REGLAMENTO PARA LA ASIGNACION, USO Y CONTROL DE TELEFONOS Y LINEAS CELULARES PROPIEDAD DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE PUERTOS DEL PACIFICO Artículo 1 - Definiciones Para efectos de este Reglamento se entiende por: Funcionario: servidor regular que presta sus servicios al INCOP, al que se le ha asignado un teléfono celular. INCOP: Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico. Gerente: Gerente General del INCOP. Servicio Celular propiedad del INCOP: Se compone del aparato telefónico, así como sus accesorios y la línea activa provista por el proveedor de servicio, asignados al INCOP. Tarifa Telefónica Básica: Monto mínimo mensual que cobra el Instituto Costarricense de Electricidad por el uso del teléfono celular, más los cargos fijos mensuales. Contrato: Para La asignación de teléfonos celulares será necesario llenar y firmar el formulario de traspaso de Mobiliario y Equipo de oficina por el funcionario al que se le asignó. Artículo 2 - Objetivo: El presente Reglamento tiene como objetivo establecer las disposiciones de acatamiento obligatorio para la asignación, uso y control de teléfonos celulares, propiedad del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico, sujetos a los principios de razonabilidad y sana administración. 1
Artículo 3 - Funcionarios (as) a quienes se les podrá asignar un teléfono celular: Los funcionarios que se detallan a continuación podrán si fuera del caso utilizar teléfonos celulares propiedad del INCOP: 1. Presidente Ejecutivo. 2. Gerente General. 3. Subgerente General. 4. Auditor General 5. Asesor Legal. 6. Secretario(a) de Fiscalización. 7. Director(a) Administrativo-Financiero. 8. Director(a) Operaciones Portuarias. 9. Director(a) de Planificación Institucional. 10. Jefe de la Unidad de Proveeduría. 11. Jefe de la Unidad de Contabilidad. 12. Jefe de la Unidad de Presupuesto. 13. Jefe de la Unidad de Tesorería. 14. Jefe de la Unidad de Capital Humano. 15. Jefe de la Unidad de Servicios Generales. 16. Jefe de la Unidad de Tecnologías de la Información. 17. Coordinador Junta Promotora de Turismo. 18. OPIP. 19. Inspector Técnico de Obras Civiles. 20. Choferes de Presidencia Ejecutiva y Gerencia General. 21. Unidad de servicios Generales. (para asignar a los choferes que estén en servicio). El Gerente General autorizará excepcionalmente, el uso de teléfonos celulares a otros funcionarios del INCOP que, por la índole de sus funciones, requieran de este medio de comunicación. (Así modificado por Acuerdo 3-Sesión No. 3722 del 28/07/2011, 2
Oficio No. 100 de J.D. Publicado en la Gaceta No. 172 DEL 07/09/2011). Artículo 4º Coordinación con el Proveedor de Servicios: la Dirección Administrativa Financiera será el encargado de realizar los trámites de servicios nuevos, traslados, desconexiones temporales o definitivas, programación o reprogramación de líneas o celulares, cambios de número, u otros ante el proveedor de servicios de la línea telefónica celular, previa autorización del Gerente General. Queda terminantemente prohibido que el funcionario modifiqué la configuración del servicio en cuanto a número telefónico, servicios, o de cualquiera otra forma que dificulte o impida mantener control adecuado sobre su uso. No obstante, la Dirección Administrativa Financiera deberá llevar en forma actualizada la lista de usuarios de teléfonos celulares y las respectivas líneas propiedad del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico. Artículo 5º Supervisión del cumplimiento: La Dirección de Gestión Administrativa-Financiera será la unidad administrativa dentro del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico encargada de velar por el cumplimiento del presente Reglamento. Artículo 6 - Obligación de entregar el teléfono celular: El funcionario (a) que termine su relación laboral con el INCOP, se reubique en otra institución o cese de su cargo que originó el uso del teléfono celular, ya sea de forma temporal o definitiva, deberá devolverlo junto con sus accesorios a la Oficina de Materiales en perfecto estado de conservación y utilidad, dos días hábiles, antes de que ocurran las circunstancias señaladas anteriormente, por medio 3
del formulario correspondiente. Para ello el Área de Administración del Capital Humano informará a la Dirección Administrativa Financiera cada vez que un funcionario terminé sus laborales en el INCOP indicándole la fecha de la misma. Cuando el Encargado de la oficina de materiales reciba el teléfono y sus accesorios deberá reportarlo la Dirección Administrativa Financiera. En caso contrario, la Dirección Administrativa Financiera hará, por única vez, la prevención respectiva al poseedor del bien para que proceda a su devolución de forma inmediata. De persistir la omisión en la entrega del teléfono, la Dirección Administrativa Financiera solicitará la suspensión inmediata del servicio ante el Instituto Costarricense de Electricidad, presentará la denuncia penal ante el Ministerio Público y remitirá al Gerente General el expediente correspondiente a fin de establecer la responsabilidad civil del poseedor del teléfono celular. Artículo 7 - Restricciones de asignación: Ningún (a) funcionario (a) podrá tener asignada más de una línea telefónica, excepto el Presidente Ejecutivo ó el Gerente General en razón de sus funciones. Artículo 8º Tarifa telefónica a reconocer por el Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico. Las tarifas para el pago de estos servicios se regirán por las siguientes disposiciones: a) Presidente Ejecutivo y Gerente General, tendrán acceso sin límite a llamadas nacionales e internacionales. b) Subgerente General, Auditor General y Secretario Fiscalizador tendrán acceso sin límite sólo a llamadas nacionales. Así 4
mismo tendrán acceso a llamadas internacionales cuando en cumplimiento de sus funciones deban salir del país. c) Asesor Legal, la Dirección Portuaria, la Dirección de Planificación y la Dirección Administrativa Financiera tendrán acceso sólo a llamadas nacionales hasta por un monto de C20.000,00. d) El Jefe de la Unidad de Proveeduría, el Jefe de la Unidad de Contabilidad, el Jefe de la Unidad de Presupuesto, el Jefe de la Unidad de Tesorería, el Jefe de la Unidad de Capital Humano, el Jefe de la Unidad de Servicios Generales, el Jefe de la Unidad de Tecnologías de la Información y el Coordinador de la Junta Promotora de Turismo, tendrán acceso sólo a llamadas nacionales hasta un monto de C15.000,00. e) Para los demás funcionarios, el INCOP asumirá el pago hasta un monto de C10.000,00 siempre y cuando sean para atender asuntos estrictamente relacionados en función de su cargo. En caso de que el consumo sea mayor a la tarifa vigente aprobada deberá ser cubierta por el funcionario mediante rebajo de la planilla de su salario mensual. Para ello la Dirección Administrativa Financiera se lo comunicará al funcionario y al Jefe de Capital Humano para la deducción correspondiente. El funcionario que exceda el monto aprobado podrá, mediante oficio con el visto bueno de su superior inmediato, solicitar a la Dirección Administrativa Financiera el desglose de las llamadas que se hayan efectuado del teléfono celular asignado, especialmente cuando los 5
montos por cobro del servicio se consideren excesivos. No obstante, cuando algún funcionario del inciso c) sobrepase el monto asignado, y solicite a la Gerencia General el reconocimiento del excedente, este podrá autorizar el mismo siempre y cuando se compruebe por medio del registro de llamadas que se debe a labores propias del cargo. En el caso de los funcionarios del inciso d) y e), solicitarán la autorización del reconocimiento del excedente al Director respectivo, quedando bajo su responsabilidad la aprobación, quien de manera razonada compruebe contra el registro de llamadas que se debe a labores propias del cargo. Ningún teléfono celular tendrá acceso a la línea 900, por lo que la Dirección Administrativa Financiera, corroborará y hará los trámites correspondientes, a fin de suspender este servicio ante el Instituto Costarricense de Electricidad, de los teléfonos que existan actualmente en la institución o de futuros. En lo relacionado con los incisos b), c), d) y e) de este Reglamento, la Dirección Administrativa Financiera hará los trámites correspondientes a fin de suspender el servicio de llamadas internacionales. Los montos usados como tarifa de consumo serán incrementados al inicio de cada año en un porcentaje equivalente a la inflación del año anterior. (Así modificado por Acuerdo 3-Sesión No. 3722 del 28/07/2011, Oficio No. 100 de J.D. Publicado en la Gaceta No. 172 DEL 07/09/2011). Artículo 9º Retiro del uso del teléfono celular. La asignación del teléfono celular, no debe considerarse como atribución o beneficio personal, ni como parte del salario ni conferir estatus. Como se 6
indicara anteriormente, es un instrumento de trabajo como cualquier otro para facilitar el mejor desempeño de las labores de la persona a quien le fue asignado, por lo que el Gerente General por medio del Director de Gestión Administrativo-Financiero podrá retirar su uso unilateralmente en cualquier momento, y dejar sin efecto el contrato -entre otras- por las siguientes causas: a) Desaparición de la necesidad institucional, o de las circunstancias que motivaron la asignación del servicio. b) Incumplimiento de este Reglamento o al contrato por parte del funcionario (a) responsable. c) Cambio de cargo del funcionario responsable. d) Despido del funcionario (a). e) Limitaciones presupuestarias. f) Cualquier otro motivo o causa a criterio exclusivo del Gerente General, sin que deba mediar justificación de ninguna naturaleza. Artículo 10 Uso del teléfono celular en vacaciones o incapacidad: Queda prohibido el uso del teléfono propiedad del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico, cuando el funcionario disfrutare por más de cinco días hábiles de licencias, permisos o vacaciones o se encontrare incapacitado. Para este efecto se pondrá el aparato y accesorios bajo custodia de la Dirección Administrativa Financiera. Salvo que la Gerencia General o el superior inmediato lo consideren conveniente para garantizar la comunicación y normal funcionamiento de la institución. Artículo 11 - Responsabilidades y prohibiciones: Los funcionarios a los que, de conformidad con el artículo anterior, les haya sido entregado un teléfono celular para su uso, tendrán 7
responsabilidad exclusiva sobre la custodia, conservación y uso del bien asignado, así como de sus respectivos accesorios. El teléfono celular es de uso exclusivo del funcionario (a) a quien se le asignó, para atender y realizar llamadas relativas al cumplimiento de las funciones propias de su cargo. En consecuencia, queda terminantemente prohibida la cesión o préstamo de los teléfonos celulares, de una persona a otra. En caso de extravío o robo del teléfono celular el funcionario responsable deberá presentar la respectiva denuncia ante el Organismo de Investigación Judicial (OIJ) y solicitar de inmediato la suspensión del servicio al Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), e informar por escrito a más tardar el día siguiente hábil posterior a los hechos a la Dirección Administrativa Financiera. Cuando se compruebe que el deterioro o daño, robo o extravío del teléfono celular se produjo por falta de cuidado o uso anormal de los mismos, el funcionario deberá cubrir el costo de la reparación o cambio del aparato. Artículo 12 Sanciones. El incumplimiento de las disposiciones contenidas en este Reglamento hará acreedor (a) al (a la) servidor (a) responsable, de las medidas disciplinarias civiles y penales, así como cualquier otra que se encuentre en el Reglamento Autónomo de Servicios del INCOP, La Ley de Control Interno, La Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito y su Reglamento y cualquier otra normativa que le sea aplicable. Artículo 13. Vigencia. Este Reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta y deberá hacerse de conocimiento de los funcionarios de la institución. 8
Transitorio I. El Director de Gestión Administrativo-Financiero, deberá velar porque se cumpla con lo dispuesto en los artículos 8 inciso c), 9 y 10 en un período no mayor a los diez días hábiles. Transitorio II.- En un plazo de treinta días hábiles, la Dirección Administrativa Financiera se encargará de establecer los procedimientos para la contratación, uso y control del servicio celular, así como establecer los procedimientos de verificación y pago cuando el teléfono y línea celular sean propiedad del funcionario. Publíquese en el Diario Oficial La Gaceta. * * * APROBADO MEDIANTE ACUERDO 3-SESION No. 3605 CELEBRADA EL 8-12-2009. OFICIO No. 009-2010 J.D. PUBLICADO EN LA GACETA No. 13 DEL 20 DE ENERO DE 2010. 9