BOLETÍN INSTRUCTIVO # 132

BOLETÍN INSTRUCTIVO # 132 COMISIONISTAS Noviembre 20 de 2006 CAMBIO EN EL PROCEDIMIENTO DE COMPENSACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE La Bolsa Nacional Agropecuaria S.A. con el fin de garantizar el cumplimiento de las operaciones que se registran en este escenario, expidió el Boletín Instructivo número 121 el día 23 de octubre de 2006, en el cual se informó el procedimiento para compensación y liquidación de operaciones forward. Dando alcance a dicho Boletín, a continuación presentamos una modificación al paso No. 11 del procedimiento, siendo reemplazado por el siguiente texto: El valor correspondiente al Registro en Bolsa y Asiento en Cámara se puede cancelar el mismo día de celebración de la operación (T+0), o hasta máximo cinco días después de celebrada la operación (T+5). Lo anterior permite a las Firmas Comisionistas disponer de cinco días para cumplir con sus obligaciones de pago del Registro en Bolsa y Asiento en Cámara. Anexamos nuevamente el procedimiento e igualmente se informa que la legalización de cumplimiento de las operaciones registradas en el mercado abierto de la BNA., debe realizarse en los formatos establecidos para tal fin y en original. Cualquier inquietud favor comunicarse al Operaciones. 1

I. OBJETIVO: En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 964 de 2005, Ley del Mercado de Valores, y el Decreto 1511 de 2006, y en aras de realizar la compensación y liquidación de operaciones, la Bolsa Nacional Agropecuaria requiere de actividades y procedimientos que permitan que todas las operaciones que se realizan en el Mercado Abierto de la BNA, sean compensadas y liquidadas. II. ALCANCE: Todas las operaciones forward que se realicen en el Mercado Abierto de la BNA, y que estén asentadas en la Cámara de Compensación de la BNA. Podrán realizar compensación únicamente las Firmas Comisionistas que se encuentren activas y que no estén incursas en inhabilidades para realizar operaciones mediante el sistema de cuenta compensada. III. DEFINICIONES: 3.1. Sistema de Compensación Son sistemas de compensación y liquidación de operaciones el conjunto de actividades, acuerdos, agentes, normas, procedimientos y mecanismos que tengan por objeto la confirmación, compensación y liquidación de operaciones. 3.2. Compensación: Se entiende por compensación el proceso mediante el cual se establecen las obligaciones de entrega y transferencia de fondos de los participantes de un sistema de compensación y liquidación, derivadas de operaciones celebradas en el mercado abierto de la BNA, determinando el valor neto de dichas obligaciones en lo que respecta a los fondos. 3.3. Liquidación: Proceso mediante el cual se cumplen definitivamente las obligaciones provenientes de una operación forward celebrada en el mercado abierto de la BNA, mediante entrega bienes, productos, títulos, derechos, valores o contratos y la transferencia de fondos, realizado por el ente compensador. 3.4. Cuenta de Compensación Es la cuenta corriente bancaria autorizada para realizar la compensación y liquidación de las operaciones. Es importante mencionar que la BNA cuenta con dos cuentas bancarias para realizar la compensación, una para las operaciones financieras y otra para las operaciones de físicos. La cuenta corriente habilitada por la BNA para la compensación de operaciones forward es: 1

Banco: Banco de Bogota Tipo Cuenta: Cuenta Corriente. Numero Cuenta: 080-10794-9 Tipo Consignación: Sistema de Recaudo Nacional 3.5. Clave de Acceso Código privado y único asignado a cada Firma Comisionista, con el cual podrán acceder al Aplicativo de Compensación y Liquidación, con el objeto de verificar el saldo de su compensación diaria. Este especifica en detalle los deberes y derechos adquiridos en la rueda de negocios. 3.6. Cumplimientos: 3.6.1. Cumplimiento Inicial de la Operación Se refiere a la fecha en la cual, tanto el comprador como el vendedor de una operación, deben cumplir con la entrega de los documentos requeridos para las operaciones forward. Fecha de Entrega del producto: Se refiere a la fecha en la cual, el vendedor de una operación, debe cumplir con la obligación de entregar el producto objeto de la negociación en las condiciones pactadas. Las sociedades comisionistas deberán acreditar ante la Bolsa Nacional Agropecuaria, el cumplimiento de las entregas a través de los siguientes formatos: El representante legal de las Sociedades Comisionistas que participan en la operación (Comprador y Vendedor) o sus delegados autorizados por la Firma Comisionista y aprobado por la BNA, informarán el cumplimiento de la entrega de producto en los términos pactados, al Operaciones de la BNA. (a través del Formato De Cumplimiento de Operaciones Físicos y Forward Cód: R2-07-01). El Revisor Fiscal de la Sociedad Comisionista Vendedora mensualmente enviará la confirmación consolidada de la información remitida por el representante legal de la Sociedad Comisionista, al Operaciones de la BNA. (a través del Formato de Certificación de Cumplimiento de Revisor Fiscal de operaciones de Físicos y Forward Cód: R2-07-02). Esta certificación se deberá entregar en los primeros cinco (5) días de cada mes. 2

Fecha de Pago de Producto: En esta fecha, el Comprador del producto debe cumplir con el pago del producto. 3.7. Incumplimientos: Sin perjuicio de los demás eventos de incumplimiento que se encuentren consagrados en los reglamentos de la BNA o de la CCBNA y en cualquier otro documento que los modifique o adicione se definen como sigue los siguientes tipos de incumplimientos que se pueden presentar dentro del proceso de compensación y liquidación: 3.7.1. Incumplimiento entrega del producto. Evento presentado cuando en la fecha en la cual se debe entregar el producto, este no se entrega. El Operaciones, es el encargado de declarar el incumplimiento de la operación. Para los eventos no consagrados en el presente instructivo se atenderá lo dispuesto en los reglamentos de la BNA y/o CCBNA. 3.7.2. Incumplimiento en el Pago de la Operación: Evento presentado cuando en la fecha de pago pactada, no se realiza o acredita el pago mediante la Transferencia de fondos o entrega de cheque o habiendo realizado el pago la Firma Comisionista no informa a la Dirección de Operaciones mediante los formatos preestablecidos. El Operaciones, es el encargado de declarar el incumplimiento de la operación. Para los eventos no consagrados en el presente instructivo se atenderá lo dispuesto en los reglamentos de la BNA y/o CCBNA. 3.7.3. Incumplimiento en la constitución de garantías Se presenta cuando el comisionista que tiene a su cargo la obligación de constituir la garantía respectiva para la operación en particular, no la constituye en los términos requeridos por la CCBNA, y/o cuando no presenta los documentos exigidos por esa entidad como requisito para asentar y compensar la operación. 3

3.8. Contratos Forward Son operaciones de compra-venta anticipada de productos, en donde el comprador y el vendedor aseguran unas condiciones específicas para la comercialización del mismo. Se realizan sobre productos no disponibles, que al momento de la negociación están en posibilidad de ser entregados en un plazo superior a 30 hasta 360 días. 3.9. Cronograma Apertura de Rueda: Cierre de Rueda: 09:00 a.m. 11:00 a.m. Momento en el que se establecen las obligaciones y derechos resultantes de las operaciones cuyo cumplimiento debe realizarse el presente día. Cierre de complementación: 12:00 p.m. Las Firmas deberán realizar la complementación de los datos que no fueron capturados durante la rueda y demás información relevante para emitir el comprobante de negociación. Cierre de Modificaciones: 12:00 p.m. Momento en el cual Operaciones ha recibido la totalidad de las modificaciones solicitadas. Cierre de Sistema: (Neteo) 12:30 p.m. Momento en el cual el SIB indica que el neteo se realizó y las firmas deberán proceder a realizar el cumplimiento de las obligaciones contraídas y acreditarlo. Acreditación de pagos: Cheques: Transferencias: 14:30 p.m. 15:30 p.m. Momento en el cual las firmas comisionistas o Mandantes Compradores realizan el pago de las obligaciones emanadas de las Operaciones Forward a través de la BNA, solamente se dará trámite al cumplimiento una vez sea recibido por la dirección de Operaciones el Formato de Reporte de Pago debidamente diligenciado. Firmas Comisionistas en: Bogota: Deberán hacer entrega de los cheques en la Oficina de la BNA Calle 114 # 09-01 Piso 15 Torre A, (Calle 113 # 7-21 Piso 15 Torre A ), en la Dirección de Operaciones. 4

Firmas Comisionistas en: Regionales: Deberán hacer entrega a los directores regionales o sus auxiliares quienes dejarán constancia de la recepción indicando la hora y nombre de quien recibe los cheques en las Oficinas Regionales de la BNA en las respectivas ciudades: Cali. Medellín. Ibagué. Manizales. Villavicencio. Barranquilla. Bucaramanga. Es importante aclarar que las operaciones forward que tengan como fecha de vencimiento un día lunes, el sistema automáticamente la cambiará para el día martes. No se podrán realizar pagos de operaciones forward, los días lunes. Consignación de Cheques: 15:00 p.m. Tesorería y Regionales: Procederán a realizar las consignaciones respectivas para lo cual se diligenciará el formato único del sistema nacional de recaudos del Banco de Bogota. Cierre de compensación: 16:30 p.m. Momento en el que la CCBNA una vez verificado el cumplimiento de las obligaciones emanadas de las operaciones a través de la BNA decreta que han sido compensadas. Presentación de garantías valores, títulos o contratos. Acreditación de pagos realizados a la BNA. Cierre de liquidación BNA: 05:00 p.m. Momento en el que la BNA transfiere a las cuentas del Banco de Bogota de las firmas comisionistas y expide cheques a las firmas comisionistas que no tienen cuenta en dicho Banco. 5

Resumen Horarios: Procedimiento Apertura de Rueda. Instrucciones de Giro (Reporte de Giro) (T+1) Operación Repo (T+1) Liquidación de Operación Repo y Orden de Giro (T+2) Cierre de Rueda. Cierre de Complementación. Cierre de Modificaciones. Cierre de Sistema: (Neteo) Acreditación de pagos: Transferencia. Cheque. Verificación de Ingresos y soporte (Reporte Pago) Cierre de compensación. Cierre de liquidación BNA. Horario 09:00 a.m. 09:00 a.m. 10:00 a.m. 10:00 a.m. 11:00 a.m. 12:00 p.m. 12:00 p.m. 12:30 p.m. 15:30 p.m. 14:30 p.m. 15:45 p.m. 16:30 p.m. 17:00 p.m. 4. CONTENIDO: ETAPA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Rueda de Negocios 1 Pregonero de Rueda Siendo las 9:00 AM procede a realizar la apertura oficial de la rueda de negociación, mencionando el número de rueda del año y la fecha. 2.1. Una vez verificado que la firma comisionista este habilitada, procede a realizar la postura sobre el subyacente agrícola o el titulo que desea negociar. 2.2. El orden en que se debe realizar la postura es el siguiente: 2 Firma Comisionista a. La Sociedad Comisionista de Bolsa debe mencionar su código y la operación que desea realizar bien sea de compra o de venta. b. Mencionar el tipo de producto o titulo para determinar si es un negocio de producto físico o financiero. c. Para el caso de productos físicos se debe mencionar las calidades del producto y si tiene o no, garantía FAG. d. Luego se debe mencionar la cantidad, empaque y fechas de entrega del producto. Por ultimo se deben dar las condiciones de 6

pago del negocio y el precio al cual la Sociedad Comisionista de Bolsa esta dispuesta a vender o comprar según sea el caso. e. Cuando las partes convengan operaciones a crédito, sea éste otorgado por el comprador o por el vendedor, se podrá pactar garantía específica a favor del otorgante del crédito. Si ella no se pacta expresamente, se presume que el crédito ha sido otorgado sin garantía y todo su riesgo lo asume quien lo otorga. Corresponde a la Bolsa vigilar que las garantías específicas pactadas sean entregadas en las condiciones establecidas en la negociación. Si se convienen créditos sin garantía, la Bolsa se limitará a certificar las condiciones de la negociación, en el evento de un incumplimiento en la atención de tales créditos. (Art. 73 Reglamento Operativo de la BNA). 3 Pregonero de Rueda 4 Presidente Rueda Verifica que se cumpla el orden en que se debe transmitir la información de operación por parte de la Sociedad Comisionista de Bolsa, repite la información de tal manera que la postura quede en firme, esto se realiza buscando tener un filtro que permita disminuir posibles errores en la postura y la digitación de la operación. Verifica que los precios estén dentro de los rangos establecidos por el Departamento Técnico del BNA. 5 Sociedad Comisionista de Bolsa Una vez finalizada la postura por parte de la firma comisionistas oferente o demandante, las Sociedades Comisionistas de Bolsa, pueden proceder a realizar la contrapropuesta según sea caso. Dentro de la contrapropuestas existe las siguientes posibilidades: a. Si el precio a la que se realizó la postura satisface las necesidades, la contraparte puede expresar un conforme, el cual es repetido por el pregonero, dando a entender que se presentó un calce en las necesidades de las dos partes. Una vez se presenta esta situación el pregonero cuenta 3 segundos, si durante este tiempo no se presentan pujas se registra la operación y se anuncia el precio a la cual se cerró la operación. En caso que se presente 7

6 Sociedad Comisionista de Bolsa puja la operación se asigna a la firma comisionista que presente la ultima postura y ninguna otra firma presenta una mejor. b. Si el precio a la que se realizó la postura no satisface las necesidades la(s) contraparte(s) puede(n) hacer una contraoferta al precio que satisfaga sus necesidades, la firma comisionistas que realiza la postura contempla si puede subir o bajar el precio, de tal manera que se llegue a una formación de precio una vez se presentarse el calce. En caso que el precio no se encuentren, estas posturas quedaran como indicativas en el tablero de negociación. Para el caso de las negociaciones de productos físicos, las posturas se pueden dejar permanentes durante el transcurso de la rueda, si así lo decide la firma comisionista. Una vez realizada la operación las firmas comisionistas deben diligenciar la papeleta de negociación, donde se plasma la información de mayor relevancia, de tal manera que quede constancia de lo transado y sus condiciones. 7 Pregonero de Rueda 8 Presidente de Rueda Diez minutos previos a la finalización de la rueda, realiza un anuncio para informar a las firmas comisionistas el tiempo disponible para la realización de operaciones. Siendo las 11:00 AM y si no se ha programado extender el horario de la rueda, procede a timbrar para informar que la rueda del día ha finalizado. 9 10 11 Comisionista Vendedor y Comprador Operaciones Comisionista Vendedor y Comprador Deben realizar la complementación de la operación a través del Aplicativo SIB, antes de las 12:00 p.m. Realiza la impresión del Comprobante Definitivo de Negociación, y se entrega a los Comisionistas que participaron en la operación. El valor correspondiente al Registro en Bolsa y Asiento en Cámara se puede cancelar el mismo día de celebración de la operación (T+0), o hasta máximo cinco días después de celebrada la operación (T+5). Cumplimiento de la Operación 12 Firmas Comisionistas 12.1. El cumplimiento de las operaciones por parte de las sociedades comisionistas de la BNA, deberá realizarse de la siguiente forma: 8

13 14 Operaciones Operaciones El representante legal de las Sociedades Comisionistas que participan en la operación (Comprador y Vendedor) o sus delegados autorizados por la Firma Comisionista y aprobado por la BNA, informarán el cumplimiento de la entrega de producto en los términos pactados, al Operaciones de la BNA. (a través del Formato De Cumplimiento de Operaciones Físicos y Forward Cód: R2-07-01). El Revisor Fiscal de la Sociedad Comisionista Vendedora mensualmente enviará la confirmación consolidada de la información remitida por el representante legal de la Sociedad Comisionista, al Operaciones de la BNA. (a través del Formato de Certificación de Cumplimiento de Revisor Fiscal de operaciones de Físicos y Forward Cód: R2-07-02). Esta certificación se deberá entregar en los primeros cinco (5) días de cada mes. Nota: Las Firmas Comisionistas dispondrán de tres (3) días hábiles para realizar la entrega de la información. De no recibir la información durante este plazo, se declarará incumplida la operación. Una vez recibida la información por parte de las Firmas Comisionistas, se realiza una revisión de la misma: 13.1. Si la información está correcta y se comprueba el cumplimiento de las obligaciones de la operación en términos de entrega, se actualiza el seguimiento y se autoriza la liberación de las garantías. Para esta liberación se enviará un reporte de cumplimiento a la CCBNA vía electrónica. 13.2. Si la información no está correcta, se solicita aclaración a la Firma Comisionista, la cual tendrá un (1) día hábil para realizar la entrega de la información corregida. Una vez recibida la información corregida por parte de la Firma Comisionistas, realiza una revisión de la misma: 14.1. Si la información está correcta y se comprueba 9

15 Operaciones el cumplimiento de las obligaciones de la operación en términos de entrega, se actualiza el seguimiento y se autoriza la liberación de las garantías. Para esta liberación se enviará un reporte de cumplimiento a la CCBNA vía electrónica. 14.2. Si la Firma Comisionista no envió la información, se declarará incumplida. 15.1. Recibirá los cheques girados de alguna de las cuentas de la firma comisionista o de los Mandantes Compradores, registrando la hora y quien realiza la recepción. 15.2. Recibirá reporte de giro, de acuerdo al Formato de Pago de Productos Forward Cód: R3-02-02, en donde indican las operaciones y los valores pagados. 15.3. Revisan los cheques y los remiten al Tesorería, adjuntando el Formato de Pago de Productos Forward Cód: R3-02-02. 16 Dirección de Tesorería de la BNA y Direcciones Regionales de la BNA / Dirección de Tesorería de la BNA Procederá a hacer consignación de los cheques recibidos de las Firmas Comisionistas o de los Mandantes Compradores en la cuenta compensada para físicos de la BNA, mediante el Sistema Nacional de Recaudos, indicando la Firma Comisionista, NIT y monto. 17 18 Operaciones Tesorería 17.1. Verificación de Cumplimiento (verificación de pagos realizados). 17.2. En caso de cumplimiento, el Director de Operaciones digitará la clave que notifica el cumplimiento ante BNA, autorizando electrónicamente el reporte de compensación y liquidación. 17.3. En caso de incumplimiento, el Director de operaciones informará a la Presidencia de la BNA quien decretará el incumplimiento. 17.4. Se informará del incumplimiento a la CCBNA. 18.1. A partir del SIB Módulo Compensación, identifica las obligaciones a ser cubiertas por las firmas comisionistas. 18.2. Mediante el portal del Banco de Bogotá se verifican los ingresos Transferidos. 10

19 20 Tesorería Contabilidad 18.3. Mediante el portal del Banco de Bogotá se verifica que se reflejen las consignaciones realizadas por Bogota y las regionales. 18.4. Verifica la Autorización de la Dirección de Operaciones y de la CCBNA, que deben ser reflejadas por el sistema. 18.5. Procede a realizar las acciones a que haya lugar, para dar cumplimiento a la liquidación ordenada por la Dirección de operaciones. El pago se realiza de la siguiente manera: a. Verifica el saldo de la cuenta de compensación de físicos e imparte instrucciones al Banco para la constitución de una operación repo con vencimiento a un día y solo sobre títulos AAA o emitidos por la Nación. b. Realiza instrucción de giro al Banco, indicando los beneficiarios, de acuerdo a las instrucciones de giro de las firmas comisionistas (Formato de Instrucción de Giro Cód: R3-02-03) y cancelando la operación Repo. Envía soportes a la Dirección de Contabilidad, y a las firmas comisionistas. 20.1. Recibe de la Vicepresidencia Financiera vía mail un archivo PDF con los reportes generados del sistema SIB. 20.2 Recibe de la Dirección de Tesorería los documentos físicos de las comunicaciones, con instrucciones al banco, sobre la constitución de operaciones repo. 20.3 Recibe de la Dirección de Tesorería los documentos físicos de la solicitud de giro a los mandantes o firmas comisionistas para dar cumplimiento a la compensación de Físicos Forward. 20.4. Verifica a través del portal del Banco de Bogotá, los ingresos a la cuenta de compensación de físicos. 20.5. Recibe los soportes de consignación de cheques por parte de la Dirección de Tesorería y de 11

las Regionales, para su verificación contra el movimiento los informes de compensación de físicos. 20.6. Realiza el registro contable de la compensación diaria de físicos que debe contener lo siguiente: Valor de negociación. Valor del servicio de registro. Valor del Iva sobre el servicio de registro. Valor del asiento en cámara. Valor del Iva sobre el asiento en cámara. Valor de la retención sobre la comisión del comisionista. Valor de la retención sobre el Iva de la comisión del comisionista. 20.7. Verifica que la información de la compensación corresponda a los soportes y a la cuenta de compensación de físicos de la BNA. 20.8. Archiva los documentos, en el comprobante respectivo. Nota: En el evento de ser detectada una inconsistencia en las cifras de la operación, el Contabilidad notificara inmediatamente a la Vicepresidencia Financiera y Administrativa de la BNA, mediante memorando con copia a las siguientes dependencias: Vicepresidencia de Gestión. Dirección de Operaciones. Dirección de Control Interno y Auditoria. Cámara de compensación de la BNA. Cuando se solicita Análisis de Calidad ETAPA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1 Comisionista Vendedor y/o Comprador Remite solicitud escrita para realizar análisis de calidad, dirigida al Director del Departamento Técnico de la BNA. 2 Departamento Técnico Debe informar al Operaciones la realización del análisis de calidad, para así poder poner en pausa los términos de vencimiento de la operación. 3 Departamento Técnico Realizar el análisis de calidad, con base en el 12

procedimiento de Análisis de Muestras y Entrega De Resultados Cód: (R4-01). 4 Departamento Técnico Emite resultado y concepto del análisis efectuado, el cual es remitido al Operaciones y a la Firma Comisionista que solicito el análisis. 5 Operaciones Una vez recibido el concepto de calidad: 5.1. Si el resultado es positivo, el mandante comprador debe recibir el producto. 5.2. Si el resultado no es positivo, se realiza la modificación del resultado en el sistema de acuerdo con el concepto emitido por el Departamento Técnico. La Firma Comisionista dispondrá de ocho (8) días hábiles para cambiar el producto. 6.1. Sustituye producto, amplia garantías ante la CCBNA e informa de tal hecho ante el Departamento de Operaciones. 6.2. El cumplimiento de las operaciones por parte de las sociedades comisionistas de la BNA deberá realizarse de la siguiente forma: 6 Comisionista Vendedor El representante legal de las Sociedades Comisionistas que participan en la operación (Comprador y Vendedor) o sus delegados autorizados por la Firma Comisionista y aprobado por la BNA, informarán el cumplimiento de la entrega de producto en los términos pactados, al Operaciones de la BNA. (a través del Formato De Cumplimiento de Operaciones Físicos y Forward Cód: R2-07-01). El Revisor Fiscal de la Sociedad Comisionista Vendedora mensualmente enviará la confirmación consolidada de la información remitida por el representante legal de la Sociedad Comisionista, al Operaciones de la BNA. (a través del Formato de Certificación de Cumplimiento de Revisor Fiscal de operaciones de Físicos y Forward Cód: R2-07-02). Esta certificación se deberá entregar en los primeros cinco (5) días de cada mes. 7 7.1. Recibe comunicación de Sustitución de producto 13

Operaciones y de ampliación de garantías. 7.2. Informa a la CCBNA del cumplimiento con la sustitución del producto y de la ampliación de las garantías. Realiza una validación de la garantía constituida: 8 CCBNA 8.1. Si la garantía es válida, acepta la ampliación de la garantía. 8.2. Si la garantía no es válida, envía comunicado dirigido a la Firma Comisionista Vendedora, de cambio de garantía y el valor correcto a constituir. 14