FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA (PROC-FP-07)
Código :PROC-FP Versión 01 Vigencia documento: 03/03/2013 Página 2 de 13 PROCESO FORMULACION PRESUPUESTARIA 1. Objetivo: Generar el presupuesto del próximo año de la Corporación Municipal de Lo Prado. 2. Alcance Considera la revisión del presupuesto del año anterior fijándose en los ingresos y gastos efectuados con el fin de determinar los ingresos y egresos que se mantendrán para el año siguiente. Además, evalúa la necesidad de incorporar nuevos proyectos que requieran recursos financieros para el año próximo. El periodo para su realización se establece en la planificación anual de la Formulación. 3. Términos y Definiciones TERMINOS Presupuesto Clasificador presupuestario de la Nación Planificación anual de la formulación presupuestaria DEFINICIONES Cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica. Documento publicado por l DIPRES (Dirección de presupuesto de la nación) donde se indica la manera de realizar el plan de cuentas de la Contabilidad Gubernamental. Es un libro que debe adquirirse, pero también se encuentra a disposición en la página web de la DIPRES Documento que establece los periodos en los cuales se realiza en proceso de Formulación presupuestaria 4. Funciones y Responsabilidades Responsable del proceso: Secretario General (SG)
Código :PROC-FP Versión 01 Vigencia documento: 03/03/2013 Página 3 de 13 Municipal de lo Prado. Responsabilidad: Gestionar el presupuesto anual de la Corporación Director (DAF) Responsabilidad: el Director de Administración y finanzas es el encargado de analizar los gastos e ingresos de cada área, solicita información cada vez que sea necesario. Además, analiza el comportamiento de los centros de costos, así como la validación del borrador de los ingresos y gastos. Finalmente, es quien informa a los sectorialitas la aprobación de la orientación presupuestaria Concejales Responsabilidad: son los encargados de hacer efectiva la participación de la comunidad local y de ejercer las atribuciones que la ley les concede, tal como: aprobar la participación municipal en asociaciones, corporaciones o fundaciones
Código :PROC-FP Versión 01 Vigencia documento: 03/03/2013 Página 4 de 13 5. Diagrama de Flujo del proceso
Código :PROC-FP Versión 01 Vigencia documento: 03/03/2013 Página 5 de 13 A continuación se presentará el diagrama de flujo del Proceso de Formulación :
Código :PROC-FP Versión 01 Vigencia documento: 03/03/2013 Página 6 de 13 Continuación.
Código :PROC-FP Versión 01 Vigencia documento: 03/03/2013 Página 7 de 13 Continuación
Código :PROC-FP Versión 01 Vigencia documento: 03/03/2013 Página 8 de 13 6. Actividades del proceso Etapa Descripción Evidencia 1 Revisión del presupuesto del año en curso: El secretario General en conjunto con la Dirección de Administración y Finanzas de la Corporación Municipal de Lo Prado elabora una vez al año el presupuesto de educación, salud y administración central (comenzando en el mes de septiembre.) El proceso presupuestario se lleva a cabo en el marco del clasificador presupuestario de la Nación. Los presupuestos se elaboran de forma separada por área (educación y salud), desagregados en áreas de gestión (programas y proyectos)y centro de costos que corresponden a los establecimientos educacionales y centro de salud. La Dirección de Administración y Finanzas (DAF) y su equipo de trabajo son los encargan de recopilar, y analizar los gastos e ingresos efectuados en las áreas de educación y salud. Además, se solicita información a cada Director de área y se analiza el comportamiento de cada centro de costo. La información analizada para elaborar la proyección del presupuesto del año siguiente, es de Enero a Junio del año presente. La información analizada para la elaboración del presupuesto se divide en ingresos y gastos del área de educación y salud: dotación de recursos humanos, matriculas, asistencia, cantidad de inscritos en consultorios, gastos de consumo, gastos de servicios básicos, de mantenimiento y reparaciones, de publicidad y difusión, arriendos, servicios financieros, servicios técnicos y profesionales, adquisiciones de activos no financieros, gastos de programas del ministerio de salud y educación, transferencias corrientes, transferencias de la municipalidad a servicios incorporados a su gestión, ingresos de operación, y otros ingresos corrientes, etc. Todos insumos necesarios para la elaboración del presupuesto del año siguiente. 2 En reunión semanal el Secretario General y los Directores de cada área: El equipo directivo en conjunto con el Secretario General de la Corporación Municipal de Lo Prado se reúne todas las semanas con el fin de supervisar el cumplimiento de sus objetivos y metas. A partir de septiembre, de cada año se realizan reuniones extraordinarias para analizar las principales
Código :PROC-FP Versión 01 Vigencia documento: 03/03/2013 Página 9 de 13 estimaciones de ingresos y gastos para el año siguiente considerando cada área de gestión (salud y educación) y los centros de costo (establecimientos educacionales y de salud), estimando el comportamiento de las cuentas presupuestarias e incorporando nueva información, por ejemplo; nuevas iniciativas o reajustes. Por ejemplo se estimará la proyección de matrícula de las escuelas, la asistencia, y los programas enviados del ministerio de educación. En salud se hace una estimación presupuestaria a partir del corte percápita, es decir, con los inscritos en los consultorios de la comuna a cierta fecha. 3 Elaboración de la orientación presupuestaria validada por los directores: Con la información validada por los directores y el Secretario General, se genera un informe Orientación. Se crea para cada área (educación y salud) y por centro de costos y área de gestión. Se entregan las orientaciones presupuestarias al Secretario General de la Corporación Municipal de Lo Prado, para su revisión final. 4 Presentación de la Orientación al Alcalde: El Secretario General de la Corporación Municipal de lo Prado, solicita una audiencia al Alcalde de la Comuna de Lo Prado con el fin de presentar la orientación presupuestaria para su conocimiento y aprobación, en caso de la subvención municipal (incluida en la orientación) es presentada al Consejo Municipal para su discusión y solicitar su aprobación. 5 Ingreso del Presupuesto al Sistema Computacional: Luego que el Director de Administración y Finanzas de la Corporación es informado verbalmente la aprobación de las Orientaciones s, ingresa al sistema computacional el Presupuesto Inicial (educación y salud), por cada cuenta (gastos e ingresos), centros de costos (establecimientos educacionales y de salud) y áreas de gestión (programas y proyectos). 6 Presupuesto vigente: La Dirección de Administración y Finanzas genera el presupuesto inicial y durante el año, el vigente. El presupuesto inicial es el aprobado por el Alcalde y el equipo directivo de la Corporación. E l presupuesto vigente se genera a partir del 1 de enero del año Orientación Orientación presupuestaria aprobada por el alcalde PRINT de Presupuesto ingresado al Sistema Computacional Presupuesto vigente
Código :PROC-FP Versión 01 Vigencia documento: 03/03/2013 Página 10 de 13 presupuestario. El presupuesto vigente es fruto de las modificaciones, cierre o apertura de centros de costos u otros que afecten la situación presupuestaria inicial. 7. Control de registro Almacenamiento Identificación Lugar /responsables Medio de Soporte Protección Recuperación Tiempo de Retención Disposición Orientación Of. de SG/ Computador del Responsable del SGC Impreso Archivador orientación Presupuestari a Archivador del proceso del Secretario General/por área/por año anual Carpeta digital en el computador de RP Presupuesto Vigente Of. de SG/ Computador del Responsable del SGC Digital Respaldo base de datos : respaldo cada 15 días Archivador del proceso del Secretario General/por área/por año Permanente Digital Print de Presupuesto ingresado al sistema Of. de SG/ Computador del Responsable del SGC Digital Respaldo base de datos : respaldo cada 15 días Software contabilidad(áre a de gestión y periodo) Permanente Digital 8. Indicadores de Cumplimiento DESCRIPCIÓN Destinación del INDICADORES: (Fórmula de cálculo ) Porcentaje del Presupuesto destinado a productos META Área Salud: ÁMBITO ( proceso, producto, resultado) DIMENSIÓN ( eficacia, eficiencia, economía) Producto Eficacia SEGUIMIENTO mensual
Código :PROC-FP Versión 01 Vigencia documento: 03/03/2013 Página 11 de 13 presupuesto estratégicos(fármacos y retiros de docentes): Salud= (Sumatoria de gastos por fármacos /Total de gastos del presupuesto vigente )*100 Educación = (Sumatoria de Gastos por retiros de docentes / Total de gastos de remuneraciones docentes titulares anual)*100 Fármacos 30% anual Área de Educación: Retiros de Docentes 5% Producto Eficacia mensual Anual 9. Referencias Clasificador presupuestario de la DIPRES 10. Anexos Anexo 1: Orientación Anexo 2: Formulación presupuestaria 11. Registro de modificaciones Fecha Modificaciones Responsable Fecha de aprobación de la modificaciones Responsable Fecha de la implementación de la modificación Responsable
Código :PROC-FP Versión 01 Vigencia documento: 03/03/2013 Página 12 de 13 01/03/2013 Responsable del proceso 03/03/2013 Secretario General 03/03/2013 Representante de la Dirección Firmas de los responsables. Versión Fecha Principales Puntos Modificados 00 02.11.2011 -Versión inicial Estandarización Resumen de Modificaciones 04 23.01.2012 - Registro de Modificaciones - En Registro de Modificaciones, se incorpora tabla para la identificación de los cambios en los documentos. En responsables se elimina el nombre y se deja estandarizado, en función del cargo. 05 15.11.2012 Revisión y actualización completa del Manual de la Calidad 06 30-12-12 Capítulo 2: Descripción de la Corporación Municipal de Lo Prado - Modificación del Objetivo y campo de aplicación - Modificación de las Exclusiones del alcance del SGC - Modificación de la Política de Calidad y los objetivos - Modificación de la descripción del servicio - Complementación de los términos y definiciones - Actualización del sistema de Gestión de la calidad - Revisión y actualización de la responsabilidad de la dirección - Modificación de la descripción de la gestión de los recursos - Complementación del proceso realización del servicio - Actualización de la descripción del proceso medición, análisis y mejora - Modificación de la aprobación y Control de los cambios. - 2.2.3 Objetivos de la calidad - 2.3 Estructura Organizacional- Organigrama 07 03/03/2013 Estandarizar - Hubo cambio en la versión del manual de RRHH, Formulación
Código :PROC-FP Versión 01 Vigencia documento: 03/03/2013 Página 13 de 13 y Rendiciones de Educación Fagem.