Proyecto ALFAFUNDA Enfermería GUÍA ADMINISTRATIVO-FINANCIERA Universidad ISALUD Argentina Universidad Pública de Navarra España Università degli studi di Pavia Italia Universidad Peruana Cayetano Heredia Perú Universidad Nueva San Salvador El Salvador Universidad Gran Asunción Paraguay Título Guía administrativo-financiera Actividad 7.4 Proveer plantillas a los socios para la preparación de informes Fecha Mayo 2012 Versión N 1 N de páginas 16 IES responsable ISALUD Difusión Restringido a los socios del proyecto y a la CE. Difusión restringida Versión 1 Mayo 2012
ÍNDICE Objetivo 3 Justificación 3 Destinatarios 3 Plan de Trabajo / Actividades 4 Modificación de actividades y su incidencia presupuestaria 4 El presupuesto. Costos elegibles 5 Reserva de imprevistos 5 Costos administrativos 6 Contabilidad 6 Controles técnicos y financieros 7 Importe final de la financiación 7 Procedimientos administrativos y de gestión Costos de Recursos Humanos 8 8 Costos de Dietas 9 Costos de Viajes 11 Costos de equipos y material 13 Costos de oficina local 13 Otros costos y servicios 14 Difusión restringida Versión 1 Mayo 2012
OBJETIVO Esta Guía tiene por principal objetivo promover una gestión transparente de los recursos del Proyecto ALFAFUNDA Enfermería. La misma pretende sintetizar los aspectos administrativos financieros más sobresalientes del Proyecto para facilitar las actividades de presupuestación, ejecución, facturación, pago, rendición y registro de los costos elegibles presupuestados para cada Institución de Educación Superior (IES). Debe ser considerada un complemento de los Anexos 1, 2, 3, 4 y 5 del Contrato de Participación. JUSTIFICACIÓN La Guía se elabora tomando en cuenta que la entidad beneficiaria de la subvención tiene que justificar ante la Comisión Europea (CE) el cumplimiento de los requisitos y condiciones que determinen la concesión de tal subvención, así como la realización de las actividades y el cumplimiento de la finalidad para la que fue concedida. DESTINATARIOS La presente Guía va dirigida a las Instituciones de Educación Superior (IES) asociadas, a saber: Universidad ISALUD (ISALUD) Universidad Pública de Navarra (UPNA) Università degli studi di Pavia (UNIPV) Universidad Peruana Cayetano Heredia (UPCH) Universidad Nueva San Salvador (UNSSA) Universidad Gran Asunción (UNIGRAN) Dichas entidades son las únicas habilitadas a realizar gastos en el marco del Proyecto ALFAFUNDA Enfermería y que comparten la responsabilidad de la realización de la Acción. Difusión restringida Versión 1 Mayo 2012 3
Plan de Trabajo / Actividades El Plan de Trabajo establece el cronograma de ejecución y el presupuesto de las actividades: indica el/los mes/es correspondiente/es; su duración; los recursos disponibles y las IES responsables de su realización. Su cumplimiento permite al proyecto tener una adecuada distribución temporal y presupuestaria de las actividades durante todo su período de ejecución. Las IES asociadas deben consultar permanentemente el Plan de Trabajo y su presupuesto; para poder realizar a tiempo los ajustes operativos necesarios para garantizar su cumplimiento y lograr los resultados previstos. Debe tenerse en cuenta que una demora en la realización de una actividad puede conducir a una modificación del cronograma y consecuentemente; puede tener efectos sobre el desarrollo de las actividades subsiguientes. Las actividades constituyen el eje central del Proyecto: permiten alcanzar los objetivos y resultados, sobre ellas se asienta el presupuesto y constituyen la base de los informes técnicos. Por lo tanto deben ser desarrolladas conforme a lo establecido en el Plan de Trabajo. Modificación de actividades y su incidencia presupuestaria Existen al menos dos posibles tipos de modificaciones de actividades: Si se trata de un cambio menor en una actividad; que no tiene impacto presupuestario y no afecta sustancialmente el desarrollo de la actividad tal y como fuera prevista. En estos casos las IES asociadas podrán efectuarlos dando aviso previo por escrito a ISALUD. Si se trata de un cambio sustancial que tiene implicaciones presupuestarias; deberá pedirse formalmente autorización a ISALUD por escrito y con una antelación no menor a 30 días de la fecha prevista para la ejecución de la misma. La institución coordinadora evaluará la solicitud y elevará un pedido formal a la CE solicitando autorización para efectuar la modificación presupuestaria. Una vez aprobada formalmente por escrito la modificación podrá ser considerada como un costo elegible. Motivos por los cuales se deberá pedir autorización por escrito a ISALUD: Transferencias entre líneas de una misma partida presupuestaria. Cambios significativos del cronograma, con o sin incidencia en el presupuesto. Cambios significativos en alguna actividad, con o sin incidencia en el presupuesto. Prolongación del plazo de ejecución de las actividades. Cambios en el presupuesto. Solicitud de cambios en el presupuesto: La IES solicitante deberá presentar a ISALUD una solicitud de modificación presupuestaria vía adenda debidamente fundamentada, al menos 30 días antes en que el cambio propuesto deba implementarse. Incluirá la propuesta concreta de cambio y un presupuesto que sustituya al anterior indicando las modificaciones introducidas. Difusión restringida Versión 1 Mayo 2012 4
Importante: Cualquier cambio autorizado por ISALUD que tenga incidencia en el presupuesto no podrá modificar el monto máximo de aporte de subvención que recibe cada IES asociada según consta en su ANEXO II. El presupuesto. Costos elegibles. Los costos elegibles son los gastos efectivamente realizados por la IES en el marco del presente contrato, y que reúnen todos los criterios siguientes: a) Haber sido incurridos durante el periodo de ejecución de la Acción, tal y como se define en el artículo 2 del Contrato de Participación entre la IES e ISALUD; b) Estar indicados en el presupuesto total estimado de la Acción (Anexo 2 al Contrato de Participación); c) Ser necesarios para la ejecución de la Acción objeto de la subvención; d) Ser identificables y controlables; en particular, estar registrados en la contabilidad de la IES y determinados conforme a las normas de contabilidad aplicables del país en el que la IES está establecida, y conforme a las prácticas habituales de contabilidad de costos de la IES y de las especificaciones expresadas en el apartado sobre Contabilidad ; e) Ser razonables, estar justificados y responder a los principios de buena gestión financiera, y, en particular, de economía y de eficiencia. Sin perjuicio de lo dispuesto en el párrafo anterior, serán elegibles, en particular, los siguientes costos directos de la IES siempre que hayan sido incluidos en su presupuesto: a) Los costos del personal asignado a la Acción, correspondientes a salarios reales brutos, incluyendo cargas sociales y otros costos que formen parte de la remuneración; dichos costos no deberán superar los salarios y costos normalmente sufragados por la IES, a menos que se justifique que son esenciales para llevar a cabo la Acción; b) Los gastos de viajes y subsistencia del personal y otros trabajadores que participen en la Acción, siempre que no excedan los salarios y costos normalmente sufragados por la IES; en caso de reembolsos de los costos de subsistencia mediante importes a tanto alzado, éstos no podrán sobrepasar los importes fijados en el Anexo 2, que corresponden a los baremos aprobados por la Comisión Europea en el momento de la firma del Contrato entre la Comisión Europea e ISALUD; c) Los costos de adquisición o alquiler de bienes de equipo o suministros (nuevos o de ocasión) específicamente dedicados a la Acción, y los costos de servicios, siempre que correspondan a los precios de mercado; d) Los costos de bienes fungibles; e) Los costos que se derivan directamente de exigencias del Contrato (por ejemplo, difusión de informaciones, evaluación específica de la Acción, auditorías, traducciones, reproducción, seguros), incluidos los gastos de servicios financieros (en particular, los costos de transferencias y garantías financieras). Reserva de imprevistos El Presupuesto de la Acción prevé una reserva de imprevistos no superior al 5% de los costos Difusión restringida Versión 1 Mayo 2012 5
directos elegibles, que sólo puede ser utilizada previa solicitud de autorización escrita por parte de ISALUD a la CE. Costos administrativos Un porcentaje limitado, que no exceda el 7% del importe total de los costos directos elegibles de la Acción, será elegible en concepto de costos indirectos, que representan los costos administrativos generales de la IES que pueden considerarse destinados a la Acción. La financiación a tanto alzado en relación con los costos indirectos no requiere que se presenten documentos justificativos contables. Los costos indirectos serán elegibles siempre que no incluyan costos asignados a otra partida del presupuesto del Contrato. Los costos indirectos no constituyen un overhead de libre disposición para los socios: Serán elegibles toda vez que se puedan demostrar que estuvieron destinados al proyecto. Las posibles aportaciones en especie, que deben mencionarse por separado, no representan gastos reales y no son costos elegibles. Las aportaciones en especie no pueden ser consideradas tampoco como la cofinanciación por parte de la IES. Los costos del personal asignado a la Acción no se consideran una aportación en especie y pueden ser considerados como cofinanciación en el Presupuesto de la Acción. No se considerarán elegibles los siguientes costos: a) Las deudas y las provisiones para pérdidas o deudas; b) Los intereses adeudados; c) Los costos ya financiados por otro medio; d) Las pérdidas debidas al cambio de divisas; e) Los impuestos, incluido el IVA; f) Créditos a terceras partes. Contabilidad La IES llevará una teneduría de extractos y cuentas precisa y sistemática de la ejecución de la Acción, utilizando una contabilidad adecuada y un sistema de contabilidad de doble asiento, de modo tal que las cuentas y los gastos relativos a la Acción sean fácilmente identificables y verificables. Ello puede lograrse usando cuentas separadas para el Proyecto o asegurándose que los gastos derivados del mismo puedan ser fácilmente identificados y atribuibles en el sistema de contabilidad y gestión de libros contables de la IES. En cualquier caso, la contabilidad de doble asiento puede estar integrada al sistema de contabilidad de la IES o como complemento de la misma. Este sistema de contabilidad se llevará según las modalidades establecidas por las normas y la práctica profesional del propio país. Las cuentas deben indicar con precisión, los intereses devengados por los fondos abonados por ISALUD. Difusión restringida Versión 1 Mayo 2012 6
Controles técnicos y financieros La IES aceptará que la Comisión Europea, la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF), el Tribunal de Cuentas de las Comunidades Europeas y cualquier auditor externo autorizado por ISALUD puedan verificar, examinando documentos o in situ, la ejecución de la Acción y efectuar una auditoría completa, en caso necesario, acerca de los costos declarados por la IES. Estas inspecciones pueden tener lugar dentro de los siete años desde el pago del saldo. La IES acepta que la OLAF, el Tribunal de Cuentas de las Comunidades Europeas y cualquier auditor externo autorizado por ISALUD puedan efectuar controles y verificaciones in situ según los procedimientos previstos por la legislación de la Unión Europea para la protección de los intereses financieros de la Unión Europea contra el fraude y otras irregularidades. A tal efecto, la IES se compromete a dar al personal de la Comisión Europea, de la OLAF, al Tribunal de Cuentas de las Comunidades Europeas, así como a cualquier auditor externo autorizado por ISALUD encargado de las verificaciones señaladas más arriba, un derecho adecuado de acceso a los emplazamientos y locales donde se ejecute la Acción, incluidos sus sistemas informáticos, así como a todos los documentos y bases de datos relativos a la gestión técnica y financiera de la Acción, y a adoptar todas las medidas necesarias para facilitar su trabajo. El acceso por parte del personal de la Comisión Europea, la OLAF, el Tribunal de Cuentas de las Comunidades Europeas y cualquier auditor externo autorizado por ISALUD encargado de las verificaciones previstas más arriba, se efectuará en condiciones de estricta confidencialidad respecto de terceros, sin perjuicio de las obligaciones de derecho público a las que estén sometidos. Los documentos relativos a la Acción y sus respectivos costos, deberán ser fácilmente accesibles y estar clasificados de modo que permitan su examen; la IES deberá informar a ISALUD del lugar preciso donde se encuentran. Importe final de la financiación El importe total que ISALUD debe pagar a la IES no podrá exceder el importe máximo de la subvención fijado en el artículo 3.4 del contrato firmado entre ISALUD y cada IES asociada, ni en términos de importes absolutos ni en el porcentaje de los costos totales estimados de la Acción, correspondientes a la IES. En caso de que al final de la Acción los costos totales sean inferiores al costo total estimado, la aportación de ISALUD se limitará al importe equivalente a los gastos totales finalmente aprobados por la Comisión Europea. La IES acepta que la subvención no puede en ningún caso reportarle un beneficio y que se limita al importe necesario para equilibrar los ingresos y los gastos de la Acción. Sin perjuicio de la posibilidad de resolver el Contrato de conformidad con el artículo 11 del contrato firmado entre ISALUD y cada IES asociada, ISALUD podrá, mediante decisión debidamente motivada, reducir la subvención inicialmente prevista en caso de inejecución, ejecución incorrecta, ejecución parcial o tardía de la Acción por parte de la IES en relación con las condiciones previstas en dicho contrato. Difusión restringida Versión 1 Mayo 2012 7
Procedimientos administrativos y de gestión de costos Costos de Recursos Humanos Para este costo elegible deberá respetarse los perfiles contemplados en el Plan de Trabajo, sus honorarios, carga de trabajo y cronograma de actividades presupuestadas. Su liquidación deberá guardar correlación con los mismos y en concordancia con el Anexo 2. La facturación de este costo elegible podrá hacerse en moneda local. Los costos de personal afectado al proyecto pueden ser considerados como parte de la cofinanciación a cargo de la IES cuando han sido pagados por ella sin utilizar fondos de la subvención. Para el caso que el personal afectado al proyecto pertenezca a la nómina de la IES, se deberá presentar una planilla con las horas efectivamente dedicadas al proyecto por cada mes de trabajo; la actividad desarrollada; el importe de la remuneración pagada desglosando salario bruto, cargas sociales, seguros, y salario neto, todo lo cual será certificado por el responsable de la IES. Para el caso de los perfiles que facturen sus honorarios a la IES, deberán tener en cuenta al momento de realizar su factura: Fecha: deberá indicar día, mes y año de liquidación de honorarios. La misma será a mes vencido de la realización del trabajo. Destinatario: Nombre o razón social de la IES para la que se realiza la actividad. Concepto: En este campo se deberá consignar: honorarios profesionales por (coordinación local; formación en enfermería; diseño curricular; gestión administrativa; otros); para el Proyecto ALFAFUNDA ENFERMERÍA, correspondiente al mes X/ de un total de X meses (para el total de meses se debe consignar el total de meses durante los cuales trabajó el profesional, no los de su carga de trabajo total). El periodo facturado debe respetar el cronograma de actividades pautadas. Firma: deberá estar debidamente firmado y aclarado el nombre y apellido del trabajador. Medios de pago de Honorarios: Con el propósito de brindar la mayor transparencia al proceso de pago, la IES podrá efectuar el pago de honorarios a través de transferencia bancaria o excepcionalmente con cheques propios a favor del profesional que prestó sus servicios. Documentación de control: A modo de control y seguimiento de las actividades presupuestadas y efectivamente realizadas, cada IES deberá llevar los siguientes registros: A. Nómina completa de los perfiles de cada IES que participan en el Proyecto. Curriculum Vitae de cada uno de ellos. Difusión restringida Versión 1 Mayo 2012
B. Planilla de control de honorarios totales. En esta planilla se llevará el control y registro de todos los honorarios pagados mensualmente por la IES (ver Anexo) a cada perfil. C. Planilla de control de carga de trabajo por perfil (Ver Anexo) Archivo de documentación original respaldatoria: Facturas o recibos originales del profesional debidamente firmados Extractos bancarios u otro comprobante de pago, así como los registros contables donde se asiente el pago de las remuneraciones correspondientes al personal incluido en la nómina de la IES. Procedimiento de rendición mensual: La siguiente documentación deberá enviarse mensualmente por mail a Fernanda Castañares (fcastanares@isalud.edu.ar): Copia digitalizada de cada una de las facturas o recibos presentadas a la IES por el profesional. Planilla de control de honorarios totales (B). Asunto del mail: Ejemplo: Rendición Mes x NOMBRE DE LA IES Ítem a rendir Rendición mes 5 ISALUD Honorarios Costos de DIETAS El per diem (o dieta) es el importe diario y máximo por persona que el proyecto, en el ámbito de la subvención concedida por la CE, otorga a los representantes de sus entidades socias (u otros participantes involucrados tales como expertos, consultores, invitados especiales, etc.) cuando una actividad requiere que ellos realicen un viaje. Las dietas contempladas en este Proyecto cubren el alojamiento; los gastos de comida (desayuno, almuerzo y cena); los desplazamientos dentro del lugar de misión (taxis, ómnibus, etc.) y otros gastos menores como telefonía e internet. El transporte de la residencia o domicilio hacia el aeropuerto (y viceversa) así como del aeropuerto al hotel o lugar de reunión (y viceversa), se considera como parte del viaje y no está incluido en la dieta. No estarán incluidos en las dietas los gastos de acompañantes así como tampoco los consumos de mini-bar y otros extras del hotel que correrán por cuenta y cargo del pasajero. Los importes correspondientes a dietas diarias establecidos para cada IES son los barámetros aprobados por la CE para dicho país. En el presupuesto del Anexo 2, cada IES tiene definido las cantidades de días de dietas y el costo unitario de la misma. Orden de dieta: El responsable administrativo financiero de cada IES será el encargado de autorizar el pago de dietas previo a una actividad. Las mismas se harán teniendo en consideración las actividades programadas con sus correspondientes estimaciones de días y costos unitarios. Deberá confeccionar una Orden de Dieta que incluya: Motivo del viaje: nombre de la actividad contemplada en el Plan de Trabajo Difusión restringida Versión 1 Mayo 2012 9
Nombre completo del pasajero Nombre y dirección de la IES a la cual pertenece. Itinerario que realizará, indicando fecha y lugar. Medio de locomoción a utilizar Días totales de la misión Costo diario según presupuesto aprobado Monto total a percibir por las dietas Firma de conformidad y aclaración del pasajero. Medios de pago de Dietas: Con el propósito de brindar la mayor transparencia al proceso de pago, la IES podrá efectuar el pago de dietas a través de transferencia bancaria o excepcionalmente con cheques propios a favor del profesional que realizará el viaje. Documentación de control: A modo de control y seguimiento de las actividades presupuestadas y efectivamente realizadas, cada IES deberá llevar los siguientes registros: Planilla de control de Órdenes de Dietas: consolida los importes totales por Orden. Planilla de registro de rendición de gastos de Dietas. Se registra la siguiente documentación exigida a cada pasajero después de su viaje: Fechas de tarjetas de embarque Importe de la factura de hotel durante su estadía. La factura debe hacerse a nombre de la IES y tienen que coincidir los datos del pasajero y las respectivas fechas de estadía. Serán deducibles de la misma días extras en el hotel; gastos de acompañantes; gastos de mini-bar y otros extras no contemplados en las dietas. Se coteja la asistencia del pasajero con la Planilla de asistencia diaria del evento que deberá estar firmada por este. Archivo de documentación original respaldatoria: Ordenes de dietas originales Tarjetas de embarque Factura original de hotel a nombre de la IES Otros facturas de gastos originales Procedimiento de rendición mensual: La siguiente documentación deberá enviarse mensualmente por mail a Fernanda Castañares (fcastanares@isalud.edu.ar): Planilla de control de Órdenes de Dietas Copia digitalizada de cada una de las Órdenes de Dietas pagadas por la IES al profesional Asunto del mail: Ejemplo: Rendición Mes x NOMBRE DE LA IES Ítem a rendir Rendición mes 5 ISALUD Orden de dietas Difusión restringida Versión 1 Mayo 2012 10
Costos de VIAJES Se entiende por gastos de viaje, los costos generados por el desplazamiento desde el lugar de origen hasta el lugar de destino. Incluye el billete de avión en clase económica más los desplazamientos en transporte público necesarios para el viaje (domicilio-aeropuerto y viceversa). Los billetes de avión se reservarán en clase económica y exclusivamente por el trayecto necesario para realizar la actividad. Salvo excepciones, las llegadas se realizarán el día anterior al evento y las salidas una vez finalizado este o el día posterior. Procedimiento para la gestión de viajes El responsable administrativo de cada IES será el gestor de viajes. El gestor de viaje deberá solicitar 3 presupuestos a tres agencias de viajes. Deberá consensuar con el Coordinador local fechas del evento y listado de participantes. Cada agencia elaborará un presupuesto por escrito basándose en criterios de economía, menor número de escalas intermedias, disponibilidad y urgencia. Las reservas se harán preferentemente en compañías regulares. Una vez elegida la agencia de viaje y aprobado el presupuesto por el gestor de viajes, la agencia se contacta por correo electrónico con el pasajero para informarle el itinerario y solicitarle su conformidad para viajar. En los correos electrónicos de la agencia de viaje al pasajero debe decir el siguiente texto: Adjunto puede encontrar la propuesta de itinerario para su viaje, solicitamos nos indique a la mayor brevedad posible su conformidad para asegurar la disponibilidad del billete aéreo dentro del plazo de reserva y poder instruir la emisión del mismo. Si por causas ajenas al Proyecto, usted no pudiera asistir a esta actividad, y su Institución nombrara a otro participante; el costo del nuevo billete correrá a cuenta de su Organización, dado que estos billetes no son reembolsables. Si el viajero está de acuerdo; la agencia pide autorización al gestor de viajes y con esta emite el billete y lo envía al participante con acuse de recibo y copia al gestor. Deberá informar en el correo un número telefónico para contacto del pasajero. De no recibir respuesta la agencia, enviará otro correo con el siguiente texto: No habiendo recibido respuesta a la primera propuesta, se informa que de no tener respuesta en el plazo de 48 hs a esta comunicación; no se podrá garantizar su viaje. De no recibir respuesta al segundo mensaje la agencia le informa al gestor de viajes para que se ponga en contacto con el participante. Se podrán hacer un máximo de 2 cambios antes de emitir el billete, en un plazo no menor a 10 días hábiles antes del viaje. Si después de emitido el pasaje el viajero o la Institución quiere hacer cambios por causas ajenas al Proyecto, lo hará él mismo corriendo por su cuenta los gastos que se deriven de ello. Planilla de control de Itinerarios El gestor de viaje le enviará a la agencia para su llenado y remisión semanal la Planilla de control de itinerarios para cada evento que incluirá: nombre y apellido del pasajero; país; ciudad de salida; para la ida: fecha, hora y vuelo; llegada a ciudad de destino: fecha y hora; vuelta: fecha, hora vuelo; Difusión restringida Versión 1 Mayo 2012 11
tarifa y observaciones. Adicionalmente el gestor de la Institución completará con 3 campos adicionales: n de factura; noches pagadas por el Proyecto. Facturación de viajes El gestor de viaje de la Institución se encargará de realizar la contratación y pago de los vuelos. La agencia de viajes facturará de forma directa a la Institución que solicitó y aprobó los billetes emitidos. La factura que elaborará la agencia será individual; detallándose el nombre del pasajero, el/los trayecto/os realizados con fechas, la actividad correspondiente y el descuento que se aplica en función de la oferta económica presentada y adjuntando copia del billete. Medios de pago de Dietas: Con el propósito de brindar la mayor transparencia al proceso de pago, la Institución podrá efectuar el pago de viajes a través de transferencia bancaria o excepcionalmente con cheques propios a favor de la agencia. Documentación de control: A modo de control y seguimiento de las actividades presupuestadas y efectivamente realizadas, cada Institución deberá llevar los siguientes registros: Presupuestos de agencia de viajes Planilla de control de Itinerarios por evento Billetes aéreos emitidos Planilla de asistencia diaria firmada (cuando la actividad sea organizada por la misma IES) Archivo de documentación original respaldatoria: Presupuestos originales de agencias de viajes Billetes aéreos emitidos Facturas originales de la agencia de viajes Planilla de asistencia diaria firmada (cuando la actividad sea organizada por la misma IES) Procedimiento de rendición mensual: La siguiente documentación deberá enviarse mensualmente por mail a Fernanda Castañares (fcastanares@isalud.edu.ar): Planilla de control de Itinerarios por evento Copia digitalizada de cada una de las facturas originales de la agencia de viajes Copia digitalizada de Planilla de asistencia diaria firmada Asunto del mail: Ejemplo: Rendición Mes x NOMBRE DE LA IES Ítem a rendir Rendición mes 5 ISALUD Viajes Difusión restringida Versión 1 Mayo 2012 12
Costos de Equipos y Material Compra de equipos y material Cada Institución podrá comprar los equipos contemplados oportunamente en el presupuesto del Anexo II. Previo a la compra deberá solicitar a proveedores legalmente registrados 3 presupuestos de los materiales y/o equipos a adquirir. La justificación del gasto se hará mediante facturas de curso legal. Serán realizadas a nombre de la Institución, en moneda local, con detalle del material o equipo comprado y su importe no podrá exceder el estipulado en el presupuesto. Medios de pago de equipos y material: Con el propósito de brindar la mayor transparencia al proceso de pago, la Institución podrá efectuar el pago de materiales y equipos a través de transferencia bancaria o excepcionalmente con cheques propios a favor del proveedor. Documentación de control: A modo de control y seguimiento de las actividades presupuestadas y efectivamente realizadas, cada Institución deberá llevar los siguientes registros: Presupuestos de proveedores de equipos y materiales Planilla de control de compras de equipos y materiales Archivo de documentación original respaldatoria: Presupuestos originales de proveedores Facturas originales por la compra de materiales y equipos Procedimiento de rendición mensual: La siguiente documentación deberá enviarse mensualmente por mail a Fernanda Castañares (fcastanares@isalud.edu.ar): Copia digitalizada de cada una de las facturas originales por la compra de equipos y materiales. Asunto del mail: Ejemplo: Rendición Mes x NOMBRE DE LA IES Ítem a rendir Rendición mes 5 ISALUD Equipos y Material Costos de Oficina Local Los gastos de alquiler de oficina, materiales fungibles y suministros (electricidad, teléfono, calefacción y mantenimiento) serán elegibles en la medida en que sean identificables y necesarios para el proyecto. Cuando dichos gastos se ocasionen en relación a una conferencia o seminario, deben incluirse en "costes de conferencia y seminarios". Los suministros son costos que por su naturaleza misma no se pueden asignar directamente al proyecto. Por el contrario son costos comunes a todos los centros de costos de una Institución que se distribuyen entre ellos según algún criterio lógico de distribución. Los suministros contemplados para el proyecto y presupuestados en el Anexo 2 representan un porcentaje del costo total de la Institución para cada uno de sus ítems. Compra de bienes fungibles y pagos de otros servicios Difusión restringida Versión 1 Mayo 2012 13
La compra de bienes fungibles como el material de oficina así como los costos incurridos en telefonía y comunicación se harán de acuerdo con el presupuesto del Anexo 2. Estos gastos serán elegibles en la medida en que sean identificables y estén asignados al proyecto. La justificación del gasto se hará mediante facturas de curso legal. Serán realizadas a nombre de la Institución, en moneda local, con detalle de los materiales comprados y su importe no podrá exceder el estipulado en el presupuesto. Los costos de bienes fungibles vinculados a los seminarios o conferencias no deben incluirse en esta rúbrica sino en costos de seminarios y conferencias Medios de pago de bienes fungibles: Con el propósito de brindar la mayor transparencia al proceso de pago, la Institución podrá efectuar el pago de bienes fungibles y otros servicios a través de transferencia bancaria o excepcionalmente con cheques propios a favor del proveedor o efectivo. Documentación de control: A modo de control y seguimiento de las actividades presupuestadas y efectivamente realizadas, cada Institución deberá llevar los siguientes registros: Planilla de control de compras de materiales y pago de otros servicios Archivo de documentación original respaldatoria: Facturas originales por la compra de materiales y pagos de otros servicios Procedimiento de rendición mensual: La siguiente documentación deberá enviarse mensualmente por mail a Fernanda Castañares (fcastanares@isalud.edu.ar): Copia digitalizada de cada una de las facturas originales por la compra materiales y pagos de otros servicios Asunto del mail: Ejemplo: Rendición Mes x NOMBRE DE LA IES Ítem a rendir Rendición mes 5 ISALUD Oficina local Otros Costos Costos de traductores e intérpretes El pago de honorarios por traducción e interpretación se harán de acuerdo con el presupuesto del Anexo 2 y en concordancia con las fechas previstas en el cronograma de trabajo. La facturación de este costo elegible podrá hacerse en moneda local. Los traductores /intérpretes deberán tener en cuenta al momento de realizar su factura: Fecha: deberá indicar día, mes y año de liquidación de honorarios. La misma será con fecha posterior a la realización de su actividad profesional. Destinatario: Nombre o razón social de la Institución para la que se realiza la actividad. Difusión restringida Versión 1 Mayo 2012 14
Concepto: En este campo se deberá consignar: honorarios profesionales por (indicar la actividad específica realizada detallando: la lengua, el número de días, el costo unitario, el costo de equipo técnico y el evento en que realiza su trabajo). Importe: podrá hacerse en moneda local; deberá respetarse el honorario presupuestado en el Anexo 2. Firma: deberá estar debidamente firmado y aclarado el nombre y apellido del traductor/intérprete. Medios de pago de Honorarios: Con el propósito de brindar la mayor transparencia al proceso de pago, la Institución podrá efectuar el pago de honorarios a través de transferencia bancaria o excepcionalmente con cheques propios Documentación de control: A modo de control y seguimiento de las actividades presupuestadas y efectivamente realizadas, cada Institución deberá llevar los siguientes registros: Planilla de control de honorarios de traducción e interpretación. Archivo de documentación original respaldatoria: Facturas originales de los traductores/intérpretes. Material audiovisual de los traductores/intérpretes. Procedimiento de rendición: Una vez concluida la actividad deberá enviarse la siguiente documentación por mail a Fernanda Castañares (fcastanares@isalud.edu.ar): Copia digitalizada de cada una de las facturas originales de los profesionales Asunto del mail: Ejemplo: Rendición Mes x NOMBRE DE LA IES Ítem a rendir Rendición mes 5 ISALUD Traductores e intérpretes Costos de conferencias y seminarios En este subrubro se incluyen gastos directos generados por la organización de un evento específico en costos tales como desayunos/almuerzos y materiales de los participantes. Todos los gastos relacionados con esta partida tendrán que justificarse mediante facturas de proveedores legalmente constituidos que discriminen cada concepto gastado. Para tales servicios/insumos de cada evento programado y presupuestado en el Anexo 2, la Institución deberá solicitar 3 presupuestos a proveedores. Solicitará cotización del servicio específico discriminado por participante. El proveedor seleccionado deberá tener en cuenta al momento de realizar su factura: Fecha: deberá indicar día, mes y año de liquidación del servicio prestado. La misma será con fecha posterior a la realización del evento. Destinatario: Nombre o razón social de la Institución para la que se realiza el servicio. Difusión restringida Versión 1 Mayo 2012 15
Concepto: En este campo se deberá consignar: el servicio prestado (desayuno/almuerzo); la cantidad de raciones discriminadas por cada día del evento; el costo unitario de cada ración y el costo total del servicio. Para los materiales deberá indicar los materiales entregados, la cantidad de kit de materiales entregados, el costo unitario del kit y el costo total. Importe: podrá hacerse en moneda local; deberá respetarse el presupuesto presentado por el proveedor y no excederse de los costos contemplados en el presupuesto del Anexo 2. Medios de pago de servicios de gastronomía: Con el propósito de brindar la mayor transparencia al proceso de pago, la Institución podrá efectuar el pago de los servicios / materiales a través de transferencia bancaria o excepcionalmente con cheques propios a favor del proveedor que prestó el servicio. Documentación de control: A modo de control y seguimiento de las actividades presupuestadas y efectivamente realizadas, cada Institución deberá llevar los siguientes registros: Presupuestos de proveedores Planilla de control de gastos de gastronomía / materiales Se coteja las cantidades de raciones diarias / kit facturadas por el proveedor versus la Planilla de asistencia diaria de los participantes del evento firmada por estos. Archivo de documentación original respaldatoria: Presupuestos de proveedores Factura original del proveedor Planilla de asistencia diaria firmada Procedimiento de rendición mensual: Deberá enviarse la siguiente documentación por mail a Fernanda Castañares (fcastanares@isalud.edu.ar): Copia digitalizada de cada una de las facturas pagadas por la Institución a cada proveedor. Asunto del mail: Ejemplo: Rendición Mes x NOMBRE DE LA IES Ítem a rendir Rendición mes 5 ISALUD Conferencias y Seminarios Difusión restringida Versión 1 Mayo 2012 16