Proyecto sobre mejora de procesos de COMPRAS y PAGOS

Proyecto sobre mejora de procesos de COMPRAS y PAGOS Caso de éxito identificando oportunidades de mejora en relacionamiento con proveedores de Intendencia y Municipios del departamento de Maldonado

Temática de la presentación Antecedentes del proyecto Bases conceptuales Estrategia de implementación Resultados obtenidos Sinergia con el Plan Informático 2010-2015 Continuidad del Proyecto y espacio para preguntas

Ejes estratégicos del Programa de Gobierno Actual Administración departamental, período 2010-2015 Crecimiento con mejor distribución de la riqueza Inclusión social con equidad Reforma democrática del Estado Aumento en la incorporación de TIC s en la operativa municipal Capacitación de los recursos humanos Recomposición de la carrera funcional (concursos, ascensos) Profundización en análisis de procedimientos Trabajo por procesos

Proyecto de naturaleza PÚBLICO - PRIVADA Autoridades Intendencia de Maldonado Patrocinadores privados, Cámara Empresarial Maldonado Presentación de propuesta de trabajo ante Intendencia para proyecto de mejora de gestión Definición de los objetivos y liderazgo del Proyecto Compromiso de gestión Decisiones estratégicas Gastos operativos Elección de empresa para realizar consultoría Financiamiento de gastos Funcionarios municipales, ADEOMM Conocimientos técnicos y Consultora brasilera Falconi Conocimiento y Metodología de gerenciamiento experiencia administrativa Análisis de la normativa Estructuración de propuestas Implementación del proyecto

Organigrama del Proyecto INTENDENTE DEPARTAMENTAL Sr. Oscar de los Santos Secretario General Sr. Mtro. Gustavo Salaberry Secretario General Sr. Mtro. Gustavo Salaberry Director General de Hacienda Sr. Pedro González Cámara Empresarial de Maldonado ADEOMM, Gremio de funcionarios Gabinete Operativo ADMINISTRACION y RRHH DESCENTRALIZACION ASUNTOS LEGALES PRO-SECRETARIA HACIENDA Unidad de GESTIÓN (Consultora) (Consultora) HACIENDA y ADMINISTRACIÓN y RR.HH. Cada dependencia departamental o municipal involucrada

Lineamientos del Intendente Reducir costos asociados a los procedimientos Reducir carga horaria de cada funcionario interviniente en el proceso Establecer puntos de control y sus responsables Reducir número de observaciones del Tribunal de Cuentas Explorar las nuevas posibilidades legales Explorar las nuevas posibilidades tecnológicas Descentralizar el proceso de compras Utilizar recursos de acuerdo con la disponibilidad, priorizando las compras establecidas en el Presupuesto Simplificar el proceso y disminuir la participación de Hacienda Ejecutar obligatoriamente lo previsto en el Presupuesto, si existe aprobación del gasto y disponibilidad presupuestal Reducir el valor unitario de las compras con aumento de la eficiencia del proceso de pagos Garantizar que las compras relacionadas sean realizadas en forma conjunta

Características del Proyecto Rediseño de procedimiento de Compras y procedimiento de Pagos a proveedores, destinados a la adquisición de bienes y servicios de funcionamiento o inversión Se incluyen todas las compras sin tomar en cuenta su importe, con lo cual se afectan los procedimientos de Compras Directas y Licitaciones Procedimientos que involucran a 9 organismos, del segundo y tercer nivel de gobierno de Poder Ejecutivo, a nivel departamental : 8 Municipios y 1 Intendencia, compuesta por 105 órganos Proyecto con características descentralizadoras en dos dimensiones : administrativa y geográfica

2012 May Cronograma Jun - Dic Ene - Mar Abr - Jun - 2014 Jul - Set Oct - Dic Ene Planificación Relevamientos y propuestas de cambio Definición de estrategia de implementación Decisiones institucionales Plan Piloto Obras y Servicios Plan Piloto San Carlos Plan Piloto Licitaciones Identificación de productos emergentes Consultoría Consultoría Continuar Planes Piloto

Principales líneas de trabajo Cambio tecnológico Estudio de la normativa vigente, la cual recibió modificaciones durante el transcurso del proyecto Análisis de procedimientos y re-estructuración operativa en puestos de trabajo estandarizando nueva lógica de funcionamiento Decisiones institucionales estratégicas

Propuestas de cambio relacionadas a procedimientos Rediseño a nivel general simplificación de tareas repetitivas eliminación de tareas que no agregaban valor al proceso identificación de puestos críticos mayor fluidez del proceso general eliminación de tiempos muertos cancelación de controles aplicados sobre controles previos evitar traslados físicos de documentación Otras innovaciones estandarizar Registro de Proveedores alineándose al Registro Único nacional aumentar auditorías del proceso supervisión periódica de resultados, establecimiento y cumplimiento de nuevos estándares asesoramiento técnico continuo aumento en las garantías del cumplimiento normativo mantenimiento del nivel en los cambios alcanzados

Propuestas de cambio relacionadas a TIC s Aprovechamiento de sistemas informáticos ya existentes Sistema Contable-Presupuestal (2009): ingreso de información desde etapas iniciales de los trámites Correo y Agenda institucional (2008) : calendario compartido de Licitaciones Gestión del Conocimiento (2013) y Sitio web interno (2012) : documentación del proyecto Innovaciones a implantar : mejor gestión de las etapas del gasto presupuestal evitar reprocesamiento de datos en puestos destinados a control obtención de datos con fines informativos y gerenciales facilitar auditabilidad socialización de información con todos los agentes involucrados asegurar sostenibilidad de los cambios propuesta para la adquisición de un Sistema de Compras y Stock utilización de banca electrónica

Propuestas de cambio relacionadas a normativa estudio exhaustivo de la nueva versión del T.O.C.A.F. designación de nuevos Ordenadores comprimir proceso al disminuir acumulación de autorizaciones unificación cronológica de autorización acercar cargos decisores a puestos de trabajo operativos creación de Comisión Asesora Ampliada elevar la calidad de asesoramiento al servicio de los procesos licitatorios de compras y pagos de gasto y pago para compras por Licitaciones análisis de la Ley de Municipios y Decretos reglamentarios departamentales evolución del Manual de Descripción de Tareas para funcionarios municipales alineamiento con evolución de la estructura orgánica institucional profesionalización de cargos de nivel medio en la escala jerárquica avanzar en la adaptación de la estructura orgánica a la lógica de trabajo por procesos

Fundamentos conceptuales del cambio Consideración unificada de ambos procedimientos Establecimiento de ciclos semanales de trabajo Utilización de Sistema Contable-Presupuestal PAGO COMPRA COMPRAS Comunicación Facturas Controles Contables Liquidaciones PAGOS Lunes Viernes Viernes

Posibles escenarios temporales PAGO COMPRA Priorizar tareas Ordenar puestos de trabajo Gerenciar flujos de procedimientos L 9 11 días V 5 7 días V

Implementación sectorizada del Proyecto Operaciones de Compras Directas 2012 por programa presupuestal (Dirección o Municipio)

Importe de Compras Directas 2012 por programa presupuestal (Dirección o Municipio)

Días Resultados cualitativos del primer Plan Piloto Compras - Pagos Adecuada capacitación Compromiso por parte de los funcionarios Correcta identificación de las mejoras a realizar Pertinente toma de decisiones institucionales Precisión en la implementación del proyecto

Resultados cuantitativos DÍAS de demora promedio 40 COMPRAS Comparativo 2012 = 29 30 20 14 10 9 6 11 12 5 6 10 12 11 12 9 10 13 13 12 14 15 15 11 9 13 11 12 20 21 13 9 9 22 23 14 Promedio 2013 = 11 4 0 1 2 3 4 7 8 11 12 13 14 15 16 17 18 19 24 25 Semanas Comparativo 2012 = 43 DÍAS de demora promedio 40 PAGOS 30 20 9 10 4 6 4 5 3 4 6 4 4 5 7 8 9 4 5 10 11 5 6 4 3 4 3 4 3 3 3 3 2 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 8 4 0 1 2 5 6 12 Semanas 23 24 25 Promedio 2013 = 4

Cumplimiento de expectativas Considerados ambos procedimientos en conjunto Piloto Obras y Talleres Promedio para el año 2012 Muestra equivalente para Centro de Costos y Bienes /Servicios adquiridos 45 Meta fijada en primera instancia 45 Expectativa institucional al momento de realizar la planificación del Proyecto 15 Promedio para el año 2013 Datos reales obtenidos durante el desarrollo de Plan Piloto de Obras y Talleres 14 Piloto Municipio San Carlos 72 150

Productos emergentes a implantar Publicación de cada compra www.maldonado.gub.uy democratización del acceso a la información información obtenida del aumento en la transparencia de la gestión presupuestal detalles de las Compras : aumento de competitividad socializando la información Sistema Contable - artículo / servicio adquirido - fecha / precio cotizado - proveedor adjudicado incremento en cantidad de proveedores ofertantes descenso de precios Transferencias bancarias para viabilizar los pagos utilización de banca electrónica del Banco de la República-BROU colaboración en gestión de cobros de los proveedores descenso volúmen de tareas en puestos de trabajo

Comparación de Tiempos 15 Semana 20 3 22 Semana 19 14 Semana 18 3 12 Semana 17 9 14 Semana 16 0 5 4 10 6 15 20 25 30 Días Procesos Compras / Pago IDM Promedios : Compras 11 + Pagos 4 Proceso de cobro Proveedor

Sistema Contable-Presupuestal web Administración centralizada con gestión descentralizada

Gestión del conocimiento institucional Herramienta de documentación / Sitio web interno para funcionarios

Correo y Agenda institucional Innovaciones para Licitaciones Programación anual - Calendario Seguimiento del proceso licitatorio - Planilla de control

2012 May Cronograma Jun - Dic Ene - Mar Abr - Jun - 2014 Jul - Set Oct - Dic Ene Plan Piloto San Carlos Plan Piloto Licitaciones Identificación de productos emergentes Continuar Planes Piloto

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