Revisión: 6/19/2012
I Contenido Parte I Introducción 1 Parte II Configuración 1 1 Usuario... 1 2 Parámetros... 3 3 Defaults... 6... Correos electrónicos... RFC de consulta Parte III Generando COVE 1 Individual 6 8 9... 9 2 Relación de... 12 Facturas - Individual 3 Relación de... 15 Facturas - Consolidado Parte IV Recibir COVE 18 Parte V Digitalización de E-Document 22 1 Transmitir digitalización... 22 2 Solicitar E-Document... 27 de la digitalización Parte VI Errores Comunes 28 1 De Validación... 29 2 De Comunicación... 34 3 Recibidos por... 36 Correo Electrónico 4 De digitalización... 37 Parte VII Impresión Simplificada de Remesa 37 Parte VIII Asignación de COVE E-Document 38
Introducción 1 1 Introducción La información en este documento es proporcionada solo para uso como consulta, esta expuesto a cambios sin previo aviso. Betta Global Systems no asume responsabilidad por errores o palabras inapropiadas que aparezcan en este documento. El software descrito en este documento esta protegido bajo licencia, y puede ser solo usado y copiado respetando las licencias descritas. Betta Global Systems, el logotipo, logotipo de Millennium, son tratados de Betta Global Systems todo software mencionado (y logotipos) son tratados de sus propias compañías. 2 Configuración Es necesario que antes de iniciar sus pruebas de envio de COVE, revise que cumpla con los pasos en la sección de Configuración. 2.1 Usuario Se deberá contar con un usuario especial en Millennium el cual tendrá los privilegios de cargar los datos de la FIEL o Sellos de COVE dentro del sistema. Para crear este tipo de usuario se deberá accesar el módulo de Usuarios:
2 Accesar al menú de Archivos, Usuarios Crear Un nuevo Usuario con el Perfil de usuario "Captura Datos COVE"
Configuración 3 NOTA: Si su versión de Millennium Aduanas es Microsoft SQL deberá de crear tambien el login de SQL. - SI NO CREA EL LOG IN DEL USUARIO NO PODRA ENTRAR AL SISTEMA 2.2 Parámetros Para cargar los datos de la FIEL o sellos COVE de su Empresa se deberá accesar a Millennium Aduanas con el usuario creado con el perfil "Captura Datos COVE". Accesar el módulo de Empresas:
4 Accesar al menú de COVE, Parámetros Seleccionar su empresa y presionar el Boton de Modificar.
Configuración Proporcionar los datos requeridos para la conexión con Ventanilla Unica. 5
6 2.3 Defaults 2.3.1 Correos electrónicos Sirve para configurar a cada usuario un correo electrónico en donde recibirá respuesta del envío COVE, para que al momento de transmitir no se capture manualmente. Ingresar al módulo de Usuarios, seleccionar el menú Archivos, la opción Usuarios
Configuración Seleccionar el botón modificar 7
8 2.3.2 RFC de consulta Ingresar al módulo de Entradas, seleccionar del menú Parámetros, la opción COVE Nota: en esta opción se podrá agregar uno o varios RFC, los cuales podrán revisar en Ventanilla Unica los E-Document que se han generado en la empresa Ingresar los datos que muestra en pantalla, Num.de Exportador Confiable: conforme al articulo 22 del anexo 1 del Tratado de Libre Comercio con la Asociación Europea y a la Decisión de la Comunidad Europea RFC Consulta: teclear el o los RFC que se deseen agregar, dar clik al boton de Agregar (+)
Configuración 3 9 Generando COVE El archivo XML para COVE se podrá generar en los Módulos de Entradas, Salidas y Equipo, se tendrá dos opciones, generar COVE de manera individual o en Relación de Facturas. Se podrá utilizar su usuario normal con el que realiza Facturas. 3.1 Individual Accesar a cualquier captura de Facturación dentro de Millennium Aduanas, seleccionar la factura que desea transmitir y presionar el Botón de E.D.I.
10 Seleccionar la opción de COVE Capturar los datos necesarios para transmitir a Ventanilla Unica.
Generando COVE 11 NOTA: SI SE SELECCIONA LA OPCION DE: 'NO FIRMAR NI TRANSMITIR XML A VUCEM' LOS SIGUIENTES PASOS YA NO APLICAN, SOLO DEBERA ENVIAR LOS ARCHIVOS A SU AGENTE ADUANAL Al presionar Aceptar se realizará una revisión de los datos de la factura, si hay errores se arrojará un reporte de lo contrario aparecerá una ventana de confirmación de la factura que transmitará. Si se genera el reporte de errores la transmisión se cancela hasta que se corrigan los errores.
12 Si se confirmá el envio aparecerá la ventana de Envio. SI hay algún error se mostrará un mensaje de error, de lo contrario espere la respuesta por correo electrónico. 3.2 Relación de Facturas - Individual Ingresar al módulo de Entradas (módulo como ejemplo), seleccionar el menú Facturación, la opción Selección masiva (múltiples movimientos) Seleccionar las facturas que desea transmitir con pedimentos distintos y presionar el Boton de EDI. Seleccionar la opción de COVE
Generando COVE 13 Seleccionar la opción de COVE Capturar los datos necesarios para transmitir a Ventanilla Unica, al seleccionar el Tipo de archivo COVE individual. Nota: Folio: Es el número como se identificara la relación de facturas que se está enviando, este folio es de control interno.
14 NOTA: SI SE SELECCIONA LA OPCION DE: 'NO FIRMAR NI TRANSMITIR XML A VUCEM' LOS SIGUIENTES PASOS YA NO APLICAN, SOLO DEBERA ENVIAR LOS ARCHIVOS A SU AGENTE ADUANAL Al presionar Aceptar se realizará una revisión de los datos de las facturas, si hay errores se arrojará un reporte de lo contrario aparecerá una ventana de confirmación de las facturas que se transmitarán. Si se genera el reporte de errores la transmisión se cancela hasta que se corrigan los errores.
Generando COVE 15 Si se confirmá el envio aparacerá la ventana de Envio. SI hay algún error se mostrará un mensaje de error, de lo contrario espere la respuesta por correo electrónico. 3.3 Relación de Facturas - Consolidado Ingresar al módulo de Entradas (módulo como ejemplo), seleccionar el menú Facturación, la opción Selección masiva (múltiples movimientos) Seleccionar las facturas que desea transmitir, siempre y cuando sean facturas del mismo pedimento y presionar el Boton de EDI.
16 Seleccionar la opción de COVE Capturar los datos necesarios para transmitir a Ventanilla Unica, seleccionando en Tipo de Archivo COVE consolidado. Nota: Folio: Es el número como se identificara la relación de facturas que se está enviando, este folio es de control interno.
Generando COVE 17 NOTA: SI SE SELECCIONA LA OPCION DE: 'NO FIRMAR NI TRANSMITIR XML A VUCEM' LOS SIGUIENTES PASOS YA NO APLICAN, SOLO DEBERA ENVIAR LOS ARCHIVOS A SU AGENTE ADUANAL Al presionar Aceptar se realizará una revisión de los datos de las facturas, si hay errores se arrojará un reporte de lo contrario aparecerá una ventana de confirmación de las facturas que se transmitarán. Si se genera el reporte de errores la transmisión se cancela hasta que se corrigan los errores.
18 Si se confirmá el envio aparacerá la ventana de Envio. SI hay algún error se mostrará un mensaje de error, de lo contrario espere la respuesta por correo electrónico. 4 Recibir COVE Deberá entrar a el Menú de Facturación y la opción de E-Documents.
Recibir COVE 19 Deberá buscar por Número de Operación para asignar el Edocument recibido por correo electrónico. Seleccionar la opción de Solicitar E-Document, para asignarlo en automático, mostrará las siguientes pantallas
20 Nota: La solicitud del e-document es por un servicio web directamente al portal de ventanilla unica. También podrá consultar dentro de los datos generales de cada factura los datos recibidos por VUCEM.
Recibir COVE 21 Al generar el EDI para su agente aduanal, deberá indicar que desea incluir los datos COVE en el registro 505.
22 5 Digitalización de E-Document 5.1 Transmitir digitalización Como ejemplo, accesar al módulo de Entradas, seleccionar el menú de Facturación, la opción asignar E-Document, mostrará la siguiente pantalla:
Digitalización de E-Document 23 Seleccionar el número de operación el cual se le agregarán los documentos a digitalizar Dar clik al botón de Documentos y mostrará la siguiente pantalla, donde se desplegará el listado de los documentos contenidos del número de operación antes seleccionada (en caso de no tener ninguno la pantalla estará en blanco) :
24 Para agregar los documentos, se deberá dar clik al botón de Nuevo, se mostrará: Archivo: buscar el documento PDF a digitalizar Tipo de archivo: seleccionar que tipo de archivo es el documento PDF, ejemplo: factura, aviso, pedimentos, actas, etc. Despues dar clik a Aceptar, agregará la información antes seleccionada:
Digitalización de E-Document Nota: el botón de Visualizar es para ver el contenido del documento PDF Después de haber agregado el o los documentos, se deberá dar clik al botón de Digitalizar Nota: este proceso se hará por cada documento agregado 25
26 Si la respuesta fué exitosa, se agregará el Número de operación
Digitalización de E-Document 5.2 Solicitar E-Document de la digitalización Después de Digitalizar, se deberá solicitar el E-Document Dar clik al botón de solicitar E-Document 27
28 Si la respuesta fué exitosa, se agregará el E-Document 6 Errores Comunes A continuación se menciona una lista de los errores mas comunes que se pudieran presentar:
Errores Comunes 6.1 29 De Validación Son errores que se presentan al momento de querer generar la transmisión COVE, son validaciones previas para evitar errores con el validador de VUCEM. Ø El nombre del emisor no puede estar vacio. Revise Empresas de Facturación. Solución:Revisar en el módulo de Catalogos opción Empresas para Facturación los datos del codigo de Proveedor asignado en la(s) factura(s) seleccionada para transmitir a VUCEM. Ø La calle del domicilio del emisor no puede estar vacio. Solución:Revisar en el módulo de Catalogos opción Empresas para Facturación los datos del código de Proveedor asignado en la(s) factura(s) seleccionada para transmitir a VUCEM. Ø El pais del domicilio del emisor no puede estar vacio. Solución:Revisar en el módulo de Catalogos opción Empresas para Facturación los datos del código de Proveedor asignado en la(s) factura(s) seleccionada para transmitir a VUCEM.
30 Ø El nombre del Destinatario no puede estar vacio. Revise Empresas de Facturacion. Solución:Revisar en el módulo de Catalogos opción Empresas para Facturación los datos del código de Destinatario/Consignatario asignado en la(s) factura(s) seleccionada para transmitir a VUCEM. Ø La calle del domicilio del Destinatario no puede estar vacio. Solución:Revisar en el modulo de Catalogos opción Empresas para Facturación los datos del codigo de Destinatario/Consignatario asignado en la(s) factura(s) seleccionada para transmitir a VUCEM.
Errores Comunes 31 Ø El pais del domicilio del Destinatario no puede estar vacio. Solución:Revisar en el modulo de Catalogos opción Empresas para Facturación los datos del codigo de Destinatario/Consignatario asignado en la(s) factura(s) seleccionada para transmitir a VUCEM. Ø El valor unitario no puede ser 0. Solución:Validar que todas las partidas de la factura(s) transmitida(s) tengan un costo Unitario. Ø La descripción Comercial no puede estar vacia. Solución:Validar que todas las partidas de la factura(s) transmitida(s) tengan Descripción en Español de la Clase. Ø La Unidad de Medida no puede estar vacia. Solución:Validar que todas las partidas de la factura(s) transmitida(s) tengan unidad de medida comercial(umc). Ø La cantidad no puede ser 0.
32 Solución:Validar que todas las partidas de la factura(s) transmitida(s) tengan cantidad mayor a cero. Ø El valor Total no puede ser 0. Solución:Validar que todas las partidas de la factura(s) transmitida(s) tengan Importe total. Ø El valor en Dolares no puede ser 0. Solución:Validar que todas las partidas de la factura(s) transmitida(s) tengan Importe total. Ø Es necesario capturar los datos de Llave Privada y Certificado. Solución:Es necesario agregar los parámetros de configuración.regresar al menú de Configuración. Ø No carga el Número de Serie
Errores Comunes 33 Solución:Es necesario actualizar las librerias del sistema desde la página de Betta Global Systems. Ø Contraseña de la llave privada incorrecta. Solución:Es necesario revisar la contraseña capturada en en los parametros de COVE, revisar en este manual la sección de parametros. Ø NO CUENTA CON EL MODULO COVE COMPLETO FAVOR DE ACTUALIZAR SU VERSION
34 Solución:Es necesario revisar que cuenta con el modulo y las librerias de COVE. Ø <mensaje> : <Resource bundle: [/bundles/controller/error] does not exist></mensaje> Solución: bajar las librerías del sistema y volver a cargar los sellos de COVE <mensaje>validación de datos : No se puede validar el rfc del certificado</mensaje> Solución: bajar las librerías del sistema y volver a cargar los sellos de COVE 6.2 De Comunicación Son errores que se presentan al momento de la transmisión COVE. Ø El usuario o clave de 'Servicios Web' captura en parámetros de empresas, no es válido para el envio de COVE's. Solución: Al registrarse en VUCEM reciben un correo con un usuario y contraseña para conexión, revisar en los parámetros de COVE que esos datos sean los mismos. La contraseña es de 64 caracteres.
Errores Comunes Ø No se pudo comunicar con webservice. Solución: Revisar su conexión de Internet, Políticas de seguridad de su Firewall. Ø No se pudo actualizar el número de petición. 35
36 Solución: Revisar la configuración del NET del Sistema Millennium Aduanas. 6.3 Recibidos por Correo Electrónico Son errores que se reciben por correo electrónico despuesla transmisión COVE. Ø Cadena Original Invalida. Solución:Revisar que se cuente con el modulo actual de Cove, enviar el archivo XML junto con el archivo de errores a la cuenta de soporte técnico de Millennium Aduanas. Ø La patente Aduanal no existe en el catalogo. Solución:Revisar el pedimento asignado a la factura para validar que el formato de pedimento sea correcto, ya que el numero de patente no existe en la base de datos de ventanilla Unica. Ø RFC Consulta : El RFC tiene formato inválido. Los formatos aceptados son AAA999999--- o AAAA999999---. Solución:Revisar la captura de RFC de consultas para validar que este bien escrito los RFC. Volver a enviar el archivo. Ø RFC Consulta : El contribuyente no fue encontrado en IDC: R. Solución:Revisar la captura de RFC de consultas para validar que este bien escrito los RFC. Volver a enviar el archivo. Ø RFC Consulta : El RFC de consulta no puede ser igual al RFC del que registra el comprobante:. Solución:El RFC de Consulta capturado no puede ser igual a el campo Identificacion del Comrpobante. Ø Emisor : El RFC tiene formato inválido. Los formatos aceptados son AAA999999--- o AAAA999999. Solución:Revisar el RFC del Exportador asignado en la(s) factura(s). Ø Emisor : El contribuyente no fue encontrado en IDC. Solución:El RFC del Exportador no existe en la base de datos de Ventanilla Unica. Ø <mensaje>número de Serie : El Número de Serie debe tener una longitud maxima de 25 caracteres.</mensaje> Solución: ventanilla única solo permite 25 caracteres en el número de serie de las partidas
Errores Comunes 6.4 De digitalización Ø <ns2:mensaje>el archivo no cumple con las especificaciones de digitalizaciã³n.</ns2:mensaje> El archivo debe de cumplir con lo siguiente: En formato PDF. En escala de grises a 8 bits de profundidad. En resolución de 300 puntos por pulgada. Sin OCR aplicado. Sin hojas en blanco. 7 Impresión Simplificada de Remesa A continuación se menciona como se obtiene la Impresión Simplificada de Remesa 37
38 8 Asignación de COVE E-Document Cuando el Agente Aduanal realize todo el proceso de gestión de COVE y su E-Document, podrá solicitar al agente aduanal un archivo para actualizar el numero de E-Document de las facturas en Millennium. En el módulo de Utilerías, en el Menú ASCII/XLS, captura, COVE, Asignar E-Document a Facturas
Asignación de COVE E-Document 39 El archivo puede ser en formato texto o excel (XLS) Notas: Tipo: 1: entradas 2: salidas 3: entradas de equipo 4: salidas de equipo Subtipo: http://www.bettaglobalsystems.com/modulos30/docs/clavesdepedimentos.pdf