GUÍA DE APRENDIZAJE No 3 1. Objetivo General del Proyecto: Diseñar un protocolo de servicio con oferta de valor al cliente optimizando los procesos de apoyo en el desempeño organizacional para suplir las necesidades de los clientes de las organizaciones del entorno. 1,1. Objetivo General de la Guía Establecer los documentos que se originan de las funciones administrativas de acuerdo con las normas técnicas y la legislación Colombiana vigente. 2. Identificación de la Guía de : ADMINISTRACIÓN, DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS, Y CONCEPTOS CONTABLES(NORMAS TÉCNICAS, LEGISLACION VIGENTE) Fase del proyecto: Ejecución Duración: 42 horas Modalidad(es) de Formación: Desescolarizada - Presencial Resultados de : 24020150008 Aplicar técnicas de cultura física para el mejoramiento de su expresión corporal, desempeño laboral según la naturaleza y complejidad del área de salud ocupacional. 21060100101 Identificar las funciones, procedimientos, ubicación orgánico-funcional y dependencias asociadas a la unidad administrativa, dentro de la organización y su entorno. 21060100102 Redactar documentos organizacionales teniendo en cuenta el asunto, el tipo, las funciones de la unidad administrativa; aplicando las normas gramaticales, de semántica y de sintaxis, las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación y las normas de gestión de la calidad. 21060100104 Transcribir documentos organizacionales utilizando la tecnología disponible, aplicando las técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para su presentación, las de la organización, las de gestión documental y de la calidad. 3. Presentación Estimado aprendiz! Con esta guía usted podrá Aplicar las técnicas de cultura física para el mejoramiento de su expresión corporal, identificar las funciones, procedimientos dentro de la organización y su entorno, además de reconocer e implementar las normas gramaticales para redactar documentos organizacionales, Digitar textos utilizando la tecnología disponible, Elaborar documentos comerciales de acuerdo las normas técnicas colombianas vigentes, las de la organización y la legislación vigente para la elaboración de documentos empresariales. Recuerde que todo proceso de enseñanza-aprendizaje requiere de técnicas y métodos de estudio, además de dedicación, disciplina y responsabilidad. Realice las siguientes actividades utilizando los recursos sugeridos. 1
4. Planteamiento de las Actividades y Estrategias de ACTIVIDADES DEL PROYECTO Consolidar la información relacionada con los procesos y procedimientos administrativos que se desarrolla en la organización identificando las funciones, de los puestos de trabajo, diagnosticando los posibles riesgos a los que está expuesto en su desempeño laboral, según normas de salud ocupacional. ESTRATEGIAS (DIDÁCTICAS ACTIVAS) Trabajo colaborativo Trabajo cooperativo Socialización en equipos de trabajo y/o grupos de estudio. TIEMPO- HORAS Autónomo 22 horas Aula 20 horas Actividad E-A-E DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD CONCIENCIACIÓN: ACTIVIDAD 1 Antes de iniciar el desarrollo de las actividades del proyecto de la presente guía lo invitamos a realizar la siguiente actividad: Elabore un crucigrama con las siguientes palabras ü Ente económico - Empresa Sociedades comerciales - Establecimiento de comercio ü Procedencia ü Producción ü Identificación ü Organización ü Clasificación ü Descripción ü Selección ü Valoración ü Diagnostico ü Conservación ü Custodia ü Planeación ü Diseño ü Coordinación ü Control ü Administración ü Evaluación ü Gerencia Técnica ü Acta, Minuta, Escritura Cite ejemplos en donde se evidencie su aplicación. PRESENCIAL AUTONOMO VIRTUAL 4 4 2
MOMENTO 1: Desarrollo individual. MOMENTO 2: Seguimiento al desarrollo de la actividad propuesta por parte del docente que orienta la formación EVIDENCIA: Desarrollo en portafolio individual del aprendiz. CONCEPTUALIZACIÓN: A través del tiempo tanto la administración como la contabilidad han venido evolucionando de acuerdo a las necesidades del ser humano y las organizaciones. Podemos decir que la administración se ha ido formando conforme han ido creciendo las necesidades humanas. En un principio, los administradores nacían y eran productos de un liderazgo nato; pero la evolución de la misma sociedad fue exigiendo más conocimientos de organización de trabajo y de un mejoramiento continuo de los procesos, los productos y las técnicas administrativas. Para comprender mejor sobre la administración iniciaremos por conocer el origen etimológico de la palabra administración, tomaremos en cuenta los diferentes conceptos de administración, características e importancia de la misma, así como un breve marco histórico en los diferentes periodos o edades de la humanidad y de la administración en las civilizaciones de mayor relevancia; para después desarrollar el tema relacionado con la planeación estratégica que permite formular, implementar y evaluar las decisiones multifuncionales que le permiten a una organización lograr sus objetivos. Posterior a esto identificaremos los requisitos legales para la constitución de la empresa y cada uno de los conceptos que la integran: la administración, el marketing, la contabilidad, la producción y gestión documental, las operaciones y las demás áreas que mediante su desarrollo permiten organizar y reglamentar la empresa para su consolidación. Estos procesos permitirán la continuidad en el desarrollo del proyecto, en lo concerniente a la constitución legal de la empresa didáctica reflejado en el diligenciamiento de los documentos y soportes establecidos dentro de esta fase del proyecto. 3
CONTEXTUALIZACIÓN: ACTIVIDAD 2: Cuadro sinóptico Elabore un cuadro sinóptico en el que se evidencie la consulta y desarrollo de los siguientes temas: Evolución de la Teoría Administrativa: Antecedentes históricos Elementos del concepto de administración Características de la administración. Empresa y la relación con la administración: *Concepto y tipos de empresa. * Clasificación y propósitos institucionales de la organización. * Importancia, recursos y valores de la empresa. Estructura orgánico funcional: *Concepto, *organización, *departamentalización, *cadena de mando, *tipos de estructuras. *Centralización o descentralización. Puesto de trabajo: *concepto y componentes, *útiles, *elementos y mobiliario. *Selección de personal. Proceso administrativo: * Planeación *Organización *Dirección *Control. Planeación o direccionamiento estratégico: * Misión, *Visión, *Objetivos, * Politicas, *Metas, *concepto, *Matriz DOFA, Diagrama de Gantt, *Manual de Procedimientos y Funciones: *Concepto, Características y Aplicación 4 8 4
Código de Comercio Ø Conceptos de ente económico, empresa y establecimiento de comercio Ø Clasificación y características de las empresas-según sector económico Ø Sociedades y su clasificación: Ø Constitución de empresas elaboración documento privado (acta), minuta y escritura Ø Formatos legales para la formalización de la empresa y/o persona natural Ø Cámara de comercio -homonimia, rue, registro otras entidades, certificado de existencia y representación legal, matricula mercantil y/0 registro de libros. Ø otros formatos - sayco- bomberos - licencia de funcionamientolicencia sanitaria- curaduría - secretaria distrital de ambiente Ø Dian Rut- resolución de facturación Ø Secretaria de hacienda distrital - formato Rit empresa y/o establecimiento de comercio - código ciiu Ø apertura -cuenta corriente. Ø comprobante de apertura MOMENTO 1: Desarrollo individual. MOMENTO 2: Seguimiento al desarrollo de la actividad propuesta por parte del docente que orienta la formación. EVIDENCIA: Desarrollo en portafolio individual del aprendiz. 5
ACTIVIDAD 3: Informe- análisis y representación gráfica de información 12 10 Escoja tres (3) empresas: una de servicios, una comercial y una industrial y elabore un informe en el que se incluya para cada una de las empresas seleccionadas la siguiente información: Reseña o antecedentes de la creación de la empresa Logotipo y slogan. Horizonte institucional: misión, visión, objetivos, políticas y metas. Fortalezas y debilidades (matriz DOFA) Responda 1. Cuál es la actividad económica que desarrolla la empresa? y a que clasificación pertenece?. 2. La empresa pertenece a la clasificación de pequeña, mediana o gran empresa. Argumente su respuesta. 3. Cómo se clasifica dentro de las sociedades comerciales la empresa? (sociedad de personas, sociedad de capital o sociedad de naturaleza mixta). 4. Cuál es la razón social? 5. Qué le llamo la atención del logotipo y slogan de la empresa escogida? 6. Qué características permiten que esta empresa sea reconocida en el país? 7. Cree usted que esta empresa acertó al escoger este slogan y logotipo? Por qué? 8. Si usted tuviera la oportunidad de proponer un nuevo slogan y logotipo para esta empresa que le cambiaría? Por qué? 9. Qué preguntas cree que se formuló esta empresa para la formulación de su misión? 10. Qué preguntas cree que se formuló esta empresa para la formulación de su visión? 11. Qué permite el análisis DOFA en cada una de estas empresas? MOMENTO 1: Desarrollo individual. MOMENTO 2: Socialización al interior de los equipos de trabajo; con el apoyo del docente y/o instructor que orienta la formación, cada equipo de trabajo debe seleccionar una de las empresas socializadas para sustentar el trabajo a sus demás compañeros de clase MOMENTO 3:.Sustentación desarrollo de la actividad propuesta. EVIDENCIA: Desarrollo en portafolio individual del aprendiz. 6
ACTIVIDAD 4: En los equipos de trabajo consolidados, procedá a desarrollar la ACTIVIDAD DEL PROYECTO que se describe al inicio de la presente guía, (numeral 4 Planteamiento de las Actividades y Estrategias de Actividades de proyecto. ). A continuación se relacionan las acciones que los aprendices deben realizar para culminar la Fase uno del proyecto que corresponde al segundo periodo académico del año en curso y avanzar en la construcción de su proyecto de empresa. IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA Una vez sustentado y aprobado su producto o servicio para satisfacer las necesidades de las personas o clientes, en trabajo colaborativo con su grupo de estudio deben aplicar los siguientes lineamientos a su proyecto Organización Económica Didáctica : I. PARTE Nombre Frase publicitaria o slogan Logotipo Clase de empresa Objeto social todos los componentes de la planeación estratégica (Misión, Visión, Objetivos, Metas, MATRIZ DOFA Y síntesis de las estrategias ( FO, DA, DO, FA) II. PARTE Estructura Organizacional: Organigrama, Cadena de Valor (Diagrama) Manual de Macro procesos, procesos y procedimientos, manual de funciones, proceso de selección. III. PARTE Diligenciar los documentos correspondientes de acuerdo a su constitución teniendo en cuéntalos diferentes tipos de contribuyentes: ( pn, pnrc, rc, gran contribuyente, auto retenedor (retención en la fuente), y gran contribuyenteautoretenedor) sin olvidar los diferentes tipo de sociedad. ü Acta de Constitución o documento privado ü Minuta ü Escritura Publica ü Homonimia ü Registro Único Tributario (RUT) ü Registro de información Tributaria (RIT) ü Registro Único Empresarial (RUE) ü Registro con otras entidades ü Registro de libros oficiales ü Certificado de constitución y Gerencia ü CIIU (Clasificación Industrial Internacional Uniforme) Actividad Económica. ü Solicitud de la Expedición de Facturación (formato 1302) ü Resolución de facturación ü Licencias Sanitaria ü Bomberos ü Alcaldías Locales ü Resolución DIAN gran contribuyente ü Resolución DIAN autor retenedor 7
MOMENTO 1: Desarrollo y construcción en equipos de trabajo MOMENTO 2: Seguimiento al desarrollo de la actividad propuesta por parte del docente que orienta la formación. MOMENTO 3: Sustentación fase actual del proyecto al instructor de seguimiento (valoración 70%-segunda nota proceso SENA) ACTIVIDAD 5: PARTE I: En equipos de trabajo, los aprendices van a consultar sobre los riesgos ergonómicos en el ambiente laboral y sus características realizando una gráfica que represente lo consultado. PARTE II: De manera individual, identificar cuáles son los riesgos de trabajo a los que se expondrá al ingresar al sector productivo, según su programa de formación y consignar en el portafolio. PARTE III: En equipos de trabajo los aprendices realizan un diagnóstico de su entorno valorando de uno a cinco los niveles de seguridad y adecuando en el siguiente cuadro, siendo cinco el nivel mayor de inseguridad y uno el que representa menor riesgo. Posterior al diagnóstico, se realiza el diseño de un plan para mejorar los niveles que representan mayor riesgo. PARTE IV: Desarrolle estrategias que permitan mejorar la salud ergonómica en el ambiente laboral. Elabore un folleto, difúndalo en su colegio, presentándolo a los docentes de las distintas asignaturas. El ruido 1 2 3 4 5 La iluminación Las vibraciones La carga térmica (frío o calor excesivo) Las radiaciones El diseño del lugar en el que se trabaja La cantidad de horas que se permanece sentado Las herramientas o maquinarias que se usan La altura y comodidad de los asientos o mesas Las carga física (movimientos repetitivos, carga de bultos, etc.) La cantidad de horas que se trabajan, los descansos, el horario, etc RESUMEN DE ACTIVIDADES: Total actividades cuatro (5) Total actividades a desarrollar y presentar en la carpeta de evidencias individual cuatro (4) Actividad 1: Crucigrama y ejemplos términos sugeridos Actividad 2: Cuadro sinóptico Actividad 3: Informe- análisis y representación gráfica de información Actividad 5: consulta, identificación riesgos y programa de formación, diagnóstico y diseño de plan de mejora. 8
Total actividades a desarrollar y presentar en la carpeta de evidencias de proyecto una (1) Actividad 4: Identificación de la empresa para la creación y/o comercialización del producto o servicio elegido por el equipo de trabajo y/o grupo de estudio, en la formulación del proyecto denominado Organización Económica Didáctica. 5. Evaluación: Criterios de Evaluación: Ejecuta procedimientos y funciones acorde con lo establecido en los manuales y el direccionamiento estratégico de la organización. Aplica el proceso de planeación estratégica, orientado a la Unidad Administrativa, en las estrategias FA/DO para el desarrollo de los programas de mejoramiento. Establece las prioridades de ejecución de actividades y los recursos de acuerdo con las políticas de la organización. Identifica la posición de su puesto de trabajo, de acuerdo con la estructura orgánica de la organización. Redacta documentos organizacionales aplicando las normas gramaticales, de sintaxis y las de redacción. Diagnóstica los riesgos ergonómicos de su desempeño laboral. Evidencias de Conocimiento: Identificar funciones y procedimientos a aplicar en el puesto de trabajo. Identificar la relación de la unidad administrativa con las demás dependencias de la organización. Elaborar la matriz DOFA de la Unidad Administrativa. Realizar las actividades establecidas en los manuales de funciones y de procedimientos del puesto de trabajo. Alistar los útiles, elementos, equipos, materiales de referencia y el sitio para la producción documental. Aplicar las normas gramaticales y de sintaxis; signos de puntuación, reglas ortográficas, el uso de abreviaturas, acrónimos y las normas de redacción en general, en la construcción de párrafos. Redactar documentos organizacionales. Transcribir documentos aplicando las técnicas de digitación, las Normas Técnicas Colombianas, las de Gestión de la Calidad e institucionales y la legislación vigente. Elaborar y presentar documentos organizacionales: Cartas, sobres comerciales, circulares, memorandos, actas, informes, mensajes electrónicos; certificados y constancias; hojas de vida corporativa y tarjetas protocolarias. Operar los equipos de digitación. Aplicar las técnicas de comparación y contrastación. Reproducir los documentos autorizados Identificar los actos administrativos y académicos de acuerdo con el objeto social de la organización. Revisar que los documentos cumplan con las normas lingüísticas y técnicas de la producción documental. Evidencias de Desempeño: Identifica funciones y procedimientos a aplicar en el puesto de trabajo. Identifica la relación de la unidad administrativa con las demás dependencias de la organización. Elabora la matriz DOFA de la Unidad Administrativa. Realiza las actividades establecidas en los manuales de funciones y de procedimientos del puesto de trabajo. Alista los útiles, elementos, equipos, materiales de referencia y el sitio para la producción documental. Aplica las normas gramaticales y de sintaxis; signos de puntuación, reglas ortográficas, el uso de abreviaturas, acrónimos y las normas de redacción en general, en la construcción de párrafos. 9
Redacta documentos organizacionales. Transcribe documentos aplicando las técnicas de digitación, las Normas Técnicas Colombianas, las de Gestión de la Calidad e institucionales y la legislación vigente. Elabora y presentar documentos organizacionales: Cartas, sobres comerciales, circulares, memorandos, actas, informes, mensajes electrónicos; certificados y constancias; hojas de vida corporativa y tarjetas protocolarias. Opera los equipos de digitación. Aplica las técnicas de comparación y contrastación. Reproduce los documentos autorizados Identifica los actos administrativos y académicos de acuerdo con el objeto social de la organización. Revisa que los documentos cumplan con las normas lingüísticas y técnicas de la producción documental. Evidencias de Producto: Aplica el conocimiento adquirido en la Organización Económica Didáctica. (Identificación de la Empresa). Folleto de cuidados y recomendaciones sobre la salud ergonómica Cuadro, esquema o escrito en donde se identifiquen los riesgos laborales, según el sector productivo. 6. Escenarios de aprendizajes, medios y recursos Escenarios de : Ambiente de formación (Aula de clase), Biblioteca Colegio, Biblioteca Virtual Sena, Internet, Trabajo extra aula. Medios y Recursos Didácticos: Computador textos, Páginas Web. 7. CIBERGRAFÍA http://actualicese.com/catalogo/impuestos-nacionales.html http://www.piramidedigital.com/tips/mercadeo/objetivosestrategiasyplanesdeaccion.htm http://www.estudiodelmercado.blogspot.com/ http://planeacionempresarial.org/web/node/5046 http://www.gerencie.com/base-gravable-en-el-impuesto-de-industria-y-comercio-no-puede-serbimestral.html http://www.webscolar.com/importancia-de-la-recoleccion-de-datos http://www.slideshare.net/aracelosa/archivo-y-clases-de-documentos 10