SECRETARIA GENERAL DE LA PRESIDENCIA 6a. Avenida 5-34 zona 1, Ciudad de Guatemala PBX: 2238 0037 y FAX: 2232 9968 Sitio Web: www.sgp.gob.gt 1. MISIÓN La Secretaría General, es la dependencia de la Presidencia de la República, responsable del apoyo jurídico y administrativo de carácter inmediato y constante a la Presidencia de la República. 2. VISIÓN Participar y colaborar estrechamente en las reformas que se emitan para mejorar y fortalecer la actual legislación. Garantizar la transparencia en los diferentes eventos de contrataciones para la adquisición de bienes, obras, suministros y servicios; que sometan a consideración y aprobación de las dependencias de la Presidencia de la República, en cumplimiento a lo preceptuado en la Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento 3. OBJETIVO INSTITUCIONAL Brindar apoyo jurídico y administrativo de carácter inmediato y constante a la Presidencia de la República, y por lo mismo, administrar, coordinar y ejecutar todos los asuntos de la administración ejecutiva del Estado, de acuerdo con las instrucciones del Presidente de la República. 4. BASE LEGAL Artículo 202 de la Constitución Política de la República de Guatemala. Decreto No. 114-97 del Congreso de la República: "Ley del Organismo Ejecutivo", publicado el 12 de diciembre de 1997; modificado por Decreto No. 63-98, publicado el 4 de noviembre de 1998; reformado por Decretos Nos. 22-99, publicado el 28 de mayo de 1999, y 90-2000, publicado el 11 de diciembre de 2000. Acuerdo Gubernativo 11-2007 Reglamento Orgánico Interno de la Secretaría General de la Presidencia de la República, de fecha 15 de enero de 2007, publicado en el Diario de Centroamérica el 17 de enero de 2007, el cuál deroga al Acuerdo Gubernativo No. 159-2001, publicado el de 8 de mayo de 2001. Otras disposiciones legales de observancia general. 5. FUNCIONES GENERALES Tramitar los asuntos de Gobierno del Despacho del Presidente de la República. Página 1
Brindar apoyo al Presidente de la República en las funciones de preparación y seguimiento de la ejecución del programa gubernamental que tienen atribuidas. La comunicación entre el Gobierno y los otros organismos del Estado, así como las funciones de coordinación y asistencia en sus relaciones con el Congreso de la República. Las funciones necesarias para la seguridad y certeza jurídica del accionar de la Presidencia de la República; y Las demás atribuciones legalmente encomendadas, así como las restantes que se determinen en el presente reglamento. 6. ORGANIZACIÓN 6.1 ESTRUCTURA ORGANICA I. Dirección Superior Secretario General Subsecretario General II. Consultoría y Asesoría Dirección General de Asesoría; Subdirección General de Asesoría; y Cuerpo consultivo de la Secretaría General III. Control Interno Auditoría Interna IV. Administración General Dirección General de Análisis de Contrataciones; Dirección General de Delegaciones y Contratos; Dirección Ejecutiva de Administración; Dirección Ejecutiva de Finanzas; Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos; y Dirección Ejecutiva de Informática. Página 2
6.2 FUNCIONES ESPECÍFICAS POR CADA UNIDAD ADMINISTRATIVA 6.2.1 Dirección Superior a) Secretario General de la Presidencia de la República El Secretario General de la Presidencia de la República, es el titular de la Secretaría General y ocupa el mayor grado jerárquico dentro de su estructura organizativa. Al Secretario General de la Presidencia de la República, le corresponde las siguientes funciones: La dirección y control de todas las funciones establecidas en el artículo 2 del reglamento orgánico y demás atribuciones asignadas a la Secretaría General. Dar fe administrativa de los acuerdos gubernativos y demás disposiciones del Presidente de la República, suscribiéndolos. Distribuir las consultas técnicas y legales a los órganos de asesoría de la Presidencia. Revisar los expedientes que se sometan a conocimiento y aprobación del Presidente de la República. Velar porque los expedientes sometidos a conocimiento y aprobación del Presidente de la República se tramiten con la prontitud necesaria. Requerir las opiniones técnicas o jurídicas respectivas, al personal técnico o profesional de la Secretaría General. Nombrar o contratar al personal de la Secretaría General. Presentar a la Presidencia de la República el anteproyecto de presupuesto de ingresos y egresos, necesario para el funcionamiento de la Secretaría General. Dirigir y supervisar la correcta ejecución presupuestaria de la Secretaría General. Velar porque el patrimonio de la Secretaría se utilice exclusivamente en la ejecución de sus programas y funciones. Suscribir los contratos administrativos en los que intervenga la Secretaría General, de conformidad con la ley y reglamentos que para el efecto sean aplicables. Otorgar las delegaciones de autorizaciones para suscribir contratos administrativos, a favor de las Secretarías y otras dependencias adscritas a la Presidencia de la República. Aprobar los contratos administrativos que suscriban las Secretarías y otras dependencias adscritas a la Presidencia. Ordenar las publicaciones en el Diario de Centro América, de los documentos suscritos por el Presidente de la República, cuando corresponda, de conformidad con la Ley, y Cualquier otra función inherente a la Secretaría dentro de los límites de su competencia. b) Subsecretario General de la Presidencia de la República Le corresponde: Sustituir al Secretario General de la Presidencia de la República, en caso de ausencia temporal, en la forma que establece la Ley del Organismo Ejecutivo. La responsabilidad de la revisión final, antes de trasladarlo al Despacho del Secretario General, de todos los documentos administrativos que se tramitan en la Secretaría General. La asistencia al titular de la Secretaría en las funciones de apoyo al Presidente de la República, y en particular en las de preparación y seguimiento de la ejecución del programa gubernamental. Apoyar al Secretario General en la preparación, desarrollo y seguimiento del programa de iniciativas de ley del Organismo Ejecutivo. Cuidar de la observancia de las directrices de técnica legislativa, en los anteproyectos de ley, acuerdos gubernativos y disposiciones Página 3
generales. La función controladora sobre el personal, los servicios de mantenimiento, administrativos, técnicos y profesionales de la Secretaría General, y las demás funciones que le asigne el Secretario General de la Presidencia de la República. 6.2.2 Consultoría y Asesoría a) Dirección General de Asesoría A la Dirección General de Asesoría, le corresponde: Prestar al Secretario General de la Presidencia de la República el apoyo técnico y jurídico que le sea requerido para el cumplimiento de sus funciones y atribuciones. Distribuir los distintos expedientes a los abogados consultores específicos, para su estudio y dictamen. Distribuir los asuntos jurídicos, en los que debe intervenir el Presidente de la República. Coordinar y supervisar las labores del Cuerpo consultivo. Aprobar con su visto bueno los dictámenes, providencias, memoriales y demás documentos oficiales elaborados por el Cuerpo Consultivo. Armonizar los criterios jurídicos con los abogados del Cuerpo Consultivo y las demás que le sean asignadas por la Dirección Superior. b) Subdirección General de Asesoría A la Subdirección General de Asesoría le corresponden las siguientes funciones: Asistir al titular de la Dirección General de Asesoría en el cumplimiento de sus funciones y sustituirlo en caso de ausencia. Evacuar consultas y emitir dictámenes en los casos que le sean asignados por el Director General de Asesoría, o los que le sean requeridos directamente por el Secretario General, y las demás que le sean asignadas por la Dirección Superior. c) Cuerpo Consultivo de la Secretaría General Le corresponde: Prestar servicios de consultoría, procuraduría y apoyo jurídico en los asuntos de competencia de la Secretaría General. Estudiar, analizar, opinar o dictaminar en los expedientes que le sean asignados para tal efecto, dentro del plazo que sea establecido por medio de instrucción verbal o circular. Actuar como abogado auxiliante en los asuntos que le sean asignados. Previa autorización del Director General de Asesoría, reunirse con funcionarios públicos o asesores de las dependencias correspondientes para atender consultas o requerir información o aclaraciones en relación a los expedientes bajo su estudio. Tramitar los expedientes judiciales que les sean asignados dentro de los plazos legales correspondientes. Armonizar criterio en los asuntos en que intervenga, y las demás que le sean asignadas por la Dirección Superior. Página 4
6.2.3 Control Interno Auditoría Interna A la Auditoría Interna, como órgano de control interno financiero le corresponden las siguientes funciones: Efectuar periódicamente auditorías financieras para verificar, evaluar y analizar la confiabilidad y racionalidad del uso y manejo de los recursos de la Secretaria General. Realizar auditorias administrativas y operacionales, de conformidad con el plan operativo de actividades y otras especificas que requiera el Secretario General de la Presidencia de la República, con el fin de mejorar y fortalecer el desempeño de las funciones y actividades que desarrollan los diferentes órganos de la Secretaría General. Practicar auditorías especiales al fondo rotativo, proceso de compra y contrataciones de servicios y demás operaciones y registros de ejecución presupuestarias, bancarias y de activos fijos. Realizar las actividades conforme a las disposiciones generales de control interno, normas de auditoria gubernamentales, leyes y acuerdos que rijan la organización y actividad de la Secretaria General, así como las de ejecución del gasto público. Velar porque los recursos patrimoniales de que dispone la Secretaria General para el cumplimiento de sus funciones, sean utilizados racionalmente. Calificar y comprobar que los gastos con cargo al presupuesto se efectúen de acuerdo con la ley. Velar porque las auditorias sean preventivas, oportunas y eficientes por medio de la verificación de los controles internos, con el objeto de fortalecerlos, mejorarlos o implantarlos, recomendando en su caso la incorporación de sistemas de control interno mas efectivos; Mantener constante comunicación y coordinación con la Contraloría General de Cuentas; Presentar informe de los resultados al Secretario General de la Presidencia de la República, particularmente de los hallazgos encontrados, formulando las recomendaciones pertinentes para cada problema, incluyendo las medidas correctivas dictadas mensualmente y el informe final al cierre de cada ejercicio presupuestario; velar el cumplimiento de las observaciones y recomendaciones realizadas así como atender las observaciones y sugerencias efectuadas por la Contraloría General de Cuentas; y Desarrollar las demás funciones que le asignen las leyes y reglamentos aplicables. INDEPENDENCIA. Para conservar su independencia en todos los procesos institucionales, la Auditoria Interna no realizará funciones operativas o ejecutivas de la Secretaría General, ni aprobará transacciones. Su actuación tendrá una visión preventiva, que ayude a detectar y controlar riesgos por medio de los procesos que evalúe, para evitar pérdida, deterioro y menoscabo de los recursos patrimoniales de la Secretaría General. Página 5
6.2.4 Administración General a) Dirección General de Análisis de Contrataciones A esta Dirección le corresponde examinar el cumplimiento de los requisitos legales en los expedientes relacionados con las contrataciones de obras, bienes y suministros que se han presentados a la Secretaria General de parte de las Secretarias y demás dependencias adscritas a la Presidencia de la República, para que el Secretario General de la Presidencia de la República delegue la facultad de suscribir contratos administrativos o apruebe los contratos administrativos suscritos con los titulares de las citadas dependencias. Son atribuciones de la Dirección General de Análisis de Contrataciones las siguientes: Atender las solicitudes que se presenten relacionadas con la suscripción de contratos administrativos, de conformidad con la Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y demás leyes aplicables; Examinar los expedientes para determinar el cumplimiento de los requisitos legales; Elaborar los proyectos de resolución de delegación que sean sometidos a consideración y firma del Secretario General de la Presidencia de la República; Elaborar los proyectos de providencia o documentos necesarios para el trámite o devolución de expedientes cuando corresponda; En los casos que se estime necesario, formular por escrito los dictámenes u opiniones que corresponden, para consideración del Secretario General de la Presidencia de la República; Recibir y tramitar las solicitudes de aprobación de contratos; Elaborar los proyectos de acuerdo para la aprobación de contratos; Elaborar los informes y cuadros estadísticos que le sean solicitados con relación a sus atribuciones; Preparar los instructivos necesarios para la correcta aplicación de las leyes y reglamentos relacionados con las contrataciones; Por instrucciones de la Dirección Superior de la Secretaria General de la Presidencia de la República, participará en jornadas de capacitación en materia de contrataciones para el personal de las dependencias de la Presidencia de la República; Representar a la Secretaria General de la Presidencia de la República en distintos eventos relacionados con su competencia, que le asigne el Secretario General de la Presidencia; y las demás que le sean asignadas por la Dirección Superior. b) Dirección General de Delegaciones y Contratos A esta Dirección le corresponde examinar el cumplimiento de los requisitos legales en los expedientes relacionados con las contrataciones de servicios, técnicos o profesionales que sean presentados a la Secretaría General de parte de las Secretarias y demás dependencias adscritas a la Presidencia de la República para que el Secretario General de la Presidencia de la República delegue la facultad de suscribir contratos administrativos o apruebe los contratos administrativos suscritos por los titulares de las citadas dependencias. Página 6
Son atribuciones de la Dirección General de Delegaciones y Contratos las siguientes: Atender las solicitudes que se presenten relacionadas con los contratos administrativos de prestaciones de servicios técnicos o profesionales, para determinar el cumplimiento de los requisitos legales; Elaborar los proyectos de resolución de delegación, para consideración y firma del Secretario General de la Presidencia de la República; Elabora los proyectos de providencias o documentos necesarios para el trámite o devolución de expedientes cuando corresponda; En los casos que se estime necesario formular por escrito los dictámenes u opiniones que correspondan, para consideración del Secretario General de la Presidencia de la República; Recibir y tramitar las solicitudes que se presenten para la aprobación de contratos; Elaborar los proyectos de acuerdo para la aprobación de contratos; Elaborar los informes y cuadros estadísticos que le sean solicitados con relación a sus atribuciones; Preparar los instructivos necesarios para la correcta aplicación de las leyes y reglamentos relacionados con las contrataciones de servicios técnicos y profesionales; Contribuir, cuando se le instruya por parte de la Dirección Superior, en jornadas de capacitación en materia de contrataciones de servicios, al personal de las dependencias de la Presidencia de la República; Representar a la Secretaria General de la Presidencia de la República en distintos eventos relacionados con su competencia, que le asigne el Secretario General de la Presidencia; y las demás que le asigne la Dirección Superior. c) Dirección Ejecutiva de Administración A la Dirección Ejecutiva de Administración le corresponde coordinar las actividades administrativas de las dependencias de la Secretaría General para que la misma pueda proveer el apoyo jurídico y administrativos a la Presidencia de la República. Son atribuciones de la Dirección Ejecutiva de Administración las siguientes: Ser el órgano de comunicación del Secretario y Subsecretario General de la Presidencia de la República con el personal administrativo de la Secretaría y coordinar todas las actividades administrativas de la misma; Llevar el trámite y control de la correspondencia y de los expedientes de la Secretaría General y coordinar con las autoridades del Diario de Centroamérica las publicaciones de documentos oficiales, que correspondan de conformidad con la ley; Proponer para su aprobación al Secretario General los instructivos y guías de trabajo para la correcta ejecución de los asuntos de su competencia; Ordenar y controlar el proceso de notificación de los acuerdos o actos administrativos que a través de la Secretaría General deban realizarse; Gestionar la firma del Secretario y Subsecretario General de la Presidencia de la República y expedir las certificaciones que sean necesarias; Elaborar los planes operativos e informes de ejecución de metas de la Secretaría General y remitirlos oportunamente a la Dirección Ejecutiva de Finanzas, previo Visto Bueno del Secretario General de la Presidencia de la República, y las demás que le asigne la Dirección Superior. Página 7
d) Dirección Ejecutiva de Finanzas La Dirección Ejecutiva de Finanzas tiene como objetivo facilitar el desempeño eficiente y ágil de la Secretaría General a través de la administración óptima y transparente de sus recursos financieros en el marco de la legislación vigente. Son atribuciones de la Dirección Ejecutiva de Finanzas: Formular, implementar y actualizar periódicamente los procedimientos administrativos y de manejo de recursos financieros. Registrar dentro del Sistema de Administración Financiera SIAF- la ejecución de metas y trasladar la información a donde corresponda; Desarrollar las actividades de compras y proveeduría de suministros de la Secretaría General; Velar porque el inventario de los bienes de la Secretaría General y el registro de los mismos esté actualizado; Coordinar con el Secretario General el presupuesto de ingresos y egresos de la Secretaría General, en función de las políticas, planes, programas y proyectos, en concordancia con los instrumentos legales que regulan la materia; Realizar directa y oportunamente, ante el Ministerio de Finanzas Públicas, las gestiones pertinentes, a efecto de obtener la aprobación del presupuesto anual de la Secretaría General; Dirigir, coordinar y controlar el proceso de ejecución financiera de la Secretaría General, velando por el cumplimiento por las disposiciones legales de la materia; Vigilar por el cumplimiento de las políticas y normas definidas por los órganos rectores del Sistema Integrado de Administración Financiera y los Sistemas Integrados Administrativos, y administrar con eficiencia los diferentes elementos del -SIAF-, así como velar por el uso correcto y transparente de los recursos de la Secretaria General; Representar a la Secretaría General de la República, en distintos relacionados con su competencia, que le designe el Secretario General de la Presidencia; y las demás que le asigne la Dirección Superior. d) Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos Coordinará las acciones concernientes a la administración de recursos humanos y capacitación del personal de la Secretaría General. Le corresponde las siguientes funciones: Formular, implementar y actualizar los procedimientos administrativos de manejo, reclutamiento, selección, elección, inducción, desarrollo y capacitación de los recursos humanos; Planificar, coordinar, organizar, dirigir y controlar todas las acciones concernientes a la administración del recurso humano de la Secretaría General; Supervisar que la ejecución del trabajo asignado al personal de la Secretaría General se realice de acuerdo a sus atribuciones; Prestar asesoría a los titulares de las dependencias de la Secretaria General, en materia de recursos humanos; Llevar registro y control del personal que la Secretaría General tiene a su servicio; Programar y autorizar el disfrute del período vacacional al personal de la Secretaría General; Extender certificaciones laborales, a solicitud del personal de la Secretaria General; Cursar los expedientes relacionados con indemnizaciones y otros a donde corresponda; Representar a la Secretaria General de la Presidencia en distintos eventos relacionados con su competencia, que le designe el Secretario General; Velar por el mantenimiento, conservación y correcta distribución de las instalaciones al servicio de la Secretaría General; Dirigir, supervisar y coordinar los Página 8
servicios de seguridad y la prestación de servicios generales de la Secretaria General; y las demás que le asigne la Dirección Superior. e) Dirección Ejecutiva de Informática Coordinará todas las actividades necesarias para mantener el eficiente funcionamiento del sistema de computación y de las derivaciones de la red instalada en la Secretaría General. Le corresponde las siguientes funciones: Analizar, diseñar, desarrollar y mantener las bases informáticas de la Secretaría General; Administrar la base datos de la Unidad Administrativa Financiera; Atender y solucionar consultas y problemas del área de informática; Administrar la red local; Mantener en buen estado de funcionamiento el equipo informático de la Secretaría General; Elaborar y velar por la aplicación del plan informático en la Secretaría General, así como el asesoramiento y asistencia técnica al personal de la Secretaría General; Determinar las necesidades de contratación de empresas para el desarrollo de las actividades propias de la Dirección de Informática; y las demás que le asigne la Dirección Superior. Página 9
SECRETARÍA GENERAL DE LA PRESIDENCIA ACUERDO GUBERNATIVO 11-2007 SECRETARÍA GENERAL Subsecretaría General Auditoría Interna Cuerpo Consultivo Dirección General de Asesoría Subdirección General de Asesoría Dirección General de Análisis de Contrataciones Dirección General de Delegaciones y Contratos Dirección Ejecutiva de Administración Dirección Ejecutiva de Finanzas Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos Dirección Ejecutiva de Informática Página 10