MANUAL DE USUARIO MACRO DE LLENADO DEL ANVERSO DE FORMULARIOS Ca-06 AGOSTO 2009
1. INTRODUCCION El INEC se encuentra actualmente inmerso en el proceso del VI Censo de Población y VII de Vivienda 2010. Una de las grandes actividades de este proceso es la Elaboración de Cartografía Digital y dentro de esta actividad tenemos la Generación de Cartografía Digital Área Dispersa. Los principales productos de la Cartografía Digital Área Dispersa son: Mapas Parroquiales y Formularios Ca-06 digitales. Los Formularios Ca-06 digitales son documentos compuestos de dos partes: en su anverso se encuentra un resumen de los datos del Precenso y en su reverso se encuentra un mapa que sirve para ubicar las viviendas de las localidades. Digitalmente, el anverso de los Formularios Ca-06 es un archivo Excel 2007 (extensión.xlsx) que debe llenarse con los datos del resumen del precenso de cada localidad y con la descripción de los vértices que limitan el sector censal al que pertenecen. 2. OBJETIVO El objetivo de la macro desarrollada por el Equipo Coordinador de Digitalización Cartográfica de Administración Central para las Direcciones Regionales, es facilitar y agilizar el llenado de los datos del anverso de los Formularios Ca-06 digitales. El llenado del anverso del Formulario Ca-06 se puede realizar utilizando el Excel 2007, pero debido al formato del mismo, este proceso se vuelve lento y tedioso. Para resolver este problema, se desarrolló una macro en lenguaje Visual Basic Script que utiliza objetos de Excel 2007, con el fin de que el proceso de llenado sea más seguro y rápido. La macro presenta un formulario electrónico que contiene una serie de validaciones que asegura que los datos sean consistentes, además al terminar el llenado, traslada los datos al formato estándar requerido por los Formularios Ca-06. 3. ALCANCE La macro de llenado del anverso de los Formularios Ca-06 tiene el siguiente alcance: Es un programa que facilita y hace más rápido el llenado de los datos del anverso de Formularios Ca-06. Es un programa que está probado y verificado, únicamente en la plataforma Windows XP Service Pack 2 y en Excel 2007. No se ha probado y por lo tanto no se garantiza su funcionamiento en la plataforma Windows Vista o en versiones más antiguas de Excel como Excel 2003 o anteriores. La macro de llenado del anverso de los Formularios Ca-06 NO ES: El programa no es un sistema de ingreso de datos El programa no genera una base de datos El programa no permite búsqueda o consulta de Formularios Ca-06 llenados. El programa no permite impresión de Formularios Ca-06. El producto de la macro son archivos de Excel 2007 (.xlsx) que pueden ser impresos como cualquier archivo de Excel. 1
4. ENTRADA Y SALIDA DE LA MACRO 4.1. Entrada Para ejecutar la Macro de llenado del Anverso de Formularios Ca-06 hacemos doble click en el ejecutable MacroCa-06_v1.0.xlsm. Este ejecutable lo podemos ubicar en cualquier directorio pero de preferencia lo ponemos en el escritorio (desktop). Como se muestra a continuación. Al ejecutar el programa se presentara una pantalla de inicio la cual se muestra a continuación. 2
Opciones Se debe hacer click en el botón Opciones, en la parte superior central Se presenta la siguiente pantalla: Se debe elegir la opción Habilitar este contenido y hacer click en el botón Aceptar. 3
Luego esta pantalla se cierra y regresamos a la pantalla anterior, donde se debe hacer click en el botón Continuar. Se presenta la siguiente pantalla: Se debe hacer click en el botón Aceptar. Se nos presenta un formulario electrónico para iniciar el ingreso de la información. 4.2. Salida Para salir de la Macro de llenado del Anverso de Formularios Ca-06, hacia el sistema Operativo Windows se debe hacer click en el botón Salir. 5. COMPONENTES DEL SISTEMA Al ingresar a la Macro se presenta la pantalla principal. Se compone de los siguientes elementos: En la parte superior, se encuentran los datos de la Ubicación Geográfica. En la parte central se encuentran los datos del Resumen de Viviendas y Población del Sector Disperso, por Localidades En la parte inferior izquierda, se encuentran los Datos de los Integrantes del Equipo de Campo que realizan la Actualización Cartográfica y Precenso y además una descripción de cuál es la mejor vía para llegar al sector. En la parte derecha, se encuentra la Descripción de Límites del Sector 4
UBICACIÓN GEOGRAFICA RESUMEN DE VIVIENDAS Y POBLACION LIMITES DEL SECTOR DISPERSO DATOS DEL PERSONAL DE CAMPO COMO LLEGAR AL SECTOR DISPERSO
6. USO DE LA MACRO A continuación describiremos primero los elementos del Formulario Electrónico en detalle, las validaciones que se realizan y como llenarlos. 6.1. Ubicación Geográfica COMBO BOX 1 COMBO BOX 2 COMBO BOX 3 CUADRO DE TEXTO 1 La sección de Ubicación Geográfica se ubica en la parte superior y está compuesta por tres combo box o cuadros combinados. En el combo box 1, seleccionamos la provincia a la que pertenece el formulario Ca-06 que estamos ingresando. El cuadro de texto adjunto se llena con el código de la provincia seleccionada. En el combo box 2, seleccionamos el cantón de entre los cantones de la provincia seleccionada en el combo box 1. El cuadro de texto adjunto se llena con el código del cantón seleccionado. En el combo box 3, seleccionamos la parroquia a la que pertenece el Ca-06 que estamos ingresando. Solo nos aparecen las parroquias del cantón seleccionado con el combo box 2. El cuadro de texto adjunto se llena con el código de la parroquia seleccionada. En el cuadro de texto 1, llenamos con el nombre del Sector Disperso. Se debe llenar con mayúsculas. De todas maneras la Macro transforma automáticamente en mayúsculas. En el cuadro de texto adjunto se debe ingresar el código del sector, con 3 dígitos. 6.2. Resumen de Viviendas y Población La sección de Resumen de Viviendas y Población se ubica en la parte central y está compuesta por un Grid o conjunto de celdas. Cada fila del Grid corresponde a un registro de las localidades del sector disperso a ingresar. Cada registro de la localidad tiene los siguientes campos a llenar: Número de localidad (secuencial de la localidad) Número de viviendas particulares ocupadas Número de viviendas particulares desocupadas Número de viviendas particulares en construcción Número de viviendas particulares temporales Número de viviendas colectivas Total (campo calculado del total de viviendas) Número de habitantes de la localidad Observaciones (es opcional)
La Macro valida que los valores ingresados en los campos de número sean del tipo numérico, caso contrario presenta un mensaje para que el Usuario revise el valor de los mismos. El campo de Observaciones es opcional, es decir puede ir en blanco. 6.3. Datos del Personal de Campo La sección de Datos del Personal de Campo se ubica en la parte inferior izquierda y está compuesta por cuadros de texto correspondientes a los siguientes datos: CT01 CT03 CT05 CT02 CT04 CT06 CT07 CT11 CT08 CT09 CT10 CT12 CT13 CT14 CT01: Nombre del Jefe del Sector Disperso CT02: Dirección del domicilio del Jefe del Sector Disperso CT03: Nombre del Ayudante del Sector Disperso CT04: Dirección del domicilio del Ayudante del Sector Disperso CT05: Nombre del segundo Ayudante del Sector Disperso CT06: Dirección del domicilio del segundo Ayudante del Sector Disperso CT07: Nombre del Actualizador CT08: Año de la fecha en la que el Actualizador entregó su trabajo 7
CT09: Mes de la fecha en la que el Actualizador entregó su trabajo CT10: Día de la fecha en la que el Actualizador entregó su trabajo CT11: Nombre del Supervisor de Campo CT12: Año de la fecha en la que el Supervisor de Campo realizó la supervisión CT13: Mes de la fecha en la que el Supervisor de Campo realizó la supervisión CT14: Día de la fecha en la que el Supervisor de Campo realizó la supervisión La Macro valida el año, mes y día de la fecha tanto del trabajo del actualizador como de la supervisión. 6.4. Como llegar al sector disperso La sección de Como llegar al Sector Disperso se ubica en la parte inferior izquierda y está compuesta por un cuadro de texto correspondiente a una descripción del camino más óptimo para llegar a la Localidad. 6.5. Descripción de Límites del Sector Disperso La sección de Descripción de Límites del Sector Disperso se ubica en la parte derecha y está compuesta por un cuadro de texto diseñado para ingresar la descripción de los vértices de los límites del Sector Disperso. La forma de llenado es: Iniciar con un asterisco y un espacio en blanco Ingresar la descripción del primer vértice Un espacio en blanco, un asterisco y un espacio en blanco Ingresar la descripción del segundo vértice Un espacio en blanco, un asterisco y un espacio en blanco Y así sucesivamente Un ejemplo del Formulario Electrónico lleno se muestra a continuación: 8
Luego de terminar de ingresar los datos en el formulario electrónico Se debe hacer click en el botón Grabar. En ese momento la Macro crea un archivo Excel 2007 (.xlsx ) con el Formato Requerido por Actualización Cartográfica dentro de una Carpeta llamada Formularios_Ca-06 que se crea en el nivel desde donde se ejecuta la Macro. Este archivo tiene como nombre el código de la Parroquia al que pertenece el Ca-06 ingresado seguido del nombre de dicha Parroquia. Este archivo contiene hojas electrónicas por cada Ca-06 que se ingrese con el código del sector seguido de su nombre. A continuación vemos un ejemplo del archivo Excel 2007 (.xlsx) creado por la Macro y su respectiva hoja correspondiente al Sector Disperso ingresado. 9
Una vez que se tenga el archivo Excel con sus hojas electrónicas, se le da el tratamiento como a cualquier archivo de este tipo, tanto en la edición como en la impresión de los datos del archivo. FIN 10