Secretaría de Fiscalización Entrega y Recepción de la Administración Pública Municipal 2011-2013 M.A.P. Flor Alicia Zamora Pozos Junio de 2013
Marco General del Proceso de Entrega y Recepción Quejas respecto a una deficiente entrega en 2011 Acuerdo que derivó en Reforma a la Ley Orgánica del Municipio Libre Comités de Entrega y de Recepción Capacitación a autoridades salientes y electas Proceso obligatorio de transición, con la revisión de documentos previo a la instalación del Ayuntamiento Las reglas cambiaron
Reforma al Título Noveno de la Ley Orgánica del Municipio Libre I. Introducción II. III. Marco Legal Esquema del Proceso IV. Lineamientos para el Cierre de Operaciones Municipales 2011-2013 V. Información para la Entrega y Recepción
Reforma al Título Noveno de la Ley Orgánica del Municipio Libre Introducción Modelo de Acta para la Entrega y Recepción Anexos 23 Cédulas Descriptivas 42 Formatos 7 Reportes 1 Formato de Evaluación
Objetivos Específicos Propiciar la oportunidad trabajo paulatino sin menoscabo de las actividades cotidianas de los Ayuntamientos. Establecer las responsabilidades de los servidores públicos promover la aportación adecuada y puntual de documentos Apoyar a los servidores públicos municipales en el cumplimiento de las disposiciones jurídicas... Propiciar la calidad y confiabilidad de la información.. previo análisis, conciliación, consolidación, verificación y/o actualización de la misma. Impulsar un verdadero proceso de transición gubernamental, al establecer las acciones y mecanismos de coordinación entre las autoridades salientes y entrantes, en un ejercicio responsable y democrático.
Comités de Entrega y Recepción Comité de Entrega Comité de Recepción Presidente Municipal (Presidente) Síndico (Vicepresidente) Regidores, Tesorero y Titulares de Área (Vocales) Titular del Órgano Interno de Control (Secretario Técnico) Presidente Municipal Electo (Presidente) Síndico (Vicepresidente) Personas designadas por el Presidente Municipal Electo Una vez expedidos los Lineamientos y la Guía para el Proceso de Entrega y Recepción Una vez declarado electo el nuevo Ayuntamiento por la autoridad competente
Comité de Entrega Presidente Municipal (Presidente) Síndico (Vicepresidente) Regidores, Tesorero y Titulares de Área (Vocales) Titular del Órgano Interno de Control (Secretario Técnico) Responsabilidades 1. Coordinar: Integración de documentos. Conciliación Consolidación Verificación de resultados y en general de la gestión municipal. 2. Definir estrategias de coordinación interna. 3. Establecer mecanismos de trabajo. 4. Tomar decisiones y las acciones necesarias para la adecuada entrega.
Presidente Municipal (Presidente) Comité de Entrega Síndico (Vicepresidente) Regidores, Tesorero y Titulares de Área (Vocales) Titular del Órgano Interno de Control (Secretario Técnico) Responsabilidades del Secretario Técnico 1. Convocar reuniones mensuales de junio a diciembre. 2. Verificar avances y cumplimiento de disposiciones jurídicas y administrativas e informar al Comité. 3. Emitir recomendaciones. 4. Levantar Actas. 5. Dar seguimiento a los acuerdos, avances y recomendaciones. 6. Turnar copias de los documentos a la Secretaría de Fiscalización.
Comité de Recepción Responsabilidad Revisar la información y la integración de documentos relativos al proceso de entrega y recepción. Presidente Municipal Electo (Presidente) Síndico (Vicepresidente) Personas designadas por el Presidente Municipal Electo
Esquema del Proceso Junio-Julio Emisión de Lineamientos y de la Guía para el Proceso de Entrega y Recepción. Capacitación. Integración de Comités de Entrega. Integración documental en materia de organización, planeación, marco regulatorio y situación legal, administrativa, de obra pública y transparencia. Primera Etapa 1. Emisión de Lineamientos y de la Guía para el Proceso de Entrega y Recepción. 2. Capacitación. 3. Integración de Comités de Entrega. 4. Integración documental en materia de: Organización. Planeación. Marco regulatorio y situación legal. Documentación administrativa. Obra pública. Transparencia.
Agosto-Septiembre Segunda Etapa Integración documental de tipo financiero, control y fiscalización y de compromisos institucionales. Actualización de documentos integrados en la primera etapa. Corte al 30 de septiembre. 1. Integración documental de tipo: Financiero. Control y fiscalización. Compromisos institucionales. 2. Actualización de documentos integrados en la primera etapa. 3. Corte al 30 de septiembre.
1. Realización en octubre de un ejercicio o ensayo Octubre-Diciembre de entrega, con información actualizada al mes de septiembre.. 2. Integración. de Comités de Recepción... 3. Capacitación a autoridades electas... Primera Etapa Segunda Etapa 4. Proceso de transición: revisión del expediente de entrega por parte de las autoridades entrantes y salientes. 5. Actualización e integración definitiva de documentos al 31 de diciembre. Realización en octubre de un ejercicio o ensayo de entrega, con información actualizada al mes de septiembre. Integración de Comités de Recepción. Capacitación a autoridades electas. Proceso de transición: revisión del expediente de entrega por parte de las autoridades entrantes y salientes. Actualización e integración definitiva de documentos al 31 de diciembre. Tercera Etapa
Emisión de Lineamientos y de la Guía para el Proceso de Entrega y Recepción. Capacitación. Integración de Comités de Entrega. Integración documental en materia de organización, planeación, marco regulatorio y situación legal, administrativa, de obra pública y transparencia. Primera Etapa Segunda Etapa Integración documental de tipo financiero, control y fiscalización y de compromisos institucionales. Actualización de documentos integrados en la primera etapa. Corte al 30 de septiembre. Realización en octubre de un ejercicio o ensayo de entrega, con información actualizada al mes de septiembre. Integración de Comités de Recepción. Capacitación a autoridades electas. Proceso de transición: revisión del expediente de entrega por parte de las autoridades entrantes y salientes. Actualización e integración definitiva de documentos al 31 de diciembre. Tercera Etapa Entrega y Recepción El Síndico entrante levantará acta circunstanciada con especificación de anexos, proporcionando copia a los participantes.
Comisión Especial Formada por el Tesorero, Director de Obras y Contralor Municipal 1. Analizar el expediente y anexos. 2. Formular un Dictamen (15 días). 3. Someter a consideración del Ayuntamiento el Dictamen (15 días). 4. Solicitar a ex servidores públicos aclaraciones o información adicional. 5. Emitir Acuerdo en vía de opinión y remitir al Congreso copia del expediente de entrega y recepción (15 días) para efecto de revisión de cuentas públicas. Las cuentas y responsabilidades del Ayuntamiento serán revisadas por el siguiente, durante el primer año de su ejercicio, para los efectos legales a que haya lugar. (Art. 110 de la L.O.M.L.)
Lineamientos para el Cierre de Operaciones Municipales 2011-2013 Tienen como propósito orientar la conclusión paulatina de las actividades, señalando criterios técnicos y disposiciones administrativas, que promueven el orden y la transparencia en el manejo de los recursos financieros, humanos, materiales y técnicos. Son asimismo un apoyo a la toma de decisiones de las autoridades y los funcionarios municipales responsables de la entrega. PREVISIÓN
SERVICIOS PERSONALES Servicios Personales 25 de Jun. Suspensión de contrataciones, excepto sustituciones 23 de Sept. Integración de personal comisionado a su centro de trabajo o efectuar readscripciones 25 de Sept. Plantilla actualizada, conciliada con nómina y acorde a estructura 13 de Dic. Liquidación de sueldos, prestaciones, gratificación anual, etc. Después del 23 de septiembre no podrán realizarse movimientos de personal. Deberá respetarse estrictamente el calendario y compromisos de pago de nómina y terceros institucionales, para evitar pasivos en estos conceptos. Dar seguimiento a juicios laborales, estimar y registrar los pasivos contingentes. Presentar comprobantes de pagos de obligaciones fiscales, o en su caso registrar la previsión correspondiente.
MATERIALES, SUMINISTROS Y SERVICIOS GENERALES Materiales y Suministros 25 de Jun. Conclusión de procedimientos de adquisición o enajenación de bienes y contratación de servicios 26 Jun. al 29 Nov. Adquisiciones extraordinarias para atender necesidades emergentes Servicios Generales 25 de Jun. Actualización de resguardos y movimientos del parque vehicular 29 de Nov. Limite de servicios y trámites de pago de mantto. preventivo o correctivo 13 de Dic. Concentración de vehículos oficiales 26 de Ago. Conclusión de servicios de conservación y mantenimiento de instalaciones y edificios 23 de Sept. Liquidación de servicios de conservación y mantenimiento de instalaciones y edificios 26 de Ago. Límite de contratación o cambios de servicios básicos
ACTIVO FIJO Y ALMACENES Almacén 15 de Nov. Último suministro de papelería y consumibles de cómputo, previsiones 31 de Dic. Activo Fijo 1 de Jul. Inicio del último levantamiento físico de inventario de bienes muebles 23 de Sept. Registro de activo fijo conciliado vs. cuenta de patrimonio. Actualización por obra pública
PROCESOS PRESUPUESTALES Procesos Presupuestales 15 de Ago. Límite para modificaciones programáticas o presupuestales de obras o acciones 30 de Ago. Cancelación de disponibilidades financieras no comprometidas o ejercidas 23 de Sept. Conciliación del avance presupuestal y soporte de movtos. presupuestales autorizados 29 de Nov. Presentación de Programas Operativos Anuales y sus Informes de Avances 15 de Ago. Límite para transferencias programáticopresupuestales de inversión pública 23 de Sept. Límite para trámite de transferencias y recalendarizaciones presupuestales 23 de Sept. Límite para cancelación de afectaciones presupuestales comprometidas no devengadas
INVERSIÓN PÚBLICA Inversión Pública 25 de Jun. Autorización estudios, proyectos obras o acciones. No rebasar el 31 Oct. 23 de Sept. Límite recepción documentos de pago en Tesorería para ensayo 31 de Oct. Límite para conclusión de obras y acciones para finiquito oportuno 29 de Nov. Límite recepción documentos de pago en Tesorería, cierre definitivo 28 de Jun. Anticipos de 2011 y 2012 amortizados o reintegrados 29 de Nov. Anticipos de 2013 amortizados o reintegrados o expedientes para recuperar 30 de Junio Expedientes de obras o acciones de 2011 y 2012 29 de Nov. Expedientes de obras o acciones 2013 debidamente integrados 23 de Sept. Informes Periódicos para Ensayo de Entrega 29 de Nov. Informe Final para cierre definitivo 29 de Nov. Informe saldos convenios fed. no devengados, para cuentas productivas.
CAJA Y BANCOS E INVERSIONES Caja Hasta el 13 de Dic. Trabaja normalmente 13 de Dic. Deja de Operar cuenta bancaria de ingresos Del 14 al 31 Dic. Depósito diario en cuenta bancaria temporal y registro diario 14 al 31 de Dic. No realiza pagos ni cambio de cheques con recursos recaudados 31 de Dic. Depósito de los ingresos recaudados en este día Bancos e Inversiones 23 de Sept. Recepción de documentación trámite de pago para ensayo 30 de Sept. Conciliaciones bancarias depuradas para ensayo 29 de Nov. Recepción de documentación trámite de pago para cierre definitivo 13 de Dic. Cancelación y registro en pasivo de cheques no entregados 30 de Dic. Cancelación de firmas de servidores públicos que manejan cuentas bancarias
CUENTAS POR COBRAR Y PASIVO Cuentas por Cobrar 23 de Sept. Saldos de recaudación depurados y conciliados para ensayo 29 de Nov. Comprobación o reintegro de los recursos sujetos a comprobar (operativos) 29 de Nov. Fecha límite para la aplicación o recuperación de anticipos 13 de Dic. Límite recuperación depósitos en garantía 30 de Dic. Comprobación, reintegro y cancelación de sujeto a comprobar final Pasivos y obligaciones 23 de Sept. Contabilizar como pasivos las obligaciones pendientes de pago 30 de Sept. Conciliación de saldo de Deuda Pública. Actualización mensual 29 de Nov. Liquidación de depósitos recibidos en garantía 23 de Sept. Integración del saldo de las cuentas de Impuestos y Retenciones por pagar
MEDIDAS PARA EL CIERRE FINAL Recaudación 13 de Dic. Apertura de cuenta de ingresos temporal Del 14 al 31 de Dic. Depósitos y registros diarios 31 de Dic. Establecer horarios de operación de caja 31 de Dic. Depósito mismo día 31 de Dic. Emisión de Información Financiera Gasto 29 de Nov. Límite de recepción de solicitudes de pago y documentación soporte Del 1 al 13 de Dic. Pago de compromisos y servicios programados 15 de Dic. Expedición de cheque para cubrir gastos mínimos del 16 al 30 de Dic. 30 de Dic. Cancelación de la cuenta de deudores diversos y registros
NATURALEZA DE LA INFORMACIÓN TIPO No. INFORMACIÓN FORMATO A COMPLEMENTAR DOCUMENTO EXISTENTE REPORTE DE SISTEMA RESPONSABLE DE LA INTEGRACIÓN Organización: 1.1 Organigrama Autorizado Tesorería, Oficialía Mayor o equivalente 1.2 1.3 2.1 Relación de Manuales Administrativos Relación de Entidades Paramunicipales Planeación: Plan Municipal de Desarrollo 2011-2013 Todas las Áreas Secretaría Presidencia 2.2 Programas Municipales 2011-2013 Presidencia 2.3 2.4 Programa Operativo Anual 2013 Informes de Avance del Programa Operativo Anual 2013 Tesorería, Oficialía Mayor o equivalente Tesorería, Oficialía Mayor o equivalente 2.5 Propuestas de Inversión de Obras y Acciones 2011-2013 Tesorería o Dirección de Obras 2.6 Registros Trimestrales de Avances Físicos y Financieros 2013 Dirección de Obras 2.7 Cierres de Ejercicio 2011-2013 Dirección de Obras Informes de las Comisiones del Ayuntamiento 2.8 Regidores
FORMATO PARA EVALUACIÓN DE AVANCES FORMATO DE EVALUACIÓN DE AVANCES DEL PROCESO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN AVANCE (1) INTEGRACIÓN DEL COMITÉ DE ENTREGA 31 Mayo 2013 PRIMERA ETAPA AL 31 DE JULIO Organigrama Autorizado 0-50% 51-80% 81-100% ORGANIZACIÓN Relación de Manuales Administrativos Relación de Entidades Paramunicipales Plan Municipal de Desarrollo 2011-2013 Programas Municipales 2011-2013 Programa Operativo Anual 2013 PLANEACIÓN Informes de Avance del Programa Operativo Anual 2013 Propuestas de Inversión de Obras y Acciones 2011-2013 Registros Trimestrales de Avances Físicos y Financieros 2013 Cierres de Ejercicio 2011-2013 Informes de las Comisiones del Ayuntamiento Relación de Libros de Actas de Cabildo 2011-2013 Relación de Acuerdos de Cabildo Pendientes de Cumplir MARCO REGULATORIO Y SITUACIÓN LEGAL Relación de Actas del Consejo de Desarrollo Municipal Relación de Juicios en Proceso Promovidos por el Ayuntamiento Relación de Juicios en Proceso Promovido en Contra del Ayuntamiento Relación de Contratos, Convenios o Acuerdos