UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADEMICO COORDINACIÒN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍA PROYECTO DE CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA EMPRESA: SEGUROS GUAYANA, C.A. ANALISIS DEL PROCESO DE LIQUIDACION Y EMISION DE PAGO DE COMISIONES A LOS INTERMEDIARIOS DE LA EMPRESA SEGUROS GUAYANA, C.A. REALIZADO POR: Silvia Heredia C.I 17.209.356 PUERTO ORDAZ, enero 2012
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍA PROYECTO DE CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA EMPRESA: SEGUROS GUAYANA, C.A. PASANTIA PARA OPTAR AL TITULO DE T.S.U. EN CONTADURÍA ANALISIS DEL PROCESO DE LIQUIDACION Y EMISION DE PAGO DE COMISIONES A LOS INTERMEDIARIOS DE LA EMPRESA SEGUROS GUAYANA C.A Mariela Rodríguez TUTOR ACADEMICO Joslyn Bacadares TUTOR INDUSTRIAL PUERTO ORDAZ, enero 2012
INDICE INTRODUCCION... 3 DESARROLLO Descripción de la empresa... 6 Misión... 6-7 Visión... 7 Objetivo de la Empresa... 7 Descripción del Departamento... 8 Problemas observados... 10 Objetivos de la pasantía... 12 Plan de trabajo... 13 Logros... 15 Facilidades y dificultades... 19 Aportes de la Empresa... 19 Conocimientos adquiridos... 20 Conclusiones... 21 Recomendaciones... 23 Glosario... 24 Referencias... 26 Anexos... 27
INTRODUCCION Una empresa de seguros es una compañía especializada en contrato de seguro que no es más que el acuerdo que surge entre el asegurador y el asegurado por el beneficio de ser indemnizado o resarcir por cualquier siniestro que le ocurra, a cambio de una suma de dinero denominado prima. El contrato de seguro es consensual; los derechos y obligaciones recíprocos de asegurador y tomador, empiezan desde que se ha celebrado la convención, aún antes de emitirse la póliza, documento que refleja datos y condiciones del contrato de seguro. Para que se de esta actividad económica en una empresa de seguro debe contar con una fuerza de ventas que le ayude a producirla; allí es donde surge los intermediario que son personas que contribuyen con su mediación para la celebración y asesoría de los contratos. Sus actividades siempre deben regirse por la ley de actividad aseguradora, su reglamento y normas prudenciales Seguro Guayana C.A como empresa aseguradora tiene sus intermediarios y al celebrar un contrato al beneficio de la empresa recibe como parte de pago una comisión que equivale a una parte proporcional de las primas obtenidas por éstos en su labor de comercialización siempre rigiéndose por la normativas establecida en la ley de la de actividad aseguradora, adicionalmente Seguro Guayana 3
C.A para mantener motivados a los corredores, agente exclusivo y sociedades de corretaje los premia con un plan de incentivo anual. De allí es donde surge el titulo de informe de pasantía que es Analizar el proceso de liquidación y emisión de pagos de comisiones a los intermediarios ; con la finalidad de que el estudiante ponga en práctica sus conocimientos que se adquieren en el transcurrir de los años de estudio y tomando los aportes de la empresa como experiencias laborales que con llevan al crecimiento personal y profesional, para dar cumplimiento a la pasantía a nivel profesional establecida por la UNEG. Siendo presentado en resumen de actividades realizadas en un periodo determinado de 8 semanas en la empresa. Dentro de las actividades principales de la pasantía están la de liquidar y emitir los pago de la comisiones a los diferente intermediarios de la empresas, así como el manejo del sistema en general para la elaboración de la órdenes de pago a proveedores y la aprobación de las ordenes pago de clínica entre otros, de manera que el logro de esta pasantía fue obtener la experiencia en el ramo de seguro y como se administra una empresa de seguros conociendo las opiniones y observaciones de quienes ejercen estas actividades. 4
El presente informe de pasantía está estructurado de la siguiente manera: 1.- Descripción de la empresa, misión, visión y objetivos. 2.- Explicación de los problemas observados en la empresa. 3.- Objetivos de la pasantía y actividades del plan de trabajo establecidos. 4.- Logros del plan de trabajo. 5.- Facilidades y dificultades experimentadas durante el proceso de pasantía, así como los aportes brindados a la empresa. 6.- Apreciación del pasante sobre los conocimientos adquiridos en el desarrollo de la pasantía. Así como también la presentación de conclusiones y recomendaciones a los que se llegaron luego de evaluar y analizar el problema encontrado en el objetivo principal para definir mejoras al proceso de pago de comisiones. 5
DESCRIPCION DE LA EMPRESA Seguros Guayana C.A, es hoy una empresa constituida con inversión privada, que tiene por objeto la comercialización y venta de seguros, en los ramos de persona, auto, patrimoniales y finanzas, adecuadas al sector comercial, industrial y poblacional, cumpliendo con la normativa legal establecidos por la Ley de la Actividad aseguradora. Con el nacimiento de Seguros Guayana C.A hace 37 años, se crea la necesidad de establecer una compañía de seguro regional que pudiera manifestarse con rapidez respecto a sus exigencias de seguros, bien sea dando el respaldo a los bienes patrimoniales de las nuevas empresas que se estaban formando en ese gran aglomerado industrial denominado Zona del Hierro, como en la emisión inmediata de fianzas y pólizas de vida, hospitalización, automóvil, accidentes etc. Actualmente la sede principal se encuentra ubicada geográficamente en Alta Vista Norte, en la Av. Las Américas, edificio Seguros Guayana, Puerto Ordaz, Estado Bolívar y cuenta con 13 sucursales y dos agencias ubicadas estratégicamente en el territorio nacional. MISIÓN Somos una empresa aseguradora creada con el propósito de obtener solidez y rentabilidad; generar beneficios a nuestros clientes, intermediarios, empleados y accionistas; brindar protección a las personas y su 6
patrimonio, ofreciendo productos y servicios adecuados a través de un equipo humano calificado con vocación de servicio, garantizando así el éxito esperado. VISIÓN Ser una empresa reconocida en el ámbito asegurador nacional e internacional por su seriedad, solidez, responsabilidad y excelencia en el servicio, afianzando su presencia nacional y honrando sus compromisos porque la satisfacción del cliente es nuestra razón de ser. OBJETIVOS DE LA EMPRESA Crecimiento geográfico de la empresa a lo largo del Territorio Nacional. Expansión de su fuerza laboral. Mayor tecnificación y adiestramiento de su personal. Contribuir al desarrollo social y cultural del país. Continuación del proceso de crecimiento. Diversificación y optimización de los servicios que presta la empresa al asegurado. Revisión de las coberturas, planes de seguro, adaptándose a los cambios que demanda el país. 7
DESCRIPCION DEL DEPARTAMENTO La unidad donde se desarrolla la investigación es la sub-gerencia de tesorería y caja, específicamente en el Departamento de Tesorería, la cual se encarga de implementar y cumplir las políticas, normas, sistemas y procedimientos de control, necesarios para resguardar los recursos financieros de la empresa, promoviendo la eficiencia y eficacia del control de gestión, atendiendo con oportunidad y competencia las solicitudes de pago de los diferentes compromisos contraídos por Seguros Guayana, como llevar a cabo el cobro y administración de las pólizas de seguros, así como el pago de las obligaciones derivadas de los siniestro; también la cancelación a los proveedores de servicios de acuerdo a la planificación. Se lleva el control de las disponibilidades bancarias para ejecutar correctamente la programación de los pagos de acuerdo a los tiempos previstos, la liquidación, emisiones de pago a los corredores, multiproductores y sociedades de corretaje. El Departamento de Tesorería está conformado por: Vicepresidencia de Administración (Omaira Carias) Sub-Gerente de Tesorería (Joslyn Bacadares) y seis (6) analistas administrativos II (VER ANEXO 28-29) La Sub-Gerente de Tesorería tiene como responsabilidad velar por el cumplimiento de las 8
actividades o procesos que garanticen la recepción y el control de los ingresos y egresos de la empresa. Con una adecuada y correcta distribución, coordinando y supervisando la ejecución de los planes y programas de la unidad a su cargo a fin de garantizar la cancelación de los compromisos contraídos. El Analista Administrativo II que ejecuta el pago de comisiones a los intermediarios que conforman las ventas de Seguros Guayana C.A. Tiene como funciones específicas generar el proceso de comisiones en el sistema Temis una vez que el analista de ingresos cierre las remesa correspondiente al periodo a pagarla, revisar y analizar el estado de cuenta semanal, generar ordenes de pago, solucionar cualquier anomalía que impida el proceso; registrar los anticipos de los productores y realizar los descuento oportunos, tanto de anticipo de comisiones como extornos de comisiones por cheques devueltos y otros descuentos autorizado por los intermediario de seguros. 9
PROBLEMAS OBSERVADOS. Toda persona esta expuesta a sufrir perjuicios de diversa índole como la muerte, las enfermedades, y los accidentes, por lo cual la figura de la póliza de seguro hoy en día cobra gran auge, puesto que ésta le cubre una serie de necesidades y urgencias con relación a decesos y accidentes automovilísticos, entre otros. En el proceso de comercialización del Seguro existen varios tipos de intermediarios (sociedad de corretajes, agentes exclusivos y corredores) debidamente asignados bajo código único, el cual es otorgado por la Superintendencia de seguros (Art. 116 de la ley de la Actividad aseguradora). Éstos intermediarios guardan relación directa entre el contratante, tomador, asegurado o beneficiario como se tipifica en Art. 117 de la ley de seguro; el intermediario presta apoyo y calidad de servicio y a su vez realiza los trámites necesarios al momento del la contratación o firma de contratos para la adquisición de pólizas y en los casos de presentación de siniestros, de acuerdo a la modalidad del seguro que haya sido contratada. El intermediario tiene como beneficio, el pago de comisiones por cada prima que venda, bien sea de auto o de HCM. Esto ha sido aprobado previamente por la superintendencia de la actividad. 10
En Seguros Guayana C.A en el departamento de tesorería y caja se realiza el pago de las comisiones a los intermediarios 2 veces por semana como política interna; pero en ocasiones surgen factores internos que originan el retraso de las mismas a pesar de que el departamento cumple de manera correcta y oportuna con sus funciones. Los retrasos varían, pero el más importante es el que surge por el sistema, que para pagar comisiones se deben cerrar todas las remesas a tiempo. Actualmente hay una transición del sistema AS400 a Temis el que se utiliza. El área administrativa dio inicio de su operación desde el 16/04/2011 y luego, enero 2012 pasa al área técnica. Mientras esto ocurre se realiza un proceso de transferencia de dato de un sistema a otro y en ocasiones hay problema de migración de data, este hecho es el que retrasa el cierre de remesa y en consecuencia también retrasa el proceso de pago de comisiones y liquidar la comisiones origina errores en la emisión órdenes de pago que luego se tiene que corregir de manera manual. Debido a esta situación surge la necesidad de estudiar el problema, para contribuir a la solución del mismo y mostrar las fallas, buscando alternativas sencillas que mejoren y agilicen el pago de las comisiones para la satisfacción de nuestros intermediarios. 11
OBJETIVOS DE LA PASANTIA Analizar el proceso de liquidación y emisión de pagos de comisiones a los intermediarios de la Empresa SEGUROS GUAYANA C.A. y de ésta manera complementar los conocimientos académicos aprendidos. Otros objetivos son: Evaluar las estrategias actuales que utiliza la empresa para controlar el proceso de pago de comisión. Definir mejoras en el proceso de emisión y liquidación de pago de comisión, mediante nuevas técnicas para simplificar y agilizar los pagos. Analizar los factores que inciden en el retraso de pago de la comisión. 12
PLAN DE TRABAJO En la pasantía realizada en seguros Guayana C.A se desarrollaron una serie de actividades que fueron distribuidas en 8 semanas y supervisadas por la tutora industrial: Joslyn Bacadares, licenciada en Administración de Empresas. Las actividades fueron distribuidas de la siguiente manera: Conocimiento de las normas y políticas de la empresa.(induccion) Desglose de cheques para pago de comisiones; Clasificar y archivar pago de comisiones por intermediario y fecha de emisión; Actualizar la planificación de pago de proveedores; Realizar proceso de pago de comisiones en el sistema Temis los días lunes y jueves de cada semana; Aprobar las órdenes de pago comisiones generada y la emisiones de cheques; Aprobar ordenes de pago de clínicas y la emisión de cheques; Realizar y aprobar órdenes de pago a proveedores Organizar expedientes por ramo de siniestro para ser enviados al archivo Revisar que los productores hayan facturado para la emisión del pago de comisiones 13
Estas actividades se realizaron de manera continua y con su respectiva asesoría. Luego de adquirir los debidos conocimientos, las mismas fueron ejecutadas de acuerdo a los requerimientos del supervisor en las 8 semanas de pasantía. 14
LOGROS Durante las 8 semanas de pasantía efectuada en seguros Guayana c.a, se logro cumplir con el objetivo principal que era Analizar el proceso de liquidación y emisión de pagos de comisiones a los intermediario de seguros; y de esta manera poder aplicar los conocimientos académicos adquiridos Se pudo cumplir con todas las actividades asignadas por el tutor industrial de una manera satisfactoria; observando de forma directa y continua las actividades del analista administrativo en comisión y de este modo lograr diagnosticar y determinar la falla presentada y sus posibles soluciones. De manera que en el proceso de aprendizaje se evidenciaron una serie de logros en cuanto al plan de trabajo establecido por el tutor industrial (ver anexo) La semana Nº1 (26/09/2011 30/09/2011); fue de inducción y conocimiento de la normas y políticas de la empresa. Se realizó un pequeño recorrido por las instalaciones y se hizo la presentación en el departamento donde se realizaría la pasantía. Fui presentada a la tutora industrial y esa misma semana se asignaron las actividades a desarrollar en el transcurso de la pasantía con su debido entrenamiento de cómo y en qué tiempo se tenía que realizar, cuales tenían 15
prioridad y cuáles eran los procedimientos en ciertos casos determinados. En esta semana también se desglosó cheques de comisiones emitidos por el departamento de tesorería; es decir, el cheque trae consigo dos soportes, una hoja de color amarillo (se envía a contabilidad) y otra de color azul (se envía a archivo), y con estas, quedan copias de las ordenes de pagos, recibo de intermediario. Verificando que se les hiciera las retenciones fiscales y se generaran sus comprobantes debidamente firmados y sellados. En la semana Nº2 (31/10/2011 7/10/2011); se adquirieron otros conocimientos: Actualizar los pagos a proveedores relacionando las facturas en un formato en Excel todos los lunes. clasificar por código la copia azul de pago de comisiones y luego archivarla en su respectiva carpeta. En la semana Nº3 (10/10/2011 14/10/2011) se volvieron a realizar las actividades de la semana 2, como era la actualización de pago a proveedores y clasificar y archivar los pagos de comisiones; también en esta semana se comenzaron a procesar el pago de comisiones, estas se realizaban los días lunes y jueves trabajando con el sistema Temis, que permite generar las órdenes de pago definitivo con su respectivo bono; luego que el sistema 16
arroje la información de manera satisfactoria se imprime y se ordena por intermediario. Luego de impresa se vuelve al sistema y se comienzan a aprobar con el numero de la orden, para luego emitir los cheques, que lo realiza el sistema de manera automática. Semana Nº 4 (17/10/2011 21/10/2011) En esta semana también se realizaron actividades hechas en la semana 2 y 3. En esta semana se trabajo con lo que era pago a clínica que era parecido a la aprobación de pago de comisiones solo que aquí se trabajaría con siniestro y los numero de orden cambia, para la emisión de cheque es el mismo procedimiento solo varia que las orden son emitidas por los técnicos de siniestro y que se sella la orden y factura con el sello de pagado; y algunas de estas órdenes son con IVA y otras no. Los pago a los proveedores se realizar dependiendo de la planificación los que eran aprobados se emitían y a final de mes los pagos de servicios básicos. Aquí se realizar la orden creando los asientos contables dependiendo de proveedor; y se le retiene el impuesto dependiendo de monto y de la empresa, si posee o no patente municipal luego de crear la orden se imprime y se aprueba e inmediatamente se emite el cheque se sella y se 17
envía a la gerencia para su respetiva revisión y firma. Semana N 5 (24/10/2011-28/10/2011) Aquí se procesaron, aprobaron y emitieron comisiones como en las semanas anteriores. Se organizaron expediente de siniestro por ramo de auto, clínica o HCM para ser enviados archivo. Semana Nº 6,7 y 8 En las tres últimas semanas se hizo lo mismo correr comisiones, aprobarlas y la emisión de los cheques a productores. Luego el día miércoles se clasificación y archivo la copia azul de las comisiones. Y se organizaron los siniestros; se verifico que productores no había facturado se le envió un correo y se llamaron para poder liberar su comisiones. 18
FACILIDADES Y DIFICULTADES Facilidades Las actividades realizada durante la pasantías se hizo bastante sencillo y llevadero gracias a la excelente asesoría y apoyo constante de la tutora industrial y de las analista de Seguro Guayana C.A quienes brindaron toda la información, explicando de manera exhaustiva los pasos a seguir para la realización de cada actividad y para el manejo de su sistema automatizado Temis, No solo se brindaron explicaciones verbales sino que también se facilitaron diferentes materiales como manuales, informes que contienen la forma de realizar cada actividad y utilizar la herramienta necesaria para poder lograr un desempeño con mayor confianza y fluidez evitando cualquier error Dificultades Realmente no se observo dificultad que influyera de forma directa en el desarrollo actividad asignada durante las 8 semanas de pasantía. APORTE A LA EMPRESA Brindar apoyo en la realización de las actividades, que fueron asignadas, las cuales fueron llevadas a cabo de acuerdo a plan asignado de forma eficiente cuando eran solicitadas. 19
CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS El proceso de pasantía nos permite obtener conocimientos prácticos para reforzar los teóricos que se dan al transcurrir el periodo académico. En el desarrollo de las actividades del plan de trabajo asignado en la pasantía, se adquirieron varios conocimientos necesarios para el logro de los objetivos antes expuestos: Conocimientos de las políticas y normas internas sobre el pago de comisiones y los procedimientos establecidos en la empresa. Mayor agilidad en el programa office (Word, Excel), y el sistema de información Temis y el AS400. Conocimiento del concepto teórico a nivel de aseguradora. Mayor conocimiento de cómo retenerle el impuesto municipal a los intermediarios. 20
CONCLUSION Ya cumpliendo con la ejecución de todas las actividades y objetivos establecidos en esta pasantía en la empresa seguros Guayana C.A, se pudo llegar conocer que existía una problemática que se logro minimizar y controlar con las actividades enmarcadas en el plan de trabajo. Permitiéndonos llegar a las siguientes conclusiones El personal de la empresa debe mantenerse constantemente actualizado con las normativas establecidas por los diferentes organismos que rigen a las empresas aseguradoras en todo el país. La empresa lleva una planificación en sus obligaciones que deben ser ejecutada en el tiempo previsto; pero al liquidar las comisiones hay muchos intermediarios que no facturan a tiempo y acarrean un retraso en la emisión de pagos de comisiones. Se determino que durante el cierre de caja hecho por el analista de ingreso, al surgir algún inconveniente técnico con el sistema Temis; se generan demoras al momento de procesar las comisiones trayendo retraso al momento de liquidarlas. 21
La aseguradora debe implementar un sistema de transferencia bancaria para agilizar y mejorar el proceso de pago de comisiones. 22
RECOMENDACIONES A continuación mencionaré algunas recomendaciones para agilizar y mejorar el proceso de liquidación y emisión de pago de comisiones a productores de seguros Guayanas 1 Realizar una campaña permanente en la solicitud de facturación a intermediarios, hasta que sea costumbre. 2 Tratar de cerrar las remesas un día antes de correr las comisiones de manera que si sucede algún imprevisto solucionarlo de manera preventiva y no interferir con el pago de las comisiones. 3 Para mejorar el proceso de liquidación de los pagos de comisiones se debe implementar el pago a través de transferencia bancaria. 23
GLOSARIO Contrato de Seguro: El contrato de seguro es aquel en virtud del cual una empresa de seguros, a cambio de una prima, asume las consecuencias de riesgos ajenos, que no se produzcan por acontecimientos que dependan enteramente de la voluntad del beneficiario, comprometiéndose a indemnizar, dentro de los limites pactados, el daño producido al tomador, al asegurado o al beneficiario, o a pagar un capital, una renta u otras prestaciones convenidas, todo subordinado a la ocurrencia de un evento denominado siniestro, cubierto por una póliza.(olga Campa (1984) Léxico de seguros p.88) Comisión: Sistema utilizado para retribuir económicamente las funciones de mediación o de seguros. Equivale a una parte proporcional de las primas conseguidas por éstos en su labor de comercialización. Intermediario: Son las personas que contribuyen con su mediación para la celebración y asesoría de los contratos. Prima: Precio de un contrato de seguro. Es la contraprestación que recibe la aseguradora por hacer frente a los riesgos que está amparando en la póliza. Primas cobradas netas: Son aquellas primas cobradas, deducidas las anulaciones y devoluciones. 24
Primas cobradas devengada: Serán el resultado de restar al total de las primas cobradas netas durante el año 2011, las reservas de primas para riesgo en curso de dicho ejercicio, mas la reserva para riesgo en curso del año 2010. Ramo: Conjunto de modalidades de seguro, que agrupan los riesgos según su naturaleza y características específicas, incluyéndose en cada ramo los riesgos que guardan cierta similitud y homogeneidad. (Ramo de HCM individual y colectivo, ramo de automóviles, ramo de incendios, ramo de responsabilidad civil de vehículo. Siniestro: Realización concreta del riesgo asegurado; es decir, hecho súbito, accidental e imprevisto, cuyas consecuencias dañosas estén cubiertas por las garantías de la póliza. Constituye un solo y mismo siniestro el conjunto de daños y/o perjuicios derivados de una misma causa. Resarcir: Indemnizar, reparar un daño Cartera: conjunto de póliza perteneciente a una empresa aseguradora. Es decir, la nomina de la póliza vigente, cubierta por la empresa o la suma total de la prima 25
REFERENCIA De la Campa, O. Léxico de Seguros. Fondo Editorial. Año 1984 Documentación en general; Plan de incentivos 2010-2011 de Seguros Guayana C.A Greco, Orlando. Diccionario de Seguros. 1era.ed_Buenos Aires: Valletta, 2004. Ley de la actividad aseguradora; Gaceta Oficial Nº 5990 extraordinario del 9 de julio de 2010. Manual de normas y procedimientos. Sistema Temis. Seguro Guayana.C.A www.segurosguayana.com/seguros_guayana/index.html www.sudeseg.gob.ve 26
ANEXO ESTRUCTURA ORGANIZATIVA LA EMPRESA 27
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL DEPATTAMENTO DE TESORERIA Y CAJ VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANZA Omaira Carias SUB-GERENTE DE TESORIA Y CAJA Joslyn Bacadares Analista Admón. Analista Admón. Analista Admón. Analista Admón. Analista Admón. Analista Admón. Mensajero Yelitza Lugo Carolina Medina María Pérez Joan Flores Nelidi Urbaneja Johanna García Luis Brito 28
PROCESO PARA GENERAR PAGO DE COMISIONES A INTERMEDIARIO 1.- antes de comenzar el proceso de Liquidación de Comisiones debe confirmar con el Analista de ingresos que todas las remesas estén cerradas. (El Analista debe confirmar que se pueden generar las comisiones 29
SE CONTINUA CON EL PROCESO EN EL SISTEMA TEMIS 30
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ESTE FORMATO SE UTILIZA EN EL TEMIS YA CUANDO SE VA IMPRIMIR EL DEFINITIVO DE LOS ESTADOS DE CUENTAS LUEGO DE GENERAR LA ORDENES DE PAGO, SE PROCEDE APROBARLA POR INTERMEDIARIO. 32
LUEGO DE SER APPOBADAS LAS ORDENES DE PAGO DE COMISION SE EMITE LOS CHEQUE DE CADA INTERMEDIARIO 33
ESTADO DE CUENTA 34
PLAN DE ACTIVIDADES 35