UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE ADMISIONES Y REGISTROS
1. OBJETO Establecer la metodología utilizada por la Secretaría General de la Universidad Autónoma del Caribe para el desarrollo del procedimiento de certificación de estudios en concordancia con los lineamientos institucionales. 2. ALCANCE Este documento aplica para toda aquella actividad relacionada con el desarrollo del procedimiento de Certificación de Estudios en la Secretaría General de la Universidad Autónoma del Caribe y todas aquellas dependencias relacionadas con este. Este procedimiento inicia cuando el estudiante solicita la certificación de estudios, y finaliza cuando se le entrega el certificado. 3. RESPONSABLE Son responsables por el correcto desarrollo del procedimiento en cada una de sus fases: El Coordinador de Registro y Control Académico, por el correcto direccionamiento, supervisión y atención al desarrollo eficaz del procedimiento de certificación de estudios. Asistente de Secretaría General, por verificar que los certificados por verificar que aparece registrado en los libros de actas cuando se trate de estudiantes graduados., por dar el aval a los certificados con su firma. Secretarias de Secretaría General, por la correcta orientación al estudiante, así como por la verificación de la información correspondiente a cada estudiante y la elaboración de los diferentes tipos de certificación de estudios, así como de la entrega de los certificados. 4. DEFINICIONES 4.1. Certificado de estudios: documento por medio del cual la Universidad Autónoma del Caribe acredita que el estudiante, en caso de ser activo, se encuentra estudiando en la institución, en uno de sus programas, en determinado semestre, y con determinada intensidad horaria, en caso de ser inactivo, se acredita en que tiempo estudió en la institución, en que programa y hasta donde cursó su carrera, especificando si es retirado o graduado.
Tipos de certificados de estudios Existen certificados de estudios tanto para estudiantes activos e inactivos (graduados o retirados). Los certificados de Estudios pueden ser: - Certificados de estudios para EPS - Certificado de estudios para Caja de Compensación - Certificados de Horarios - Certificado de Retirados - Certificados Cursó y está matriculado - Certificados de Graduado - Certificado de Inscrito - Certificado de puesto que ocupó el egresado en ceremonia de grado - Certificado para homologación en el exterior (se especifica la nota obtenida de cada materia teniendo en cuenta la escala de calificación del país hacia donde desea homologar el egresado ó el estudiante que aun no haya terminado su carrera. - Certificados con Datos Adicionales como: - Becado - Prácticas. - Certificado Con el valor del semestre - Certificado de Judicatura - Período de Vacaciones, - Escala de Calificación - Congelamiento de Semestre, - Buena Conducta, - Seminarios - Diplomados - Certificado de - Líneas de profundización, - Preparatorios, - Costo del derecho de grado, - Apto para graduarse - Duración de la carrera, - Niveles de Ingles - Entre otros. a. Certificados de estudios para EPS: este tipo de certificado, es expedido por la Universidad a solicitud de los estudiantes activos para cumplir con un requisito en la Empresa Prestadora de Salud (EPS) a la que está afiliado, en este se especifica el semestre en que actualmente se encuentra matriculado, el programa al que pertenece, y el número de horas semanales cursadas durante el periodo académico. b. Certificados de estudios para cajas de compensación familiar: este tipo de certificado, es expedido por la universidad a solicitud de los estudiantes activos con la finalidad de cumplir con los requisitos exigidos por las cajas de compensación, para que estas sigan entregando el auxilio económico de estudios; en este se especifica el
semestre en que actualmente se encuentra matriculado, el programa al que pertenece, y el número de horas semanales cursadas durante el periodo académico. c. Certificados de horarios: este tipo de certificado, es expedido por la universidad a solicitud de los estudiantes activos para cumplir con un requisito exigido, en algunos casos por las empresas que requieren conocer el horario del estudiante por razones laborales, o en otras ocasiones en las que se requiera este tipo de certificados; en este se especifica el semestre en que actualmente se encuentra matriculado, el programa al que pertenece, y el número de horas semanales de clases que cursa y además se le agrega las materias y el horario semanal. d. Certificados de retirado: este tipo de certificado, es expedido por la universidad a solicitud de los estudiantes que estuvieron matriculados en períodos anteriores para cumplir con requisitos en ocasiones en las que se requiera; en este se especifica que el estudiante se encontró matriculado, el número de semestres que cursó, y el programa al cual perteneció. e. Certificados cursó y está matriculado: este tipo de certificado, es expedido por la universidad a solicitud de los estudiantes activos que culminaron el semestre inmediatamente anterior y se encuentra matriculado en el actual. f. Certificado de graduado: este tipo de certificado, es expedido por la universidad a solicitud de los estudiantes que obtuvieron su título profesional; en este se especifica el programa, los semestres cursados, período de inicio y finalización en el que realizó sus estudios y la fecha de grado identificando en número del acta. 4.2. Estudiante activo: es aquel estudiante que se encuentra actualmente matriculado y cursando un semestre determinado en alguno de los programas ofrecidos por la Universidad Autónoma de Caribe. 4.3. Estudiante retirado: es aquel estudiante que no se encuentra actualmente matriculado. 4.4. Requisitos para la solicitud: Los requisitos para solicitar un certificado de estudios son: - Orden financiera, debidamente Volante de consignación cancelado por concepto de certificado de estudios. 4.5. Software Modulo de Certificados: es una herramienta informática que permite registrar, controlar y elaborar los certificados académicos. Permitiendo el seguimiento y control de los procesos internos de la dependencia con el fin de optimizar el servicio.
5. DESCRIPCIÓN POR FASES 5.1 Descripción por fases 1. Orden financiera: A través de portaldepagos.uac.edu.co el estudiante puede descargar la orden financiera, digitando su código estudiantil y elige el tipo de certificado que necesita, una vez consignado el valor correspondiente debe hacer la solicitud ante la Secretaría General 2. Solicitar certificado: el estudiante o solicitante se acerca a la Secretaría General para solicitar un certificado de estudios. 3. Radicar datos del estudiante: la secretaria de secretaria general (Información) radica en el software de modulo de certificados el código de estudiante obteniendo automáticamente el nombre del estudiante, luego digita el tipo de certificado, si es necesario puede escribir una observación acerca del certificado, además le informa al solicitante el tiempo en el que le será entregado el certificado de notas. (Tiempo de entrega 24 horas y en temporadas altas, como por ejemplo al inicio del semestre, 48 horas). 4. Elaboración de certificados: la secretaria encargada procede a la elaboración de los certificados en el software de Certificaciones de acuerdo al tipo y al caso particular de cada estudiante 5. Validar el certificado: la secretaria encargada de la elaboración de los certificados le hace la entrega al para la firma. Nota: Es necesario que el certificado sea refrendado con la firma del o en su defecto por el coordinador de registro y control académico de lo contrario este documento no será válido. 6. Colocación de Sello seco: el secretario general luego de firmar los certificados de estudios le hace entrega de estos a la secretaria encargada de su realización para que le coloque el sello seco en la firma del mismo quien a su vez los remite a Secretaria de información para la entrega al solicitante. 7. Entregar el certificado al solicitante: la secretaria entrega el certificado al solicitante y le indica que debe verificar que la información consignada sea la correcta. 8. Verificar información en el certificado: el solicitante verifica que la información consignada. Si existe algún error pasa a la actividad 9, en caso contrario pasa a la actividad 11. 9. Informar sobre el error: en el caso que exista algún error, el solicitante le informa a la secretaria de Secretaría General sobre la anomalía para que sea corregida. Y pasa a la actividad 11.
10. Corregir información: la Secretaria encargada de las certificaciones realiza las correcciones del caso y toma la nueva firma del. 11. Firmar copia: el solicitante firma el recibido de pago y se la entrega a la secretaria. Nota: si el titular no puede reclamar el certificado, debe autorizar con una carta o enviar al correo electrónico de la secretaria, incluyendo en este nombre completo y cédula de la persona a quien autoriza. 6. REFERENTES NORMATIVOS - Reglamento Estudiantil Artículos 12 / 60 - Norma ISO 9001-2008 Numerales 4.2.3 / 4.2.4 / 8.1 / 8.2 / 8.3 / 8.4 / 8.5 7. REGISTROS Código Nombre Tipo Nivel de Acceso Almacenamiento Responsable Tiempo de retención Archivo Archivo gestión central N.A. Solicitud certificados Electrónico Restringido Sistema de Información Secretaria de Secretaría General / estudiante Permanente N.A. Certificado de estudios Físico Restringido Secretaria de por descargarlas Secretario (a) General / Secretaria de Secretaría General / Asistente de / Coordinadora de Registro Permanente