EXAMEN ESPECIAL SOBRE PLANILLAS DE PAGO DE REMUNERACIONES I. INTRODUCCIÓN 1. ORIGEN DEL EXAMEN El Examen Especial sobre Planillas de Pago de Remuneraciones, se realizó en cumplimiento al encargo efectuado por el Despacho de Alcaldía mediante Memorandum Nº 004-2004-A-MSS. La Comisión de Auditoría a cargo del examen especial fue acreditada mediante Memorándum Nº 202-2004-OCI-MSS del 20.Jul.2004, habiéndose producido la renuncia del Jefe de Comisión, por lo que se efectuó un cambio en la Jefatura de dicha Comisión, lo que fue comunicado a la Gerencia Municipal mediante Memorándum Nº 210-2004-OCI-MSS del 02.Ago.2004, asignándose a esta acción de control el código Nº 02-2168-2004-007. 2. NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMEN El presente examen especial obedece a una acción de control no programada de naturaleza administrativa, cuyo objetivo general fue determinar si las Planillas de Pago de Remuneraciones del Personal Nombrado, Contratado y Cesante de la Municipalidad de Santiago de Surco se encuentran adecuadamente sustentadas y si estas fueron elaboradas de acuerdo a la normatividad vigente. Los objetivos específicos fueron los siguientes:
Informe N 006-2004-02-2168 Pág. N 2 - Determinar si el proceso de contratación de personal y pago de remuneraciones se han efectuado en base a la normatividad aplicable y de acuerdo a los contratos suscritos. - Verificar el cumplimiento de la presentación de Declaraciones Juradas de Bienes y Rentas por parte de los funcionarios y servidores públicos al tomar posesión de sus cargos, durante su ejercicio y al cesar los mismos. - Determinar si los mecanismos de control para el pago a pensionistas del Decreto Ley Nº 20530, son adecuados. 3. ALCANCE DEL EXAMEN El examen especial fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas NAGA y Normas de Auditoría Gubernamental NAGU aprobadas mediante Resolución de Contraloría N 162-95-CG de fecha 22.Set.95 y modificadas con Resoluciones de Contraloría 112-97-CG, 141-99-CG y 259-2000-CG de fechas 20.Jun.97, 25.Nov.99 y 07.Dic.2000 respectivamente; y comprendió la revisión y evaluación selectiva de la documentación que sustenta las planillas de pago de remuneraciones del personal nombrado, contratado y cesante de la, por el periodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del 2003. 4. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA ENTIDAD La, es un órgano de gobierno local emanado por la voluntad popular, fue creada mediante Ley N 6644 del 06.Dic.1929; es un órgano de gobierno promotor del desarrollo local, con personería jurídica de derecho público y plena capacidad para el
Informe N 006-2004-02-2168 Pág. N 3 cumplimiento de sus fines; goza de autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su competencia. Su organización y funcionamiento se encuentra normado por la Ley Orgánica de Municipalidades N 27972 y tiene como finalidad representar al vecindario, promover la adecuada prestación de los servicios públicos y el desarrollo integral, sostenible y armónico de su circunscripción. La tiene como objetivos institucionales para el 2004: fortalecer la capacidad de gestión institucional en la administración de los recursos humanos, propiciar el mejoramiento continuo de los servicios mediante el adecuado desarrollo de los procesos internos, promover la mejora de la calidad de vida del vecino y optimizar los resultados económicos y financieros. Para el cumplimiento de sus fines la, se encuentra estructurada orgánicamente de la siguiente manera: - Organos de Gobierno - Organos de Alta Dirección - Organo de Control - Organos de Coordinación - Organos de Asesoría - Organos de Apoyo - Organos de Línea La Sub Gerencia de Personal (antes Unidad de Personal), depende jerárquicamente de la Gerencia de Administración (antes Dirección de Administración y Finanzas), tiene entre otras funciones; programar, organizar, dirigir, coordinar, ejecutar, controlar y evaluar el desarrollo del Sistema de Personal, de acuerdo a los lineamientos y políticas de personal de la Municipalidad y normas presupuestales, técnicas de control y otras
Informe N 006-2004-02-2168 Pág. N 4 relativas al Sistema; formular y proponer a la Gerencia de Administración los proyectos del Cuadro para la Asignación de Personal (CAP) y Presupuesto Analítico de Personal (PAP); administrar los procesos de reclutamiento, selección, contratación e inducción del personal; administrar los programas de bienestar social para el personal con un enfoque de promoción social, educativo y preventivo; planear, coordinar y evaluar los niveles de percepción de los trabajadores respecto a las actitudes y clima laboral en la Municipalidad, e implementar las recomendaciones formuladas; evaluar las propuestas de rotación, promoción, contratación y cese del pesonal, en función del perfil del cargo y competencias del trabajador, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos; administrar y ejecutar los procesos de remuneraciones y estímulos; administrar los procesos de control de asistencia y permanencia del personal; elaborar las planillas de pago, así como expedir certificados y constancias de trabajo; organizar, implementar y mantener actualizados los registros y el escalafón del personal; organizar y ejecutar periódicamente evaluaciones de desempeño laboral, que permitan a la administración, la ejecución de medidas correctivas o de estímulo. La Base Legal está constituida básicamente por: Constitución Política del Perú. Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Municipalidades. Decreto Legislativo Nº 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa del Sector Público. D.S. Nº 005-90-PCM, Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa del Sector Público. Decreto Ley Nº 20530, Régimen de Pensiones y Compensaciones de Servicios Civiles prestados al Estado. Reglamento de Organización y Funciones (ROF), aprobado con Resolución N 590-2002-RASS del 25.Jul.2002, vigente hasta el 31.Dic.2003.
Informe N 006-2004-02-2168 Pág. N 5 Reglamento de Organización y Funciones (ROF), aprobado mediante Ordenanza Municipal N 160-MSS del 06.Nov.2003, que se encuentra vigente a partir del 01.Ene.2004. Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, aprobadas con R.C. Nº 072-98-CG del 26.Jun.98, modificadas mediante R.C. Nº 123-2000-CG del 23.Jun.2000. 5. COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS Durante la ejecución del examen especial, no se aplicó la Norma de Auditoría Gubernamental NAGU 3.60 Comunicación de Hallazgos, aprobada mediante Resolución de Contraloría N 162-95-CG de 22.Set.95 y sustituida en su texto por las Resoluciones de Contraloría N 112-97-CG, 141-99-CG y 259-2000-CG del 20.Jun.97, 29.Nov.99 y 07.Dic.2000 respectivamente, al no haberse determinado hechos que por su naturaleza merezcan ser comunicados como hallazgos de auditoría. 6. MEMORÁNDUM DE CONTROL INTERNO Durante el desarrollo del examen especial se determinaron deficiencias de control interno relacionadas con las actividades que se desarrollan en la Sub Gerencia de Personal en el proceso de elaboración de las Planillas de Pago de Remuneraciones, las cuales fueron reveladas en el Memorándum de Control Interno, el mismo que fue remitido al Gerente de Administración mediante Memorándum N 283-2004-OCI-MSS de fecha 13.Oct.2004, documento que contiene las recomendaciones tendentes a corregir las deficiencias determinadas y fortalecer los controles internos existentes. (Anexo N 01). Sobre el particular, el Gerente de Administración nos remitió el Memorándum Nº 639-2004-GA-GCAR-MSS adjuntando el documento
Informe N 006-2004-02-2168 Pág. N 6 mediante el cual ha dispuesto la implementación de las recomendaciones contenidas en el Memorandum de Control Interno. (Anexo N 02). 7. OTROS ASPECTOS DE IMPORTANCIA Los siguientes son aspectos vinculados con la Sub Gerencia de Personal que por su importancia ameritan ser comentados en el presente Informe: 7.1 Se adoptaron medidas correctivas para mejorar los controles internos en cuanto a la documentación de registro y control de la asistencia del personal, lo cual constituye la base para la elaboración de las Planillas de Pago de Remuneraciones. 7.2 De conformidad con el estado situacional de la implementación de las recomendaciones de los Informes de Auditoría al 30 de junio del 2004, se ha determinado que la Sub Gerencia de Personal no tiene recomendaciones que se encuentren pendientes y/o en proceso de implementación. 7.3 Los pagos por conceptos de remuneraciones efectuados a los funcionarios, personal nombrado y contratado que integran la Planilla de Remuneraciones, se realizaron de acuerdo a las escalas de remuneraciones establecidas por la entidad; asimismo, las retenciones efectuadas a los trabajadores, asi como las aportaciones del empleador sobre las remuneraciones fueron presentadas y pagadas oportunamente dentro de los plazos establecidos. 7.4 De acuerdo a la documentación revisada y evaluada, los mecanismos de control implementados para el pago de pensionistas bajo el Decreto Ley Nº 20530, son razonables.
Informe N 006-2004-02-2168 Pág. N 7 7.5 Los controles internos implementados por la Sub Gerencia de Personal en el proceso de elaboración de las Planillas de Pago de Remuneraciones, son razonables; habiéndose determinado algunas deficiencias, sobre las cuales hemos formulado las correspondientes recomendaciones para la adopción de medidas correctivas, las mismas que se detallan en el Memorándum de Control Interno que se incluye como Anexo Nº 1 en el presente Informe.
Informe N 006-2004-02-2168 Pág. N 8 II. CONCLUSIONES Como resultado del Examen Especial sobre Planillas de Pago de Remuneraciones, se presentan las siguientes conclusiones: 1. Se ha determinado que la Sub Gerencia de Personal ha adoptado medidas para la el mejoramiento de los controles internos en los procesos de elaboración de las Planillas de Pago de Remuneraciones; habiéndose establecido además que de acuerdo al estado situacional de la implementación de las recomendaciones de los Informes de Auditoría, dicha Sub Gerencia no tiene recomendaciones que se encuentren pendientes y/o en proceso de implementación. (Comentarios Nº 7.1 y 7.2 Pág. Nº 6) 2. Se ha determinado que los pagos por concepto de remuneraciones, se efectuaron de conformidad con las escalas remunerativas establecidas por la entidad para los funcionarios y trabajadores integrantes de la Planilla de Remuneraciones; habiéndose efectuado oportunamente los pagos de las retenciones realizadas a los trabajadores, y las aportaciones del empleador sobre las planillas de Remuneraciones, dentro de los plazos establecidos. (Comentario Nº 7.3 Pág. Nº 6) 3. Se ha determinado que los controles internos implementados por la Sub Gerencia de Personal para el proceso de la elaboración de las Planillas de Pago de Remuneraciones de los funcionarios, trabajadores y pensionistas de la Municipaplidad de Santiago de Surco, son razonables. (Comentarios Nº 7.4 y 7.5 Pág. Nº 6 y 7)
Informe N 006-2004-02-2168 Pág. N 9 III. RECOMENDACIONES De acuerdo a lo descrito en los Comentarios y Conclusiones, el Sr. Alcalde deberá disponer las acciones necesarias para la implementación de las siguiente recomendación: AL GERENTE MUNICIPAL: 1. Disponga que el Gerente de Administración ejecute las acciones pertinentes, a fin de lograr la implementación de las recomendaciones contenidas en el Memorándum de Control Interno que se incluye como Anexo Nº 01, y que por su naturaleza a la fecha del presente Informe no hayan sido implementadas, debiendo comunicar a la Oficina de Control Institucional, los resultados de las medidas correctivas adoptadas. (Conclusión Nº 3 Pág. Nº 8) Santiago de Surco, 15 de Octubre del 2004 C.P.C. VICTOR E. ALIAGA ZENTENO Jefe de Comisión C.P.C. JOSE PLASENCIA CARRERA Supervisor C.P.C. ANDRES D. CASILDO MARIÑOS Jefe de la