INTRUCTIVO PARA EL USO DEL MÓDULO DE VACACIONES El módulo de vacaciones del Sistema Informático Integrado de Talento Humano es una herramienta que permitirá el registro, modificación, aprobación y autorización de la planificación anual de vacaciones, por cada servidor; partiendo de un saldo inicial y un saldo disponible de vacaciones resultante del descuento automático de permisos imputables a vacaciones; además su uso será obligatorio para el registro de la solicitud y aprobación de permisos los imputables a vacaciones.
CONTENIDO 1. VALIDACIÓN Y ACCESO AL SITEMA..3 2. DEFINICIÓN DE ROLES DE ACTOR..4 3. PARAMETRIZACIÓN INICIAL (USUARIO DE LA UATH) 4 3.1. PARAMETRIZACIÓN POR ISTITUCIÓN...4 3.2. CARGA INICIAL DE SALDOS DE VACACIONES...5 4. REGISTRO DE FECHA PARA EL CÁLCULO DE VACACIONES.6 5. ASIGNACIÓN DE DELEGADOS PARA AUTORIZACIÓN Y APROBACIÓN DE VACACIONES Y PERMISOS...8 5.1 ASIGANACIÓN DE UNIDADES ADMINISTRATIAS A UN DELEGADO..11 5.2 REASIGNAR DELEGADO O ELIMINAR DELEGADO.13 6. DEFINICIÓN DE PERÍODOS PARA ELABORACIÓN DE CRONOGRAMA DE VACACIONES...14 7. PLAFINICACIÓN DE CRONOGRAMA 15 8. APROBACIÓN DE VACACIONES.16 9. MODIFICAR CRONOGRAMAS.19 10. APROBACIÓN PLAN ANUAL MÁXIMA AUTORIDAD..20 11. REGISTRO DE SOLICITUD DE VACACIONES...21 12. SUSPENSIÓN DE VACACIONES..22 13. APROBACIÓN SUSPENSIÓN DE VACACIONES..22 14. REPROGRAMACIÓN DE VACACIONES (Todos los servidores)..22 2
1. VALIDACIÓN Y ACCESO AL SISTEMA El sistema manejan tres perfiles de usuario, uno es el responsable de la unidad de talento humano, quién tendrá la facultad de establecer los parámetros iniciales bajo los cuales el sistema va ha trabajar. Además de la opción de carga inicial de saldos o saldo histórico de vacaciones que tienen los servidores de la institución. El segundo usuario es el servidor normal que realiza el registro y solicitud tanto de permisos imputables a vacaciones; como el registro de fechas planificadas para sus vacaciones anuales. El tercer usuario con perfil de delegado revisa, aprueba, autoriza o negar los permisos y propuestas de vacaciones planteados por el servidor bajo su responsabilidad. 2. DEFINICIÓN DE ROLES DE ACTOR 3
ACT 01 Responsable de la Unidad de Talento Humano Acciones 1. Parametrización por institución 2. Carga inicial del saldo de vacaciones 3. Registro de fecha para el cálculo de vacaciones 4. Asignación de delegados para autorización y aprobación de vacaciones 5. Definición de períodos para elaboración del cronograma de vacaciones ACT 02 Servidor de la institución Acciones 1. Planificación del cronograma 2. Solicitud de permiso por horas 3. Solicitud de permiso por días ACT 03 Responsable de la Unidad Administrativa Acciones 1. Aprobar vacaciones 2. Visor de permisos 3. Modificar cronogramas 3. PARAMETRIZACIÓN INICIAL 3.1. PARAMETRIZACIÓN POR INSTITUCIÓN Ésta opción le permitirá a al usuario responsable de talento humano parametrizar el sistema para especificar el documento legal que el sistema debe generar para permisos, y desde que día de permiso aplica dicho documento legal, mismo que puede ser un informe o una acción de personal. 4
3.2 CARGA INICIAL DE SALDO DE VACACIONES El usuario responsable de la UATH deberá subir un archivo de carga con el registro de saldo histórico de vacaciones de los servidores. CAMPOS QUE CONTIENE EL ARCHIVO DE CARGA INICIAL Luego de haber seleccionado la opción Carga inicial de saldos, se habilitará la ventana para seleccionar y abrir el archivo. 5
Una vez que se ha realizado la carga inicial se mostrará en pantalla el mensaje Ya existe una carga inicial de saldos de vacaciones. 4. REGISTRO DE FECHA PARA EL CÁLCULO DE VACACIONES El usuario responsable de la UATH utilizará la opción Registro de fecha para cálculo de vacaciones; que consta en su menú de configuraciones, para registrar la fecha a partir de la cual se debe contabilizar 11 meses continuos de trabajo que otorgan por ley 30 días de vacación a cada servidor de la institución. Generar automáticamente la fecha para cálculo de vacaciones en base al archivo de carga inicial; mediante el botón Procesar 6
Una vez que se ha realizado la carga inicial de saldos, se mostrará habilitado el botón Procesar en la pantalla de registro de fecha para cálculo de vacaciones; y al hacer clic sobre éste botón se cargará automáticamente la fecha para el cálculo de vacaciones de todos los servidores; de acuerdo con el archivo de carga inicial. En la pantalla se mostrará un mensaje que muestra el éxito de la operación. El botón Modificar fecha permitirá recuperar la fecha registrada en el archivo de carga inicial, a partir de la cual se contabiliza para el cálculo de las vacaciones y en el caso de nuevos servidores se mostrará la información general del servidor y se habilitarán los campos para el registro de la fecha de ingreso. Para realizar la búsqueda, primero deberá ingresar el número de documento 1 y hacer clic sobre el botón buscar 2 ; y se recuperará en la pantalla la información de servidor. La fecha desde, que se mostrará por defecto es la fecha de ingreso del servidor a la institución o a su vez la última fecha registrada en el archivo de carga inicial de vacaciones (cuando han existido saldos de vacaciones de períodos anteriores); y en caso de aparecer en blanco este campo, se deberá registrar la fecha en que el servidor ingresa a la institución. En este campo se puede corregir la fecha de ingreso del servidor o en el caso de que se haya cortado la continuidad del trabajo por concepto de: salida temporal, suspensión, etc.; es decir, que por cualquier razón se haya interrumpido su permanencia continua en la institución, se deberá registrar en el campo fecha hasta ; la fecha de salida (en caso de salida del servidor) y luego guardar el registro. 7
Cuando el servidor reingresa a la institución se ingresa nuevamente en esta pantalla para registrar la nueva fecha desde, a partir de la cual se reiniciará el cálculo de los 11 meses para acreditación de 30 días de vacaciones al servidor. Si usted realiza la búsqueda de un servidor del cual no se registró el saldo disponible en el archivo de carga inicial, se mostrará un mensaje que indica El servidor no se encuentra. 5. ASIGNACIÓN DE DELEGADOS PARA AUTORIZACIÓN Y APROBACIÓN DE VACACIONES Y PERMISOS El usuario responsable de la UATH utilizará está opción para asignar los responsables de autorizar y aprobar permisos y vacaciones por cada unidad administrativa 8
Búsqueda de la Unidad y el puesto de Delegado para otorgar facultades de autorizar y aprobar permisos y vacaciones Una vez que se haga clic sobre el botón Buscar Delegado, se habilitará una ventana para la selección de la unidad, del cargo y del servidor que será designado como delegado responsable de autorizar y aprobar permisos y vacaciones. Al hacer clic sobre la flecha que está sobre a cada una de las carpetas se irá desagregando el árbol hasta llegar a la unidad que corresponde y luego de seleccionar la unidad deberá dar clic sobre el botón aceptar. NOTA: Es importante aclarar que para asignar un delegado se llega únicamente al nivel de Dirección; esto debido a que se maneja una estructura orgánica por proceso y de 9
acuerdo a la estructura organizacional todas los dependientes de una Dirección estarán bajo el mismo delegado. Luego de hacer clic sobre el botón Aceptar se desplegará el listado de cargos que tiene la Dirección. Al seleccionar un cargo del listado, se habilitará una ventana en la cual deberá seleccionar a la persona que será delegado para autorizar permisos y aprobar vacaciones. Luego de recorrer la barra de desplazamiento deberá hacer clic sobre la etiqueta Puesto/Contrato. 10
En la pantalla delegados para autorizaciones y aprobaciones de permisos y vacaciones, se mostrará la información correspondiente a: régimen de personal, partida presupuestaria general e individual, unidad administrativa; el puesto y los datos del servidor que hará las funciones de delegado. 5.1. Asignación de Unidades Administrativas a un Delegado Para seleccionar la unidad o unidades administrativas a las cuales el servidor será asignado como delegado, deberá hacer clic sobre el icono. 11
En la ventana de la Estructura Orgánica se deberá ubicar la dirección que se asignará al delegado y luego deberá hacer clic sobre el botón Agregar. En la pantalla de delegados se desplegarán las unidades administrativas correspondientes a la dirección y los casilleros de verificación sobre los cuales deberá hacer clic para atorgar a uno o varios delegados las atribuciones de: Aprobar permisos, Autorizar permisos, Aprobar plan de vacaciones y Autorizar vacaciones. 12
Luego deberá hacer clic sobre el botón Guardar delegaciones y en pantalla se mostrará el mensaje 5.2 Reasignar delegado o Eliminar Una vez que se ha designado el delegado, se muestra en la pantalla el registro de delegados actuales y se presentan las opciones para reasignar delegado y eliminar delegado. Al hacer clic sobre el botón reasignar se abrirá la ventana de la estructura orgánica para la búsqueda de la unidad, puesto y servidor que será asignado como delegado en reemplazo del delegado principal. Se deberá hacer clic sobre el botón aceptar y se recuperarán las unidades de la Dirección para la búsqueda del puesto y el servidor. 13
El procedimiento para seleccionar el servidor que será asignado como delgado es el mismo. Una vez seleccionado se mostrará en la pantalla de delegados la información del servidor y se deberá vistear sobre los casilleros para otorgar las facultades de aprobar y autorizar tanto para vacaciones como permisos. Finalmente se deberá hacer clic sobre el botón Guardar delegados y se mostrará el mensaje de confirmación 6. DEFINICIÓN DE PERÍODOS PARA ELABORACIÓN DE CRONOGRAMA DE VACACIONES El responsable de la UATH, mediante la opción definir períodos para elaboración del cronograma será posible para el responsable de la UATH; definir los parámetros delimitando las fechas inicio y fin para la elaboración del cronograma de vacaciones y el número de días para envío de alertas. Además se podrá modificar los parámetros al hacer clic sobre la etiqueta Seleccionar. 14
Una vez que se han registrado el período para elaboración del cronograma y el envío de alertas, se deberá seleccionar el botón de guardar y el sistema mostrará mensajes que indican el éxito del registro y envío de correos a los responsables. 7. PLAFINICACIÓN DE CRONOGRAMA (usuario servidor de la institución) Esta opción permite a todos los servidores registrar un rango de fechas y planificar sus vacaciones anuales. Deberá seleccionar la opción Plan Anual de vacaciones y dentro del submenú que contiene; la opción Planificación. Ingresará a la pantalla Planificación del cronograma de vacaciones, en la cual se recupera la información del servidor: número y tipo de documento, nombres del servidor, unidad administrativa, el saldo de vacaciones a la fecha y la fecha en la cual se acreditarán 30 días más al saldo de vacaciones. 15
Para crear un nuevo cronograma de vacaciones deberá hacer clic sobre el botón Nuevo cronograma; en la pantalla se habilitará una ventana para el ingreso de fechas de inicio y finalización que deberán ser seleccionadas del calendario. Una vez registradas las fechas deberá hacer clic sobre el botón Agregar cronograma y se mostrará en la pantalla el mensaje que indica que el cronograma ha sido registrado exitosamente. 8. APROBACIÓN DE VACACIONES (opción del jefe inmediato) 16
La opción Aprobación de vacaciones dentro del menú de vacaciones, permite al delegado asignado para aprobación y autorización de vacaciones; según las atribuciones asignadas previamente. Al ingresar a la pantalla principal recuperará el listado de cronogramas remitidos por unidad o dirección. 17
Al hacer clic sobre el icono podrá visualizar el calendario Dispondrá de las opciones para la aprobación y para modificación de cronogramas. Una vez seleccionada la opción de aprobar se habilitará la ventana solicitando confirmación de la acción de aprobación. Luego de hacer clic sobre el botón Si se mostrará en la pantalla el mensaje de aprobación indicando que el cronograma ha sido aprobado exitosamente y se enviarán los correspondientes mensajes al mail del servidor, funcionario de la UATH y jefe inmediato. 18
Una vez que se han aprobado los cronogramas se habilita el botón al hacer clic sobre éste botón se enviará el mensaje de aprobación de cronograma al mail del servidor y en la pantalla se mostrará en estado de Enviado. 9. MODIFICAR CRONOGRAMAS Una vez que se ha seleccionado la opción de modificar se habilitará la ventana solicitando confirmación de la acción de modificación de cronograma. Luego de hacer clic sobre el botón Si se mostrará en la pantalla un mensaje indicando que el cronograma seleccionado deberá ser modificado y se enviarán los correspondientes mensajes al mail del servidor, funcionario de la UATH y jefe inmediato. 10. APROBACIÓN PLAN ANUAL MÁXIMA AUTORIDAD La máxima autoridad de la institución tendrá habilita la opción para la aprobación del plan anual de vacaciones remitido desde todas las Direcciones. 19
El sistema facilita a la máxima autoridad la opción para Ver el listado de unidades administrativas que no han enviado el plan anual de vacaciones; así como la opción para enviar una alerta a dichas unidades. Una vez que ha sido remitido el plan anual por parte de todas las unidades, la autoridad máxima dispondrá de botones para Ver, modificar, y aprobar el plan anual de las distintas unidades administrativas. 11. REGISTRO DE LA SOLICITUD DE VACACIONES La opción para que los servidores puedan solicitar las vacaciones se activará 45 días antes de un período inicial de vacaciones cuyo plan ha sido aprobado. Deberán acceder todos los servidores de la institución por la opción solicitud que se encuentra contenida dentro del submenú Vacaciones. 20
12. SUSPENSIÓN DE VACACIONES (registrado por el propio servidor o por el jefe inmediato) El sistema ofrece opciones para la suspensión de las vacaciones en curso; es decir cuando el servidor mientras está gozando del período de vacaciones, se ve en la necesidad de retornar antes de la terminación del período. El jefe inmediato o delegado también tendrá disponible dentro del submenú de vacaciones la opción suspender vacaciones jefe. Será requisito fundamental que el servidor se encuentre en período de vacaciones para que pueda solicitar la suspensión. Esto tanto para el servidor como para el jefe inmediato. 13. APROBACIÓN SUSPENSIÓN DE VACACIONES (jefe inmediato) El jefe inmediato o delegado recibirá en bandeja de entrada todas las solicitudes de suspensión de vacaciones enviadas por los servidores de la institución. Para acceder a la bandeja de suspensiones para ser aprobadas, deberá ingresar por la opción Aprobación suspensión vacaciones, disponible en el menú de jefe o delegado para aprobación de vacaciones. 14. REPROGRAMACIÓN DE VACACIONES (todos los servidores) Todos los servidores de la institución tendrán habilitada la facultad para reprogramar las vacaciones por motivos como: plan de vacaciones no aprobado o suspensión de vacaciones aprobada. Para que se pueda realizar la reprogramación de vacaciones es necesario que exista un plan de vacaciones registrado previamente por el servidor o funcionario. 21