CENTRAL VIRTUAL IPLAN ADMINISTRADOR DE LLAMADAS COMMPILOT INSTRUCTIVO DE USO
1. INTRODUCCIÓN El Administrador de Llamadas (CommPilot) es una facilidad propia de los internos PREMIUM y se abre automáticamente cuando el usuario de un interno de esta categoría ingresa desde la Web a la página http://centralvirtual.iplan.com.ar Todas las acciones disponibles a través del Administrador de Llamadas también lo están en el Assistant Enterprise. Por favor dirigirse a la Guía de Rápida de Assistant Enterprise publicada en el Centro de Ayuda IPLAN (http://clientes.iplan.com.ar/centrodeayuda) para más información. 2. FUNCIONALIDADES En esta sección mostraremos las funciones más importantes de este complemento. 2.1 COMPONENTES En la imagen a continuación veremos la pantalla principal y sus respectivos componentes: Nombre Número de Teléfono e Interno Funciones Commpilot Express Perfil en Uso Área de Control de Llamadas Botones de Control de Llamadas Solapas o vínculos a listas de teléfonos Llamar (Dial) Rellamar (Dial) Enviar a CV (Send to VM) Transferencia (Transfer) Responder (Answer) Retener (Hold) Conferencia (Conference) Colgar (End) Directorio de Grupo Agenda Personal Historial de Llamadas Contactos de Outlook Preferencias 2
2.2 OPERACIONES A continuación veremos cómo realizar las operaciones más importantes en la aplicación. Iniciar una Llamada 1. Ir al Directorio de Grupo o a la Agenda Personal y hacer click sobre un número. Esto hará que el campo Ingresar Número de Teléfono se complete con el número elegido. La otra posibilidad es escribir manualmente el número en dicho campo. 2. Presione el botón Llamar NOTA: Para hacer una segunda llamada, debes hacer click sobre el botón Llamar. La llamada existente se retiene en forma automática. Contestar una y dos Llamadas 1. Para contestar una llamada, presione el botón Answer 2. Si ingresa un llamado adicional, en el Área de Control de Llamadas, haga click en la llamada que desee responder. 3. Presione el botón Responder NOTA: La llamada existente se retiene en forma automática Retener una Llamada 1. En el Área de Control de Llamadas, haga click para seleccionar la llamada a retener. 2. Haga click sobre el botón Retener. Recuperar la Llamada del Estado de Retenido 1. En el Área de Control de Llamadas, haga click para seleccionar la llamada a recuperar 2. Haga click sobre el botón Responder. Enviar la Llamada al Correo de Voz Cuando el teléfono suena y la llamada figure en el Área de Control de Llamadas, seguir los pasos a continuación: 1. Para desviar la llamada a su propio Correo de Voz, haga click sobre el botón Enviar al CV. 2. Para desviar la llamada al Correo de Voz de otro usuario ingrese el interno del usuario en el cuadro Ingresar Número de Teléfono y haga click sobre el botón Enviar al CV. Finalizar una Llamada 1. En el Área de Control de Llamadas, haga click para seleccionar la llamada a finalizar. 2. Haga click sobre el botón Colgar. Remarcar un Número Para llamar a un número discado con anterioridad, haga click sobre el botón Rellamar. Activar funciones de No Molestar, Desvío de Llamada Incondicional y Oficina Remota Para activar estas funciones bastara con tildar la opción correspondiente en la parte superior derecha de la aplicación. DND es No molestar (Do Not Disturb). CFA es Desvío de Llamadas (Call Forward Active) RO es Oficina Remota (Remote Office) Transferencia Directa 1. En el Área de Control de Llamadas, seleccione la llamada que deseas transferir. 2. Seleccione el número de teléfono utilizando las solapas o ingrese el número en el teclado. 3. Haga click sobre el botón Transferir. NOTA: Debe estar asignado el servicio de Transferencia de Llamadas Consulta y Transferencia 1. En el Área de Control de Llamadas, seleccione el número que deseas desviar. 2. Haga click sobre el botón Retener. 3. Seleccione el número de teléfono utilizando las solapas o ingrese el número en el teclado. 4. Haga click sobre el botón Llamar. 5. Presione el botón Transferir tras consultar con la persona (no debe figurar ningún número en el cuadro Ingresar Número de Teléfono) Las dos llamadas activas se encuentran conectadas. NOTA: Debe estar asignado el servicio de Transferencia de Llamadas Conferencia Múltiple de Tres Vías 1. Responde o inicie la primera llamada. 2. Responde o inicie la segunda llamada. La llamada existente se retiene en forma automática. 3. Haga click sobre el botón Conferencia. Todas las llamadas están conectadas. NOTA: Debe estar asignado el servicio de Conferencia Múltiple de Tres Vías 3
2.3 PERFILES COMMPILOT Los perfiles de CommPilot Express permiten manejar las llamadas entrantes de acuerdo en base a criterios predefinidos. Si utiliza CommPilot Express no debe configurar otros servicios, tales como Notificación de Llamadas, Desvío de Llamadas o Ringeo Simultáneo. Para la configuración del CommPilot Express dirigirse a la plataforma web de Central Virtual IPLAN http://centralvirtual.iplan.com.ar a fin de configurarlo. Allí ingresar con el usuario y contraseña de acceso web y dirigirse a la sección Llamadas Entrantes Commpilot Express Aquí se definen tanto los criterios de los perfiles como también cuál es el perfil en uso. Este último se puede hacer también desde el Administrador de Llamadas o Assistant Enterprise. Ninguno Este perfil hará que las llamadas entrantes sean manejadas de acuerdo con los otros servicios que se encuentren activados. Disponible En la Oficina Indica cómo manejar las llamadas cuando usted se encuentre en la oficina. Las opciones incluyen: hacer sonar teléfonos adicionales cuando su teléfono esté sonando, qué hacer cuando la línea este ocupada, qué hacer cuando nadie contesta la llamada. Disponible Fuera de Oficina Indica cómo manejar las llamadas cuando usted se encuentre en la disponible pero fuera de la oficina. Se pueden desviar todas las llamadas al lugar donde usted se encuentre o activar el Correo de Voz. También se puede configurar un aviso vía email cada vez que se recibe una llamada. Ocupado Indica cómo manejar las llamadas cuando la línea esté ocupada. Se puede definir si desviar al Correo de Voz sólo las llamadas provenientes de algunos números o bien de todas las llamadas. También se puede configurar un aviso vía email cada vez que se recibe una llamada. No Disponible Indica cómo manejar las llamadas cuando usted no esté disponible (Por ejemplo, estando de licencia). Se pueden desviar sólo las llamadas provenientes de números seleccionados. También se puede configurar un mensaje de voz especial para que sea escuchado mientras la función de No Disponible está activada. 4
2.4 LISTAS DE TELÉFONOS Las listas de teléfonos disponibles en el Administrador de Llamadas Commpilot permiten realizar llamados más eficientemente, ya que no es necesario recordar los números de teléfono de las personas a llamar, sino que estarán almacenadas en el Directorio de Grupo, la Agenda Personal, o bien en los Contactos de Outlook. Para desplegar estas listas hacer click en los botones de cada una de ellas en la parte inferior de la aplicación. Si en cambio, quisiera cerrar las listas haga click nuevamente en su respectivo botón. Para marcar un número telefónico, hacer click sobre un número de teléfono en la lista y luego presionar el botón Llamar y efectuar la llamada correctamente. Si la función Marcar con sólo un Click está activada en la página de Preferencias, la llamada se procesará al momento de hacer click 2.4.1 DIRECTORIO DE GRUPO Esta lista es configurada por el Administrador de Central Virtual IPLAN, y muestra la totalidad de los contactos dentro de un mismo grupo de central virtual o subgrupo / departamento. Aquí se pueden realizar las siguientes operaciones: Utilice los botones Summary (Resumen) y Detail (Detalle) para abrir nuevas ventanas con listas de teléfonos para imprimir (Sólo aparece si eres miembro de un Grupo). Efectuar una búsqueda escribiendo una palabra clave en el campo de búsqueda y presionando el botón Buscar (lupa) 5
2.4.2 AGENDA PERSONAL Esta lista es creada y editada por los usuarios, permitiéndoles crear una lista con los números que utilizan con frecuencia. Para agregar teléfonos a la Agenda Personal, ingrese con el Acceso Web a la plataforma de Central Virtual IPLAN y diríjase a la sección Llamadas Salientes Agenda Personal 2.4.3 REGISTRO DE LLAMADAS Esta lista muestra en pantalla información sobre las Llamadas Recibidas, Marcadas y Perdidas. Aquí verá otra información útil, como por ejemplo el Nombre del contacto en el caso de que esté disponible y la fecha en que fue efectuado el llamado entrante y/o saliente. 6
2.4.4 CONTACTOS DE OUTLOOK Esta lista permite integrar los contactos de Outlook para que puedan ser utilizados en las llamadas. Aquí se pueden realizar búsquedas sobre los contactos al igual que en el Directorio de Grupo. Al ingresar en esta sección se consultará al usuario si se desea cargar los contactos del Outlook y se verá una pantalla como la siguiente: Esperamos que el presente instructivo le haya sido de utilidad. Centro de Atención Técnica - IPLAN 7