CONSULTORIA: FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LAS PARTES PROTOTIPO DE BASE DOCUMENTAL Y GEOGRAFICA DEL EAP
ANTECEDENTES Durante la Primera Reunión Tripartita Regional, realizada en Quito, en agosto del 2009, se acordó que se contrataría una consultoría para la realización de una base de datos que identifique las instituciones y autoridades representantes, de cada sector, en cada uno de los países involucrados, designados al diálogo tripartito, así como una base de datos para los contenidos del sistema de información geográfica por país. El objetivo primordial es el de lograr la participación activa y comprometida en el Programa EAP, así como desarrollar información de utilidad para todas las partes involucradas. Será un sistema de información disponible para las tres partes. Que contendrá una base de datos Institucional.
OBJETIVO Disponer de un prototipo de herramienta informática y bases de datos que se ajusten a las necesidades y requerimientos de todos los actores y que se encuentre bajo normas de calidad, de usabilidad y accesibilidad internacionales.
ALCANCE DE LA SOLUCION Información documental del sistema: El prototipo incluye una sección del sistema en el cual se mostrará la siguiente información documental: Información de instituciones participantes del Programa EAP. Listado de contactos de las organizaciones participantes del Programa EAP. Proyectos realizados y a realizar dentro del Programa. Búsqueda avanzada. Calendario de eventos.
ALCANCE DE LA SOLUCION Información geográfica del sistema: El prototipo incluye una sección del sistema en el cual se mostrará geográficamente la ubicación de las instituciones o proyectos incluidos dentro del Programa EAP. Ubicación de las instituciones en un mapa global de América del Sur. Ubicación de las instituciones en un mapa preciso de la zona.
ALCANCE DE LA SOLUCION Sistema de correo del prototipo: El prototipo del sistema de información cuenta con un correo interno que permite la interacción entre los usuarios registrados del sistema. El sistema de correos no necesita de direcciones de correos electrónicos y solamente se basa en los usuarios registrados del sistema. Las funcionalidades del sistema de correo son: Bandeja de entrada Bandeja de salida Papelera Archivo Contactos Nuevo mensaje Configuración
ALCANCE DE LA SOLUCION Sistema basado en Perfiles de usuarios: Para interactuar con el sistema prototipo, los usuarios deben registrarse al mismo y ser miembros de cualquier organismo que esté vinculado al Programa EAP. Además, existe el perfil de usuario administrador del sistema prototipo quien se encargará de validar la información, incluir/editar/eliminar la misma bajo la previa autorización de los participantes y, incluirá/eliminará a los usuarios registrados del sistema.
ALCANCE DE LA SOLUCION Accesibilidad del prototipo: El prototipo fue desarrollado para su interacción a través de internet, lo cual, facilitará el acceso, evitará procesos de instalación en cada computador y, cumplirá con los estándares de calidad internacionales de accesibilidad y usabilidad de la W3C (World Wide Web Consortium)-WAI (Web Accessibility Initiative). Su nivel de accesibilidad será el WAI-A.
COMPROMISOS INSTITUCIONALES Cartas de compromiso oficiales y cartas institucionales de delegación y representación para el diálogo.
PROPUESTA DESARROLLO FUTURO DESARROLLO DEL SISTEMA DE GESTION DE CONOCIMIENTO Y COLABORACION PARA EL PROGRAMA EAP
SECCION DOCUMENTAL DEL SISTEMA: SISTEMA DE GESTION DE CONOCIMIENTO Se plantea la propuesta de gestión del conocimiento a través de una herramienta informática, tanto dentro del equipo de trabajo y fuera del mismo con los actores de cada una de las instituciones o áreas que se encuentren directa o indirectamente relacionadas o vinculadas a las actividades del Programa EAP. Se resume la validez de una gestión de conocimientos de la siguiente manera: Este enfoque de conocimiento adopta una visión abierta y sistémica de los procesos organizativos en los que las interacciones, relaciones y procesos de colaboración actúan como canales para la transmisión y asimilación de nuevos conocimientos. Es así como las relaciones y el capital relacional constituyen una de las principales fuentes de enriquecimiento de la organización y un medio para mantener la dinámica de renovación de los conocimientos
SECCION DOCUMENTAL DEL SISTEMA: SISTEMA DE GESTION DE CONOCIMIENTO Y COLABORACION EL SISTEMA PROPUESTO INTEGRADO se puede dividir en tres categorías: herramientas de colaboracióncomunicación, herramientas de conferencia y herramientas de gestión colaborativa o en grupo. Herramientas de comunicación electrónica que envían mensajes, archivos, datos o documentos entre personas y facilitan la compartición de información (colaboración asíncrona), como por ejemplo: Correo electrónico. Correo de voz. Publicación en web. Herramientas de conferencia que facilitan la compartición de información, de forma interactiva (colaboración síncrona), como por ejemplo: Conferencia de datos - PC en red que comparten un espacio de presentación compartido que cada usuario puede modificar. Conferencias de voz sistemas que permiten interactuar a los participantes a través de líneas telefónicas. Conferencias de video (o audio conferencia) - sistemas en red que comparten señales de audio o video. Salas de chat o mensajería instantánea - una plataforma de discusión que facilita el intercambio inmediato de mensajes. Sistemas para facilitar reuniones - un sistema de conferencias integrado en una sala. Estas salas suelen disponer de un avanzado sistema de sonido y presentación que permite una mejor interacción entre participantes en una misma sala o entre salas separadas. Ejemplos de ello son los sistemas de soporte a decisiones y salas de tele presencia. Herramientas de gestión colaborativa que facilitan las actividades del grupo, como por ejemplo: Calendarios electrónicos - para acordar fechas de eventos automáticamente y enviar notificaciones y recordatorios a los participantes. Sistemas de gestión de proyectos - para organizar y hacer seguimiento de las acciones en un proyecto hasta que se finaliza. Se muestra información de cada proyecto con la ayuda de un sistema de información geográfica de gestión si es que se requiere. Sistemas de control de flujo de actividad - para gestionar tareas y documentos en un proceso organizado de forma estructurada (burocracia). Sistemas de gestión del conocimiento - para recoger, organizar, gestionar y compartir varios tipos de información. Sistemas de soporte a redes sociales - para organizar las relaciones de colectivos.