Prof. Néstor Oscar Paz Díaz www.http://pazyasociados.com profnpaz@gmail.com 1. Cuentas por Cobrar a) Concepto b) Análisis y registros contables 2. Cuentas Incobrables a) Concepto b) Cuentas no recuperables Métodos Directos e Indirectos c) Cancelación de cuentas incobrables d) Recuperación de cuentas incobrables e) Estimaciones mensuales de pérdidas en créditos 2 3. Estimaciones de pérdidas en créditos Enfoque en el Balance. (Antigüedad de las Cuentas por Cobrar) a) Control interno b) Manejo de las cuentas por cobrar 4. Presentación en los Estados Financieros a) Notas complementarias 3 1
Bibliografía: 1. Contabilidad General, Autor Néstor Paz, McGraw-Hill, 4ta. Edición, 2007 2. Decreto N 170 de 27 de octubre de 1993, modificado por el 143 de 27 de octubre de 2005 Parcial: 30 de Septiembre de 2010 4 Constituidas por créditos a favor de las empresas por: Ventas Prestación de servicios ITBMS Incluye: Cuentas de clientes Documentos por cobrar y/o letras por cobrar Se incluyen en el activo corriente solamente cuando se espera convertir en dinero durante el ciclo operativo o en un plazo inferior a un año 5 Son origina en la venta de mercaderías y/o prestaciones de servicios al crédito. La cuenta clientes se carga por el monto de la venta y/o servicio más el ITBMS, que es el impuesto agregado a la transacción. Es abonada por los pagos que realizan los clientes. El saldo deudor de la cuenta representa el derecho a cobrar sobre los clientes. 6 2
7 El 1 de septiembre de 2010 SERMUHASA, vende al crédito a Hannpa, S.A., B/.2,500.00 en mercancía más el ITBMS 7% Fecha Descripción Ref. Débito Crédito 1-Sep-10 Cuentas por cobrar - Cliente Ventas gravadas 7% 2,500.00 Tesoro Nacional ITBMS 175.00 Para registrar factura Nº 1309 por venta al crédito 8 El 1 de septiembre de 2010 SERMUHASA, vende al crédito a Hannpa, S.A., B/.2,500.00 en mercancía más el ITBMS 7%, se firman 2 pagares con vencimiento a 30 y 60 días Fecha Descripción Ref. Débito Crédito 1-Sep-10 Documentospor cobrar - Cliente Ventas gravadas 7% 2,500.00 Tesoro Nacional ITBMS 175.00 Para registrar factura Nº 1309 por venta al crédito 9 3
En el balance se presenta el valor neto realizable de las cuentas por cobrar; o sea, la cifra recuperable de las transacciones al crédito, por lo que se espera una proporción de las mismas que no se cobraran. Al determinar que parte de la cuenta a cobrar es incobrable, la misma deja de ser un activo y pasa a ser un gasto. 10 Cuentas por Cobrar - Cliente Sí Recuperable No Activo Gasto 11 Monto que la empresa: No ha podido cobrar; o, Estima una proporción de las cuentas por cobrar como incobrable a través del tiempo. En este sentido citamos los artículos del Decreto Ejecutivo No. 170 (27 de octubre de 1993) Gaceta Oficial No. 22,412 del 12 de noviembre de 1993 12 4
Artículos 32 del DE Nº 170 de 27-oct-1993 Gaceta Oficial No. 22,412 del 12-nov-1993 El contribuyente podrá deducir las cuentas incobrables optando por uno de los siguientes 2 sistemas: 1.Cargando a ganancias y pérdidas el valor de dichas cuentas en el año fiscal; o 2.Cargando anualmente una cifra a ganancias y pérdidas para la constitución de una reserva destinada hacer frente a contingencias de esa naturaleza, según lo establecido en el artículo 34 de este Decreto. 13 Ejemplo Supongamos que Hannpa, S.A., prestó servicios profesionales a Dallan, S.A., por la suma de B/.1,750.00 el 1 de febrero de 2009. Al 31 de diciembre de 2009 el saldo de las cuentas por cobrar es por B/.18,750.00; sin embargo, se conoce que Hannpa, S.A., no tiene la capacidad financiera para cubrir el saldo pendiente, ya que había quebrado y por ende cerrado sus operaciones. A esa misma fecha el saldo era por B/.750.00 pendiente de cobro Libro Diario Fecha Detalle Ref. Débito Crédito 31-Dic-09 Gastos de cuentas incobrables 750.00 Cuentas por cobrar 750.00 Para registrar eliminación del saldo de cuentas por cobrar de Hannpa, S.A. 14 Artículos 33 del DE Nº 170 de 27-oct-1993 Gaceta Oficial No. 22,412 del 12-nov-1993. Requisitos para la imputación anual de las cuentas incobrables a ganancias y pérdidas: 1. Haber sido cuentas productoras de renta gravable; 2. Estar debidamente contabilizadas y haber sido computadas como renta bruta; y 3. Que el contribuyente compruebe la insolvencia del deudor o la prescripción de la deuda 15 5
Artículos 34 del DE Nº 170 de 27-oct-1993 Gaceta Oficial No. 22,412 del 12-nov-1993. Constitución de una reserva para cuentas incobrables. Si de acuerdo con el Artículo 32 de este Decreto el contribuyente optare por el sistema de constituir una reserva para hacer frente a las cuentas incobrables, sólo será deducible como gasto anual una provisión equivalente al: a) 1% del total de las ventas a crédito de bienes o prestaciones de servicios realizadas en cada año fiscal. b) En ningún momento, el saldo de esta reserva podrá ser mayor del 10% del saldo de las cuentas y documentos por cobrar comerciales al finalizar el año fiscal. 16 Ejemplo: Supongamos que Hannpa, S.A. durante el año 2009 brindó las prestaciones de servicios al crédito fueron por B/.35,000.00 y al 31 de diciembre de 2009 el saldo de cuentas por cobrar fueron por B/.3,750.00. En este caso se debe analizar las proporciones que establece el Artículo 34 y escoger razonablemente la alternativa que resulte menor. Prestaciones de Servicios al Crédito 35,000.00 1% 350.00 Saldo de la Cuentas por Cobrar 3,750.00 10% 375.00 17 La estimación o reserva para las cuentas incobrables o incobrables para el año 2009 sería por B/.350.00 lo cual se debe reconocer el gasto y la reserva como se indica en el siguiente registro de diario. Prestaciones de Servicios al Crédito 35,000.00 1% 350.00 Saldo de la Cuentas por Cobrar 3,750.00 10% 375.00 Libro Diario Fecha Detalle Ref. Débito Crédito 31-Dic-09 Gastos de cuentas incobrables 350.00 Reserva para cuenas incobrables 350.00 Para registrar la reserva para las cuentas malas del año 2009 18 6
Término utilizado en finanzas, bancos, títulos y valores financieros. Es la proporción entre el total de ventas anuales a crédito y el promedio de cuentas pendientes de cobro El resultado representa el número de veces que las cuentas por cobrar rotan durante el año comercial. Para determinar los días de Venta por cobrar, o Tiempo medio que debe esperar la Empresa después de efectuar una venta para recibir efectivo, se dividen los días en el año entre la rotación de cuentas por cobrar 19 Se obtiene de dividir el importe de las ventas netas entre el saldo a cargo de clientes. De esta forma, se determina el número de veces que los saldos de clientes se han recuperado durante el ejercicio. Dividiendo 360 o 365 entre el Índice determinado se obtiene el número de días que tardamos en cobrar las cuentas de clientes. 20 Su finalidad es conocer la eficiencia de la recuperación de la cartera al crédito; o sea, evaluar las políticas de créditos y cobranza, para establecer el número de días que se requiere para recuperar la cartera al crédito. Permite conocer la capacidad de la empresa para poder cumplir con las obligaciones a corto plazo. 21 7
Procedimiento para determinar las ventas promedio por día y después el promedio de cobro. Para nuestra ilustración usaremos las siguientes siglas: CCP Cuentas por Cobrar Promedio CCI Cuestas por Cobrar Inicial CCF Cuentas por Cobrar Final RCC Rotación de las Cuentas por cobrar VN Ventas Netas PCC Promedio de días para cobrar las cuentas por cobrar. 22 Cuentas por Cobrar Promedio (CCP) CCP (Cuentas por cobar promedio CCI + CCF 2 Rotación de las Cuentas por Cobrar (RCC) RCC (Rotación de las Cuentas por Cobrar VN (Ventas Netas) CCP (Cuentas por cobrar promedio 23 Promedio de días para Cobrar las Cuentas por Cobrar (PCC) PCC (Promedio de dias para Cobrar las cuentas por Cobrar Días del año RCC (Rotación de las Cuentas por 24 8
Hannpa, S.A., para el periodo terminado el 31 de diciembre de 2009 las ventas netas al crédito fueron por B/.940,000. El saldo de las cuentas por cobrar al 1 de enero de 2009 fueron por B/.160,000 y B/.140,000 al 31 de diciembre de 2009. Se solicita evaluar las cuentas por cobrar 25 Cuentas por Cobrar Promedio (CCP) CCP (Cuentas por cobar promedio CCI + CCF 2 CCP (Cuentas por cobar promedio 300,000 2 CCP 150,000 26 Rotación de las Cuentas por Cobrar (RCC) RCC (Rotación de las Cuentas por cobar promedio VN (Ventas Netas) CCP (Cuentas por Cobrar Promedio RCC (Rotación de las Cuentas por cobar 940,000 150,000 6.3 veces 27 9
Promedio de días para Cobrar las Cuentas por Cobrar (PCC) PCC (Promedio de dias para Cobrar las cuentas por Cobrar Días del año RCC (Rotación de las Cuentas por PCC (Promedio de dias para Cobrar las cuentas por Cobrar 365 6.3 58 Días 28 Método práctico para estimar la probabilidad de las cuentas incobrables, se basa en la ANTIGÜEDAD de los saldos a cobrar. Se analiza conforme al tiempo que ha estado pendiente de cobro una factura. Algunos programas de contabilidad por computadora analizan la antigüedad de saldos de cliente. 29 Cuentas por Cobrar por antigüedad al 31-Diciembre-2009 (en balboas) DIAS VENCIDOS Total Cliente Cuentas por 1-30 31-60 61-90 90 o Más Cobrar Sermuhasa 2,500.00 2,500.00 Impresores, S.A. 1,850.00 1,850.00 Ventas Todo 1,500.00 1,300.00 2,800.00 Agencias Dos 780.00 1,325.00 2,105.00 Pedro Ardines 1,000.00 500.00 1,500.00 Copión, S.A. 750.00 250.00 1,000.00 Totales 5,750.00 3,650.00 780.00 1,575.00 11,755.00 30 10
Si en periodos contables anteriores se eliminó una cuenta por cobrar y posteriormente es recuperada, el monto se debe reconocer como otros ingresos. Ejemplo: El 31 de diciembre de 2009, se eliminó el saldo del cliente SERMUASA por la suma de 2,500; y el 5 de septiembre de 2010 fue recuperado en su totalidad. Cuál es el registros diario? Fecha Descripción Ref. Débito Crédito 5-Sep-10 Caja general 2,500.00 Otros ingresos 2,500.00 Para registrar el ingreso de efectivo de factura cobrada eliminada 31 11