Auditoría Financiera
1 Sesión No. 10 Nombre: Papeles de Trabajo. Primera parte. Objetivo: Al finalizar la sesión, los estudiantes describirán correctamente la importancia, la planeación, propiedad y confidencialidad, así como las diferentes clases de papeles de trabajo utilizados en la auditoría. Contextualización De qué manera se respalda el trabajo de auditoría? En el boletín 3010 Documentación de la Auditoría, de las Normas de Auditoría del Instituto Mexicano de Contadores Públicos y en la NIA 230 se especifica todo lo que tiene que ver con la documentación que se utiliza y se genera en un trabajo de Auditoría.
2 Introducción al Tema Sabes lo que son los papeles de trabajo? En esta sesión iniciaremos el tema de Papeles de Trabajo, mismo que estudiaremos en dos partes. Como te darás cuenta, es importante que el auditor deje constancia documentada de todo el trabajo de auditoría, para que una vez terminado respalde su opinión al emitir el dictamen sobre los estados financieros. Los subtemas a tratar en este tema son: a. Concepto, propósito e importancia de los papeles de trabajo. b. Planeación y propiedad de los papeles de trabajo c. Confidencialidad y clases de papeles de trabajo d. Papeles de archivo permanente e. Estructura de los papeles de trabajo, índices y marcas f. Archivo y conservación de los papeles de trabajo en el expediente de la auditoría. Los tres primeros puntos los estudiaremos en esta clase, mientras que los otros tres los veremos en la segunda parte.
3 Explicación Concepto, propósito e importancia de los papeles de trabajo. A qué se le llama papeles de trabajo en auditoría? Al conjunto de documentos, planillas o cédulas, en las cuales el auditor registra los datos y la información obtenida durante el proceso de Auditoría, los resultados y las pruebas realizadas (Marco Bonilla, s/f.) Esta documentación puede ser proporcionada por la propia empresa, la que obtiene de terceras personas o es generada por el mismo auditor y por su equipo de trabajo. Para qué sirven los papeles de trabajo al auditor?
4 Propósito de los papeles de trabajo No tienen un sólo propósito, sino que son varios, ya que: Soportan por escrito la planeación del trabajo de auditoría Son un instrumento para supervisar y revisar el trabajo de auditoría Así también, los papeles de trabajo registran toda la evidencia que sirve de respaldo de la auditoría y del informe final Fuente imagen: Freepik Así como un soporte legal, cuando se requiera alguna prueba. Importancia de los papeles de auditoría Por qué son importantes los papeles de auditoría? En seguida se mencionarán algunas razones por la que los papeles de auditoría son importantes: 1. Es la evidencia del trabajo realizado. 2. Es el respaldo de la opinión que emite el auditor, de las recomendaciones y sugerencias hechas a la empresa. 3. Permiten realizar un trabajo más organizado. 4. Permiten aclarar o disipar alguna duda. 5. Reflejan el cuidado y esmero del trabajo realizado. 6. Son evidencia de que han sido aplicadas las técnicas y procedimientos de auditoría. 7. Es información que puede ser utilizada posteriormente.
5 8. Facilita la localización de alguna información en específico. 9. Permiten identificar hechos importantes. 10. Facilitan y dejan evidencia de la supervisión. Planeación y Propiedad de los Papeles de Trabajo Planeación de los papeles de trabajo Según los requisitos según la NIA 230 (s/f) los papeles de trabajo deben: El auditor debe preparar de manera oportuna la documentación de la auditoría. La documentación debe ser suficiente y apropiada para facilitar la revisión y evaluación de la evidencia y conclusiones antes de la presentación del dictamen del auditor; y mejora la calidad de la auditoría. Se deben documentar todos los procedimientos realizados durante la auditoría y evidencia obtenida: La documentación debe ser suficiente y apropiada para que un auditor diferente, pero con experiencia, pueda entender la naturaleza y extensión de los procedimientos de la auditoría llevados a cabo. Los resultados y evidencia obtenida en la auditoria. Asuntos importantes, conclusiones y juicios profesionales alcanzados. La documentación puede estar sujeta a revisiones externas, para cumplir con las NIA s, y demás normas y requisitos legales relevantes.
6 La documentación debe presentar la información relacionada al profesional que desarrolló la auditoria, fecha en que se terminó el trabajo, quien revisó el trabajo de auditoria y fecha en que se realizó la revisión, asuntos importantes que se presentaron en el transcurso de la auditoría y sus acciones a seguir. Qué información debe contener los papeles de trabajo? La información básica que deben contener los papeles de trabajo en la auditoría, son (Auditoría I): Nombre de la empresa auditada. Tipo de auditoría para la cual contrataron sus servicios. Período o fecha a la que se audita. Fecha de revisión. Identificación de la cuenta o área que se está revisando. Nombre de la cédula. Índice, cruces y marcas. Nombres, iniciales, firma de quien realizó, supervisó y aprobó el trabajo de auditoría, así como la fecha y lugar. Especificación de la fuente de información. Diversas notas. Conclusiones del trabajo realizado. Pero lo principal es lo siguiente: Extractos o copias de asambleas de accionistas Información de la estructura organizacional Evidencia de la planeación Programa de trabajo Análisis de operaciones Naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos Evidencia de la supervisión Declaraciones recibidas del
7 Evidencia del estudio y evaluación del control interno cliente. Propiedad de los papeles de trabajo Los papeles de trabajo son propiedad del auditor y a petición expresa podrá poner a disposición de su cliente partes o extractos de los mismos sin que constituyan un sustituto de los registros contables. El auditor deberá adoptar los procedimientos necesarios para asegurar la custodia y confidencialidad de sus papeles de trabajo y deberá conservarlos por el tiempo que sea necesario con objeto de satisfacer las necesidades de su práctica y cualquier requerimiento legal o profesional (Boletín 3010, 2009.) Fuente imagen: Pixabay Como lo hemos comentado antes, los papeles de trabajo son propiedad de los órganos o firmas de auditoría. El auditor debe tener mucho cuidado al custodiar y vigilar la integridad de los papeles de trabajo, debiendo guardar el secreto profesional, ya que toda la información financiera es confidencial y propiedad de la entidad que contrató los servicios del auditor. Por cuánto tiempo se debe guardar los papeles de trabajo? Es difícil establecer el tiempo que un auditor debe conservar los papeles de trabajo, pero es recomendable conservarlos porque son importantes para auditorías futuras y para cumplir con los requerimientos legales en caso de litigios.
Confidencialidad y clases de los papeles de trabajo Confidencialidad AUDITORÍA FINANCIERA 8 El auditor debe custodiar de manera efectiva los papeles de trabajo, ya que contienen información financiera que es propiedad de la empresa y que es confidencial. Se debe actuar de manera ética y guardar el secreto profesional. Clases de papeles de Trabajo En el caso de auditorías recurrentes, algunos de los papeles de trabajo pueden clasificarse como:
9 Conclusión Podrías definir en cinco palabras, que son los papeles de trabajo? En esta clase abordamos parte de lo que se refiere al tema de Papeles de Trabajo en auditoría. Aquí vimos que los papeles de trabajo se consideran a la documentación que le es proporcionada al auditor por la empresa, terceras personas y la que genera él y su equipo de trabajo. Son importantes porque son la evidencia que respalda al auditor al momento de emitir su opinión en el dictamen. Estos papeles son propiedad del auditor o de la firma de auditores que llevaron a cabo el trabajo de auditoría, pero la información financiera que se maneja es propiedad de la empresa que contrató sus servicios, por lo que el auditor debe tomar las medidas necesarias para guardar la confidencialidad de esta información. Hay dos clases de papeles de trabajo: 1. Los archivos de carácter permanente, que su información sirve para futuras auditorías 2. Los de archivos ordinarios, cuya información sólo sirve para el período auditado. En la siguiente clase continuaremos con este tema y estudiaremos los subtemas: Papeles de Archivo Permanente Estructura de los papeles de trabajo, índices y marcas Archivos y conservación de los papeles de trabajo en el expediente de la auditoría.
10 Para aprender más Con el objetivo de que veas los resultados que se pueden obtener con las auditorías, te pido veas el siguiente video, se trata del caso ENRON. Meneses, A. (2012). Caso Enron (auditoría). Consultado el 7 de julio de 2015: https://www.youtube.com/watch?v=ginqv2ztdww
11 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Qué vas a hacer? Con la finalidad de profundizar en los conocimientos adquiridos en esta sesión, ahora tendrás que realizar un mapa conceptual del tema Papeles de Trabajo y los subtemas vistos en esta sesión. Recuerda que esta actividad te ayudará a entender y apropiarte de todo lo que tiene que ver con el tema de los papeles de trabajo, la importancia, las clases y la confidencialidad de los mismos. Material: Como material inicial de consulta puedes usar la lectura de la sesión, además de aquellas publicaciones especializadas, libros, artículos, materiales universitarios y productos que sean pertinentes. Cuál es la forma de entrega? Entrega individual. Guarda tu archivo en Word, PowerPoint, PDF y súbelo a la plataforma. Cómo serás evaluado? En esta actividad se tomará en cuenta lo siguiente: Criterios Referencias bibliográficas completas y pertinentes. Ortografía y redacción Mapa conceptual Pertinencia y representación gráfica Total Valor 5 pts. 10 pts. 70 pts. 15 pts. 100 puntos
12 Importante: No olvides utilizar el estándar APA para referir todas tus fuentes de información incluidos los medios informáticos y/o electrónicos que utilices.
13 Bibliografía Boletín 3010. (2009). Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para Atestiguar. México: IMCP. Cibergrafía Auditoría I. (s/f). Consultado el 7 de julio de 2015: http://fcasua.contad.unam.mx/apuntes/interiores/docs/98/6/auditoria_1.pdf Colegio de Contadores Públicos de México/ Comisión de auditoría. (s/f). Papeles de trabajo. Consultado el 7 de julio de 2015: http://www.ccpm.org.mx/avisos/boletines/boletinauditoria2.pdf Documentación de la auditoría. (s/f). Norma internacional de auditoría 230. Consultado el 7 de julio de 2015: http://www.imcp.org.mx/img/pdf/nia_230.pdf Bonilla, M. (s/f). Papeles de trabajo en auditoría. Consultado el 7 de julio de 2015: http://www.auditool.org/blog/auditoria-externa/306-papeles-de-trabajo-enauditoria Martínez, V. (s/f). NIA 230, emitida por la IFAC. Documentación de la auditoría. Aspectos clave. Consultado el 7 de julio de 2015: http://www.auditool.org/blog/auditoria-externa/1800-nia-230- documentacion-de-la-auditoria
14