LECCION 6 IMPRESION Para imprimir hay que tener en cuenta las opciones que se encuentran en tres grupos: 1. Obtener vista preliminar 2. Modificar el formato de página 3. Impresión del documento LA VISTA PRELIMINAR Esta opción muestra una vista preliminar en la pantalla de lo que se enviará a imprimir en el papel. Es muy útil para realizar las modificaciones necesarias antes de imprimir, evitando de este modo el gasto de papel e insumos en una impresión no satisfactoria. Se accede a esta opción desde el botón Office, como se muestra en la siguiente figura: Es recomendable incluir la opción de la Vista preliminar en la Barra de acceso rápido, al igual de la opción de Impresión rápida que se encuentra por encima de la vista preliminar en la opción Imprimir. Ver la figura anterior. Recordar que con un clic derecho sobre la opción se desplegará un menú contextual con la posibilidad de incluir esa función en la barra de acceso rápido. EXCEL 2007 LIFAU - UNT 98
Mediante el botón a continuación: Vista preliminar Excel abre una nueva ventana como la que se muestra Seguidamente se describen las funciones de los botones: Imprimir abre el cuadro de diálogo para imprimir. Configurar despliega el cuadro de diálogos para configuración de página Zoom muestra la página en dos tamaños: página completa o tamaño normal. Página siguiente sirve para pasar a la página siguiente, si la hubiera. Página anterior realiza lo contrario que siguiente, es decir sirve para pasar a la página anterior. Mostrar márgenes muestra las líneas de márgenes horizontales y verticales. Tiene la gran ventaja que arrastrando las líneas desde los controladores, se pueden modificar los márgenes gráficamente. También se puede ajustar el ancho de las columnas. Hay que tener en cuenta que estos cambios afectan únicamente a la hoja activa. En la siguiente figura se muestra la vista previa con la opción Mostrar márgenes activada: EXCEL 2007 LIFAU - UNT 99
Cerrar vista preliminar sale de la presentación preliminar y vuelve al modo normal. VISTAS DE UNA HOJA Excel permite ver la planilla de tres formas diferentes: La Vista normal, que es la vista predeterminada y en general, es la que más utilizan los usuarios. La segunda opción es la Vista diseño de página. Se trata de una nueva característica incluida en Excel 2007. Resulta de gran utilidad para preparar los datos para la impresión, mostrando la planilla dividida en páginas. Es decir que se puede ver el documento tal cual será impreso. La novedad es que en este modo, se puede trabajar de la misma forma que en la vista normal, lo cual no se puede hacer en la Vista previa. La tercera vista es la Vista previa de salto de página, que permite ajustar manualmente los saltos de página. En todas estas vistas se puede utilizar el zoom deslizante desde 10% hasta 400%. EXCEL 2007 LIFAU - UNT 100
VISTA DISEÑO DE PÁGINA En la siguiente figura se muestra una imagen de una hoja utilizando la vista Diseño de página: EXCEL 2007 LIFAU - UNT 101
Dispone de reglas horizontal y vertical que se encuentran junto a los números de filas y nombres de las columnas. Desde esta vista se pueden establecer los márgenes para la impresión del documento. Llevando el cursor al borde superior de la regla vertical, el cursor cambia su forma. Dejándolo un instante sin moverlo, aparecerá el tamaño del margen en centímetros. Arrastrando hacia arriba o hacia abajo, se modificará el margen superior. Con el mismo método se puede cambiar el margen inferior. Para cambiar el margen derecho, se debe llevar el cursor al borde derecho de la regla horizontal y arrastrarlo con el mouse de la misma forma que se explicó para los márgenes anteriores. Se debe tener cuidado con las medidas del margen derecho e izquierdo porque si se reducen demasiado, las columnas que no entrasen en esa medida pasarán a otras hojas, lo cual seguramente no es deseado por el usuario. También se puede cambiar el ancho de las columnas, teniendo en cuenta que un ancho excesivo de alguna de ellas, provocará que algunas columnas también pasen a otras hojas. Encabezados y pies de página en la vista Diseño de página Se incluye en esta vista una nueva forma de establecer el encabezado y el pie de página, que es mucho más práctica que en versiones anteriores. En el sector superior de la hoja, se encuentra una leyenda informando que se puede hacer un clic para agregar un encabezado. El encabezado superior está dividido en tres sectores, izquierdo, centro y derecho, en donde se puede colocar información. El pie de página se comporta de manera similar. Cuando se selecciona el encabezado o el pié de página, se muestra la ficha Diseño en la Cinta de opciones que contiene comandos especiales para estos elementos. En la siguiente figura se muestra esta ficha: En el grupo Encabezado y pie de página hay dos botones que despliegan una lista con textos y elementos que el usuario puede utilizar. En el grupo Elementos del encabezado y pie de página se encuentran los siguientes botones: Número de página: se utiliza para incluir números de página a todas las hojas del documento. Número de páginas: incluye el número total de páginas de un documento. Desde la ficha Página del cuadro de diálogos Configurar página se puede establecer un primer número de páginas distinto de 1. Fecha actual: inserta la fecha del sistema. Hora actual: inserta la hora del sistema. EXCEL 2007 LIFAU - UNT 102
Ruta de acceso al archivo: inserta el nombre del archivo, incluyendo la ruta completa de su ubicación. Nombre de archivo: inserta el nombre del archivo. Nombre de hoja: agrega el nombre de la hoja seleccionada. Imagen: inserta una imagen desde un archivo. Dar formato a la imagen: en caso de haber insertado una imagen, este botón abre el cuadro de diálogos Formato de imagen desde el que se acceden a opciones para modificar la imagen. En el grupo Exploración, contiene dos botones se utilizan para situarse en el encabezado o en el pie de página. El último grupo tiene opciones para establecer un encabezado y pie de páginas diferentes para la primera página. Se pueden establecer encabezados y pies diferentes para páginas pares e impares. Asimismo, otra opción posibilita que cuando se modifique la escala de impresión, también se modifique en igual proporción el encabezado y pie de página. Finalmente, el último cuadro de verificación sirve para alinear el encabezado y pie página con los márgenes de la página. MODIFICAR EL FORMATO DE PÁGINA CONFIGURAR PÁGINA PARA IMPRIMIR Excel toma la información de la impresora predeterminada para establecer la configuración de las páginas de los documentos. Por esta razón, el usuario debe haber instalado y configurado correctamente su impresora previamente. Para realizar modificaciones a la configuración de página se puede utilizar la Cinta de opciones o el cuadro de diálogos Configurar página. Desde la Cinta de opciones, en la ficha Diseño de página se dispone del siguiente conjunto de opciones: Márgenes: Se puede elegir la Última configuración personalizada, y tres configuraciones estándar: Normal, Ancho y Estrecho tal como se muestra en la siguiente figura: EXCEL 2007 LIFAU - UNT 103
La opción Márgenes personalizados abre el cuadro de diálogos Configurar página en la solapa Márgenes que se detallará en una sección posterior. Orientación Se puede elegir entre una impresión vertical u horizontal en la hoja de papel. Tamaño Esta opción permite seleccionar el tamaño del papel para la impresión. Los tamaños posibles dependerán de la impresora elegida para imprimir. La siguiente figura muestra una típica lista de opciones de distintos tamaños de papel: EXCEL 2007 LIFAU - UNT 104
La opción Más tamaños de papel abre el cuadro de diálogos Configurar página en la ficha Página. Este cuadro de diálogos se verá en secciones posteriores. Área de impresión Cuando sea necesario imprimir una parte de la hoja de cálculos, en primer lugar se debe seleccionar el grupo de celdas que se quieren imprimir. Seguidamente, se debe picar en la opción Establecer área de impresión para que se imprima únicamente el sector seleccionado. Se puede verificar con la Vista preliminar antes de enviar a la impresora. Borrar área de impresión elimina la selección y permite imprimir la totalidad de la hoja de cálculos. Es conveniente verificar con la Vista preliminar para evitar errores de impresión. En la descripción del cuadro de diálogos Imprimir en secciones posteriores se explicará un método alternativo para imprimir sólo un sector de la hoja de cálculos. EXCEL 2007 LIFAU - UNT 105
Saltos Se utiliza para insertar o eliminar un salto de página. Fondo Permite insertar una imagen como fondo de la hoja de cálculos. Hay que tener en cuenta que esta imagen no se imprimirá. Imprimir títulos Se utiliza para repetir en todas las hojas que se impriman algunas filas en el extremo superior y/o algunas columnas a la izquierda de la hoja. Esta opción abre el cuadro de diálogos Configurar página en la ficha Hoja. Este cuadro de diálogos se verá en secciones posteriores. CUADRO DE DIÁLOGOS CONFIGURAR PÁGINA Se puede abrir este cuadro desde la ficha Diseño de página de la Cinta. Asimismo, como fue indicado en cada caso, varias de las opciones anteriores tienen la posibilidad de acceder a este cuadro de diálogos. La siguiente figura muestra este cuadro: EXCEL 2007 LIFAU - UNT 106
El cuadro de diálogos Configurar página que se muestra en la figura anterior contiene las siguientes fichas: Ficha Página: permite elegir un formato vertical u horizontal, la escala de impresión, el tamaño del papel y la calidad de impresión. Se puede establecer el primer número de página con la opción que lleva el mismo nombre, así se puede comenzar la numeración de páginas desde cualquier número distinto de 1. Se dispone de un botón para una vista preliminar y de otro para configurar las opciones de la impresora. El botón Imprimir envía los datos a la impresora. Ficha Márgenes: permite establecer los márgenes ingresando el valor de cada margen en el casillero correspondiente. Se presentan inicialmente los valores predeterminados que el usuario podrá modificar. Asimismo se puede centrar el área de impresión horizontal y verticalmente. Finalmente se dispone de los botones imprimir, vista preliminar y opciones, que ya fueron descriptos en la ficha anterior. A continuación se muestra la ficha Márgenes: Ficha Encabezado y pié de página: se utiliza para incluir y modificar el encabezado y pié de página. NOTA: Aunque se recomienda utilizar la vista Diseño de Página para realizar estas operaciones de una manera más fácil y directa, a continuación se explica este otro método para establecer el encabezado y pie de página: EXCEL 2007 LIFAU - UNT 107
Se pueden incluir números de páginas, leyendas, imágenes (que pueden ser logos), etc. Para insertar un pie de página, disponiendo de todas las opciones, se debe picar en el botón Personalizar pie de página. Se abre a continuación un cuadro de diálogos como el siguiente: En la figura del cuadro anterior se observa que se ha agregado un texto en la sección central y el número de página en la sección derecha. EXCEL 2007 LIFAU - UNT 108
En este cuadro de diálogos se dispone de tres secciones para insertar datos para el pié de página. En cada sección se puede escribir el texto que se desee. Además, se cuenta con varios botones que realizan las siguientes acciones: Activa el cuadro de diálogos para formato de fuentes. Inserta el número de página. Inserta el número total de páginas. Inserta la fecha del sistema. Inserta la hora del sistema. Inserta el nombre del archivo con la ruta completa en donde está almacenado. Inserta sólo el nombre del archivo. Inserta el nombre de la planilla. Inserta una imagen. Muestra un cuadro de diálogos para modificar la imagen. La ficha Hoja, que se muestra a continuación, permite establecer o modificar el área de impresión, imprimir títulos en todas las páginas, imprimir las líneas de división de la planilla, impresión en blanco y negro, calidad borrador, títulos de filas y columnas. Asimismo se puede mandar a imprimir los comentarios y los errores de las celdas. Finalmente se puede establecer el orden de impresión de las páginas. EXCEL 2007 LIFAU - UNT 109
Es útil la opción Repetir filas en extremo superior, ya que permite elegir algunas filas del extremo superior de la hoja que se repetirán, a modo de encabezado en todas las hojas impresas. Esta opción tiene sentido cuando la impresión implicará más de una hoja en papel. IMPRESIÓN DEL DOCUMENTO Cuando se quiere enviar el documento a la impresora, se dispone de varias opciones. Desde el botón Office se puede elegir la opción Imprimir, o picar en el botón Imprimir en alguno de los cuadros de diálogos que se vieron anteriormente. Se abre el siguiente cuadro de diálogos: EXCEL 2007 LIFAU - UNT 110
La lista desplegable Nombre de impresora permite elegir la impresora en la que se imprimirá el documento. Se debe tener en cuenta que la configuración del documento debe guardar relación con la configuración de la impresora. Por lo tanto, antes de la primera impresión se deben controlar ambas configuraciones. El botón Propiedades abre el cuadro de diálogos para configurar las propiedades de la impresora. Se puede activar la casilla de verificación Imprimir a un archivo para crear un archivo a partir del documento en lugar de enviarlo directamente a una impresora. El archivo se guarda con formato de impresión con extensión.prn que se puede imprimir posteriormente en otra impresora. El Intervalo de páginas se utiliza para especificar las páginas que se desean imprimir, pudiendo imprimir todas o un rango de ellas. La sección imprimir se utiliza para indicar lo que se va a imprimir: La opción Selección imprime el rango de celdas que estén seleccionadas en ese momento. Es algo parecido al Area de impresión que se explicó en una sección anterior en esta misma lección. Hojas activas se utiliza para imprimir sólo las hojas activas. Omitir áreas de impresión: se debe activar esta casilla de verificación para omitir las áreas de impresión que pueda haber especificado. Todo el libro se utiliza para imprimir todo el libro, con todas las hojas de cálculo que contenga. El grupo Copias permite seleccionar la cantidad de copias del mismo documento, pudiendo indicar si se intercalarán o no las páginas. EXCEL 2007 LIFAU - UNT 111
El botón Vista previa muestra en pantalla lo que se enviará a la impresora. Ejercicio: Abra el archivo Lección 6 Ejercicio 1. Allí encontrará, en la hoja Datos, una tabla de datos con los alumnos que cursan la materia Informática I. Se deberá establecer la configuración con los siguientes datos: (si no dispone de impresora instalada, deberá instalar alguna para poder realizar el ejercicio) Orientación: vertical Tamaño de papel: A4 (controlar en propiedades de la impresora que coincida) Márgenes: Superior 1,7 Izquierdo 2,5 Derecho 2 Inferior 4 Pie de pág. 2 Encab. 0 Centrar la página horizontalmente El pié de página debe contener en la sección central: Informática I FAU UNT. En la sección derecha: número de página/número total de páginas. Se debe dar formato a las celdas para que tengan el aspecto de la figura. Se deben repetir las 2 primeras filas del extremo superior en todas las páginas. EXCEL 2007 LIFAU - UNT 112