proveedor, informes de pedido a bodega, informe de reposición informe de recepciones, consumos, ajustes, entre otros. 4. Informa ajustes en inventario a clientes interno y externo a través de herramientas informáticas o tecnologías de la información, según área de negocio, requerimientos del cliente y procedimientos de la empresa. 5. Genera y calcular listado de ventas o facturación de mercaderías de un periodo de tiempo y promediar despachos según área de negocios, requerimientos del cliente y procedimientos de la empresa. Competencias Conductuales Orientación a la calidad Demuestra iniciativa por mejorar continuamente el trabajo. Siente satisfacción al hacer labores minuciosa y prolijamente en plazos esperados, se desempeña de manera planificada, organizada y con metodología clara, cumpliendo estándares de calidad de empresa. Mantiene higiene y presentación personal, para garantizar producto y servicio confiable, asegurando bienestar de personas y entorno, previniendo riesgos en cualquier condición. Cumple normas de calidad medioambiental Entrega apoyo a los encargados de proyectar el nivel de ocupación de las instalaciones. Verifica las medidas logísticas de volumen, cantidad o otras tratando de hacerlo de la mejor manera. Organiza la información disponible para realizar la estimación de las cantidades necesarias de mercaderías suficientes para el abastecimiento. Cumple los procedimientos de solicitar mercaderías para mantener un nivel de servicio de calidad a lo largo de la cadena de abastecimiento. Planifica tiempos de entrega de listados de stock almacenados y que serán utilizados en la toma de inventario. Propone mejoras en la preparación de la información de inventario, ya sea orden por cliente, plazos de inventario u otros. Mantiene un adecuado orden y seguimiento de los procedimientos de la empresa, con respecto al movimiento y tabulaciones de estadísticas de mercaderías. Revisa el informe final de inventario en forma coordinada con otros integrantes del área de trabajo. Retroalimenta con clientes internos y externos la información de los stocks de mercaderías y demás datos de inventario. Página: 4
Competencias Conductuales Trabajo en equipo: Capacidad para participar activamente en el logro de metas comunes. Implica demostrar una actitud de cooperación para generar coordinación y facilitar la transmisión de información Actúa de manera coordinada con los otros integrantes del área para las operaciones de proyectar la capacidad de espacio disponible destinado al almacenamiento de mercaderías. Confía en los datos e información proporcionada por sus compañeros de labores para determinar ubicación y posición de los productos en bodega. Entrena a otros integrantes de su equipo en temas relacionados a gestión de inventarios. Coordina con otras áreas las cantidades de mercaderías necesarias para cubrir la cadena de abastecimiento. Facilita redes de comunicación con el objetivo de retroalimentar con información detallada y clara. Retroalimenta con datos reales de productos en devolución, mermas u otros a otras área de la organización. Verifica con colegas de área las tareas pendientes previo emisión de informes Conocimientos Conocimientos necesarios para realizar la competencia: Básicos: Saber realizar cálculos aritméticos de alta complejidad Técnicos: Conocimientos de higiene, seguridad y prevención de riesgos, Calidad, Medioambiente y Salud Ocupacional Tener nociones de la ley N 16.744, Seguro contra accidentes del trabajo y enfermedades profesionales. Decreto Supremo N 40, (Obligación de informar y derecho a saber) Decreto Supremo N 54 (Reglamento para la constitución y funcionamiento de comités paritarios de higiene y seguridad) Decreto Supremo N 594 (Sobre condiciones sanitarias y ambientales básicas en el lugar de trabajo) Saber los riesgos laborales en su área de trabajo (DAS: Derecho a Saber) Saber la Política Medioambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional de la Compañía u otra norma interna. Saber alcances de la Ley Base del Medio Ambiente (Ley 19.300) Conocer señaletica de norma Chilena de almacenaje y transporte de mercancías peligrosas N 2120, 2190 Tener nociones de la ley de Subcontratación N 20.123 Tener nociones de la Ley de manejo manual de carga N 20.001 Tener nociones sobre Ley de Ozono N 20.096 (Sobre Protección rayos ultra violeta) Tener nociones sobre Ley N 20.105 (sobre Materias relativas a la publicidad y el consumo de tabaco) Saber utilizar herramientas informáticas Conocer técnicas de almacenaje y estiba (orden) de materiales. Saber administrar recursos materiales. Saber realizar inventarios Conceptos básicos de merciología. Tic`s avanzado. Estadística. Nociones de contabilidad. ORIENTACIONES PARA LA EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS Para la evaluación en situación real de trabajo Para la evaluación simulada Capacidad de espacio en la bodega proyectada según las características del producto y unidades a almacenar. Ajustes en inventario informados a clientes interno y externo a través de herramientas informáticas o tecnologías de la información. Mercaderías ordenadas para realizar lectura y conteo físico. Resultados de la toma de inventario informados a los clientes interno y externo para análisis posteriores. No se recomienda la evaluación simulada, el sector tiene tecnologías y procedimientos que no pueden ser observados de forma simulada. Página: 5
Fecha de Vigencia: 02/08/2016 1.- Tomar inventario de productos y unidades 2.- Conciliar e informar el resultados Nombre UCL: REALIZAR LA TOMA DE INVENTARIO Código UCL: U-5220-4321-017-V02 1. Recibe de jefatura (o quien corresponda) el plan periódico de toma de inventarios, imprime el listado de la toma y realiza conteo de productos, según área de negocio, requerimientos del cliente y procedimientos de la empresa. 2. Ordena mercaderías para realizar lectura y conteo físico, selecciona áreas y mercaderías a inventariar por bodega, lote, estado, zona u otro dato establecido en el sistema particular de toma de inventario según área de negocio, requerimientos del cliente y procedimientos de la empresa. 3. Registra la información necesaria para evitar conteos posteriores, asegurando la eficacia del proceso, dejando registro de las diferencias encontradas, según área de negocio, 4. Chequea y consolida información, datos, diferencias de mercaderías, dejando disponible y visible a clientes, jefatura u otros involucrados en la operación, según área de negocio, 1. Analizar diferencias, saldos pendientes o sobrantes excesivos según área de negocio, 2. Ajusta diferencias de mercaderías que presenten problemas, utilizando el conteo físico, el sistema de administración de almacenaje y el saldo contable e informa los ajustes al cliente, jefatura o quien corresponda, según área de negocio, requerimientos del cliente y procedimientos de la empresa. 3. Prepara informes y estadísticas pre-definidas y otras que se soliciten, relacionadas con los stocks y movimientos de los materiales de mantenimiento y de operación, tales como: consignaciones por proveedor, informes de pedido a bodega, informe de reposición de consignaciones, informe de recepciones, consumos, ajustes, entre otros, según área de negocio, 4. Informa resultados de la toma de inventario a los clientes interno y externo para análisis posteriores según área de negocio, 5. Manejar herramientas Office necesarias (planillas Excel) para cumplir actividades diarias, comunicarse con Clientes, proveedores, otras unidades de la empresa y área de compras y ventas, según área de negocio, Competencias Conductuales Orientación a la calidad: Capacidad de demostrar interés e iniciativa por incorporar al trabajo mejoras continuas. Siente satisfacción al hacer sus labores minuciosa y prolijamente dentro de los plazos esperados, lo que implica desempeñarse de manera planificada, organizada y con metodología clara, cumpliendo los estándares de calidad de la empresa. Mantiene una excelente higiene y presentación personal de acuerdo a la ocupación, con la finalidad de garantizar un producto y servicio confiable, asegurando el bienestar de las personas, terceros y entorno, y previniendo riesgos en condiciones seguras e inseguras. Se preocupa por cumplir las normas y procedimientos de calidad medio ambientales. Determina mejoras en las operaciones de toma de inventario, ya sea mejor distribución de productos, equipos o personal a cada operación. Identifica falencias oportunamente en la toma de inventario y aplica mejoras al servicio. Verifica los resultados de las operaciones realizadas en la toma de inventario. Programa adecuadamente las actividades, personal, equipos y su área de acción en la toma de inventario. Hace seguimiento de los datos relevantes de la toma de inventario y los envía a los clientes interno y externo. Cumple los estándares de calidad establecidos por la empresa al momento de realizar la conciliación del inventario. Ajusta cantidades o diferencias de mercaderías, cuando se presentan dichas diferencias. Verifica los errores y propone mejoras que ayuden a resolverlos Tiene disposición para trabajar con otras áreas en la revisión de los informes del inventario. Coordina las operaciones de conciliación de inventario oportunamente con los demás integrantes del equipo. Trabajo en equipo: Capacidad para participar activamente en el Informa oportunamente de los resultados obtenidos a las logro de metas comunes. Implica demostrar una actitud de demás áreas de la empresa. cooperación para generar coordinación y facilitar la transmisión de Provee de toda la información de forma detallada y real a información las demás áreas de la empresa. Planifica reuniones de información de los resultados obtenidos en la toma de inventario con otras áreas de la empresa. Página: 6
Conocimientos Conocimientos necesarios para realizar la competencia: Básicos: Saber realizar cálculos aritméticos de alta complejidad Técnicos: Conocimientos de higiene, seguridad y prevención de riesgos, Calidad, Medioambiente y Salud Ocupacional Tener nociones de la ley N 16.744, Seguro contra accidentes del trabajo y enfermedades profesionales Decreto Supremo N 40, (Obligación de informar y derecho a saber) Decreto Supremo N 54 (Reglamento para la constitución y funcionamiento de comités paritarios de higiene y seguridad) Decreto Supremo N 594 (Sobre condiciones sanitarias y ambientales básicas en el lugar de trabajo) Saber los riesgos laborales en su área de trabajo (DAS: Derecho a Saber) Saber la Política Medioambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional de la Compañía u otra norma interna. Saber alcances de la Ley Base del Medio Ambiente (Ley 19.300) Conocer señaletica de norma Chilena de almacenaje y transporte de mercancías peligrosas N 2120, 2190 Tener nociones de la ley de Subcontratación N 20.123 Tener nociones de la Ley de manejo manual de carga N 20.001 Tener nociones sobre Ley de Ozono N 20.096 (Sobre Protección rayos ultra violeta) Tener nociones sobre Ley N 20.105 (sobre Materias relativas a la publicidad y el consumo de tabaco) Saber utilizar herramientas informáticas Conocer técnicas de almacenaje y estiba (orden) de materiales. Saber administrar recursos materiales. Saber realizar inventarios Conceptos básicos de merciología. Tic`s avanzado. Estadística. Nociones de contabilidad. ORIENTACIONES PARA LA EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS Para la evaluación en situación real de trabajo Para la evaluación simulada Capacidad de espacio en la bodega proyectada según las características del producto y unidades a almacenar. Ajustes en inventario informados a clientes interno y externo a través de herramientas informáticas o tecnologías de la información. Mercaderías ordenadas para realizar lectura y conteo físico. Resultados de la toma de inventario informados a los clientes interno y externo para análisis posteriores. No se recomienda la evaluación simulada, el sector tiene tecnologías y procedimientos que no pueden ser observados de forma simulada Página: 7