UNIDAD DIDÁCTICA CREACIÓN DE CARTAS, SOBRES Y ETIQUETAS PARA ENVÍO MASIVO DE CORRESPONDENCIA Los objetivos de este tema son: 1. Conocer cómo funciona el asistente de Word para crear correspondencia, creando un documento modelo de envío masivo de cartas, sobres etiquetas o mensajes de correo electrónico. 2. Aprender a seleccionar los destinatarios de correo masivo mediante la creación o utilización de archivos. 3. Crear una carta con los datos para el envío. 4. Saber cómo crear la combinación de correspondencia viendo las diferentes formas para modificar e imprimir las cartas, sobres y etiquetas. 9.1
9.1. INTRODUCCIÓN La función Combinar Correspondencia de Word es una herramienta muy completa y útil para organizar envíos de correo masivo a partir de una carta modelo y una base de datos o lista de destinatarios. También permite imprimir sobres y etiquetas o simplemente crear una lista de direcciones. La idea de Combinar correspondencia supone introducir información en un documento (principal), obtenida de otro documento (origen de datos), para crear otro nuevo que contenga la información de ambos. Por ejemplo hacer un envío masivo de cartas a los clientes de una empresa con una promoción de un producto. En este tema vamos a ver el funcionamiento de la combinación de correspondencia para obtener los resultados deseados y poder optimizar el envío de correspondencia a grupos. 9.2. CREACIÓN DEL DOCUMENTO MODELO PARA ENVÍO MASIVO, CARTAS, SOBRES, ETIQUETAS O MENSAJES DE CORREO ELECTRÓNICO A la hora de crear un envío masivo de cartas, es decir, realizar una combinación de correspondencia o combinación de documentos, se deben conocer las tres partes que hay que manejar. Botones, texto a la derecha Combinar correspondencia El documento principal Los archivos de origen de datos Combinar correspondencia Esta función consiste en tener un documento principal con un texto fijo y común en el que insertar los datos concretos y personalizados del origen de datos. De esta forma, se obtienen copias individualizadas del mismo documento en el que sólo varían los datos de las personas, empresas, direcciones, a los que dirigirse. Es decir, tendremos una carta modelo con un mismo texto y lo único que cambiará es por ejemplo, el nombre del cliente. 9.2
El documento principal El documento principal contendrá el texto fijo que se emplea en la combinación y que será el mismo para todas las copias. Al documento principal se le añade la información del origen de datos que se convertirán en los campos variables. Word nos ofrece una amplia gama de plantillas que podemos utilizar para nuestro documento principal, una carta, un fax, un mail, también se pueden usar documentos propios, por ejemplo si en el envío de facturas a clientes se les adjunta una carta explicándoles la forma de pago, se puede tener una plantilla propia creada con el texto, logos y formatos de la empresa. Los archivos de origen de datos El origen de datos es la base de datos que contiene las direcciones y otros datos de los destinatarios. Puede estar desarrollada en cualquier programa de base de datos o se puede introducir directamente a la hora de combinar. Son los datos que forman los campos variables del documento principal. Por ejemplo los nombres y direcciones de los clientes. El origen de datos está compuesto por campos y registros. Los campos se corresponden con las columnas de la tabla del origen de datos y representan sus atributos o categorías como puede ser el nombre, apellidos, dirección, localidad, etc. Por otro lado, los registros son cada una de las filas que componen la tabla que se corresponden con los datos de los destinatarios. PROFUNDIZA Word admite los siguientes orígenes de datos: Una lista de direcciones de Microsoft Office. Se crean con el asistente para combinar correspondencia. La lista de contactos de Microsoft Outlook. Los datos de la libreta de direcciones. Una hoja de cálculo de Microsoft Excel. Una base de datos de Microsoft Access. Puede ser cualquier tabla o consulta. 9.3
Archivos de otras bases de datos. Podemos conectarnos a una base de datos externa utilizando el asistente para conexión de datos. Archivos HTML. Se puede utilizar un archivo HTML que incluya una tabla cuya primera fila contenga nombres de las categorías y en el resto de filas los datos. Un origen de datos de Microsoft Word. Podemos utilizar un documento que contenga una tabla con campos y registros. Archivos de texto. También podemos utilizar un texto distribuido por delimitadores que separen los campos y marcas que separen los registros. Con Word 2010 se puede en el panel de tareas, abrir el Asistente para combinar correspondencia, éste marca las acciones que se tienen que realizar en cada paso de la combinación. También se puede realizar la combinación utilizando los botones de la ficha Correspondencia, lo que permitirá además, realizar combinaciones más complejas. Para estudiar la combinación de correspondencia en este tema, vamos a utilizar el ejemplo de un envío de cartas a los clientes de una empresa invitándoles a participar en una promoción Web. Vamos a comenzar la explicación para combinar documentos desde la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia. En primer lugar abrimos un nuevo documento en blanco, dentro de la ficha Correspondencia puedes encontrar en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, hacemos clic en el botón del mismo nombre y elegimos la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia. 9.4
Verás que a la derecha de la ventana se abre un panel de tareas llamado Combinar correspondencia, éste nos guiará de forma sencilla por lo pasos para crear un envío masivo de correspondencia. En un primer paso de seis hay que Seleccionar el tipo de documento, es en esta opción donde debes seleccionar el botón con el tipo de documento que necesites crear, dependiendo de la opción que marques el asistente te dará la posibilidad de configurar cartas, sobres, etiquetas, mensajes de correo electrónico o listas de direcciones, puedes estudiar las opciones de sobres y etiquetas en el profundiza de este tema. En nuestro ejemplo marcamos el tipo de documento, Cartas y pulsamos el enlace al siguiente paso. Lo puedes encontrar en la parte inferior del panel de tareas, Siguiente: Inicie el documento. A través de este enlace podemos desplazarnos por el proceso de combinación tanto hacia delante como a pasos anteriores, haz clic en las fechas de dirección Siguiente y Anterior. 9.5
En el paso 2 tenemos que seleccionar el documento inicial. Si te fijas tienes varias opciones, bien usar el documento actual que tenemos en blanco donde empezarías a escribir el texto de la carta, utilizar una plantilla, o Empezar a partir de un documento, en nuestro ejemplo elegimos esta opción, verás que aparece un botón Abrir con una cuadro de dialogo dónde localizamos el archivo que contiene la carta ya escrita con el texto y formato. 9.3. SELECCIÓN DE DESTINATARIOS MEDIANTE CREACIÓN O UTILIZACIÓN DE ARCHIVOS DE DATOS Una vez creada la carta con el texto y formato, en el paso 3 de 6 del asistente, se deben seleccionar los destinatarios. Se puede hacer de varias formas, una de ellas es Utilizar una lista existente, es decir con una lista de clientes que ya esté creada. Para ello, se puede localizar en el botón Examinar el archivo con los datos de los clientes. También está la opción Seleccionar los contactos de Outlook, de esta forma si se utiliza la libreta de direcciones de Outlook se pueden añadir los contactos a la correspondencia. 9.6
Una última opción es Escribir una nueva lista haciendo clic en el botón Crear; se abre un cuadro de diálogo llamado Nueva lista de direcciones, éste permite añadir datos como el nombre, apellidos, dirección, a una tabla que posteriormente se usará para crear la correspondencia, simplemente hay que escribir en cada celda. Para añadir un dato de un cliente más se utiliza el botón Nueva entrada, y si se quiere añadir o cambiar el nombre de una columna en Personalizar columnas. Una vez rellenos los datos y dar al botón Aceptar, un cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, permitirá guardar los cambios realizados en la tabla con extensión (*.mdb) Hemos aprendido a crear de forma manual una la lista de direcciones, en el ejemplo que estamos utilizando elegimos la opción Utilizar una lista existente, hacemos clic en el botón Examinar, se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos, recuerda que puedes localizar estos de diferentes orígenes, en nuestro caso ya tenemos la base de datos creada en Excel, localizamos el archivo y hacemos clic en Abrir, dependiendo del origen de datos pueden aparecer tablas, consultas, elegimos la tabla que contiene los datos y Aceptamos. Si quieres crearte una tabla en Excel sólo tienes que crear las columnas con los campos necesarios y en las filas con los datos de los clientes. Tienes el ejemplo de la tabla en el apartado 2 de este tema. 9.7
Tras seleccionar la tabla correspondiente, se despliega el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia. Si te fijas has añadido los datos que contiene la tabla de Excel. A través de este cuadro podríamos ordenar, filtrar y seleccionar nuestra lista de clientes. A continuación pulsamos el botón Aceptar y avanzamos al paso siguiente, puedes seleccionar en la casilla de verificación los clientes para los que desees crear la correspondencia. 9.8
Las acciones que puedes realizar en el cuadro Destinatarios de combinar correspondencia son: Ordenar la lista: haz clic en los encabezados/campos de la tabla. Filtrar la lista: haz clic en la flecha que aparece junto al encabezado y elige el valor que desees. Para volver a mostrar todos elige la opción Todas. Desactivar registros: puedes desactivar las casillas de verificación que aparecen junto a los registros para excluirlos. En la parte inferior tienes los botones para poder Seleccionar todos, Borrar todos, Actualizar, Buscar y Validar. 9.4. CREACIÓN DE LA CARTA CON LOS DATOS, SOBRES Y ETIQUETAS Una vez obtenidos los datos de los clientes, tan sólo hay que añadir en el paso 4 de 6 los campos variables, es decir los datos que queramos que aparezcan en la carta de cada cliente. En nuestro ejemplo vamos a poner los datos del cliente y dirección en la parte superior derecha, para ello según indica el asistente de este paso sólo hay que hacer clic en la ubicación del documento dónde queremos que aparezca y seleccionar uno de los elementos. Seleccionamos Bloque de direcciones del panel de tareas. Aquí, especificamos los elementos que aparecerán en la carta, así como el formato del nombre del destinatario. El bloque de direcciones es una compilación predefinida de una serie de campos de la tabla, vamos a formar nuestro propio bloque de direcciones a través de la opción Asignar campos ya que si te fijas sólo aparece el Nombre y dirección, queremos que además aparezcan los apellidos, Población, CP y Provincia. 9.9
En Asignar campos, nos aparecerán todos los campos que forman nuestra tabla y podremos elegir los que nos interesen para la combinación. 9.10
Ahora añadimos el primer apellido en la carta, donde pone Estimado Sr/a queremos que aparezca el primer apellido de cada cliente. En este caso ponemos el punto de inserción y seleccionamos la opción Más elementos elegimos el campo y Aceptamos. Observa que los campos insertados aparecen entre comillas angulares en el documento principal. Si quisieras crear un saludo en la carta, y eligir la opción Línea de saludo, se abre el cuadro de diálogo Insertar línea de saludo, configura la opciones y Aceptar. 9.11
9.5. COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA, SALIDA A DOCUMENTO, IMPRESORA O CORREO ELECTRÓNICO Una vez que se han insertado los elementos en la carta, aparecerán éstos entre comillas, para pasar al paso 5 de 6 donde estará una Vista previa de las cartas. 9.12
Si el resultado es correcto, pasamos al último paso 6 de 6, Completar la combinación. En este paso se puede Imprimir el documento que se ha creado o Editar cartas individuales que permitirán personalizar aún más el documento. Al seleccionar esta opción y marcar Todos, Word generará un documento nuevo en el que se obtiene la combinación de la carta y tantas páginas como registros. Este documento se puede guardar y/o modificar según las necesidades. Se puede guardar si se planea utilizarlo en otra combinación de correspondencia. 9.13
Cuando se guarda el documento principal, además del contenido y de los campos, también se guarda su conexión con el archivo de datos. La próxima vez que se abra el documento principal, Word indicará si se desea volver a combinar la información del mismo archivo de datos. Para finalizar, cuando se vuelve abrir el documento que contiene los campos de combinación aparece un mensaje que indica que se ejecutará el comando SQL. Si se elige Sí, el documento principal de combinación de correspondencia se abre con el origen de datos adjunto. Si se elige No, el documento principal de combinación de correspondencia se abre sin el origen de datos adjunto. Una vez estudiado los pasos para crear correspondencia con Word, resulta sencillo crear cartas y etiquetas. Vamos a ver la creación de sobres a través de la ficha de Correspondencia, donde hay diferentes grupos, éstos son similares a los pasos del asistente y a través de los botones se puede configurar la creación de correspondencia así como realizar modificaciones. En primer lugar desde un documento en blanco seleccionaremos la ficha Correspondencia, y dentro del grupo Iniciar combinación de correspondencia haremos clic en el botón desplegable del mismo nombre y elegiremos la opción Sobres En un primer cuadro de diálogo, se pueden elegir las Opciones de sobre, por ejemplo el tamaño de Sobre 14, así como las Opciones de impresión, el documento toma la forma del tamaño de sobre elegido. 9.14
Ahora como en el paso 3 del asistente, se debe seleccionar los destinatarios, recuerda que se puede escribir una nueva lista de destinatarios, seleccionar los contactos de Outlook o usar una lista existente, en nuestro caso elegiremos esta última opción de la lista desplegable Seleccionar destinatarios. Al igual que hemos visto con el asistente, buscamos el archivo que contiene la tabla con los datos de los clientes, lo seleccionamos y se activará el botón Editar lista de destinatarios, se pueden seleccionar los datos que deben aparecer en la correspondencia y editar la lista. 9.15
Ahora en el grupo Escribir e insertar campos añadiremos un Bloque de direcciones, recuerda que igual que en el ejemplo estudiado asignamos los campos necesarios para la dirección. 9.16
En el botón de Vista previa de resultados se puede ver cómo quedará la impresión de los datos en el sobre. Insertar un cuadro de texto donde añadir campos, puede ser útil si se quiere mover o dar formato. Los botones Registro siguiente o anterior, o primer y último registro, permiten desplazarse por los distintos datos. Además también está la opción de Buscar destinatarios. Por último se pueden imprimir los sobres desde el grupo Finalizar, haciendo clic en el desplegable del botón Finalizar y combinar, se tiene la opción de Editar documentos individuales, e Imprimir documentos, estas dos opciones permiten decidir en un cuadro de diálogo qué documentos o sobres se quiere tratar. 9.17
La opción Enviar mensajes de correo electrónico permite a través del cuadro de diálogo Combinar en correo electrónico enviar un correo a las direcciones de la tabla especificando asunto, el archivo de datos debe tener un campo con la dirección de correo electrónico. Si se quieren crear etiquetas se pueden repetir los pasos de la anterior demostración, una vez elegidas las etiquetas e insertados los campos combinados, aparecerán en las siguientes etiquetas a la primera <<Próximo registro>>, en el botón Actualizar etiquetas, se mostrará activo a elegir la opción de crear etiquetas, y éste nos permitirá distribuir los datos por todas las etiquetas. 9.18
RESUMEN En este tema hemos aprendido a: Crear un documento modelo para envío masivo de cartas, sobres, etiquetas o mensajes de correo electrónico. Seleccionar destinatarios mediante creación o utilización de archivos de datos y a crear una carta con los datos, sobres y etiquetas. Realizar la configuración necesaria para imprimir la correspondencia masiva. 9.19